医院档案数字化过程中质量控制策略分析_杜青.pdf

1042023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS医院档案数字化过程中质量控制策略分析杜青（山东省临沂市中医医院，山东 临沂 276000）摘要：随着我国计算机技术和信息技术的普及，医院档案管理方式也发生了巨大变化，档案数字化过程中的质量控制成为重点内容。本文通过分析数字化管理的重要意义，阐述医院档案数字化管理过程中存在的问题，提出加强医院档案数字化过程中质量控制的具体措施，为医院档案数字化建设工作人员提供参考依据。关键词：医院档案；档案数字化；质量控制在计算机技术和信息技术的普及下，医院档案管理正逐渐朝着数字化方向发展，档案数字化管理内容也朝着为医疗服务提供帮助的方向转变。在医院档案数字化管理的过程中，还应该完善医院档案信息管理系统，促进医院档案管理部门和其他部门之间的数据共享，有效实现医院档案资料的利用，并对医院档案资料的质量进行有效控制。在这样的背景下，才能够保证医院档案资料的安全性和完整性，保证医院档案资料的查询和应用价值。一、医院档案数字化管理的重要意义（一）医院档案数字化管理的必要性首先，我国现阶段各行业在发展过程中信息需求急剧增加，传统的档案管理模式已经不能适应现代化医院档案数字化管理的实际需要，造成医院档案数字化管理工作出现的问题越来越多。其次，在医院进行档案数字化管理改革的过程中，应该与信息技术和办公自动化进行有效结合，并充分借鉴信息技术的应用经验。再次，医院每天都会产生海量的数据和信息，这就使得档案管理数量增加，如果档案管理人员采用传统的档案管理模式，无法适应档案的大负荷管理工作，且传统的纸质档案管理工作还存在着受潮、遗失、损毁等一系列风险。最后，在医院记录档案信息的过程中，多样化的载体模式对传统的档案管理方式有所冲击，要想满足现代化医院档案管理的要求，并实现医院档案管理的数字化，就应该加强医院档案质量控制水平和开发力度，满足医院档案数字化建设的更高需求。（二）医院档案数字化管理的优势医院档案数字化管理的优势非常多，在医院档案数字化实际操作的过程中，工作人员只要将相关信息输入到计算中，就能够精准查询到自身所需要的内容，并提高医院档案数字化的管理效率和质量控制，保证档案数字化检索工作的精确程度。并且，医院原始档案不需要使用者直接接触，更有利于医院档案的长期保存，提高了医院档案资料数字化的编制和整理，保证医院档案数字化管理工作的效率和精确程度提升，有效降低医院档案管理人员的工作压力。同时，医院档案数字化建设工作还可以为医疗人员提供医患信息，保证医院医疗工作的服务和质量。此外，医院档案数字化还可以与医院的医疗知识库相结合，最大程度降低医院的医疗失误。在医院档案数字化质量控制过程中，对医院档案的工作流程进行优化，有效降低档案检索的工作量。二、医院档案数字化过程中存在的问题（一）缺乏先进的数字化管理理念医院档案数字化的本质，就是现代化社会信息技术发展过程中，用户对医院服务质量和要求日益提高的产物。医院档案数字化管理的主要目的就是为用户提供服务质量更高、更加安全、便利、高效的档案数字化管理服务。在数字化背景下，医院档案除了载体发生改变之外，医院档案数字化还应该立足于传统的医院档案信息管理质量，并充分结合我国现阶段网络通信技术和数字化数据管理系统，真正实现对医院档案信息资料的管理，并提高医院档案的利用。然而，如果医院档案管理人员对档案数字化建设和管理工作缺乏科学的认识，而仅仅将档案数字化看成管理模式和载体上的转变，就不能将信息技术作为前提条件。深入了解和认识医院档案数字化建设的相关变化，造成医院档案数字化建设工作成为载体和储存工具的转变，医院档案管理人员就无法基于信息技术的基础上，推动医院档案数字化建设工作的进行，导致医院档案数字化建设1052023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛工作不能有效实现对档案资料和信息的利用，直接影响了医院档案数字化过程中的质量管理和控制。