人事管理手册二次修订.doc

人事管理手册二次修订

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2020年6月23日
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目 录

1、 总 则-----------------------------------------------第 2 页
2、 招聘管理制度-----------------------------------------第 3 页
3、 面试管理制度-----------------------------------------第 7 页
4、 试用管理制度-----------------------------------------第 9 页
5、 正式录用管理制度-------------------------------------第13页
6、 人事档案管理制度-------------------------------------第16页
7、 工牌管理制度-----------------------------------------第20页
8、 人事异动管理制度-------------------------------------第21页
9、 移交管理制度-----------------------------------------第26页
10、 人事担保制度----------------------------------------第27页
11、 考勤管理制度----------------------------------------第29页
12、 离职管理制度----------------------------------------第32页
13、 劳动合同暂行规定------------------------------------第36页
14、 社会保险管理规定------------------------------------第37页
15、 员工关系与沟通制度----------------------------------第38页

总 则

一、 为规范公司人事管理行为, 明确人事管理工作程序, 科学、 合理的调配人力资源结构, 以适应公司经营管理的需要, 特制定本手册。
二、 各分公司必须依据本手册规定开展相关人事管理业务, 不得随意变更、 调整。
三、 岗位分类:
1、 公司总部所有岗位均为A类岗位, 其中需要办理担保岗位为AA类岗位。
2、 分公司部门经理级及以上岗位为B类岗位, 其中需要办理担保的岗位为BB类岗位。
3、 分公司部门经理级以下岗位为C类岗位, 其中需要办理担保的岗位为CC类岗位。
四、 人事管理权限划分
1、 A类岗位员工的招聘、 录用、 辞退等人力资源管理工作由公司人力资源中心负责。
2、 B类岗位员工的人力资源管理工作由公司人力资源中心负责, 各分公司可按相关规定自主进行招聘, 但录用、 辞退需经公司人力资源中心审批方可。
3、 C类岗位员工的招聘、 录用、 辞退等人力资源管理工作由各分公司人事管理部门负责。
4、 公司人力资源中心对各分公司人力资源管理业务具有监督、 检查和业绩考评权。

