关于对如何规范和落实计划办管理办法的建议.docx

关于对如何规范和落实计划办管理办法的建议
据了解，近期这段时间，计划办在管理上出现了一些问题，各岗位工作之间的联系有所脱节，员工整体士气低落，开单的出错率也比较高，这就直接影响了生产进度和效益。为此，我依据全面质量管理方法，针对计划办的现实情况，就如何改进、落实和降低出错率等管理方面谈谈我个人肤浅的体会和建议。
首先，从电话接单说起。电话接单必须在做记录的同时要作好录音，且当面就要与客户核对记录。事后再私下对照录音与所记录的数据信息是否一致，如发现订单资料有存在差错、不完整或你认为还有存在其他方面的疑问，必须及时主动联系客户，与客户再次确认，必须保证每个客户所提供的每张订单都必须是正确的、完整的。若遇到难以解决的问题，必须及时向组长汇报详细情况，并作必要请示。（这是自检）
第二，电脑输单时要先检查核对原始记录的订单是否正确完整，要看清传真单和原始记录单，重新听相关录音，如有不明白之处，要主动向客户请教（若是传真严重不清楚，要让客户重新传真）。在和客户通话过程必须同时录音，以方以后再查证。最后再输入电脑开单。（这是复检）
第三，同种岗位的员工，两人间要经常作好相互监督、检查工作。（这是互检）
第四，印刷唛头要与客户校对清楚，不管是传真过来的还是用QQ发过来的图片，都必须再次和客户沟通确认，明确唛头各部分的颜色、大小、位置以及其他需要弄清楚的地方，同时作好录音，以便以后查证，然后把已经确认无误的印刷唛头整理归档保存。在保证完全无误之后，才能把印刷内容交付成品车间生产。
第五，特殊箱型或客户有特别提出的地方，要做好突出、醒目的标志，方便生产部门正确及时地安排落实生产任务。
第六，组长对所有订单、流程单以及印刷资料（包括原始记录、原始传真和原始录音），在交付生产之前，都必须进行全面核对、再次审核工作，保证所有订单资料正确无误。发现问题，得重新联系相关客户，取得再次确认（客户确认时必须录音），同时向主任汇报情况。（这是总检）
第七，有多种印刷要求的，特别是唛头局部小变动，而总数量又较大的，（如多种颜色变动、货号变动、毛净重变动，以及其他要求变动的）这些极容易造成混淆的单子，理单员必须一一理清，另做清单，方便成品检验入库和查货出库。
第八，电脑是计划办日常工作的必备工具，若出现障碍，将直接影响这边各个部门的正常工作。所以应该实行落实每台电脑专人专用专管制度。纳入绩效考核，定期检查保养状况，认真做和好相应必要的记录。
第九，主任要懂得把握全局，经常巡视，及时了解各岗位人员的工作状况，适时作出必要的指导和监管各项业务工作，并做好员工各项考核记录，合理安排其他临时性项目，督促本部门员工养成认真仔细的工作习惯和良好的工作热情，熟练掌握科学、规范、合理的操作规程，不断提升自身的业务水平，为公司能更好的迎接未来更为严峻的挑战打下扎实的基础。
第十，计划办主任要有计划定期地为员工做好培训工作。计划办全体员工都必须掌握产品的生产工艺流程，知道各种不同产品在各个工序生产所需要的时间，以及送货的大概时间，这样才能比较准确地答应客户比较准确的交货时间，保证能在答应的时间内及时到货，避免盲目答应，引起客户反感。另再针对各岗位特点，分别进行有针对性培训，如：接单员要知道的纸板的强度，直楞、倒楞对纸箱的强度会产生什么样的影响；要知道纸箱盖子之间有缝隙是什么原因，怎样避免；要知道钉针箱和粘胶箱哪种强度大；要知道每单位平方的箱子里可以装多重东西，箱子上可以叠多重东西… … 这样，就可以让客户知道“你这箱子的纸板不能做五层，最好改做七层”、“夹心要用几克的”、“余量要改加多少”等等的原因。为客户献技献策，帮助客户减少不必要的麻烦和开支，提升我公司的知名度，增加客户的满意度和信任度，让客户乐意与我公司多合作。
此资料由网络收集而来，如有侵权请告知上传者立即删除。资料共分享，我们负责传递知识。