办公室行政秘书职务说明书.doc

办公室行政秘书职务说明书

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2020年4月19日
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办公室行政秘书职务说明书
岗位名称
行政秘书
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
行政副主任
职系
管理职系
直接下级

所辖人员

岗位分析日期
6月
本职: 负责行政事务管理
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述: 协助安排公司会议, 会议通知和会议布置。
工作时间百分比: 30%
职
责
二
职责表述: 协助安排总裁工作日程、 领导公务活动。

工作时间百分比: 30%
工作
任务
具体承担公司领导的后勤保障、 差旅费用的借还、 外出机、 车票的订购等工作
频次: 日常
职
责
三
职责表述: 承担公司资质年检、 认证工作, 负责学会、 协会联系办理缴费工作, 公司名片制作管理, 定点餐费统计、 油票管理。
工作时间百分比: 15%
工作
任务
按有关部门规定填写相关表格, 上报年检资料。
频次: 1次/年
与各学会、 协会保持联系沟通, 并缴纳会费。
频次: 1-2次/年
复制名片及费用统计
频次: 1次/季
每季度按部门统计油票分摊费用
频次: 1次/季
职
责
四
职责表述: 负责宣传、 摄影、 摄像工作
工作时间百分比: 10%
工作
任务
起草、 报批公司年度宣传及费用计划
频次: 不定期
协助主管领导做好公司形象策划、 摄影、 摄像工作, 样本制作、 对外广告宣传、 公司指示牌等, 负责宣传品及器材的维护管理
频次: 不定期
职
责
五
职责表述: 负责公司各部门话机的报装、 移机、 撤机更改帐号、 及信件的邮寄工作
工作时间百分比: 10%
工作
任务
根据公司各部门需要到邮电部门办理所需电话的报装、 移机、 撤机、 过户、 更改帐号、 信件的邮寄等工作事宜。
频次: 日常
职责六
职责表述: 领导交办的其它工作
工作时间百分比: 5%
权力:
对各部门有关资料的索取权
公司文稿撰写权
相关部门对外联络权
相关协会学会工作管理权
权限内费用使用权
相关工作建议权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
集团公司办公室、 各相关政府部门
任职资格:
教育水平
大专及以上学历
专业
文秘专业、 及相关专业
培训经历
摄影、 摄相、 企划等培训
经验
2年以上秘书相关工作经验
知识
具备相应的行政管理知识、 和摄影等相关知识
技能技巧
一般使用办公自动化设备和办公软件; 一定的办事能力; 具备一定的写作能力、 表示能力
其它:
使用工具设备
计算机、 传真机、 打印机、 Internet/Intranet网络、 文件柜及一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间、 偶然加班
所需记录文档
会议计划安排、 会议通知、 资质统计和年审记录、 协会名录、 餐费统计、 油票发放记录、 影、 相资料、 广告资料等
备注: