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部门职责调查

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某燃气集团有限公司
部门职责调查
为明确集团总体的目标和任务有效、 全面、 清晰的分解到集团各个职能部门和分子公司, 必须对集团的职能划分进行疏理。因此, ”十一–五”规划联合工作小组在研究现有的制度文件中描述的部门职责说明书的基础, 提出对各个部门实际在运作的工作进行调查, 以避免职责出现缺失、 重叠等问题。请各个部门和分子公司给予协助。
1. 本次调查的范围包括: 总部只能部门、 分子公司总体职责和分子公司部门职责) ;
2. 各个部门和分子公司在填写部门职责说明书( 见下页) 的时, 应按照战略和预算、 营销、 运营、 组织和人力资源、 员工培养等几个方面分别进行描述;
3. 按照当前实际在负责的工作进行描述, 而不是参照公司制度文件规定进行描述。
4. 请在 元月14日之前填写完成, 并请以电子邮件方式汇总到集团总部发展部。

某燃气集团有限公司
部门职责说明书
文件编号

部门名称
总经理办公室
部门编号
( 可不填, 集团统一遍号)
部门岗位编制
18人
直接领导
总经理
平行部门
11个
下属部门
6个业务组
部门定义
为本部门下一个定义, 描述部门在公司中的定位和作用, 主要负责的工作内容
如: 作为公司发展战略和市场推广的常设机构, 负责市场研究、 市场拓展、 企业形象推广等工作
总经理办公室主要负责的工作内容如下:
1.负责集团公司二级机构行政协调工作, 检查、 督促、 落实集团公司的决定、 决议、 计划和领导交二级机构办理的工作等。
2.负责集团公司行政印章、 行政介绍信、 函、 证明的管理, 申请刻制、 注销和监督管理集团公司及各部门的印章。
3.负责集团公司内外文、 电的收发、 登记、 呈批、 批转、 传递、 催办、 清理、 立卷、 归档等文书工作。
4.负责草拟集团公司的各类文稿, 修改、 核对、 核签以集团公司名义上报下发的各类文件。
5.负责集团公司行政会议的会务工作, 并做好会议记录; 负责撰写集团公司大事记。
6.负责集团公司内部的行政、 文秘档案管理及指导下属企业的行政、 文秘档案工作。
7.负责集团公司的信访工作及保密工作。
8.负责集团公司统一对外宣传报导和广告等工作。
9.负责集团公司来访客人的接待、 活动安排以及重大会议、 大型活动的组织工作。
10.负责订购集团公司机关人员因公外出以及因公来访客人的车、 船、 机票。
11.负责做好办公楼的调配工作, 制定集团公司办公用房的租金标准。
12.负责集团公司机关本部员工福利( 含节日加菜费) 、 劳保用品、 办公用品、 低值易耗品、 标志、 标牌和报刊杂志的计划、 采购、 管理以及集团公司机关通讯费用补贴的发放和机要通讯工作。
13.负责安排领导节假日的值班工作。
14.负责办理集团公司员工因公出国、 赴港( 澳) 证件和公务用沙头角通行证、
边境通行证等证件。
15. 参与集团公司各项经营指标和考核办法的制定, 负责审核二级机构经营指标和考核办法的完成情况。
16. 负责集团公司本部工商营业执照、 企业代码证的申办、 变更、 年审和管理
工作。指导、 监督下属公司工商营业执照、 企业代码证的申办、 变更、 年审。
17. 负责集团公司各类合同的审核、 监督、 跟踪和合同专用章的管理工作以及集团公司和二级机构的各类合同的法律咨询及合同纠纷的法律处理工作。负责集团公司常年法律顾问的聘请和管理工作。
18. 负责集团公司规章制度的建立和完善, 指导二级机构的制度化管理工作,
监督、 检查、 考核各项规章制度的执行情况。
19.负责集团公司固定资产的实物帐管理; 负责产权报表和产权变更的呈报工作。
20.负责与国家、 省、 市各种协会、 学会的联络工作。
21.负责集团公司服务管理工作方针、 政策、 制度及办法的调研、 拟订和完善。
22.负责集团公司二级机构服务管理工作的协调、 检查、 督促和调研。
23.负责集团公司优质服务管理委员会和优质服务管理办公室日常工作的组织落实。
24.负责集团公司优质服务季度检查和日常检查的组织实施。
25.负责集团公司社会服务承诺办公室的日常管理, 受理和处理各种业务投诉。
26.拟订和组织实施集团公司信息系统( 包括广域网及互联网) 的发展规划。
27.编制和监督实施集团公司信息系统的相关规范、 技术条例及指引。
28.负责集团公司办公自动化平台的规划、 开发建设和运作。
29.负责对集团公司所有的办公自动化系统设备进行统一计划、 统一调配、 统一管理, 确保资源的高效利用。
30.确保集团公司数据服务中心及后备数据服务中心系统的正常、 高效地不间断运行; 并负责数据服务中心的规划及建设工作, 确保数据服务中心能满足集团公司发展的需要。
31.负责集团公司对外的信息数据交换工作, 对外网站的统一建设及管理工作。
32.负责拟订本部门工作目标、 工作标准、 岗位职责和规章制度。
33.完成集团公司领导交办的其它工作。