招聘管理制度

目 的: 为规范公司人力资源招聘工作, 充分开发、 优化人力资源配置, 特制定本制度。
适用范围: 公司全体员工。
内 容:
一、 招聘方法和原则
1、 公司所有岗位均公开招聘。
2、 招聘原则:
（1） 定岗定编原则;
（2） 管理岗位内部优先提升的原则;
（3） 宁缺勿滥的原则。
二、 C类岗位招聘管理
( 一) 、 招聘审核
1、 部门缺编由部门经理通知人事管理部门, 说明原因, 经分公司总经理确认后人事管理部门组织招聘。
2、 人事管理部门联系招聘渠道, 确定招聘方式, 实施招聘补充工作。
3、 招聘结束后, 人事管理部门进行招聘效果分析并向分公司总经理汇报。
( 二) 、 主动登门应聘流程
1、 主动登门应聘人员, 人事管理部门应热情接待, 回答咨询问题, 并请其填写简历表。
2、 根据《面试管理制度》组织进行面试。
3、 面试结束后按《面试管理制度》相关规定办理。
( 三) 、 电话应聘流程
1、 接听应聘电话时, 应热情、 礼貌、 耐心。
2、 详细询问并在”电话应聘登记表”中登记应聘人员姓名、 年龄、 联系电话、 应聘岗位、 预约面试时间等信息。
3、 回答应聘人员问题时应实事求是, 但对某些敏感问题如薪资、 岗位要求等问题则需婉转告知对方电话里无法回答, 需要面谈。
4、 预约面试时间时应清晰准确的告知应聘人员日期、 时间、 地点和联系人、 乘车路线, 必要时可请其复述。
5、 根据《面试管理制度》组织面试工作。
( 四) 、 现场招聘流程
1、 现场招聘前, 人事管理部门应做好面试准备工作。
2、 现场招聘须携带公司宣传展架、 招聘海报、 面试通知单、 应聘简历表及圆珠笔、 透明胶带、 记号笔等器具, 宣传展架于招聘现场人流密集处及展位前摆放。
3、 招聘人员要求2人以上, 一律穿着工装, 按规定整理仪容仪表, 精神饱满, 提前15分钟到达现场。
4、 招聘时, 应主动招呼, 热情、 清楚的向应聘人员介绍公司情况, 回答应聘人员问题时应耐心、 礼貌。
5、 应聘人员填写简历后应先审核其填写完整性, 特别对联系电话要认真核对, 以免错误无法联系。
6、 进行初试时, 如认为基本符合岗位要求或总体素质较好, 则立即填写面试通知单通知其至公司进行面试或由现场人员直接带回公司面试。如明显不符合岗位要求, 则应委婉拒绝, 并感谢应聘者对公司的信任。如认为不能明确意见, 则应告知应聘人员保持联系, 等侯电话通知。
7、 现场与应聘人员交流时, 应简短、 迅速, 不要拖延, 以最大限度的多接触应聘人员。
8、 招聘结束后, 将应聘资料分类整理, 收回宣传展架及招聘海报, 带回公司妥善保管, 以备下次使用。
9、 回到公司后, 人事管理部门应立即将招聘资料交由分公司总经理审查, 并向分公司总经理汇报有关情况。根据分公司总经理意见按《面试管理制度》组织面试工作。
( 五) 、 内部员工介绍应聘流程
1、 内部员工介绍人员应聘, 人事管理部门应热情接待, 回答问题, 并请其填写简历表。
2、 根据《面试管理制度》组织进行面试。
3、 面试结束后按《面试管理制度》相关规定办理并通知内部介绍员工。
( 六) 、 离职员工返聘流程
1、 公司员工离职后重新应聘时, 人事管理部门应认真审核其离职原因并予核对确认。
2、 人事管理部门调查核实后向分公司总经理汇报, 分公司总经理明确意见后由人事管理部门执行。
3、 同意返聘后人事管理部门根据《面试管理制度》组织进行面试。
4、 离职返聘员工视同新员工办理有关手续, 特殊情况需公司人力资源中心审批。
三、 B类岗位招聘管理
( 一) 、 招聘审核
1、 岗位缺编由其直接上级通知人事管理部门, 说明原因, 经人事管理部门确认后进行招聘并同时通知公司人力资源中心。
2、 人事管理部门联系招聘渠道, 确定招聘方式, 实施招聘补充工作。
