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人事行政管理规范

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2020年6月23日
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人事部门管理架构图

人力资源
主管

行政助理

人事助理

文案专员
人力资源
组长

保安队长
保安员

文控文员

司机

人力资源部岗位职责
公司人力资源部主管
1) .人事方面事务:
1.1主持公司人力资源部全面工作;
1.2根据公司的发展需要, 做好人事规划和调配工作;
1.3积极为公司推荐德才兼备的专职专业的人才;
1.4负责办理员工的考核、 录用、 晋级、 辞退等各项工作;
1.5组织安排新老员工的培训工作, 对新进员工必须经过岗前培训;
1.6主持办理员工的社会保险, 工伤和福利劳保工作;
1.7配合执行奖惩制度的落实;
1.8制定公司的各项规章制度如绩效考核、 考察方案, 主持考核、 考察工作, 经考核合格的才可录用上岗或晋升奖励;
挖掘社会优秀人才, 为公司招贤纳士;
1.10做好员工的思想沟通工作, 了解员工的思想动态, 发现问题的员工及时做好思想工作, 遇到疑难问题上报总经理解决;
1.11总经理授权委托的其它工作;
1.12主持部门工作会议, 参加公司管理工作会议。
2) 行政事务:
2.1规划、 指导、 协调公司内相关行政支持服务, 如档案管理、 邮件分发、 电话转接等; 协调公司内部行政人事等工作;
2.2制定公司规章制度, 提高工作效率, 组织员工进行公司规章制度等相关内容的培训;
2.3负责行政人事人员的任用和考核;
2.4办公设备的购买和维护等工作;
2.5制定部门预算报告, 提出控制成本的建议;
2.6按时完成公司领导交办的其它工作任务
二、 人力资源组长的岗位职责:
1) 协助部门主管处理部门常务行政人事工作;
2) 负责监督行政人事助理工作完成进度, 并做好上报工作;
3) 负责接待、 处理投诉、 申告;
4) 办理员工录用、 考核、 奖惩的具体工作;
5) 按照公司审批的指标做好人力资源的招聘工作;
6) 负责办理劳动用工、 社会保险, 工伤、 居住证等具体工作;
7) 安排实施公司组织的各项集体活动;
8) 协调好与公司各部门的工作关系。
9) 出席公司的有关会议, 参加本部门的工作会议。
10) 负责公司全体员工的培训工作;
11) 公司新入职人员的考核以及录用后的岗前培训工作;
12) 负责做好培训项目: 入职培训、 岗位技能培训、 公司制度与文化培训、 公司管理人员的提升培训等;
13) 承办部门主管委托的其它事项;
14) 参加本部门的工作会议。
三、 行政助理岗位职责:
1) 行政助理必须严格监督公司的所有制度的执行力度;
2) 协助部门负责人处理好行政事务;
3) 辅助部门主管在办公用品预算制订、 行政文档管理等的工作;
4) 准备有关行政问题解决方案、 年度报告等文件, 管理公司内部相关文件;
5) 分析运营实践中出现的问题, 制定新的工作流程, 或就原有的流程进行修改;
6) 研究管理手段, 优化工作流程, 简化回报程序, 降低行政成本;
7) 负责公司车辆管理工作, 车辆调配, 加油记录, 每周车辆日程统计, 每月月底统计车辆行驶费用, 严格执行车辆管理制度;
8) 负责每周不定期按照电脑管理制度执行, 进行检查, 并将检查结果及处理办法给予公布执行;
9) 每月月底严格按照公司的电话管理制度对电话监督检查使用情况, 每月月底上报电话费明细表, 如有违法规定使用电话者, 严格按照规定执行;
10) 负责每周至少一次对外委食堂管理检查, 提出问题所在, 并上报, 同时要求食堂定期整改, 并跟进结果上报部门备案;
11) 负责员工宿舍管理工作, 新员工宿舍安排, 并每周一次定期实施检查或不定期抽检, 并按照宿舍管理制度执行奖惩。并将每期检查结果最差的及详细问题所在给予公告批评并要求定期整改;
12) 负责全厂清洁卫生监督检查工作, 发现问题并上报部门, 同时做出要求外委清洁组限期整改, 将整改验收结果报告本部门;
13) 参与会务的准备、 安排工作;
14) 每月6号前完成行政事务所有报表;
15) 按时完成公司领导交办的临时任务;

