Word文档排版2.ppt

*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,Word 2003,部分,电子与信息工程学院,徐 莉,2010-5-29,培训内容,Word,的文档编辑,Word,文档页面设置,Word,格式设置,长文档编辑,表格制作,图文混排,目录的插入与更新,Word,名片制作,使用邮件合并制作批量名片,Word,套打,案例一：业务受理单,Word,图文混排,知识要点：,插入与编辑图片,插入与设置文本框,插入与编辑表格,双行合一,套打,第一步：页面设置,选择“文件”,“,页面设置”，打开“页面设置”对话框的“纸张”选项卡中选择“,A4”,纸。,第二步：插入页眉处图片并设置其格式,1,选择“插入”,“,图片”,“,来自文件”，在“插入图片”对话框中，定位并选择相应的图片。单击“图片”，弹出“图片”工具栏，点击“版式”按钮，选择“四周型环绕”。,这样设置的好处是，可以用鼠标轻易地移动图片到页面的任何位置。,第二步：插入页眉处图片并设置其格式,2,选择“图片”工具栏上的“设置图片格式”按钮，打开“设置图片格式”对话框，选泽“大小”选项卡，取消勾选“锁定纵横比”复选框。,这样设置的好处是，可以用鼠标随意改变图片的大小。,第二步：插入页眉处图片并设置其格式,3,对图片做好了设置，就可以使用鼠标拖动的方法，对图片的大小和位置进行设置了，调整到页眉位置后，通过点击“图片”工具栏上的“增加亮度”按钮，为图片增加亮度，设置好后的效果如下图所示。,第三步：插入其他图片,用相似的方法在页眉的图片上再插入另一个图片“联通标志”，如下图所示。,第四步：插入文本框,1,用鼠标单击绘图工具栏上的横向文本框 按钮，鼠标箭头变成十字型，拖动鼠标左键在合适的位置拖动出一个文本框，然后输入文本“,Ch,i,na”,，用鼠标点击文本框的边框，然后右键单击，选择“设置文本框格式”命令，打开“设置文本框格式”对话框。,在“颜色与线条”选项卡中将文本框的填充色和线条颜色都设为无，如下图所示。,在“文本框”选项卡中将文本框的内部边距均设为,0,，如下图所示。,第四步：插入文本框,2,用同样的方法拖动出另一个文本框，然后输入文本“,unicom,中国联通,”,，并对该文本框做相似的设置，完成后效果如下图所示。,第四步：插入文本框,3,用同样的方法拖动出另外两个文本框，然后分别输入文本“,unicom,中国联通,”,和“业务受理单”，并对该文本框做相似的设置，完成后效果如下图所示。,第五步：插入表格,将光标定位到标题的左下方，选择“插入”,“,表格”命令，打开“插入表格”对话框，插入一个,2,行,2,列的表格。,第六步：插入表格,用鼠标拖动表格的边线，并输入表格文字，达到如右图所示的效果。,第七步：插入其他文本框,我们要插入如下图所示的文本框（,4,个），方法跟前面所叙述的相似，不同的是有两个文本框中的文本使用了合并字符的设置。,方法是：,在文本框中输入“申请人经办人”，并选中，选择“格式”,“,中文版式”,“,合并字符”，打开“合并字符”对话框，设置字体和字号后确定。然后利用绘图工具栏上的直线在两行文本之间拖拽出一条直线即可。,第八步：绘制页脚颜色框,我们要插入如下图所示的颜色框，使用一个文本框就可以做到。,方法是：,插入一个文本框，调整其大小及位置，让其处于整个页面的底部，然后选中文本框，右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”命令，为其设置填充色，并将线条颜色设为无。,再插入一个文本框，输入“,中国联通,All Rights Reserved,”,调整其位置、填充色、线条颜色即可。,第九步：设置水印效果,我们要插入如右图所示的水印效果。,方法是：,选择“格式”,“,背景”,“,水印”，打开“水印”对话框，选择“图片水印”单选按钮，点击“选择图片”按钮，选择要作为水印的图片，确定即可。,套打,业务受理单制作完成了，我们会彩印很多张，将它们放入打印机后，我们如何确定将电子文档中各项内容（如客户姓名等）的位置刚好和业务受理单的项目对应。答案就是,套打,。