3、 招聘结束后, 分公司总经理与公司人力资源中心沟通意见, 由公司人力资源中心组织复试工作。
( 二) 、 主动登门应聘流程
1、 主动登门应聘人员, 人事管理部门应热情接待, 回答咨询问题, 并请其填写简历表。
2、 根据《面试管理制度》组织进行面试。
3、 人事管理部门于每天17: 00前将当日所有应聘资料上报公司人力资源中心, 由公司人力资源中心审核后组织复试工作。
( 三) 、 电话应聘流程
1、 接听应聘电话时, 应热情、 礼貌、 耐心。
2、 详细询问并在”电话应聘登记表”中登记应聘人员姓名、 年龄、 联系电话、 应聘岗位、 预约面试时间等信息。
3、 回答应聘人员问题时应实事求是, 但对某些敏感问题如薪资、 岗位要求等问题则需婉转告知对方电话里无法回答, 需要面谈。
4、 预约面试时间时应清晰准确的告知应聘人员日期、 时间、 地点和联系人、 乘车路线, 并请其复述。
5、 根据《面试管理制度》组织面试工作。
6、 如分公司暂无应聘人员空缺岗位, 则应告知应聘人员其简历会转入公司总部人力资源中心审核, 如审核经过会由公司人力资源中心直接与其联系。
7、 人事管理部门每天17: 00前上报公司人力资源中心所有电话应聘人员信息, 由公司人力资源中心跟进。
( 四) 、 现场招聘流程
1、 现场招聘前, 人事管理部门应做好面试准备工作。
2、 现场招聘须携带公司宣传展架、 招聘海报、 应聘简历表及圆珠笔、 透明胶带、 记号笔等器具, 宣传展架于招聘现场人流密集处及展位前摆放。
3、 招聘人员要求2人以上, 一律穿着工装, 按规定整理仪容仪表, 精神饱满, 提前15分钟到达现场。
4、 招聘时, 应主动招呼, 热情、 清楚的向应聘人员介绍公司情况, 回答应聘人员问题时应耐心、 礼貌。
5、 应聘人员填写简历后应先审核其填写完整性, 特别对联系电话要认真核对, 以免错误无法联系。
6、 进行初试时, 如认为基本符合岗位要求或总体素质较好, 则应在应聘简历表中做出标记, 并告知应聘者将会电话通知其面试时间。如认为不符合岗位要求或不能明确意见, 则应告知应聘人员保持联系, 等侯电话通知。
7、 现场与应聘人员交流时, 应简短、 迅速, 不要拖延, 以最大限度的多接触应聘人员。
8、 招聘结束后, 将应聘资料分类整理, 收回宣传展架及招聘海报, 带回公司妥善保管, 以备下次使用。
9、 回到公司后, 人事管理部门应立即将招聘资料交由分公司总经理审查并汇报有关情况。根据分公司总经理意见按《面试管理制度》组织安排面试工作。
10、 面试结束后, 分公司总经理与公司人力资源中心沟通意见, 由公司人力资源中心组织复试工作。
11、 所有应聘简历( 包括已面试和未面试、 面试合格和面试不合格) 应于招聘结束后2日内通知公司人力资源中心, 由公司人力资源中心跟进。
( 五) 、 内部员工介绍应聘流程
1、 内部员工介绍人员应聘, 人事管理部门应热情接待, 回答问题, 并请其填写简历表。
2、 根据《面试管理制度》组织进行面试。
3、 分公司总经理与公司人力资源中心沟通意见, 由公司人力资源中心组织复试工作。
( 六) 同行业猎聘流程
1、 分公司总经理了解同行业中出众人员信息, 可自行与对方进行交流沟通, 达成初步意向。
2、 分公司总经理通知公司人力资源中心, 介绍情况, 转交有关资料。
3、 公司人力资源中心了解情况后组织复试工作。
( 七) 、 离职员工返聘流程
1、 公司员工离职后重新应聘时, 公司人力资源中心应认真审核其离职原因, 并进行调查核实。
2、 公司人力资源中心调查核实后向公司总经理汇报。
3、 公司总经理同意返聘后人力资源中心根据《面试管理制度》组织进行面试。
4、 离职返聘员工视同新员工办理有关手续, 特殊情况需公司总经理审批。
四、 分公司员工招聘工作第一责任人为分公司总经理, 第二责任人为用人部门经理、 人事负责人。
面试管理制度

