物业单位公司运行程序文件物业入伙管理程序.docx

物业入伙管理程序
1目的
本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和要求，以确保业主（客户）准确而有秩序的入住。
2适用范围
适用于公司所承接管理的住宅楼的入伙手续。
3相关标准要素
GB/T192-ISO924.84.94.10
4相关文件
4.1质量手册第4.8章、4.9章、4.10章
4.2物业的验收程序
4.3业主（客户）维修安装服务
4.4物业装修管理
4.5提供给业主（客户）的文件的控制
4.6物业管理费用收取
5 职责
5.1物业管理部负责入伙管理中的主要事务。
5.2财务部负责向业主（客户）收取管理费押金及水电增容费等。
5.3机电工程部负责入伙管理中必要的维修服务。
5.4消防治安部负责入伙管理中消防设施的验收。
5.5经营部负责制定入伙预交费用标准。

6实施程序
6.1入伙准备工作
物业管理部在入伙前一个月应制定入伙工作计
划，该计划中应明确：
a. 入伙时间；
b. 负责入伙工作的人员及其职责；
c. 入伙手续；
d. 入伙过程中使用的文件和表格。
入伙工作计划应由物业管理部经理批准。
开发商应提前一个月向业主（客户）发出《入伙通知书》，详细说明：
a. 需业主（客户）准备的证明材料；
b. 需业主（客户）填写的表格；
c. 办理入伙手续的程序。
办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示标识，并指定专人负责业主（客户）办理入伙手续时的各类咨询和引导，以便于业主（客户）办理各项手续。
6.2入伙审查登记
管理处应建立入伙登记表，管理处对业主（客户）提交的《入伙通知书》进行查验，确认无误后收取《入伙通知书》，在入伙登记册中注明，并向入伙申请人发放资料，应包括：

a. 《入住说明》；
b. 《住户手册》；
c. 《住户公约》；
d. 《管理协议》；
e. 《预交费用标准》；
f. 《装修须知》；
g. 《住户登记表》；
h. 《装修审批表》；
i. 《验收交接表》。
上述发放的资料应在《入伙登记册》中由业主签收，或由管理人员注明，并按运作程序文件《提供给业主（客户）的文件的控制》进行控制。
在提供给业主（客户）的《入住说明》中应明确由业主（客户）填写并提交的资料，一般包括：
a. 身份证或工作证复印件；
b. 《业主（客户）登记表》；
c. 购/租房合同的正本及复印件；
d. 已签署的《住户公约》、《管理协议》。
管理处对业主（客户）提交的资料进行审核验证，验证内容包括：
a.表格填写是否完整、正确和清晰；
b,公约和管理协议是否已签署;

c・身份证明文件与购/租房合同、及《业主（客户）登记
表》是否一致。
审查通过后，入伙管理员收取购/租房合同复印件、《业主（客户）登记表》、《住户公约》一份、《管理协议》一份，在《入住通知书》注明签收。
6.3预交费用
经营部应根据政策、法规及发展商或业主委员会的规定，制定《入伙预交费用标准》。
经营部在审查并接收业主（客户）提交的文件后，应通知业主（客户）去财务部交纳相关的预交费用。（或由管理处代收缴后转交财务部）。
财务部根据《入伙预交费标准》向业主（客户）收取各项费用，并开立相应票据给业主（客户）。费用项目包括：预交管理费押金、水电增容费等。装修保证金及清运费等由管理处负责核收和控制。
财务部应通知管理处已交纳预交费用业主（客户）的姓名或单位，并由管理处在入伙登记册中注明。
6.4发放钥匙及房屋验收
上述手续完成后，管理处查验入伙登记表及已签署的《管理协议》、及各项收费票据后向业主（客户）发放钥匙，并在《钥匙发放登记表》上登记。同时应和业主（客户）协定验收房屋的时间和方式。

管理处与业主（客户）一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在《验收交接表》上签字确认。
验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门。具体参见运作程序《业主（客户）维修安装服务》。
6.5入伙后的装修管理
物业管理部在提供给业主（客户）的文件中应明确装修管理的要求，具体内容参见运作程序《物业装修管理》。