办公室礼仪1.ppt

July 14,2010,J&W Confidential,Page,#,单击此处编辑母版标题样式,第一级,第二级,第三级,第四级,第五级,办公室礼仪,2010,年,6,月,学礼仪就是为了更好地与人打交道，要给他人留下好印象。,首先，很重要的是,微笑,每天出门照镜子，给自己一个自信的微笑。,微笑是最完美的礼仪,自信的微笑：,这种微笑充满着自信和力量，一个人即使在遇到困难或危险时，若以微笑以待，那一定能冲破难关。,礼貌的微笑：,这种微笑像春风化雨，滋润人的心田。一个懂得礼貌的人，会将微笑当作礼物，慷慨地赠予他人。,真诚的微笑：,表现对别人的尊重、理解和同情。,不要等着别人向你表示善意，你应该主动向身边的人愉快地道声早安，轻松开始新的一天。,人人都需要赞美，你我都不例外。,林肯,每天有意识，真诚地赞美别人三次以上。,出自真诚，源自真心。,知己知彼，投其所好。,从小处着眼，无“微”,不至。,忌讳：太夸张、陈词滥调、冲撞别人的忌讳。,真 诚 地 赞 美 他 人,如何来赞美别人呢,良好的人际关系是事业成功,的关键要素。成功学家卡耐基告诉我们，与人相处的大诀窍是给予真诚的赞美。可以说，赞美别人加上你聪明的脑袋和实干的精神，你的事业就成功了一半。,当你发觉自己在拖延一项重要工作时，就应该尽量把它分成许多小而易于完成的工作，这样你就不会无从下手了。,尽量不要对别人说,NO,不,刺耳,不舒服,厌恶,那如何使自己尽量少说,NO,，或者避免说,NO,呢,即使一项必须做的工作令人不愉快，也要立刻去做，并把它办好，好早一点忘掉这种不快。,试着用肯定的语气表达否定的意思,这个问题我不懂。,这件事情我不明确。,这个问题蛮难懂。,我帮你确认一下再告诉你。,同时在叙述问题的时候，也尽量不要用,“,我认为,”,、,“,我觉得,”,、,“,可能,”,这样的主观词汇。,工作时一定要用大脑去做充分、客观的、理智的思考和分析，试着找些证据来支持或驳斥自己的感受，而不是把直觉当作行动指南。,接下来我们一起来学习下面的基本办公礼仪吧,介,绍,礼,仪,邮件礼仪,会议礼仪,接待礼仪,握,手,礼,仪,电话礼仪,打电话礼仪,接电话礼仪,传真礼仪,在工作中时刻力求上进，你就能凡事以积极的态度处之。只有具备高度责任心的人，才能在公司更有所发展。,名,片,礼,仪,服,饰,礼,仪,接待礼仪,-,介绍礼仪,自我介绍,先向他人点头致意，得到回应后再向对方介绍自己，再递上事先准备好的名片。,他人介绍,介绍他人应遵循“尊者居后”的原则。先将身份低者介绍给身份高者。,集体介绍,应按职务自高而低依次介绍。,无论什么原因，迟到或让别人等待都是不良的表现，你会因此被认为是不讲原则、不守信用的人。,接待礼仪,-,握手礼仪,握手的原则：,遵循“尊者优先、女士优先”的原则。尊者先伸手，才可握手。男女会面，女士先伸手，男士才可回应。,握手时：,双方距离,1,米左右，站立。力度适中，上下晃动三四次然后松开，时间大约,1,至,3,秒，切忌用左手握手。,趁着年轻，有斗志，应该积极地向不同类型的工作挑战，甭管它是你喜欢的还是讨厌的，以拓宽你的视野、锻炼你的能力。,接待礼仪,-,名片礼仪,递交名片：,名片要事先准备好。递名片时身体稍,向前躬，双手奉上，并用真诚的语调,说：“这是我的名片，请多关照。”,索要名片：,向对方索要名片时，应以请求的口吻,说：“如果方便的话，能否给我一张您的,名片以便联系？”,接受名片：,接受别人递上的名片时要稍向前躬身，双手接过，然后将名片迅速看一遍，切忌看也不看就随手乱放。收到别人名片后一般要回赠。如果没带名片要向对方解释并致歉。,在办公室内多做一些分外的工作，你就能很快从工作中成长起来。,接待礼仪,-,服饰礼仪,一般来说，黑西装、白衬衫，应选灰、蓝、绿色领带；灰西装、白衬衫，宜选灰、绿、黄色领带；深蓝色西装，白色或明亮的蓝色衬衫，可以选择蓝色、灰色、黄色领带。,西装袖子长度到手腕为宜，衬衫的袖长应比西装的袖子长出,1-2cm,。,男士每天应该擦亮皮鞋，站立起来，裤脚前面能碰到鞋面，后面能垂直遮住,1cm,的鞋帮就可以了。,穿西装和皮鞋选袜子时，可以选择黑色、棕色或藏青色。白色或淡色系袜子适合运动休闲时配运动鞋、休闲鞋一起穿。,颜色,蓝、灰、黄,白、亮蓝,深蓝,灰、绿、黄,白,灰,灰、蓝、绿,白,黑,领带,衬衫,西装,一个书桌上堆满了文件的人，若能把他的办公桌清理一下，留下手边待处理的一些，就会发现他的工作更容易些。,接待礼仪,-,服饰礼仪,西装的肩要平直、对称。,胸围和腰身都不要有紧绷感。,收腰时看起来要漂亮。,穿裙子应配以长筒丝袜或连裤袜，以肉色、黑色最为常用。,在办公室预备一两双袜子，以备袜子被钩破时急用。,高跟鞋的鞋跟不宜太高太细，以免走路摇摆不稳，影响形象。,在办公室内保持适度的紧张，这是一种积极的精神状态，可以把你内心的斗志激发出来，有效工作。,会议礼仪,-,会议座次的安排,一般情况下，会议座次分为两类：方桌会议和圆桌会议。,在方桌会议中，特别要注意座次的安排。一般以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主宾双方来参加的会议，一般分两侧就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。,在圆桌会议中，主要记住以门为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位。