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费 用 报 销 制 度

为加强公司对费用的管理和控制，将平常开支的各类费用纳入即定轨道，使各项开支合理化、制度化，特制定本标准。
费用报销一律遵循“按部门报销、按级别报销、按地区报销、准时限报销”的原则，不同的部门、不同的职务级别、在不同的地区发生的长期或短期费用，根据工作性质及实际情况参照不同的标准凭据予以报销，超额自理。
费用报销范围：
（一）本公司员工凡因公发生的以下各类费用，公司经审核后按相关制度予以报销：
1.市内交通费；
2.通讯费；
3.差旅时发生的交通费、住宿费、餐饮费；
4.公司名下的机动车，在其工作期间的一切费用；
5.与公司签订租车协议的员工因公使用私家车，在其工作期间的燃油费、停车费、过路费；
6. 公司允许报销的驻外办事处办公场合房租、物业费；
7. 驻外办事处员工在本地缴纳的社会保险和公积金中公司缴纳的部分；
8. 公司允许报销的其他费用。
本公司客户或业务合作伙伴因本公司事务发生的相关费用，经员工申请，公司审批批准后按制度予以报销。

（二）以下费用不予报销：
1. 员工因私人事务发生的市内交通费、通讯费、远程车\船\机票费；
2. 因公出差人员，顺道（或绕道）探亲的，应事先提出申请。探亲期间不再给予补贴，且发生的车船、市内交通费、住宿费等自理；
3. 与公司签订租车协议的员工因私使用私家车发生的各类费用；
4、驻外办事处员工在本地缴纳的社会保险和公积金中个人缴纳的部分。
5、其他属于个人承担的费用。
二、平常费用报销标准：
平常费用限于公司各人员非出差情况下，在本地进行平常工作而发生的每月实际费用，超标自理，低于标准的按实际发生的费用报销。
1. 手机话费报销标准：
行政及财务 按60%报销总额不超过100元。研发人员不经常出差：70%报销总额不超过150元。经常出差： 70%报销总额不超过200元（一月4次以上或者出差超过15天）；工程人员 80%报销总额不超过200元。销售人员 80%报销总额不超过250元；销售总监按80%报销总额不超过350元。试用期员工不享受手机费用报销补贴（以两个月为限）。有特殊人员的另行规定。
手机报销时间：每月15日持上月手机发票到财务报销，过期与下月手机费一起报销。
手机费用电子版备案时间：于每月13日前把上月手机费用以邮件形式发给财务备案。
发票内容必须为通讯费用，发票金额不作限制，按照标准限额内报销。
2、市内交通费用报销
对外办公原则上不许乘坐出租车，特殊情况（如没有公交车或急事需尽快办理等）需写明因素总经理签字后方可报销；在公司没有车辆安排的情况下，乘地铁、公交车等可凭票报销。
交通费费用支出（涉及出租车车票）应填写《市内交通费明细清单》注明起始里程，单价和日期。在每张票后面注明起始地，办事内容（例如，宾馆---财政局，会见李主任）。
3，使用自己电脑的员工，每月享受200元的电脑补贴，试用期人员除外（两个月为限）。