,方法是：,第一步：,用扫描仪把业务受理单,扫描成图片,文件，在,Word,中选择,“插入”“图片”“来自文件”，,然后把扫描后的表格文件插入到文件中。（图片大小：高度,16.8,厘米，宽度,11.93,厘米）,套打,第二步：,选择,“文件”“页面设置”，,调整纸张大小与表格文件的原始尺寸一致，上下左右页边距均设为,0,。,然后右击该图片并选择“设置图片格式”，在弹出的对话框中选择“版式”标签，然后选择“,衬于文字下方,”，调整图片使其正好覆盖整个页面。,第三步：,接着在需要打印的,空栏处插入文本框,，调整其大小正好和表格图片的空栏尺寸一致，并将文本框的,内边距,均调为,0,。然后右击文本框，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”，设置该文本框的“颜色与线条”为“,无线条颜色,”。,按照上述步骤,插入多个文本框,，最后选中所有文本框，再单击鼠标右键，选择“,组合,”将它们组合在一个对象。,第三步：,在文本框中单击左键，选择菜单“插入”“域”，在弹出的对话框中，选择“域名”为,MacroButton,，宏名为,AcceptAll,ChangeShown,，在显示文字中输入提示文字。,最后将文件中的图片删除，并把新建的文件保存为模板即可。,下次使用时，调用此模板，将光标移到文本框中，输入相关内容确定后就可以打印了，非常方便。,案例二：,Word,长文档排版,电子与信息工程学院,徐 莉,2010-5-12,页面设置,Word,所谓的页面设置是纸张大小、边界、页眉与页脚的总称。其作用范围是在一个节中（也可以选择套用于整份文档）。换言之，一份文档可以有多个节，每个节的页面设置都可以不同。正因为如此，我们才能：,让各单元总是始于奇数页,让页码混用罗马数字和阿拉伯数字,让奇偶页有不同的页眉和页脚内容,让脚注于每一章重新编号,分节符简介,分节符类型分别为：,“下一页”：分节符后的文本从新的一页开始；,“连续”：新节与其前面一节同处于当前页中；,“偶数页”：分节符后面的内容转入下一个偶数页；,“奇数页”：分节符后面的内容转入下一个奇数页。,论文,、,书,、,各种分析报告,，往往是洋洋洒洒几十,页。我们一起学习一下长篇文档的排版技巧，使得以,后当我们遇到这样的文档时，可以轻松排版。,对于长文档，要注意以下两点：,制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置,不同的篇章部分一定要分节，而不是分页,排版要求,以,河职院毕业论文,为例，论文要求的格式是：,A4,纸，要有封面和目录，双面打印；,封面无页眉，目录的页眉为“目录”，其他的页面：奇数页页眉为页面所在章的章标题，偶数页为“河源职业技术学院毕业论文”；,封面无页脚，目录、摘要的页脚为大写罗马数字连续编页；正文的页脚为阿拉伯数字连续编页；页码一律位于页面底端的中间。,开始排版,第一步：,页面设置：从菜单中选择,【,文件,】|【,页面设置,】,命令，显示“页面设置”对话框，选择,【,纸张,】,选项卡，如图所示。,在,“页面设置”,对话框中选择,“文档网格”,选项卡，如图所示。选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，设置“每行,37”,个字符。,同样，在“行”设置中，设置为“每页,42”,行。这样，文字的排列就均匀清晰了。,第二步：,新建样式,选择,【,格式,】|【,样式和格式,】,命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如左图所示。,在图中，“显示”为“有效格,式”，则其中的内容即有格式，又有样式。为了清晰地理解样式的概念，可在“显示”下拉列表中选择“有效样式”，如右图所示。