四、 人事助理的岗位职责:
1) 协助部门负责人处理部门日常人事事务;
2) 严格按照公司的员工入职和离职流程等进行相关手续办理;
3) 各类人事资料汇总, 建档及管理;
4) 员工休假、 请假、 出勤状况稽查;
5) 劳动合同的签订及存档, 工伤、 社会保险, 居住证等的办理;
6) 严格根据各部门的人员需求表进行员工招聘以及各类通知的发布;
7) 按时每月一次对新员工进行一次入职培训。
8) 每月按时对新入职员工和离职人员人事档案和劳动合同进行分类整理备案;
9) 在职人员考勤统计管理; 每周一次, 每月月底统计出所有计时人员考勤;
10) 相关的绩效考核资料管理、 统计;
11) 人事任免调动、 晋升手续的办理;
12) 每月六日前将上月提交所有人事报表( 岗位人员明细, 人事档案明细, 试用期满员工明细, 罚款明细等等) ;
13) 每日总结工作提交报表, 每日上交请假, 迟到, 旷工等明细报表;
14) 认真完成部门主管临时交代的各项任务;

五、 文控的岗位职责:
1) 负责公司所有受控文件的编号、 校对格式、 分发、 打印、 归类存档、 回收与管理;
2) 文件的上传、 电脑档案的整理;
3) 各部门文件的稽查工作, 且需兼职内审员;
4) 负责参与制定审核计划, 编制检查表, 按计划完成审核任务将审核发现整理成书面资料, 并报告审核结果;
5) 验证由审核结果导致的纠正措施的有效性, 配合和支持审核组长的工作;
6) 资料文件的保管与整理工作。
7) 按时完成领导交办临时任务。

六、 文案专员工作职责

1) 参与撰写公司形象, 促销活动, 新品推广, 新闻发布等日常宣传的各种文稿;
2) 对企业政策, 文化, 品牌要消化吸收并以通俗化, 有影响力, 煽动性及极富创造性的语言文字来传递和刺激消费者, 拉动市场, 提升企业品牌效益;
3) 负责撰写一些鼓励员工工作热情, 宣传一种积极向上的文稿;
4) 积极参与或推动广告宣传条线的其它工作;
5) 负责公司每期刊物文稿的撰写和收集工作, 并按时出刊;
6) 负责公司文化长廊的文稿的收集和撰写工作, 确保每月2日前更新内容;
7) 按时完成领导临时交代的工作任务;