目 的: 为规范面试工作, 发现并选择合适人才, 特制定本制度。
适用范围: 公司全体员工。
内 容:
一、 C类岗位面试管理
( 一) 面试权责
1、 人事管理部门负责组织面试工作。
2、 面试官为用人部门经理和人事负责人。
3、 面试官接到面试通知时, 必须按规定时间至面试地点进行面试。
4、 面试结果需向分公司总经理汇报, 由分公司总经理决定是否录用( 特殊岗位分公司总经理可直接授权面试官) 。
( 二) 、 面试地点
1、 面试地点由人事管理部门联系面试官后安排, 面试地点应保持安静、 整洁。
2、 面试地点应与应聘人员等侯地点保持适当距离, 以免影响面试效果。
3、 所有应聘资料应注意保密, 及时整理, 不得将应聘资料随意乱放, 任人翻阅。
( 三) 、 面试流程
1、 应聘人员到达后, 人事管理部门应热情接待, 让其抽取顺序号并坐下稍等。
2、 人事管理部门按取号顺序逐个安排应聘人员进行面试。
3、 面试官与应聘人员面谈结束后, 在应聘简历表上签署面试意见, 并按面试结果处理规定告知应聘人员下一步安排。
4、 面试结束后, 人事管理部门核对实际参加面试人员数和通知面试人员数有无差异, 对未来参加面试人员进行追踪, 了解原因重新安排时间进行面试, 直至确认应聘人员放弃面试机会。
5、 面试结束后, 人事管理部门整理所有面试结果向分公司总经理汇报, 根据分公司总经理指示安排下一步工作。
( 三) 、 面试结果处理
1、 面试官经过面试交谈认为应聘人员符合岗位条件, 可入职试用, 可让应聘人员稍等, 并向分公司总经理汇报确认。
2、 面试官经过面试交谈后不能确定是否符合岗位条件, 可让应聘人员稍等, 并向分公司总经理汇报确认。
3、 面试官经过面试交谈后认为应聘人员不适合本部门岗位, 但觉得应聘人员综合素质较好或与其它部门岗位条件接近, 则告知应聘人员将进行复试, 请其等待通知。
4、 面试官经过面试交谈后认为应聘人员不符合应聘岗位条件, 综合素质较差或无合适的其它岗位, 则应婉言谢绝应聘人员的求职意向, 并感谢应聘人员对公司的信任。
5、 分公司总经理审核确认后同意试用, 由人事管理部门办理后续手续。
6、 分公司总经理审核确认后认为应聘人员综合素质较好, 符合岗位要求条件, 但暂无空缺岗位, 则由人事管理部门上报公司人力资源中心进行复试。
7、 分公司总经理审核确认后认为不符合岗位要求条件, 综合素质较差或无合适的其它岗位, 则不予录用。
8、 分公司总经理授权人员可在授权范围内直接决定应聘人员是否录用。
二、 B类岗位面试管理
( 一) 面试权责
1、 分公司可自行进行初次面试, 公司人力资源中心负责复试。
2、 面试官为公司总经理、 公司人力资源中心总监及相应职能部门总监。
3、 面试结束由公司总经理决定是否录用。
( 二) 、 面试地点
1、 公司总部与分公司同城, 则由公司人力资源中心联系面试官后安排面试地点, 面试地点应保持安静、 整洁并与应聘人员等侯地点保持适当距离, 以免影响面试效果。
2、 公司总部与分公司异地, 则由公司人力资源中心安排进行视频面试。
( 三) 、 面试流程
1、 公司人力资源中心将所有应聘人员资料( 包括分公司总经理推荐人员) 向公司总经理汇报后, 由公司总经理确定面试名单和时间。
2、 同城面试时, 应聘人员到达后, 公司人力资源中心应热情接待, 让其抽取顺序号并坐下稍等。
3、 异地视频面试时, 应聘人员到达后由所在分公司人事管理部门热情接待, 让其抽取顺序号坐下稍等。
4、 公司人力资源中心按抽取顺序逐个安排应聘人员进行面试。
5、 面试结束后, 公司人力资源中心核对实际参加面试人员数和通知面试人员数有无差异, 对未来参加面试人员进行追踪, 了解原因重新安排时间进行面试, 直至确认应聘人员放弃面试机会。
5、 经确认同意录意后, 公司人力资源中心办理有关手续并通知分公司。
试用管理制度

