湖北病险水库除险加固工程档案验收管理办法.doc

关于印发《湖北省病险水库除险加固工程
档案验收管理办法》的通知

各市、州、直管市、神农架林区水利（水电、水务）局，厅直有关单位：
现将《湖北省病险水库除险加固工程档案验收管理办法》印发给你们，请结合各自实际，认真贯彻执行。

二〇一〇年五月二十八日

湖北省病险水库除险加固工程
档案验收管理办法

第一章 总 则

第一条 根据水利部《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》（水办〔2005〕480号）、《关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办〔2008〕366号）和国家档案局、国家发改委联合印发的《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）等政策规定，按照统一领导、分级管理、各负其责的原则，为做好全省病险水库除险加固工程档案管理和验收工作，确保工程档案完整、准确、系统和安全，制定本办法。
第二条 病险水库除险加固工程档案是指在工程前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本办法适用于大中型病险水库除险加固工程，小型病险水库除险加固工程可参照执行。

第二章 档案管理

第四条 工程档案是水库除险加固工程建设与管理工作的重要组成部分。项目法人对档案管理工作负总责，应将档案管理工作纳入建设管理程序，与项目建设同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。
第五条 项目法人须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并对勘察设计、监理、施工等参建单位的归档工作进行监督、检查和指导，按要求制订档案管理规章制度，配备必要的档案库房、装具和设备。大中型水库可按档案信息化建设要求配备档案管理软件，开展档案数字化工作，建立数据库，实现档案现代化管理。
第六条 设计、监理、施工等参建单位的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，应加强有关文件材料的形成和积累，按要求将应归档文件材料及时收集、整理、归档并移交项目法人。

第三章 整编归档与移交

第七条 整编。项目法人和设计、监理、施工等参建单位按照《湖北省病险水库除险加固工程档案分类方案归档范围和保管期限表》（见附件1），负责对工程建设和管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料进行收集、分类、编号等整编工作。
案卷分类。水库除险加固工程档案根据文件材料的形成规律，分为六大类，即A综合类，B建设管理类，C设计类，D施工类，E监理类，F财务管理类，其中D、E类按单位工程分类组卷。
案卷编号。病险水库除险加固工程档案案卷编号采用代字和代号混合编制。如：××·A·1—3，其中××表示本单位现有工程档案代号，A表示综合类，1代表工程前期，3代表案卷顺序号。
第八条 文件材料的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）。所有归档文件材料的内容及形式均应满足档案整理规范要求，即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备。图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3—1989）统一折叠。
第九条 工程建设声像档案和电子档案是纸质载体档案的必要补充。各参建单位应指定专人负责照片、录音、录像等声像材料和电子文件的收集、整理、归档工作。工程建设重要阶段、重大事件及事故必须要有完整的声像材料归档。归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。电子文件的整理参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第十条 竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人负责组织编制项目总平面图和综合管线竣工图，施工单位以单位工程为单位编制竣工图。竣工图由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（见附件3-1）并严格履行签字手续，每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。
（一）按施工图施工没有变动的，就在施工图上加盖并签署竣工图章；
（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；
（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，在说明栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”（见附件3—2）。
第十一条 监理单位负责对施工单位提交的归档材料进行审核、确认，并按标段(合同)编写档案资料质量审核意见。
（一）监理单位在审核施工单位提供的档案资料时，应对资料所反映的各工序、各阶段（包括材料、设备、构件等）完成的工程数量、质量、投资等数据进行核查；对施工管理工作报告、竣工图纸、工程质量缺陷、安全事故及单元、分部和单位工程质量评定等档案资料，须按完整、准确、系统的要求进行认真审查。
（二）对质量检测资料的审核，要求各试验阶段的评价资料齐全、完整、真实，不得修改、伪造和事后做。特别是施工单位提供的单元工程档案资料需按《水利水电建设工程验收规程》规定的格式填报审核，并履行必要的签字手续。
（三）对竣工图的审核，要如实反映地上、地下建筑物的详细变化、真实可靠。
（四）对于永久征地、移民补偿、环境保护执行情况等材料的审核应真实可靠，并附相关图表。
第十二条 归档。归档时间由项目法人根据实际情况确定，可在单位工程完工或主体工程完工后，参建单位将整理好的档案提交项目法人归档。档案的归档份数应满足：项目法人与运行管理单位各保存1套完整的工程档案（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；涉及多个运行管理单位时，各运行管理单位只保存与其管理范围有关的工程档案。大型水库及厅直属管理水库除险加固工程，应向省水利厅移交部分档案1套（包括竣工验收文件材料、竣工图、工程建设大事记、重大设计变更及审批文件和反映工程建设的声像材料）。
第十三条 移交。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在竣工验收后三个月内完成。档案移交时，须填写工程档案交接单（见附件4），交接双方应认真核对目录与实物，严格履行交接手续。