具体功能描述
战略管理
计划预算
在具体功能描述中, 将负责的工作一一展开描述; 描述时, 应注意:
– 责任有负责组织、 负责、 参与、 会同……部门一起等;
– 权限有审批、 审定、 拟订、 建议等不同的
– 工作的频度也要表示清楚: 每天、 每周、 每月、 每季、 每年以及具体的时间
1 市场研究
1.1 跟踪全国和区域的宏观经济走势, 跟踪房地产行业发展趋势, 跟踪竞争对手的发展动向, 每年提交《房地产行业研究报告》
1.2 定期调查区域市场房地产开发、 房地产消费的特点及发展趋势, 每季度提交《区域市场房地产市场研究报告》, 提出对公司投资项目的建议
1.3 对公司新投资项目进行预评估, 预测项目在当地市场的反应, 策划市场推广方案
1.4 会同公司销售、 财务等部门, 评估公司已完成的房地产项目的市场反应效果和市场地位, 总结项目在定位规划、 设计、 市场推广、 销售及售后服务等各个环节的成败得失
1.5 定期参加国内各种专业会议, 建立与专业研究机构的良好关系
1.6 负责公司内部研讨会的组织工作
2 战略规划
3 战略执行情况分析

市场营销
4 市场推广
4.1 负责公司新项目的市场推广方案策划, 编制相应的财务预算
4.2 负责与相关媒体的联络和协调工作
1、 负责与相关媒体的联络和协调工作。

运营管理

组织和人力资源管理

员工培养

其它工作
( 事务性工作的描述)
一.秘书业务:
1.负责集团公司二级机构行政协调工作, 检查、 督促、 落实集团公司的决定、 决议、 计划等。
2.负责集团公司行政印章、 行政介绍信、 函、 证明的管理, 监督集团公司及各部门印章的使用。
3.负责集团公司内外文、 电的收发、 登记、 呈批、 批转、 传递、 催办、 清理、 立卷、 归档等文书工作。
4.负责草拟集团公司的各类文稿, 修改、 核对、 核签以集团公司名义上报下发的各类文件。
5.负责集团公司行政会议的会务安排工作, 并做好会议记录和撰写集团公司大事记。
6.负责集团公司内部的行政、 文秘档案管理及指导下属企业的行政、 文秘档案工作。
7.负责集团公司的信访工作及保密工作。
8.协助做好复印机的使用管理工作。
9.负责组织和安排集团公司领导节假日的值班工作。
10.负责集团公司统一对外宣传报导和广告等工作。
11.协助广东省石油协会燃气专业委员会秘书处的日常工作。
12.负责制订本业务工作目标、 工作标准、 业务流程和岗位职责。
13.负责做好领导安排的其它工作。
二.行政业务:
1.负责外来人员及外事活动的安排和接待及重大会议、 大型活动的后勤工作。
2.负责订购集团公司机关人员因公外出以及因公来访人员的车、 船、 机票的工作。
3.负责做好办公楼的调配安排工作, 负责制定集团公司办公用房的租金标准。

4.负责集团公司机关本部员工福利( 含节日加菜费) 、 劳保用品、 办公用品、 低值易耗品、 标志、 标牌和报刊杂志的计划、 采购、 管理以及集团公司机关通信费用补贴的发放和机要通讯工作。
5.负责复印机的使用和管理。
6.负责申请刻制、 注销集团公司及各部门的印章。
7.负责办理集团公司员工因公出国、 赴港( 澳) 证件和公务用沙头角通行证、 边境通行证、 优检证等证件。
8.负责制订本业务工作目标、 工作标准、 业务流程和岗位职责。
9.负责做好领导安排的其它工作。
三.企业管理业务:
1.参与集团公司各项经营指标和考核办法的制定, 审核集团季度奖金的发放。
2. 参与制订集团公司年度重点经营管理工作计划, 并负责跟踪、 督促落实和定期汇总。
3.负责集团公司规章制度的建全和完善, 指导下属公司的制度化管理工作, 监督、 检查、 考核各项规章制度的执行情况。
4.负责集团公司本部工商营业执照、 企业代码证的申办、 变更、 年审和管理工作。指导、 监督下属公司工商营业执照、 企业代码证的申办、 变更、 年审工作。
5.负责集团公司各类合同的审核、 监督、 跟踪和合同专用章的管理工作以及集团公司和二级机构的各类合同的法律咨询及合同纠纷的法律处理工作。
6.负责本部门固定资产的实物管理; 对集团公司本部及属下全资、 控股企业固定资产实物的监督管理。
7.负责办理集团公司国有资产产权登记( 包括集团公司及其全资、 控股企业的资产、 负债、 所有者权益等的占有、 变更、 注销登记等) 和年度检查手续, 负责向集团公司上级主管单位报送相关报表。
8.负责对国家、 省、 市各种协会、 学会的联络工作。
9.协助机关本部办公用品、 低值易耗品等物品的保管和发放。
8.负责总经办的报纸发放工作, 以及总经办内部考勤工作。