,新建样式,新建如下三种样式：,一级标题,:,（中文）黑体、三号、居中，缩进：左，,0,字符；右，,0,字符；段落间距：段前,0.5,行；单倍行距,二级标题：,（中文）黑体、小三，缩进：左，,0,字符；右，,0,字符；段落间距：段前,0.5,行；单倍行距,三级标题：,（中文）黑体、四号，缩进：左，,0,字符；右，,0,字符；段落间距：段前,0.5,行；单倍行距,正文：,（中文）黑体、（默认）,Times New Roman,、小四，缩进：两端对齐，行距：,1.5,倍行距，首行缩进：,2,字符,第三步：,应用样式,当样式被创建后，可以输入文档内容了，我们可以选择两种方式将内容应用于样式。,先选中需要应用的样式，然后输入内容；,先输入内容，再应用相应的样式。,请选择一种适合自己的方法将文档的基本内容输入并应用样式。,第四步：插入分节符,对长文档，我们往往需要将不同的章节分布在不同的页面上。通常情况下，我们会敲多个回车键来将光标定位到下一页，但这样往往会存在一些后顾之忧。,比如，如果我们对某一章节的内容进行增删，则会影响到下一章节的起始位置。为了避免这种情况，我们可以用插入分节符的方法来解决。,方法是：,将光标定位到一章的结尾处，选择,“,插入,”,菜单,“,分隔符,”,命令，在右图的对话框中选择,“,下一页分节符,”,。,第五步：,插入目录,文档的内容安排好了，我们就可以为其插入目录了。,方法是：,在文档的前面用插入分节符的方法插入一页空页，并在此页上输入标题,“,目录,”,，并应用一级标题样式，回车。,选择,“,插入,”,“,引用,”,“,索引和目录,”,，打开如右图所示的对话框。,如果我们直接点击确定按钮，可能会出错，因为默认情况下,Word,会以应用了样式,“,标题,1,、标题,2,”,的标题生成目录，而我们实际上应用的是自己创建的样式,“,一级标题、二级标题,”,。,所以我们应在,“,索引和目录,”,对话框中，点击,“,选项,”,按钮，打开如右图所示的对话框，并在应该成为目录的样式中填写相应的级别。,第六步：设置页眉,要求：,目录的页眉为“目录”，摘要的页眉为“摘要”，其他的页面：奇数页页眉为页面所在章的章标题，偶数页为“河源职业技术学院毕业论文”；,（注：前提是目录、摘要、各章要属于不同的节，各章内奇偶页不同）,首先，打开,“,页面设置,”,对话框，在,“,版式,”,选项卡中勾选,“,奇偶页不同,”,复选框。,方法是：,将光标定位到目录页当中，选择,“,视图,”,“,页眉和页脚,”,（页眉和页脚工具栏被激活），在页眉中输入,“,目录,”,，如下图所示。,第六步：设置页眉,点击,“,页眉和页脚,”,工具栏上的,“,下一项,”,按钮，切换到下一节（即摘要页）页面。,下一项,链接到前一个,在默认情况下，,“,链接到前一个,”,按钮处于选中状态，我们需要点击一下，取消其选中状态，然后再在页眉处输入,“,摘要,”,。,第六步：设置页眉,点击,“,页眉和页脚,”,工具栏上的,“,下一项,”,按钮，切换到下一节（,1,绪论）的奇数页页面。,点击,“,链接到前一个,”,按钮，取消其选中状态，然后再在页眉处输入,“,1,绪论,”,。,第六步：设置页眉,点击,“,页眉和页脚,”,工具栏上的,“,下一项,”,按钮，切换到下一节（,1,绪论）的偶数页页面。,点击,“,链接到前一个,”,按钮，取消其选中状态，然后再在页眉处输入,“,河源职业技术学院毕业论文,”,。,第六步：设置页眉,点击,“,页眉和页脚,”,工具栏上的,“,下一项,”,按钮，切换到下一节（,2,相关技术基础,）的奇数页页面。,点击,“,链接到前一个,”,按钮，取消其选中状态，然后再在页眉处输入,“,2,相关技术基础,”,。,其他的设置雷同，直到,“,下一项,”,按钮变成灰色不可点击，就说明需要设置的页眉都设置完成。,第七步：设置页脚,要求：,目录、摘要的页脚为大写罗马数字连续编页；正文的页脚为阿拉伯数字连续编页；页码一律位于页面底端的中间。,方法是：,将光标定位到目录页当中，选择,“,视图,”,“,页眉和页脚,”,（页眉和页脚工具栏被激活），在工具栏中点击,“,在页眉和页脚间切换,”,按钮，切换到页脚。,在页眉和页脚间切换,第七步：设置页脚,光标定位到页脚后，点击,“,插入页码,”,按钮，页码,“,1,”,被插入。,选中页码，点击,“,设置页码格式,”,，在,“,数字格式,”,中选择罗马数字格式，然后将页码居中。,插入页码,设置页码格式,第七步：设置页脚,点击,“,页眉和页脚,”,工具栏上的,“,下一项,”,按钮，切换到下一节（,摘要,）页页面。