目 的: 为规范试用工作程序, 特制定本制度。
适用范围: 公司全体员工。
内 容:
一、 C类岗位试用管理
( 一) 、 试用流程
1、 新员工接到试用通知后按规定时间向人事管理部门报到, 人事管理部门向试用员工详细介绍工作内容等相关情况, 办理入职档案如下:
A、 交纳身份证复印件( 原件需验印) 、 照片2张、 学历证书复印件。
B、 《人事担保制度》规定须办理担保手续的岗位应予办理担保手续。
C、 填写员工联系方式登记表。
D、 签订劳动合同和试用协议。
E、 介绍”新员工职前介绍表”填写要求。
2、 档案资料完成后, 人事管理部门发放工牌、 考勤卡, 并向员工说明工牌佩带和考勤卡使用方法。
3、 人事管理部门开具新员工报到证、 工装和更衣柜领条、 新员工职前介绍表, 交由用人部门经理, 由用人部门经理或其指派员工带领新员工前往仓库领取工装和更衣柜, 并引领新员工至工作岗位报到。
4、 用人部门经理3日内完成”新员工职前介绍表”内容并由新员工签字后交回人事管理部门存入员工个人档案。
5、 新员工入职一周后, 人事管理部门需与新员工进行面谈沟通, 掌握新员工工作状态。
( 二) 、 试用期限
1、 试用期一般不得少于1个月, 最长不超过6个月。
2、 特殊优秀员工, 经分公司总经理批准, 可免除试用期。
( 三) 、 试用考察
1、 试用期内的主要考察内容:
( 1) 试用员工的道德品质。
( 2) 试用员工胜任本职工作的能力。
( 3) 试用员工对规章制度的掌握与执行程度。
( 4) 试用员工的学习潜力和进取精神。
2、 人事管理部门对试用员工提供的各项资料应严格审查, 对重要信息应予核实真伪, 例如身份证、 家庭联系电话等。
3、 试用员工对其所提供的各项资料的真实性和合法性负责, 如经查实有虚假内容, 则予以辞退处理。
4、 规章制度掌握与执行程度为试用考察的基本内容, 如此项考核不合格, 将延期转正。
( 四) 、 试用期终止
1、 员工试用期满, 应向人事管理部门提交书面转正申请报告。
2、 人事管理部门审核试用期限后将”试用期鉴定表”交由员工直接上级评定, 经逐级签批同意后试用期终止, 予以办理正式录用手续。
3、 员工经鉴定不符合试用期终止条件, 认为其仍需继续试用, 试用员工直接上级应与该员工进行沟通, 肯定成绩, 指出不足, 分析原因, 鼓励员工继续努力。同时人事管理部门密切关注员工后期工作状态。
4、 员工经鉴定不符合试用期终止条件, 需予以辞退时, 人事管理部门通知试用员工直接上级办理辞退手续。
( 五) 、 试用禁止
1、 在职员工亲属未经公司总经理批准不得在具有相互督控功能的两个部门工作。
2、 未经公司人力资源中心批准, 管理人员亲属不得在其直接下属岗位工作。
3、 未经公司人力资源中心批准, 已被公司辞退或开除人员不得再次试用。
4、 不得试用法律法规禁止人员。
二、 B类岗位试用管理
( 一) 、 试用流程
1、 新员工接到试用通知后按规定时间向公司人力资源中心报到, 办理入职档案如下:
A、 交纳身份证复印件( 原件需验印) 、 照片2张、 学历证书复印件。
B、 《人事担保制度》规定须办理担保手续的岗位应予办理担保手续。
C、 填写员工联系方式登记表。
D、 签订劳动合同和试用协议。
E、 介绍”新员工职前介绍表”填写要求。
2、 入职档案办理完成后由公司人力资源中心开具新员工报到证, 至相应分公司人事管理部门报到。
3、 分公司人事管理部门按报到岗位发放新员工工牌和考勤卡, 并向员工说明工牌佩带和考勤卡使用规则, 开具工装和更衣柜领条、 新员工职前介绍表, 交由分公司总经理带领新员工至仓库领取。
4、 分公司总经理3日内完成”新员工职前介绍表”内容并由试用员工及部门经理签字后交分公司人事管理部门送达公司人力资源中心存档。
5、 新员工入职一周后, 分公司人事管理部门将”新员工工作状态调查表”交由公公司总经理进行填写, 经分公司总经理签字后交回分公司人事管理部门送交公司人力资源中心审阅存档。
6、 公司人力资源中心应认真审阅”新员工工作状态调查表”, 掌握新员工工作状态, 并安排与其进行沟通。
( 二) 、 试用期限
1、 试用期一般不得少于2个月, 最长不超过6个月。
2、 特殊优秀员工, 分公司总经理可向公司人力资源中心建议免除试用期, 公司人力资源中心调查确认后经公司总经理同意, 可予免除试用期。
( 三) 、 试用考察
1、 试用期内的主要考察内容:
( 1) 试用员工的道德品质。
( 2) 试用员工胜任本职工作的能力。
( 3) 试用员工对规章制度的掌握与认可程度。
( 4) 试用员工的学习潜力和进取精神。
2、 公司人力资源中心对试用员工提供的各项资料应严格审查, 对重要信息应予核实真伪, 例如身份证、 家庭联系电话等。
3、 试用员工对其所提供的各项资料的真实性和合法性负责, 如经查实有虚假内容, 则予以辞退处理。
4、 规章制度掌握与执行程度为试用考察的基本内容, 如此项考核不合格, 将延期转正。
( 四) 、 试用期终止
1、 员工试用期满, 应向分公司人事管理部门提交书面转正申请报告。
2、 分公司人事管理部门通知公司人力资源中心审核试用期限后将”试用期鉴定表”交由员工直接上级评定, 经逐级签批后上报公司人力资源中心。
3、 公司人力资源中心对试用鉴定意见进行复核, 并向公司总经理汇报复核意见, 如确认符合试用终止条件, 予以办理正式录用手续。
4、 员工经鉴定不符合试用期终止条件, 认为其仍需继续试用, 分公司总经理应与该员工进行沟通, 肯定成绩, 指出不足, 分析原因, 鼓励员工继续努力。同时公司人力资源中心、 员工直接上级和分公司人事管理部门, 密切关注员工后期工作状态。
5、 员工经鉴定不符合试用期终止条件, 需予以辞退时, 公司人力资源中心通知分公司总经理办理辞退手续。
( 五) 、 试用禁止
1、 在职员工亲属未经公司总经理批准不得在业务具有相互督控功能的两个部门工作。
2、 未经公司总经理批准, 管理人员亲属不得在其直接下属岗位工作。
3、 未经公司总经理批准, 已被公司辞退或开除人员不得再次试用。
4、 不得试用法律法规禁止人员。
正式录用管理制度

