水利档案管理助力水利事业健康发展的现实路径_郑伟良.pdf

|兰台纵横|2023.2 下兰台内外60摘 要：水利档案管理对于水利档案资源保护和开发利用起着关键性作用，为进一步提升水利档案管理水平，助力水利事业健康发展，有必要围绕水利档案的具体特点，给予水利档案基础设施建设足够重视，转变水利档案管理理念，主动引进现代信息技术，对水利档案管理流程和手段进行优化和完善，为水利档案管理营造良好的内部环境，助力水利事业健康发展。关键词：水利档案；水利事业；存在问题；发展路径水利档案是水利单位在施工和业务工作开展过程中形成的大量具有保存价值和未来开发价值的重要档案信息。但目前部分水利部门对水利档案管理重视程度不足，在水利档案管理过程中思想观念落后，手段单一，技术简单，在一定程度上影响了水利档案信息功能的发挥，不利于水利事业的健康可持续发展，面对这些问题，必须提出有针对性的解决策略，进一步提升水利档案管理水平。1 水利档案管理与水利事业健康发展的关联水利档案包含大量水利资源信息以及在施工过程中形成的有价值的工程记录，对于水利工程健康可持续发展有着重要现实意义。通过对水利档案信息资源开发，能够看到当前我国水利事业发展现状。水利档案与其他档案还存在着明显差异，水利档案拥有时间性、地域性等特征。从我国水利事业发展看，新中国成立之后，国家就非常重视水利事业发展，由于我国地域广阔，地貌特征多样，水利资源分配存在着不均衡问题，因此各地区在水利事业发展过程中面临的内外部环境存在着明显差异，这也直接影响水利档案内容。从水利档案管理与水利事业健康可持续发展的关系看，一方面，重要的水利档案都需要专门的档案管理部门对其进行保存，特别是很多水利工程时间长，任务中面临的自然环境非常复杂，在建设过程中形成了大量与水利工程相关的水文、气象、地质地貌、工程建设等档案资料。这些档案形成周期长，种类多，需要档案管理人员给予足够的重视。另一方面，随着各类水利资源档案的收集和整理，通过大数据、云计算等技术开发，能够客观地反映本地区的水利资源利用情况和工程建设情况，能够为本地区水利事业发展提供科学、客观、准确的数据支持1。新时期，水利档案管理具有以下几方面特征。首先，水利档案管理种类复杂、任务重。水利档案记录涉及水利部门常规性工作所形成的大量文书档案、会计档案等材料，也涉及在水利项目工程建设过程中的基建、绿化、移民安置等多项档案。因此，水利档案管理对象非常庞杂，工作量大。在项目建设过程中，由于涉及的主体多，还需要档案管理部门与各个部门进行对接，才能够确保水利档案信息收集的全面性和系统性。水利档案管理与水利事业发展息息相关，如果水利档案在管理过程中出现纰漏，势必会影响后期水利档案信息资源合理开发和利用。因此，有必要正确分析当前水利档案管理面临现实情况，结合种类多、任务重的特征，形成改进措施。其次，水利档案管理信息化趋势明显。新时期，与水利档案管理相关的各种技术迭代速度越来越快。一方面，需要水利档案管理部门充分认识到现代信息技术对于水利档案管理产生的影响，主动借助现代信息技术实现水利档案的自动编目、自动检索，进而减少水利档案管理流程，提升水利档案管理效率。另一方面，水利档案信息化建设过程也带来了档案信息安全问题，需要档案管理部门沉着应对，制定有针对性的水利档案管理措施，确保水利档案信息安全，提升水利档案管理质量。再次，水利档案管理工作越来越重要。上文已经对水利档案与水利事业健康可持续发展的关系进行了详细论述，可以看到随着水利档案规模越来越大，水利档案对于水利事业发展和项目工程建设起到的作用也越来越大，借助大数据、云计算等技术手段，可以从海量的水利档案信息中提炼出有价值的信息用于水利事业决策和项目后期的工程维护2。2 现阶段水利档案管理面临的主要制约因素2.1水利档案资源信息管理系统建设不完善近年来，随着国家对水利工程建设不断重视，大量水利工程项目顺利启动，水利工程本身周期长，参与部门多，相应的水利工程档案周期随之延长。部分水利档案管理人员在档案信息资源收集过程中没有给予足够重视，水利工程建设与档案部门对接不畅，就会造成水利档案信息收集不全、不够系统。加之，还需要大量人员与各个部门进行对接，围绕纸质档案进行收集和管理，没有跟上时代发展步伐，也不利于水利档案信息资源的合理水利档案管理助力水利事业健康发展的现实路径文/郑伟良|兰台纵横|2023.2 下兰台内外61开发和利用，势必会影响水利事业健康可持续发展。