,摘要和目录为连续编页，并且页面格式要一致，所以采用默认设置，工具栏上的,“,链接到前一个,”,按钮处于选中状态，不需要修改。,第七步：设置页脚,点击,“,页眉和页脚,”,工具栏上的,“,下一项,”,按钮，切换到下一节（,1,绪论,）奇数页页面。,点击工具栏上的,“,链接到前一个,”,按钮，取消其选中状态，选择页码，点击,“,设置页码格式,”,按钮，在页码格式中做如下图所示的设置。,案例三：名片制作,名片效果,第一步：,新建一个文档，单击菜单“插入,对象”，弹出“对象”对话框，选择“,Microsoft Word,图片”类型。,第二步：,单击“文件,页面设置”，在弹出的“页面设置”对话框中将“纸张”选项卡中的“纸张大小”项设为“自定义大小”，然后输入纸张大小为宽度“,8.8cm”,、高度“,5.5cm”,。,第三步：,点击切换到“页边距”选项卡设置界面，设置上、下、左、右页边距、装订线均为数字“,0”,。点击“确定”按钮返回到,Word,编辑状态后，根据需要设计好名片的内容和样式，如下图所示。,第四步：,单击,“文件,关闭（,c,）文档,”,菜单项，完成名片的制作。,现在，只要在名片里写上用户信息，名片的制作就完成了。如果要打印的话，显然一张小小的名片使用一张纸太浪费了，下面我们在一页页面上排版十张名片。,第一步：,新建一个文档，依次点击“文件,页面设置”菜单项，在弹出的对话框中设置“纸型”选项卡中的“纸型”项为“自定义大小”，其中的“宽度”为,19.5cm,；高度为,29.7cm,。,第二步：,接着依次点击“工具,信函与邮件,信函与标签”菜单项，在弹出的对话框中点击“标签”选项卡中的“选项”按钮。,第三步：,在随即进入的对话框中，设置,“标签产品”为“,Avery A4,和,A5,幅面”，“产品编号”为“,L7413,名片”，设置完毕完点击“确定”按钮返回上一步。,第四步：,返回到上一步后点击“新建文档”按钮。这样在,Word,中就出现了十个相同大小的框。,第五步：,返回到上一步后点击“新建文档”按钮。这样在,Word,中就出现了十个相同大小的框。,复制十张名片,接着再返回制作单张名片时的,Word,文档，依次点击“编辑,复制”。,操作完后切换到有十个框的文档中，单击第一行第一列的那个单元格（即左上角），依次点击“编辑,粘贴”菜单项。,做到这里，我们只算设计了一个人的名片，对于一个公司的员工来讲，除了个人信息外，其模板应该是一样的。,下面我们使用邮件合并的方法，使用一个名片模板生成多张名片。,方法是：,第一步：,打开名片文档和存有员工信息的,Excel,数据表；,第二步：,“工具,信函和邮件,邮件合并”，打开邮件合并面板，文档类型选择“目录”，单击“下一步：正在启动文档”；,第三步：,选择“使用当前文档”做为主文档，点击“下一步：选取收件人”。,第四步：,在右图所示中选择“使用现有列表”，并点击“选择另外的列表”，通过地址栏打开员工信息所在的,Excel,工作簿。,第五步：,打开员工信息所在的,Excel,工作簿后，出现右图所示的“选择表格”对话框，选择员工信息所在的工作表，如“,Sheet1”,，点击确定。,第六步：,执行第五步后，邮件合并收件人对话框被打开，确定即可。,第七步：,在邮件合并任务窗格中点击“下一步：撰写信函”。,第八步：,点击如右图所示的“其他项目”命令，打开“插入合并域”对话框，将域插入到主文档的相应位置即可。,第八步完成之后，效果如右图所示。,第九步：,在邮件合并任务窗格中点击“下一步：预览信函”。,第九步完成之后，效果如下图所示。,我们可以通过点击“收件人”左右的按钮对名片上的信息进行预览。,第十步：,在邮件合并任务窗格中点击“下一步：完成合并”。,第十一步：,在邮件合并任务窗格中点击“编辑个人信函”，弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，确定，完成合并。,练习：工资条制作,图,1,为某单位工资报表，请利用邮件合并功能为每位员工生成一张工资条，如图,2,所示。,图,1,图,2,表格制作,