（二）缺乏档案安全意识对于医院来说，传统的档案管理工作基本由线下人力资源完成，并且，医院档案管理工作中的档案收集、整理、录入、查询、调档以及利用等环节，主要是对于医院的实体档案来说的。所以，医院档案管理人员应积极承担自身工作职能，减少档案管理工作失误，保证档案资料和信息的安全性。医院纸质档案的数字化建设工作在转换储存、日常管理以及调档查询的过程中，都需要在网络信息技术环境中进行。如果医院档案管理人员缺乏网络安全意识和安全防护措施，就会为不法分子窃取医院档案数字化信息提供可乘之机，直接造成医院出现档案资料的安全风险。（三）欠缺医院档案数字化质量控制制度建立健全医院档案数字化过程中质量控制工作的法律法规和相关标准，是医院档案数字化质量控制的前提条件。虽然医院上级单位和指导部门会定期下发医院档案数字化管理工作的相关文件，并提供一定的参考内容，但参考文件的内容比较宽泛，缺少医院档案数字化管理过程中质量控制的针对性。首先，医院在档案数字化管理过程中缺乏可实施的标准和规范，这就使得医院档案数字化过程中各个环节的操作性有不同需求，给医院后期的档案数字化管理工作中的档案整理、查询以及利用造成了一定的安全风险。其次，一些医院的档案数字化管理工作的起步比较晚，没有前期档案数字化管理经验可以借鉴，不能有效部署和规划医院档案数字化管理工作的数据安全。可以说，如果医院档案的数据库缺乏必要的安全技术保障，就会直接造成医院档案数据出现安全隐患。（四）医院档案管理人员专业性不高医院档案数字化建设工作不仅要求档案管理人员具备档案整理、鉴定以及著录等扎实的工作技能，还应该掌握信息技术、计算机操作以及互联网技术等，这就对医院档案管理人员的专业性和综合素质提出了更高的要求。但对于我国档案数字化建设工作来说，因为医院中档案管理人员的平均年龄比较大，再加上档案管理工作比较繁琐，这就导致档案管理人员对于现代化的互联网技术以及信息技术缺乏全面的了解和认知。与此同时，虽然一些医院档案管理人员具有比较丰富的档案管理工作经验，但因为这些工作经验是根据传统档案管理工作模式得出来的，不能与现代化医院档案数字化建设工作实现有效衔接。（五）医院档案基础条件转差医院档案数字化是立足于互联网技术、信息技术和网络数据库管理技术，对档案管理工作进行完善的形式，这就对于医院档案数字化建设提出了较高的要求。不论是医院的工作人员、技术设备，还是医院的经费预算、费用划分等因素，都会对医院档案数字化建设工作产生直接影响。目前，我国对医院档案数字化管理的经费和相关基础设施建设投入不足，对医院档案数字化建设进程产生了严重影响。根据 2021 年全民健康信息化调查报告区域卫生信息化与医院信息化显示，很多医院在档案数字化建设过程中投入的资金不足 6%，甚至有些医院投入的资金不足 1%。调查研究发现，医院对档案数字化建设过程中资金投入是否充足，将直接影响到医院档案数字化建设的基础条件。例如：现阶段档案数字化建设工作的主要内容就是建立档案信息化数据库，因为档案数字化建设工作涉及的内容比较多，且工作量比较大，这就使得医院档案管理人员可以有效利用不同功能的档案数字化工具（高拍仪、扫描仪等），有效降低医院档案数字化的工作强度，加强医院档案数字化建设过程中的工作效率和质量控制。此外，因为部分医院在档案数字化建设过程中资金投入不足，使得医院档案管理人员没有采购档案管理专业设备，只能人工输入完成数字化管理工作，对医院档案数字化建设过程中的整体质量产生了不利影响。三、医院档案数字化过程中的质量控制策略（一）学习先进的医院档案数字化管理理念要想推动医院档案数字化建设进程，就要保证医院档案数字化的效率和质量，从思想上认识和提升医院档案数字化管理工作。医院档 案管理人员应该全面了解和认识到档案数字化目的和先进信息技术的关系，从思想上提高对医院档案数字化建设的认可程度。第一，医院领导和管理人员应该及时更新医院自身的档案管理理念，明确档案数字化对医院经营发展的重要意义，并将档案数字化作为医院内部经营管理和创新改革的重要目标。在医院档案数字化建设的过程中，医院领导和管理人员还应该明确各部门的工作职能以及具体任务，为医院档案数字化建设提供良好氛围。第二，医院领导和管理人员还应该加强对档案数字化建设的资金以及技术投入。