,习惯于,“,等待命令,”,你就会养成,“,有所为而为,”,的工作态度，或是只做你喜欢的工作，那么，你就别指望公司会分派给你具有挑战性的工作，让你担当重任。,会议礼仪,-,发言人礼仪,会议发言有正式发言和自由发言两种。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，,应对听众的倾听表示谢意。,自由发言则较随意，应要注意发言讲究顺序和秩序，,不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有,分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，,不能只顾自己。,如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对,不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问,人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错,误的，也不应失态。,开会坐在前排。,会议礼仪,-,参加者礼仪,会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。,手机应做静音处理，电话接听不宜太久，一般不超过,5,分钟。,养成使用“日常备忘录”的习惯，能让你花最少的时间，以充沛的精力去提高工作效率。,会议礼仪,-,主持人礼仪,主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅、邋遢。,走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，对快、热烈的会议步频应较慢。,入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。,主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，,简明扼要。,主持人应根据会议性质调节会议气氛，,或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。,主持人对会场上的熟人不能打招呼，,更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头、,微笑致意。,帮助同事解决困难，可以改善你们的工作氛围，提高工作效率，也能获得良好的人际关系。,电话礼仪,-,打电话礼仪,打电话的礼仪：,打电话时，在对方接听后，首先自报家门，规范的方式是：“您好，我是,XX,公司。”如果对方很忙不便接听，则另约时间；如果事情紧急必须告知则应说：“对不起，由于事情紧急，所以必须现在给您打电话。”,终止电话时一定要说“再见”再挂机。挂电话时要轻轻放下，以免造成失礼。,目标是你所期望的成就与事业的真正动力，但会随着时间的推移而改变的，你的优先工作之一，是要检查你的目标表，并且按当时的情况加以修正。,电话礼仪,-,接电话礼仪,接电话的礼仪：,铃响的瞬间，不要马上接听电话，以免使对方毫无心理准备，最好在铃响,2,次后接电话，但不要超过三次。接听电话声调要柔和，态度要诚恳。通话结束时，主叫方挂电话后，被叫方再挂电话。,认真处理所有来电：,电话旁要准备好纸和笔，对电话中的留言或要点做好记录，以免遗忘。转接他人电话时，用手 遮住话筒或按保留键，以免让对方把自己 一方的情况听得一清二楚。,如果一个人一味地沉浸在悔恨之中，积极性就会严重受挫。克服这个问题的方法很简单，用,“,下次,”,取代,“,如果,”,。,邮件礼仪,-,邮件主题,很多困难的或无法理解的问题，如果换一个角度来看，就会变得豁然开朗了。多从他人的角度看问题，有助于你以乐观的态度对待工作。,主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。,一定不要空白标题，这是最失礼的。,标题要简短，不宜冗长。,标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含,义不清的标题，如“王先生收”。,一封信尽可能只针对一个主题，不在一封,信内谈及多件事情，以便于日后整理。,回复对方邮件时，可以根据回复内容需要,更改标题。,邮件礼仪,-,称呼与问候,邮件的开头要称呼收件人，在多个收件人的情况下可以称呼大家、,ALL,。,如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“,XX,经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“,XX,先生”、“,XX,小姐”称呼。,不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名,称呼全名也是不礼貌的。,Email,开头结尾最好要有问候语,如“,HI”,、“您好”、,BestRegards,、“祝您顺利”之类的。,说话之前，先考虑一下对方的感受。,邮件礼仪,-,正文,Email,正文要简明扼要的说清楚事情，行文通顺。如果具,体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文,件作为附件进行详细描述。