目 的: 为规范录用工作流程, 特制定本制度。
适用范围: 公司全体员工。
内 容:
一、 C类岗位正式录用管理
1、 员工试用鉴定合格, 分公司人事管理部门即予办理正式录用手续如下:
A、 调整电子档案和纸质档案信息。
B、 补充未完整档案资料。
2、 通知员工直接上级进行正式录用面谈。
3、 正式录用手续办理完成之后, 方能调整薪资待遇。
二、 B类岗位正式录用管理
1、 员工试用鉴定合格, 公司人力资源中心即予办理正式录用手续如下:
A、 调整电子档案和纸质档案信息。
B、 补充未完整档案资料。
2、 通知分公司总经理进行正式录用面谈。
3、 正式录用手续办理完成之后, 方能调整薪资待遇。

C类岗位招聘面试、 试用、 正式录用工作流程图
用人部门
人事管理部门

提出用人申请

面试

N
拒绝 审核( 分公司总经理)
备用 Y

报到

新员工职前介绍

直接上级

N
试用期鉴定, 逐级签批

Y

人才市场
组织招聘
拓展渠道

通知入职试用

办理入职试用手续

开出报到证

发放工作相关物品

审阅、 沟通

转正申请、 试用期鉴定

沟通了解

继续试用、 辞退
沟通了解

办理正式录用手续

B类岗位招聘、 面试、 试用、 正式录用工作流程图
用人部门
公司人力资源中心

分公司总经理( 通知用人需求)

应聘资料传递
人事管理部门 招聘
N Y
面试(分公司总经理)