三、差旅费用标准：
差旅费用限于公司各人员因公出差外市，在出差地发生的食宿、交通等实际费用，超标自理，低于标准的按实际发生的费用报销。
因公到本市郊区，不属于出差范围。
一、公司员工出差采用部门主管分派，总经理审批的计划出差制度。
二、出差审批程序：员工因公出差，需按工作需要填写《出差申请表》，表内应涉及出差时间、地点、对方单位、事由、天数和交通工具等．《出差申请表》填好后，一方面报部门主管审批，待批准后，报公司总经理审批．公司总经理审批后，方可到财务部门办理借款手续。
三、出差借款审批和报销规定：
1、公司员工因公到出差外地可预借差旅费，差旅费借款需按各部门管理制度规定执行，出差人员需提交《出差申请表》批准后方可借款，差旅费涉及：交通费、伙食费、住宿费等三部分。（业务招待费的支出由公司另行规定）。出差期间，工程及研发人员在该地区的市区交通费不予报销。销售人员出差期间在该地区的市区交通费按项目实际发生计算。
2、出差人员在出差结束后五日内办理报销手续并一次结清，并必须在报销前书面递交《出差总结报告》交总经理，逾期不报者，财务部根据欠款数据在当月的工资中扣除，并执行前帐不清，后帐不借的原则。
四、员工出差乘坐交通工具的规定。
1、员工出差可购火车硬席座位票、硬席卧铺票和轮船三等舱船票，员工出差原则上不准乘坐飞机。各人员确因特殊情况须乘坐飞机或火车软卧的，须填报《差旅乘坐飞机或火车软卧申请表》，经部门经理确认报总经理批准后方可执行。
2、乘坐飞机，往返机场专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费(限每人每次一份)，凭据报销。
3、因乘坐飞机而往返机场，应乘坐机场专线客车。确因特殊情况必须乘坐出租汽车的，须经部门经理批准报总经理批准。从外地出差回京的，一律乘坐机场大巴或机场快线，其他交通工具不予报销。
（二）住宿：
1. 住宿标准：建议入住经济型酒店，原则上应离重要拜访客户距离短。工程及研发人员补贴中包含当天个人饭补及交通补。销售人员按实际发生额计算。一线城市住宿250元以内，100元/天天补贴 二线城市住宿160元以内，60元/天天补贴。
2. 出差人员无住宿费发票，一律不予报销住宿费。
3. 出差人员由接待单位或办事处解决住宿的，一律不予报销住宿费，执行餐费补贴标准。
4. 出差期间的住宿发票要注明天数，单价和总金额，特别是存在半天的，一定要注明。发票后注明入住和离店具体时间。
五、报销规范：
1、报销票据的整理：报销时必须按照费用类别分别填写，市内交通费、招待费、差旅费等项费用必须写明所属业务项目，为多个业务项目发生的费用须分别注明每个项目的金额。市内报销日为每月的10日和25日，每月8日和23日把报销凭证交给财务。差旅费报销为每周五，每周五之前把报销凭证交给出纳，逾期推迟到次周一起报销。
2、对于报销发票的规范：
（1） 发票的基本内容涉及：发票名称；号码；联次；客户名称，必需要有公司名称“北京九桥软件有限公司”；经济业务内容、计量单位、数量、单价、大小写金额；开票人；开票日期；开票单位（个人）名称（章）等。发票中必需注明商品名称、数量和金额。此外注意拒收过期及假发票，否则报销人自己承担相关费用。
（2） 凡报销的发票均应套印全国统一发票监制章，行政事业收费、政府性基金收据套印省票据专用章，往来款收据套印省收据监制章（国有的金融、邮电、铁路、民用航空、公路和水上运送等单位的专业发票除外）。
（3） 费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承兑相关责任。报销时仅以发票（收据、报销）联作为付款原始凭证。如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受剔除的部分支出，单位不予以承担，由当事人自行负责。如在个体等单位消费无法取得正式发票，需提供正规收据，报销人找正规发票补报（金额限20元以下）。
（4）发票报销时，对原始凭证记载的各项内容均不得涂改、挖补；原始凭证金额有错误的，应由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。原始凭证其他内容有错误的，应由出具单位重开或者更正（更正内容只限公司名称和业务内容，不涉及金额），更正处应当加盖出具单位的印章（涉及：财务专用章、发票专用章、结算专用章等，下同）。
（5）办公费等报销单据应注明品名、数量、单价，如是定额发票需附购买物品清单。假如商品过多，规定附有清单或小票。
（6）招待费报销采用一餐一报。
六、公司有权拒绝报销的票据：
对下列不符合规定的发票（收据）及报销手续不完备的，不得作为合法会计凭证，财会人员有权拒绝办理相关报销手续。
1、白条（涉及收据）不予报销；
2、应经而未经税务机关监制的； 虽有税务机关监制章，但为定期换版作废的； 行政事业性收费、政府性基金收据，未有省票据专用章的。
3、填写项目不齐全、内容不真、笔迹不清楚、没有加盖填制单位相应印章的；发票（收据）内容有涂改的；发票（收据）金额有错误的；
4、一式几联的原始凭证，报销联未复写的；
5、在报销前要结清以往的借款，否则不予报销和借款。不要在发票正面涂写。
6. 报销人如不按真实情况报销，财务人员可以拒绝报销，如事后发现票据不真实，由申请人承担其他责任及从发现的当月中扣除相应工资。