2.2缺乏较为完善的档案管理制度水利档案管理工作是一项长期性、复杂性工作，涉及的水利档案范围广，需要与多元主体对接才能够将各类档案收集完备，确保归档齐全、准确、规范。但从目前看，部分单位在水利档案管理工作过程中并没有围绕具体实际对相应制度机制进行完善，在缺少制度机制的情况下，部分单位水利档案责任主体在具体工作开展过程中就可能会出现马虎大意、随意性等问题。在与档案管理部门对接过程中可能会出现水利档案信息缺失、水利档案技术标准不规范问题，还需要档案管理部门指派专人对水利档案进行重新修正和补全，不仅会浪费双方时间，也不利于水利档案快速归档和后期开发利用3。任何制度只有被人遵从并在实际工作中发挥作用，才能够体现出制度的价值，因此在档案管理制度制定和完善过程中要求档案管理人员一定要从水利事业健康发展角度出发，重视对相关制度机制落实，进而严格约束档案管理人员的思想和行为。但目前部分水利档案管理人员并没有系统学习相关制度，对于制度落实还缺少紧迫性和积极性，导致这个具体工作开展过程中出现了各种各样的问题，在一定程度上影响了水利档案管理质量。2.3档案管理人员专业素养有待提升当前部分单位没有围绕水利事业健康可持续发展谋划水利档案未来建设，也没有围绕水利档案管理实际加强对档案管理人员教育培训，在一定程度上影响了档案管理人员能力素质提升。一方面，档案管理人员专业能力提升需要通过教育培训方式，但目前由于部分单位对水利档案管理工作没有给予足够重视，没有形成专门的培训计划，有一些培训内容与实际工作需要还存在一定偏差，影响了培训质量。另一方面，随着我国对水利事业发展的不断重视，水利档案规模越来越大，档案管理人员的工作压力也就越来越大，很多人都身兼数职，在水利档案管理过程中需要投入全部精力和时间。这也就客观上造成了水利档案管理人员没有足够的精力来完成自我能力提升，无法适应水利档案现代化建设需求。此外，单位在档案管理人员待遇、考核等方面也亟待改进。3 以水利事业健康发展为目标优化水利档案管理国家当前将水利事业发展作为国计民生的一件大事，全方位推动水利事业健康发展。在这一背景下，水利档案管理工作也应该与时俱进，看到当前水利业的发展重要性。一方面，各单位应重视水利档案管理工作，并围绕水利事业发展相关要求做好未来谋划，从理念和思想上有所转变，对水利档案管理工作给予更大支持。另一方面，要对水利档案管理工作各项制度机制进行优化，通过激励机制落实，更好地激发档案管理人员的主观能动性，加强档案管理部门与业务部门配合，实现水利档案相关工作顺利对接。3.1推进水利档案管理信息化建设3.1.1将硬件设施建设作为重点。一是重视水利档案信息化管理工作。只有提升水利档案管理水平，才能够为水利事业发展提供充分、科学、精准的水利档案信息，才能够更好地支持水利事业发展。二是要给予水利档案管理信息化建设足够的资金投入。本年末就应对水利档案管理信息化建设进行调研，并召开专门会议，明确水利档案管理信息化年度使用资金，将资金纳入下一年预算，确保水利档案管理信息化建设有足够的资金支持。在具体实施过程中要结合实际统筹安排，避免盲目建设，造成不必要的资金浪费，进一步提升资金利用效率。在实际建设过程中还应该充分考虑到未来水利档案管理信息化建设可能出现的系统改造和后续扩容需求。通过精准布局，确保水利档案管理信息化建设既符合当前需要，也满足未来发展需求。3.1.2完善档案信息管理系统。水利档案包含声像档案、照片档案、科技档案、文字档案等多种类型，在实际管理过程中可能还需要解决不同数据载体、不同介质之间的数据交换问题。因此，需要档案管理部门一定要明确当前档案管理的具体需求，聘请专家团队对档案信息管理系统进行科学设计，确保档案管理系统当前能够发挥作用，也能够满足未来建设需要。要完善自定义功能，当前水利档案呈现出复杂性特征，因此在档案系统开发过程中一定要针对不同类型档案有专门的技术保障，进一步减轻档案信息管理系统压力，确保档案信息系统运转的稳定性和可靠性4。3.2数字化与规范化协同推进3.2.1要重视水利档案管理数字化与规范化协同推进。