,正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达。,注意,Email,的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、,等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的,语气进行论述，以免引起对方不适。,尊重对方，“请”“谢谢”之类的语句要经常出现。,Email,正文多用,1234,之类的列表，以清晰明确。,一次邮件交待完整信息，把相关信息全部说清楚，说准确。,在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，,检查行文是否通顺，拼写是否有错误。,合理提示重要信息。,要让你身边的人知道你的谢意，经常这么做，你在公司与他人相处就更加融洽，也会促进你工作的开展。,邮件礼仪,-,附件,如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。,附件文件应按有意义的名字命名。,正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。,附件数目不宜超过,4,个，数目较多时应打包压缩成一个文件，以节省收件人的邮箱空间。,如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。,如果附件过大,(,不宜超过,2MB),，应分割成几个小文件分别发送。,养成坦诚、有效地与他人沟通的习惯，这对每个人都有好处。因为有效的沟通能使每个人都清楚自己的任务和统一的目标，不会走弯路和浪费时间。,邮件礼仪,-,语言选择与汉字编码,只在必要的时候才使用英文邮件。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流。,尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。,对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。,选择便于阅读的字号和字体。,你对工作一口回绝，实际上是向别人暗示你是个不能有效利用时间或缺乏工作热忱的人。所以你必须努力地做个不轻易说,“,不,”,的人，争取更多机会锻炼自己。,邮件礼仪,-,结尾签名,每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。,签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的，签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过,4,行。,不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。可以在,Outlook,中设置多个签名档，灵活调用。,签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。,不用训斥，指责的口吻跟别人说话。,邮件礼仪,-,回复,及时对,Email,进行针对性的回复，理想的回复时间是,2,小时内，最长时间不超过,24,小时。,若因公出差或其他原因而未能及时打开收件箱查阅和回复时，应迅速补办具体事宜，尽快回复，并向对方致歉。,如果事情复杂，无法及时确切回复，也应及时做出响应，向对方确认收到邮件。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。,不要就同一问题多次回复讨论。一般就同一问题的交流回复超过,3,次时，应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。,要区分,Reply,和,Reply All(,区分单独回复和回复全体,),。,如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通。,正确使用发送（,To,），抄送,(CC),，密送,(BCC),。,转发邮件要突出信息。,转发消息之前，先确保所有收件人需要此消息。转发敏感或者机密信息要,小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。,尊重隐私权，不要擅自转发别人的私人邮件。,用心倾听，不打断对方说话。,传真礼仪,在发送传真前，应检查在传真内容的上方是否注明了本公司的名称、发送人姓名、发送时间以及自己的联络电话。同样地，应为对方写明收传真人的姓名、公司、部门等信息。,发送传真时应尽量使用清晰的原件。,传真一般不适用于页数较多的文件，成本较高，占用时间长。,如果没有得到对方的允许，不要将发送时间设定在下班后。,如果传真机设定在自动接受的状态，发送方应尽快通过其他方式与收件人取得联系，确认其是否收到传真。收到传真的一方也应给予及时回复，避免因任何的疏漏造成传真丢失。,在办公室内保持适度的紧张，这是一种积极的精神状态，可以把你内心的斗志激发出来，有效工作。,礼仪和好习惯不是天生的，而是后天学习获得的。所以即使你还没有学会这些礼仪和工作中的好习惯，也不要灰心，只要你改变观念，积极行动，一切都可以做到。,下课拉,J&W Confidential,谢谢大家,