在医院进行年度计划的工作中，应该为档案1062023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS数字化建设和质量控制工作提供更多的资金和经费支持。与此同时，还应该积极组织技术人员开发医院档案数字化信息资源库和管理系统，为医院档案数字化建设工作提供更多的专项资金。（二）强化医院档案管理人员的安全意识和防护措施保证医院档案信息安全是数字化建设过程中最关键的内容，为了保证医院档案数字化管理质量，最重要的就是提高医院档案管理人员的信息安全意识，并提高医院档案安全网络防护措施建设。第一，医院应该定期举办培训活动，加强档案数字化工作人员的安全意识，使其清楚认识到档案管理工作的重要性以及影响档案数字化安全的主要因素。第二，加强对医院档案线上信息安全的保护。通过安全加密以及设置访问权限等措施对医院档案的具体内容进行安全保护，避免医院档案资料内容被犯罪分子利用造成安全隐患。第三，在医院档案信息和数据进行转换的过程中，医院档案数字化管理工作人员还应该提高对档案数字化建设各阶段的登记、记录、整理、完善以及验收工作，推动医院档案数字化过程中质量管理和控制的提升，使医院档案数字化后续工作能够高效开展。（三）建立健全医院档案数字化质量控制的相关制度为了提高医院档案数字化建设效率，并对其质量进行有效控制，医院领导和管理人员应该建立健全医院档案数字化质量控制的相关制度。国家档案管理相关部门已经出台了纸质档案数字化技术规范等一系列政策，这些政策要求医院在进行档案数字化建设的过程中，应该规范文档扫描清晰程度和文字密集程度的最低标准。并且，随着信息技术在医院档案数字化建设中的成熟应用，传统的医院档案管理标准和技术参数已经不适合现代化医院档案数字化建设工作。第一，医院应该根据自身档案数字化建设进度和实际的经营发展状况，对档案数字化建设质量控制工作进行调整，并明确医院档案数字化管理工作的各项要求。第二，医院应该建立健全档案数字化过程中各部门的协同机制。因为医院档案数字化信息资源的整理工作涉及到医院中的各个部门，只有通过部门之间的协同机制，才能明确划分各部门和各科室在档案数字化建设过程中的工作职能，加强医院各部门之间的沟通和交流，为医院档案信息化系统中资源的传输、共享以及更新提供重要支持。第三，医院领导和管理人员还应该充分调动档案数字化建设工作的热情和积极性，保证档案数字化管理的相关规范能够全面贯彻和落实。此外，医院还应该建立健全档案数字化建设考核体系，使档案数字化建设能够全面纳入医院档案数字化建设考核体系之中。（四）加强医院档案管理人员的专业水平高质量的医院档案数字化管理人才队伍，是确保医院档案数字化建设质量控制的重要保障。所以，医院应该加强档案数字化管理人才队伍的建设，从多个方面提高档案数字化管理人员的专业水平和综合素养。第一，医院可以通过引进专业的档案数字化技术人员，真正实现医院档案数字化管理人力资源的优化和配置。我国很多医院的档案管理工作人员虽然具有比较丰富的档案工作经验，但在信息技术的应用以及数字化平台的操作方面还存在不足，医院应该通过积极引进专业的档案数字化管理人员改善这一状况。第二，医院应该加强对档案管理人员的教育和培训，提高档案管理人员的服务意识和实践操作水平，使档案管理人员能够更好地衔接传统档案管理和数字化档案管理模式。（五）强化医院档案数字化的基础条件建设为了有效控制医院档案数字化建设的质量，医院领导和管理人员应该将档案数字化建设工作的重点放在相关基础条件的优化和完善中。第一，医院领导和管理人员应该为档案数字化基础设施建设提供充足的资金和技术支持，并采购先进的档案数字化硬件和软件设备。第二，医院应该根据自身实际的发展经营情况，设立档案数字化管理部门，并建立档案数字化管理平台，从而实现对档案数字化资料的分类整理、储存查询以及整合利用等各项基础功能。这种方式不仅能够为医院档案数字化管理人员提供有效的支撑，还能够充分利用档案数字化资源，为医院的经营管理和制定发展战略提供充足的信息支持。参考文献 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