第四章 档案验收

第十四条 大中型病险水库除险加固工程档案验收，与竣工技术预验收或主体工程完工验收同步进行。在竣工技术预验收组或主体工程完工验收委员会中成立档案专项验收小组，对工程档案进行验收。工程竣工验收时应有档案人员作为验收委员参加。
凡档案内容与质量达不到要求的病险水库除险加固工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的工程，不得进行或通过工程竣工验收。
第十五条 工程档案依据《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办〔2008〕366号）组织进行验收，并依据《水利工程建设项目档案验收评分标准》（简称《评分标准》，水办〔2008〕366号的附件2）对档案管理及档案质量进行量化赋分，满分为100分。验收结果分为3个等级：总分达到或超过90分的，为优良；达到70—89.9分的，为合格；达不到70分或“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到60分的，均为不合格。
第十六条 档案自检及验收申请。项目法人在监理单位对工程档案进行审核并提交档案监理审核报告后，应组织所有参建单位按《评分标准》的各项要求对工程档案进行自检。自检时，应重点检查工程档案资料的内容是否达到完整、准确、系统的要求，案卷质量是否符合规范要求。
档案监理审核报告的主要内容：监理单位履行档案审核责任的组织情况，对监理和施工单位提交的项目档案审核、把关情况，审核档案的范围、数量，审核中发现的主要问题与整改情况，对档案内容与整理质量的综合评价，目前仍存在的问题，审核结果等内容。
档案自检报告的主要内容：工程概况，工程档案管理情况，文件材料收集、整理、归档与保管情况，竣工图编制与整理情况，档案自检工作的组织情况，对自检或以往阶段验收发现问题的整改情况，按《评分标准》自检得分与扣分情况，目前仍存在的问题，对工程档案完整、准确、系统性的自我评价等。
自检合格后，按照分级管理原则，项目法人向组织档案专项验收的单位，报送档案验收申请及自检报告、自检表、档案监理审核报告。
第十七条 档案验收组织及验收程序。
（一）验收组织。
对省水利厅主持验收的大型及中型病险水库除险加固工程，省水利厅档案部门负责组织大型水库及部分中型水库档案专项验收，其他中型水库将委托相关市（州）水利（水电、水务）局档案部门组织验收；市、县水利（水电、水务）局档案部门按照分级管理的原则，组织有关中、小型水库除险加固工程的档案专项验收。
由省水利厅组织的档案专项验收小组成员包括：厅档案部门、省档案局、长江委档案馆、市（州）水利（水电、水务）局档案部门的代表及有关水利专家组成。
由市（州）水利（水电、水务）局组织档案专项验收，或省委托组织档案专项验收的，验收小组成员包括：市（州）水利（水电、水务）局档案部门，市县（区）档案局、水利（水电、水务）局档案部门的代表及有关水利专家组成。
档案专项验收组织单位应严格按照验收程序，严把档案质量关，确保档案符合完整、准确、系统的要求。省厅委托市（州）水利（水电、水务）局组织的水库除险加固工程档案专项验收，实行“谁验收，谁负责”，被委托单位需将档案专项验收意见报省水利厅备案。
（二）验收程序。
1．档案验收小组作为竣工技术预验收成员，一并与其他验收小组在现场检查工程建设情况，听取项目法人、设计、监理、施工等单位工作报告；
2．档案验收小组组长宣布验收小组组成人员名单；
3．项目法人汇报档案自检情况；
4．监理单位汇报档案审核报告；
5．按比例抽查档案案卷质量，查看档案资料的完整性、准确性和系统性；
6．档案专项验收小组结合检查情况按《评分标准》逐项赋分，并进行综合评议、讨论，形成档案专项验收意见；
7．验收小组与项目法人交换意见，通报验收情况；
8．将档案专项验收意见提交工程竣工预验收会讨论，纳入竣工技术预验收工作报告及竣工验收鉴定书初稿。
（三）档案专项验收意见的内容：
1．前言（验收会议的依据、时间、地点及验收组组成情况，工程概况，验收工作的步骤、方法与内容简述）；
2．档案工作基本情况：工程档案工作管理体制与管理状况；
3．文件材料的收集、整理质量，竣工图的编制质量与整理情况，已归档文件材料的种类与数量；
4．工程档案的完整、准确、系统性评价；
5．存在的问题及整改要求；
6．得分情况及验收结论；
7．附件：档案验收小组成员签字表。
第十八条 对档案专项验收意见中提出的问题和整改要求，项目法人应在工程竣工验收前，完成相关整改工作。未通过档案验收的，项目法人应在完成整改工作后，重新申请验收。

