档案管理及归档制度.docx

档案管理及归档制度
一、归档文件、材料范围
凡是反映公司工作活动，具有考查利用价值的文件材料均属归档范围。
（一）上级部门的文件、材料。
1. 公司召开的需要贯彻执行的会议的主要文件、材料。
2. 公司、各部门颂发的属于公司的主管业务并要执行的文件，以及普发的文件，非公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。
3. 公司领导视察、检查本省工作时的重要指示、讲话、题词、照片、录音、录像等。
4. 公司转发公司的文件。
（二）本部门文件、材料
1. 公司召开的会议以及以公司名义召开的工作会、电话会会议形成的材料。
2. 公司、发布的（包括转发及与其他部门联合颁发）正式文件和无字号文件。
3. 公司检查各部门工作或调查研究形成的重要材料。
4. 总经理的重要批示，各处室交来的办理结果单和领导出外开会带回的需本部门处理的未经文书处理登记的文件材料。
5. 公司（包括上报下批）干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、工人名册、报表、治安保卫以及职工录用、转正、定级、调资、退职、离休、抚恤、死亡及奖惩等有关文件材料。
6. 公司办理内容重要的来信来访材料和领导批示、处理记录、摘要、调查处理报告等材料。
7. 公司人事工作形成的归档材料。
8. 公司形成的财务报表、凭证、帐簿、年度计划等材料。
9. 本部门的历史沿革、重要活动事件的剪报、声像、荣誉、奖励证书、凭证、实物和照片、录音、录像等资料。
10. 公司工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。
11. 本部门办理的干部、工人的转移工资、工会组织介绍信及存根。
二、不归档的文件材料范围
（一）上级部门的文件材料
1. 公司任免驻公司外工作人员、普发供参阅不办理的文件、材料。
2. 公司发来的供参阅的抄件和征求意见未定稿的文件材料。
（二）本公司的文件材料
1. 重份文件。
2. 无参考利用价值的事务性、临时性公文。
3. 未经会议讨论或未经领导审阅、签发的未生效文件、电报、草稿和一般性文件的历次修改稿。
4. 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
5. 无特殊保存价值的信件，属一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建议的来信。
6. 公司各处、室互相抄送的文件材料、不应履行公文的行文、介绍信等。
（三）同级部门和非隶属部门的文件材料
1. 参加部门召开的会议，不需贯彻执行和无参考价值的文件材料。
2. 、抄送公司、不需要办理的文件材料。
（四）下级部门的文件材料
1. 各地送来的参阅文件、简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料。
2. 越级抄送的，一般不需要办理的文件材料。
3. 各地抄报公司备案的一般性文件材料。
三、文件的查阅
（一）外单位人员查阅团级文件，须持团级单位介绍信到档案科查阅。
（二）各级绝密文件一般不扩大阅读范围，如因特殊情况非阅读不可的，需持单位介绍信，按其发放范围由主管人员批准。
（三）公司部门各处室查阅文件，按其主管业务范围由档案科提供。
四、案卷的查阅
（一）对于案卷的查阅应从严控制，一般副本和资料能满足的就不动用案卷。
（二）查阅案卷一般只限于本部门领导和参与起草文件的有关人员；外单位确需查阅的，须持地级单位介绍信，注明查阅目的、范围、内容、方法，由、团员二人，在档案室共同查阅，不得带出档案室。
（三）爱护档案材料，查阅案卷时，不得污损、涂改、圈点、拆卷、抽页，不准摘抄或向外泄露查阅范围以外的内容。
五、会议文件的查阅
（一）查阅公司召开有关会议文件、材料，需持单位介绍信，绝密的经主管人员批准，机密的经主管人员批准。
（二）查阅小范围会议（包括公司日常会议）文件，持单位介绍信，绝密的需经主管人员批准。
六、资料的查阅
查一般内部的、秘密的资料，持单位介绍信到档案科查阅。
七、关于文件、资料的借阅
（一）绝密文件、资料一般不外借，只限在档案内阅读。确因工作需要非借不可的，经主管人员批准，时限不超过五天。
（二）借阅的文件、资料都得履行作出登记手续，按时退还。
（三）如摘抄可以解决问题的，尽量减少外借，以减少文件资料的磨损。