人事管理部门

用人部门报到

新员工职前介绍

新员工工作状态调查表

直接上级

N
试用期鉴定, 逐级签批

Y

组织招聘

N
面试 拒绝
备用
Y

通知入职试用

办理入职试用手续

开出报到证

审阅、 沟通

审阅、 沟通

转正申请、 试用期鉴定

沟通了解

继续试用、 辞退
沟通了解

办理正式录用手续

人事档案管理制度

目 的: 为进一步规范人事档案管理方法, 提高人事档案管理水平, 特制定本制度。
适用范围: 公司全体员工。
内 容:
一、 人事档案管理内容
( 一) 员工培训档案
1、 在职前培训中, 员工接受各种专业培训课程的课程名称、 内容、 时间、 出勤记录, 参加有关考试的试卷, 培训教员对该员工的培训评语, 以及员工参加职前训练的心得体会或总结报告等。
2、 在岗位培训中, 员工参与的专业或其它培训课程, 考勤记录、 课程情况、 考试成绩、 评语表格、 总结报告等。
3、 员工培训协议书。
4、 员工参加社会举办的各类进修课程的成绩报告单与结业证书复印件等有关材料。
5、 其它有关员工职业技能和思想品德修养提高的书面材料。
6、 员工个人培训总结报告。
( 二) 员工业绩档案
1、 考评记录
2、 出勤记录
员工全年或半年汇总考勤记录。
3、 奖惩记录
员工因工作或其它事宜受到公司或社会机构表彰以及违反公司管理制度或法律法规而受到相应惩罚的记录。
4、 工伤情况记录
5、 客人表扬或投诉信件( 复印件) 等资料
6、 员工参与管理的合理化建议书及审核评语
7、 员工薪金调整记录
8、 员工职务变动记录
( 三) 基础资料档案
1、 身份证复印件 7、 员工联络方式登记表
2、 最高学历、 职称证书复印件 8、 保证人承诺书
3、 人事档案表 9、 新员工工作状态调查表
4、 试用协议书 10、 新员工职前介绍表
5、 劳动合同书 11、 离职申请报告及面谈记录表
6、 转正申请及鉴定 12、 各类移交表单
其中1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10条为员工人事档案必备资料。
二、 人事档案管理方法
( 一) 档案数据编码方法
1、 为便于公司发展信息化管理需要, 本公司人事档案数据编码采用四级十二位编码方案, 具体规则如下:
X XXX XXXXXX XX
1 2 3 4
2、 第一级编码为1位, 统一为0, 代表人力资源档案;
3、 第二级编码为3位, 代表各分公司, 二级编码由公司人力资源中心核定。
4、 第三级编码为6位, 代表员工入职日期, 采用年月日6位格式, 如100730表示 7月30日, 依此类推。
5、 第四级编码为2位, 代表员工档案流水号, 以01起始, 该流水号分别以不同的第三级编码为区分, 故可出现重复。
6、 例如: 7月15日当日管理公司入职第一位人员, 则其档案编码为, 第二位入职的人员档案编码为, 依此类推。
( 二) 档案存放归档方法
1、 员工档案资料每档一袋, 以档案盒统一存放。
2、 每个档案袋应在其正面粘贴”人事档案封面”并正确填写封面内容。
3、 每个档案盒内须附有”存档清单”并正确填写清单内容。
4、 档案盒应按顺序排列整齐, 摆放美观。
5、 在职人员与离职人员档案盒应按主栏公司分类, 辅栏试用人员、 正式人员、 离职人员的统计口径标准归档, 并在档案盒标签上做出标记。
6、 档案盒标签应采用统一格式, 标明分类标准, 以便查询。
7、 档案管理人员应确保档案的完整不受损坏, 要防水、 防潮、 防火、 防霉, 不定期进行光晒干燥处理, 以延长档案保管期限。
三、 人事档案管理程序
(一)人事档案建立与流转
1、 员工入职时即需建立人事档案, 在工作中及时整理、 收集相关档案资料, 以便正确完整的评价员工工作情况。
2、 员工调动或职务晋升( 降职) 后, 至新岗位报到一周内, 人事档案应转入新岗位所在公司档案内。
3、 转出档案应填写”存档清单”相关内容。接收档案后应按前述档案编码规则对编码进行调整, 并填写”人事档案封面”相关栏目, 同时填写”存档清单”相关栏目。
4、 员工办理离职手续后, 人事管理部门应及时将其相关离职资料整理归档, 并将其档案调至离职人员相应档案盒中, 档案编码不变, 同时填写 ”存档清单”相应栏目。( 在职人员档案盒与离职人员档案盒”存档清单”均要填写)
5、 在建立或调整纸质档案后应立即增加或修改人力资源管理计算机系统存贮的电子档案资料。
(二)人事档案管理权限
1、 A类岗位人事档案由公司人力资源中心负责管理。
2、 B类岗位员工人事档案由公司人力资源中心负责管理。
3、 C类岗位员工人事档案由分公司人事管理部门负责管理。
4、 公司人力资源中心可对分公司人事档案管理业务进行指导和监督检查。
(三)人事档案保密管理
1、 档案管理部门工作人员对所接触的人事档案负有保密义务, 不得随意借出或泄露档案内容。
2、 查询人事档案时须填写”人事档案查询登记台账”。
3、 公司员工能够查询本人人事档案, 管理人员可查询下属岗位人事档案。
4、 管理人员查询非本人和非下属岗位人事档案时, 分公司直接招聘、 录用、 辞退岗位由分公司总经理批准, 需经公司人力资源中心审批方能录用、 辞退岗位由公司人力资源中心总监批准。
5、 分公司员工借出本人人事档案, 须经分公司总经理签字同意, 管理公司员工借出本人人事档案, 须经公司人力资源中心总监签字同意, 借出时须填写”人事档案借出登记台账”。
6、 原则上不允许借出非本人人事档案, 特殊情况确需借出的, C类岗位由分公司总经理批准, A类、 B类岗位由管理公司人力资源中心总监批准。
7、 档案借出后, 借档人须按规定时间归还所借档案, 并保证所借档案完整无损坏、 无涂改。如借档人逾期未归还所借档案, 则借档批准人员将承担档案追索责任, 如因档案丢失而造成后果由借档人承担责任, 同时借档批准人将承担连带责任。
( 四) 人事档案保管期限和销毁管理
1、 所有在职员工人事档案均无限期保管。
2、 C类岗位员工人事档案自离职之日起保管期限为3个月, CC类岗位员工档案自离职之日起保管期限为6个月。
3、 A类、 B类岗位员工人事档案自离职之日起保管期限为18个月。
4、 保管期满后, 档案管理部门将填制”人事档案销毁申请表”, 由部门经理签字确认, 如部门经理认为有必要对个别档案延长保管期, 则应在申请表中说明理由及延长时间, C类岗位员工人事档案经分公司总经理批准销毁, 除此之外均由管理公司人力资源中心总监批准销毁。
5、 档案销毁时必须有二个以上人员在场。销毁时需由现场人员填写”人事档案销毁申请表”销毁确认记录。
6、 ”人事档案销毁申请表”由档案管理部门存档备查。
7、 人力资源管理计算机系统存贮的电子档案资料永久保存, 并严格按规定程序操作、 维护、 备份, 以保障电子档案资料的安全、 完整性。
工牌管理规定