第五章 附 则

第十九条 本办法由省水利厅办公室负责解释，自发文之日起施行。

附件：1．湖北省大中型病险水库除险加固工程档案分类方案归档范围和保管期限表
2．案卷目录、卷内目录及备考表、档号章格式
3．竣工图章及竣工图确认章格式
4．工程档案交接单
附件1

湖北省大中型病险水库除险加固工程
档案分类方案归档范围和保管期限表

序号
归 档 文 件
保管期限
备注
项目法人
运行管理单位
厅档案馆
A类 综合类
1
指导性文件、咨询意见
永久
永久

2
工程建设前期工作文件材料
2.1
勘测设计任务书、报批文件及审批文件
永久
永久

2.2
规划报告书、项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件
永久
永久

2.3
可行性研究报告书、附件、报批文件及审批文件
永久
永久

2.4
评估报告
永久
永久

2.5
各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件
永久
永久

2.6
各阶段的鉴定、实验等专题报告
永久
永久

3
招投标文件
3.1
招标文件、修改文件、招标补遗及答疑文件
永久
永久

3.2
投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
永久

3.3
开标、评标会议文件及中标通知书
永久
永久

4
协议、合同
4.1
有关工程建设管理及移民工作的各种合同、协议书
长期
长期

4.2
合同谈判记录、纪要
长期
长期

4.3
合同变更文件
长期
长期

5
其他（计划、总结等及其他来往文件）
长期
长期

B类 建设管理类
1
建设管理综合材料
1.1
工程建设管理有关规章制度、办法
永久
永久

1.2
开工报告及审批文件
永久
永久

1.3
重要协调会议与有关专业会议的文件、记录、纪要
永久
永久

1.4
工程建设大事记
永久
永久
永久

1.5
有关工程建设计划、实施计划和调整计划
永久

1.6
关于质量、安全生产事故处理文件材料
长期
长期

1.7
工程观测、监测资料分析
永久

1.8
工程建设不同阶段产生的有关工程启用、移交的各种文件材料
永久

1.9
项目法人在工程建设管理方面与有关单位的重要来往文件、工程建设计划、调整计划
永久

1.10
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书
永久

1.11
重大事故、事件声像材料
长期

2
移民征地材料
2.1
移民征地申请、批准文件及红线图、行政区域图
永久

2.2
移民拆迁规划、安置、补偿及实施方案和相关的批准文件
永久

2.3
工程建设管理涉及到的有关法律事务往来文件
长期
长期

3
阶段验收资料
永久
永久

4
竣工验收资料
4.1
工程验收申请报告及批复
永久
永久
永久

4.2
工程建设管理工作报告
永久
永久
永久

4.3
工程设计总结（设计工作报告）
永久
永久
永久

4.4
工程施工总结（施工管理工作报告）
永久
永久
永久

4.5
工程监理工作报告
永久
永久
永久

4.6
工程运行管理工作报告
永久
永久
永久

4.7
工程质量监督工作报告（含工程质量检测报告）
永久
永久
永久

4.8
工程建设声像材料
永久
永久
永久

4.9
工程审计文件材料、决算报告
永久
永久
永久

4.10
环境保护、水土保持、消防、人防、档案等专项验收请示、批复、意见
永久
永久
永久

4.11
工程竣工验收鉴定书及验收委员签字表
永久
永久
永久

4.12
竣工验收会议其他重要文件材料及记录验收会议主要情况的声像材料
永久
永久
永久

5
其他（包括工程投入运行情况及维修所产生的文件）
长期
长期

C类 设计类
1
设计基础材料
1.1
工程地质、水文地质、地质图
永久

1.2
勘察设计、勘察报告、勘察记录、化检、试验报告
永久

1.3
重要岩、土样及有关说明
永久

1.4
地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久

2
设计文件
2.1
初步设计、实施方案设计材料
永久

2.2
技术设计材料
永久

2.3
施工图设计（含设计变更）、技术说明
永久

2.4
设计变更及审批文件
永久
永久
永久

2.5
设计计算书
长期

2.6
关键技术试验材料
永久

2.7
设计评价、鉴定及审查批复文件
永久

2.8
技术秘密材料、专利文件
永久

3
其他（往来文、函、传真等）
长期

D类 施工类（按单位工程或标段分别组卷）
1
施工综合文件材料
1.1
工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期

