关于进一步加强内勤台账及公司重要文件管理的规定.doc
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1、东景物业收费台账及档案管理的规定(试行)有关人员:为确保收费台账及档案的安全、有效,防止收费台账及档案发生泄密、遗失、霉变、虫蛀等问题,根据“安全第一、预防为主”的原理及现场作业特点,特制订东景物业收费台账及档案管理的规定,望有关人员遵照执行。一、收费台账的组成1、业主资料汇总;2、物管费年度收费台账;3、物管费日常收费台账;4、年度物管费缴纳情况台账。二、台账的配备及管理1、各执勤岗亭、物业管理队队长、经理室、装修管理组及内勤有关人员(学习人员不发放),每人(岗亭人员除外)或每个岗亭配备一本业主资料汇总台账;2、内勤有关人员(学习人员不发放),每人配备一本物管费年度收费台账和年度物管费缴纳情
2、况台账,并配备一本物管费日常收费台账,由内勤有关人员共用;3、根据收费的需要及收费的区域,收费人员可临时性领取有关收费区域的年度物管费缴纳情况台账,收费工作结束后,必须立即收回并销毁;4、已发的收费台账,若不符合发放条件的,必须收回,今后所有收费台账的配置、发放等,必须经过物业经理同意后,方可配置或发放;5、为确保收费台账的内容正确、有效,收费台账由内勤组长或内勤组长指定的人员进行编制、修订,并及时通知相关人员予以更正;6、由内勤组长或内勤组长指定的人员根据每日的收费情况,及时填写物管费日常收费台账,修订物管费年度收费台账、年度物管费缴纳情况台账,并通知相关人员予以更正,与此同时,将已变更的数
3、据输入微机,标明更新的日期,保存并备份(备份将该文档保存于微机的C盘和E盘,防止微机故障后,造成数据丢失);7、所有收费台账严禁无关人员借用、查阅、复印等,所有收费台账严禁私自复印、传播或泄密,严禁将收费台账带回家;8、每次下班前,拥有收费台账的人员必须将物管费年度收费台账、物管费日常收费台账及年度物管费缴纳情况台账(收费区域的年度物管费缴纳情况台账除外)交内勤组长或内勤组长指定的人员放置在档案柜内统一保管,上班时再领取。三、库管档案的组成(一)、交房类1、商品房售房合同;2、业主委托他人收房的委托书;3、东景花苑前期物业管理协议书;4、“通水”试验备忘录;5、房屋装修须知;6、商品房移交单;
4、7、业主所购住房移交备忘录。(二)、装修管理类1、储物间安装水电的承诺书;2、储物间安装水电破路的申请书和承诺书;3、储物间安装水电接公司下水管的申请书和承诺书;4、储物间安装水电,业主不接受物业的管理,对其住宅已进行停水的告知书;5、装修改变建筑结构的承诺书;6、违反装修管理规定,业主不接受物业的管理,对其住宅已进行停水的告知书;7、安装太阳能热水器(水桶)的承诺书;8、楼顶设置隔热层的承诺书;9、退装修押金或楼上“试水”找不到楼下业主看“试水”结果的备忘录;10、楼上做“防水”,楼下不配合,无法察看是否渗漏的责任承担告知书;11、楼上退装修押金,楼下不配合,已退装修押金的告知书;12、申请
5、协调楼层间漏水的申请书;13、楼层漏水,楼上业主不处理,限期整改通知;14、楼层漏水,楼上业主不接受物业的管理,对其住宅已进行停水的告知书;15、东景物业空置房检查情况备忘录。(三)、安保类1、在公司围墙上搭房的承诺书;2、设置广告牌的承诺书;3、设置电视接收器的承诺书;4、业主搭雨棚的承诺书;5、确保公共场所用电安全的承诺书。6、违反公共场所用电安全,业主不接受物业的管理,对其住宅已进行停水的告知书;7、整治楼道内占道告知书;8、整治违规使用单元门的告知书;9、整治从楼上乱扔垃圾的告知书;10、车辆乱停乱放整治告知书;11、清理装修用沙承诺书。(四)、收费类1、限期缴费催缴通知;2、空置房或
6、业主拒不缴费,对其住宅已进行停水的告知书;3、因种种原因需要减免物管费的请示批复件;4、因介绍买房需要减免物管费的批复件。(五)、其它1、自来水公司或供电公司停水停电公告;2、安全隐患公告;3、领水卡、电卡的公告;4、其它重要的通知或公告。共四类,41种文件。四、档案的保管及管理1、商品房售房合同由经理到售楼部领取,交内勤组长或指定人员清点,按指定位置存放、保管,并填写商品房售房合同交接登记表,交接双方签认;2、商品房售房合同应单独存放,且按栋号、单元号的顺序进行摆放;3、委托书、东景花苑前期物业管理协议书、“通水”试验备忘录、房屋装修须知、商品房移交单、业主所购住房移交备忘录及因种种原因需要
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