10.协助接听客户投诉电话。
11.负责制订本业务工作目标、 工作标准、 业务流程和岗位职责。
12.负责做好领导安排的其它工作。
四.服务承诺业务:
1.负责集团公司社会服务承诺办公室的日常管理, 受理和处理各种业务投诉。
2.负责定期分析、 总结并上报社会服务承诺的落实情况, 提出改进服务的措施。
3. 负责检查二级公司受理和处理服务投诉的渠道是否畅通, 客户是否满意, 对二级公司提出建议和意见。
4. 负责集团公司本部主要工作要求和工作时限的落实情况的检查。
5. 根据集团公司工作自律制度, 负责受理对集团公司本部各部、 室及其员工的投诉, 负责将有关投诉材料、 调查结果和处罚建议报有关领导批准, 以及将处理结果向相关单位或个人通报, 负责为投诉单位和投诉人保密。
6. 负责制订本业务工作目标、 工作标准、 业务流程和岗位职责。
7. 负责做好领导安排的其它工作。
五.服务管理业务:
1.负责集团公司服务管理工作方针、 政策、 制度及办法的调研、 拟订和完善。
2.负责集团公司二级机构服务管理工作的协调、 检查、 督促和调研。
3.负责集团公司优质服务管理委员会和优质服务管理办公室日常工作的组织落实。
4.负责集团公司优质服务季度检查和日常检查的组织实施。
5.负责制订本业务工作目标、 工作标准、 业务流程和岗位职责。
六.办公自动化业务:
1.负责制定和组织实施集团公司信息系统( 包括广域网及互联网) 发展规划。

2.负责编制和监督实施集团公司信息系统管理规范、 技术条例及指引。
3.负责集团公司办公自动化平台的规划、 开发建设和运作维护。
4.负责集团公司办公自动化系统设备的统一计划、 统一调配、 统一管理, 确保资源的高效利用。
5.负责集团公司数据服务中心的规划及建设工作, 确保数据服务中心及后备数据服务中心系统的正常、 高效运行, 确保满足集团公司发展需要。
6.负责集团公司对外信息数据交换工作, 负责集团公司企业网站的建设和管理。
7.负责制订本业务工作目标、 工作标准、 业务流程和岗位职责, 负责本业务相关管理标准、 规章制度的拟订、 修改和解释工作。
8.完成领导交办的其它工作任务。

流程责任
负责流程
1. 战略管理流程
2. 年度经营计划编制和审核流程
3. 年度经营计划执行流程( 负责: 作为该流程的总体负责和协调的)
参与流程
4. 绩效管理流程( 参与: 不作为流程负责人参与该流程)
监督流程
1. 客户服务流程( 监督: 指不参与流程的过程, 但对该流程的执行情况拥有监督权)
1、 对集团公司客户服务执行情况有权监督。
2、 对集团各二级公司合同管理有权监督。
3、 对集团公司本部及各二级公司固定资产实物管理有权监督。
4、 对集团公司各二级公司营业执照、 企业代码证、 产权证的管理有权监督。
平行部门关系
( 描述与平行部门之间的信息沟通、 同一流程中的工作分工重点、 协调关系等方面的内容)
如: 财务部应在每个季度的前5个工作日内, 将各个部门和分子公司的经济性指标完成情况汇总, 并传送给总经理办公司——《总经理办公室的说明书》
1、 集团各职能部门, 各二级公司应在每月5号前将重点经营管理工作进展情况报总经理办公室, 总经理办公室每月7号前将落实情况汇总, 并提交经营班子参考。
2、 计划财务部应在每个月的前5个工作日内, 将各个部门和分子公司的经济性指标完成情况汇总, 并传送给总经理办公司。
3、 计划财务部应在每季后的第一个月的15-20号, 将上季度的考核情况及奖金审核批表送总经理办公室审核。

编制

审核

批准

生效日期