目 的: 规范工牌管理。
适用范围: 公司全体员工。
内 容:
一、 工牌制作
1、 工牌由人事管理部门依据公司统一设计格式制作。
2、 工牌制作时由人事管理部门书面报告申请, 列明工牌库存、 领用、 毁损、 遗失数据, 经分公司总经理批准后予以制作。
3、 工牌制作完成后由人事管理部门保管、 使用。
二、 工牌领用
1、 员工领用工牌时须本人在”工牌管理台账”中签领, 严禁代领。
三、 工牌遗失、 毁损
1、 员工工牌遗失、 毁损, 需及时至人事管理部门补办, 补办交纳工本费5元。
四、 工牌更换
1、 分公司内部岗位调动时, 员工本人凭调令至人事管理部门以旧工牌换领新工牌, 并在”工牌管理台账”中标注确认。
2、 员工离职或跨公司调动时, 工牌需交至原人事管理部门, 并在”工牌管理台账”中签字。未交者视同遗失、 毁损, 扣除5元工本费。
3、 跨公司调动员工报到后由报到公司人事管理部门按报到职务重新发放工牌, 并在”工牌管理台账”中签领。
人事异动管理制度

目 的: 为规范人事异动行为, 确保公司人事政策的统一性、 严肃性, 本着适才适用的原则, 合理进行人力资源开发和分配, 特制订本制度。
适用范围: 公司全体