新形势下，水利档案信息化建设已经迫在眉睫，在推进水利档案信息化建设过程中一定要将数字化与规范化协同推进放在重要方面，当前水利档案都以数字形式存在，相应地在数字档案信息收集、整理、管理、开发、利用等方面，就需要形成统一规范的数据格式和数据标准，这样才能够确保水利档案信息可读、可用、可|兰台纵横|2023.2 下兰台内外62开发。在这一过程中，档案管理部门一定要围绕水利档案数字化与规范化协同推进的相关要求对档案信息管理系统进行优化，确保档案管理信息系统能够对数字化档案进行全面收集、系统管理。3.2.2要完善水利档案管理标准体系和法律体系。制度机制建设是数字化与规范化协同推进的重要保障，因此，当前国家从宏观层面针对水利档案出台必要的法律法规，以档案法作为法律制定依据。水利档案管理部门应在立法工作上给予积极推进，将立法建设提上日程，由水利部门主导，档案管理部门参与，围绕水利档案管理相关要求，制定系统的法律体系，为水利档案管理相关工作开展提供扎实的法律保障。同时档案管理部门也要主动作为，召开专门会议，对水利档案管理标准体系建设进行研究和探讨。邀请水利领域的专家学者，围绕当前水利档案管理实际形成初步的标准体系方案，并将标准体系方案上报给政府相关部门，由政府相关部门提出合理化建议，对水利档案管理标准体系进行完善，确保水利档案管理标准体系既符合当前水利档案管理实际，也能够有效地解决水利档案在管理过程中出现的标准不统一问题。3.3提高水利档案建设与管理水平3.3.1要重视水利档案管理人才培养。新形势下，为发挥水利档案信息的特殊作用，助力水利事业健康可持续发展，需要人才的主动参与和作为。因此，各单位应将水利档案管理人才培养放在重要位置。一方面，单位要加强专业技术型人才引进，水利档案管理人员不仅需要专业的水利知识和档案知识，还需要具备必要的信息素养，档案管理部门要引进复合型人才，匹配当前水利档案管理的人才诉求。同时，要加强对水利档案管理人才的业务培训，将法律法规、专业技能、现代信息技术作为培训重点，打造一支业务精、能力强、作风扎实、政治素养高的水利档案管理人才队伍。另一方面，要围绕“十四五”期间水利事业规划提出的水生态保护、农村水利工程、水资源保护、水利发展支撑、水利信息化建设等相关内容形成专门的培训课题。有组织、有目的、有条块地对水利档案管理人员进行培训，进一步提升水利档案管理人员的专业素养，更好地服务水利档案管理工作，服务水利事业健康可持续发展。3.3.2细化水利档案管理分工。在水利档案管理工作中有必要按照科学原则，对工作进行科学分工，通过明确责任制，确保一人一岗，具体工作有人负责，具体事项有人承担，并设立监督节点，明确惩罚机制，确保水利档案管理工作真正落实到人。要建立科学合理的激励机制。要围绕水利档案管理工作具体实际细化考核评价流程和内容，进一步提升考核评价的针对性和有效性，既要重视结果评价，也要注重过程评价，充分体现水利档案管理人员的具体工作成绩。年底按照综合排名对于先进人员要给予一定的物质奖励，对于后进人员要鞭策激励，查找问题，分析原因，进一步提升水利档案管理人员工作的积极性和主动性5。总之，水利工程事关经济社会发展，事关国计民生。在水利工程事业发展过程中要“全国上下一盘棋”，各级水利部门要充分重视国家关于水利档案管理的相关政策要求。围绕当前水利档案管理的具体问题想新招、出实招，真正解决水利工程档案管理存在的具体问题，并提出有针对性的措施，既要从思想观念入手，从上到下形成重视水利档案管理氛围。也要从具体工作入手，完善相应制度机制，提升水利工程档案管理效率，推动水利档案管理工作迈上新台阶。参考文献1王中.新形势下做好水利工程建设项目档案管理工作的建议J.四川水利,2022,(05):161-165.2王付容.新时代背景下水利工程档案管理工作研究J.黑龙江档案,2022(04):157-159.3徐敏.中小型水利工程竣工验收中档案管理存在的问题及对策J.档案管理,2022(04):121-122.4崔航飞,符运友,杨长明.基于BIM技术的水利工程数字档案管理应用研究J.水利建设与管理,2023,43(01):50-55+60.5刘恒清,李海平.水利工程管理单位数字档案室应用J.中国水利,2022(23):82-83.作者简介：郑伟良，南宁市防汛抗旱物资储备中心馆员，研究方向：档案管理。