七、 司机岗位职责
1) 每天按工作时间到行政部签到,并等待出车通知。
2) 每天上班前对车辆进行全面检查, 保证车辆处于能安全行驶状态。
3) 随叫随到不擅自离岗, 随时待命。公司有突发事件临时用车或公司领导紧急、 临时用车, 不得延误出车时间。
4) 时刻注意刹车、 油箱和水箱的性能和存储量, 除特殊情况外, 不得临出车时才加水、 加油及修车。
5) 负责公司指派负责外出办理业务人员接送。负责来公司洽谈业务的客户接送工作。
6) 出车回来后, 及时对车辆进行检查、 清洗与保养, 保持车辆整洁光亮。
7) 车辆发生小故障, 及时维修, 需专业修理的打报告申请修理。有条件的进行维修监督, 或听从公司安排。
8) 晚上收车前, 对车辆再进行一次检查, 按要求在指定位置泊车, 并锁好车门。
9) 车辆清洗: 原则上是保持车辆整洁光亮, 自己清洗按有关规定给予洗车津贴。
10) 负责做好详细检查检修登记并备案;
八.安保队队长
1) 负责保安组所有日常事务的处理和执行, 严格按照公司的规章制度办事, 把好公司的第一到关;
2) 负责公司的安全保卫消防工作, 制定年度安保计划和支出预算方案, 在批准后组织执行; 主持公司重大安全、 保卫活动, 参与公司紧急事件的处理工作; 就改进公司安保工作和设施, 向公司提出意见和建议;
3) 经总经理授权, 成为公司安全消防代理责任人, 领导警卫队、 门卫室;
4) 负责组织开张经常性、 多样化安全教育活动, 加强安保人员政治、 纪律、 业务和反应能力的教育与培训, 指导、 管理、 监督安保部下属人员的业务工作, 改进工作质量服务态度;
5) 负责保安器械、 设备的妥善保管、 批准领用并监督其合法使用, 负责相关安保资料等收集、 整理、 存档工作; 定期或不定期地进行消防检查、 安全生产管理检查或其它专项检查;
6) 及时与政府公安、 消防机关进行沟通和联络, 协助其处理与公司有关的治安、 灾害事故;
7) 完成总经理临时交办的其它工作。
九、 保安监视员
1) 24小时严密监视保安对象的各种情况, 发现可疑或不安全迹象, 及时通知值班保安就地处理, 经过对讲机向办公室报告, 并随时汇报变动情况, 直至查到问题处理完毕;
2) 发现监视设备故障要立即通知值班保安加强防范, 并立即设法修复;
3) 要记录当班的监视情况, 严格执行交接班制度; 做好交接班手续工作, 无遗漏、 无差错、 哨位设施无损坏, 无丢失, 执行登记准确及时, 内容清楚, 如实记录和反映情况;
4) 提前做好上岗准备, 按时接班, 着装严整; 保持室内整洁, 交接班以后, 打扫卫生后才能离岗;
5) 上班时精神集中, 不准擅自离岗, 不做与工作无关的事, 不准带亲戚朋友在工作场所聊天、 嬉笑、 打闹;
6) 完成安保主管临时交办的其它任务。
十、 门卫保安员
1) 严格控制外来车辆及闲杂人员、 小商贩进入厂区; 认真检查出入车辆, 指挥车辆按规定线路行驶, 停放要指定位置, 不准乱停乱放, 确保通道畅通无阻, 避免造成交通堵塞, 外来车辆进入厂管区, 一律实行收费制度; 按规定的标准收取, 不准乱收费;
2) 认真履行值班等级制度。值班中发生、 处理的各种情况在登记簿上进行详细登记, 交接班时移交清楚, 责任明确;
3) 积极配合其它班组的保安员, 做好安全防范工作, 把好辖区大门;
4) 完成安保主管临时交办的其它任务。
十一、 保安员
1) 维持公司办公场所内外区域的正常工作秩序; 对违反治安条例的行为, 查清事实, 搜集证据向公司或公安机关报告;
2) 维护公司内部治安秩序, 加强对重点部位的治安防范, 加强防盗工作, 及时发现可疑人和事, 妥善处理;
3) 加强防火活动, 及时发现火灾苗头并予以消除;
4) 监督员遵守安全守则和其它规则, 配合领导做好下班后值班工作, 检查公司办公场所留宿情况;
5) 妥善保管配发的安保器械, 不得丢失和擅自使用, 正确记录值班和案件笔录, 及时提出专案报告。
6) 保安人员应做到:
①服从领导, 听从指挥。加强组织纪律性, 遇事勤请示、 报告;
②坚守岗位、 恪尽职守, 不脱岗、 不闲聊;
③明辨是非, 保持警惕, 遇到复杂问题, 多思多想, 对周边情况仔细观察;
④遵守制度, 文明服务。注意工作方法, 着装整洁, 态度和气;
⑤坚持原则, 机智灵活, 做到反映情况快, 解决问题快;
⑥不得超越法律私设公堂、 打架、 搜身、 体罚、 拘留, 不能触犯个人隐私权。
十二、 巡逻保安员
1) 实行24小时( 分为三或四个班) 监视和巡察, 防止不安全事件的发生;
2) 对于形迹可疑的人进行证件检查, 必要时检查其所带物品; 对于带出辖区或在辖区内装卸的较大物品, 要检查单位证明、 本人证件, 并和单位联系核实, 予以登记;
3) 制止在辖区内的打架斗殴; 制止在辖区内大声喧哗, 影响她人工作休息, 特别是夜间遇此情形, 保安人员要上前制止;
4) 检查和制止在辖区内饲养家禽家畜, 对于宠物要进行登记; 如果其叫声干扰居民生活, 应加以制止;
5) 接到报警, 要立即向总值班室汇报, 并马上前去现场处理, 同时和值班室联系;
6) 指挥并监视好所负责范围内行驶车辆, 防止交通事故的发生; 看管好所负责范围内的车辆, 防止撬盗车事件发生;
7) 监视所管辖区域, 及时消灭火灾隐患;
8) 回答访客的咨询, 必要时为其向导;
9) 完成安保主管临时交办的其它任务。