1.2
施工计划、技术、工艺、安全措施等施工组织设计报批及审核文件
长期
长期

1.3
施工技术总结
长期
长期

1.4
竣工图
永久
永久
永久

1.5
施工大事记
长期
长期

1.6
施工记录及施工日记、月报

长期

1.7
工程质量检查自评材料
永久
永久

2
施工资料
2.1
建筑原材料出厂证明、质量检验评定资料、复验单及试验报告
长期
长期

2.2
设备材料、零部件的出厂证明（合格证）、材料代用核定审批手续、技术核定单

长期

2.3
施工测量放线、测量成果报验及有关材料
永久

2.4
设计变更通知、工程更改洽商单等
永久
永久
永久

2.5
地质勘探和土（岩）试验报告
永久
长期

2.6
基础处理、基础工程施工、桩基工程、地基验槽记录
永久
永久

2.7
设备及管线焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录
永久
长期

2.8
工程或设备与设施强度、密闭性试验记录、报告
长期
长期

2.9
隐蔽工程验收记录
永久
长期

2.10
记载工程或设备变化状态的各种监测记录
永久
长期

2.11
各类设备、电气、仪表的施工安装记录，质量检查、检验、评定材料（含安装手册、使用说明书等）
长期
长期

2.12
设备、设施的试运行、调试、测试、试验记录与报告
长期
长期

2.13
设备与管线施工中间交工验收记录及相关材料
永久
长期

2.14
材料、设备明细表及检验、交接记录
长期
长期

2.15
电器装置操作、联动实验记录
短期
长期

2.16
管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录、报告
长期
长期

2.17
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
长期

2.18
绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录
永久
长期

2.19
事故及缺陷处理报告等相关材料
长期
长期

3
各阶段检查、验收报告和结论及相关文件材料
永久
永久
永久

4
施工预、决算材料
长期

5
反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件的声像材料
长期
长期
永久

E类 监理类
1
监理综合文件材料
1.1
监理合同协议、监理大纲，监理规划、细则、采购方案、监造计划及批复文件
长期

1.2
监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往信函
长期

1.3
进场通知，开工报审的批复文件
长期

1.4
会议纪要
长期

1.5
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录
长期

1.6
监理工程师通知单、工作联系单
长期

2
设备审核材料
2.1
设施采购市场调查、考察报告
长期

2.2
设施制造的检验计划和检验要求、记录及试验、分包单位资格报审表
长期

2.3
原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告
长期

2.4
设备监理检查、复检、实验记录、报告等材料
长期

2.5
设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件
长期

2.6
设备采购、监造工作总结及其他有关的重要来往文件
长期

2.7
有关设备质量事故处理及索赔文件
长期

2.8
主要材料及工程投资计划、完成报表
长期

3
工程进度控制材料

3.1
施工进度、延长工期、索赔及付款报审材料
长期

3.2
开（停、复、返）工令、许可证等

3.3
工程进度计划实施的分析、统计文件
长期

3.4
各项控制、测量成果及复核文件
长期

4
工程质量检测材料

4.1
质量检测、抽查、巡视记录
长期

4.2
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故等报告
长期

4.3
单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估
长期

5
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
长期

6
监理工作声像材料
长期

F类 财务管理类
1
财务、器材管理文件材料

1.1
财务计划、投资、执行及统计文件
长期

1.2
工程概算、预算、决算、审计文件及标底、合同价等说明材料
永久

2
主要器材、消耗材料的清单和使用情况记录
长期

3
交付使用的资产清册
永久

附件2

案卷目录、卷内目录及备考表、档号章格式
案 卷 目 录
序号
档 号
案 卷 题 名
总页数
保管期限
备注

A.综合类

×וA•1-1

×וA•1-2

图2-1案卷目录式样

111111
附件3

竣工图章及竣工图确认章格式
（XX工程）竣工图
编制单位

编制人
技术负责人
编制日期

监理单位
审核人
日期

图3—1 竣工图章 （比例1：1，单位mm）

监理单位

审核人

审核日期

图3—2 竣工图确认章 （比例1：1，单位mm）
注：竣工图章中（××工程）应在图章制作时，直接刻上工程项目的全称；竣工图章与确认章中的编制单位与监理单位均可在图章制作时，直接刻上。

80
附件4

（×××）工程
档 案 交 接 单

本单附有目录 张，包含工程档案资料 卷。
（其中永久 卷，长期 卷，短期 卷；在永久卷中包含竣工图 张）。

归档或移交单位（签章）：
经手人： 年 月 日

接收单位（签章）：
经手人： 年 月 日

主题词：水库 加固 档案 验收 办法 通知
抄送：水利部办公厅、湖北省档案局、长江委档案馆。

湖北省水利厅办公室 2010年5月31日印发