红木家具客户跟单管理系统使用说明样本.docx

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红木家具客户跟单管理系统
【帮助说明】
本系统着重针对红木家具生产出入库管理、 客户档案管理、 订单跟踪和发货管理, 并将三者融为一体构成完善的公司生产销售管理系统。
一. 客户档案管理
主要录入客户的公司信息、 联系人信息、 收货地址及指定物流信息, 并手动给客户分级( 也能够改为在一定的条件下如根据客户拿货量自动升级) , 分级后的客户在后面的询价和订单报价中将根据级别自动获得商品对应的价格。在首页中, 只需输入该客户信息的关键字( 如名称、 电话、 地址的部分信息即可, 输入张即可显示所有姓张的客户, 输入重庆即可显示所有重庆的客户) 即可查询到该客户。

二. 客户活动管理
客户活动管理主要录入客户每次询问商品报价的记录和下订单购买商品的详细信息, 做到点击客户名字自动出现该客户所有曾经询价后公司报价的情况以及该客户在公司所有拿货原始订单信息、 付款信息, 并可进行分类统计查询, 实时反映该客户所订购的产品在生产中的流程情况, 分配安排相应商品发货:

1. 录入客户询价纪录
双击该客户名称——客户资料管理面板上点击”录入询价纪录”——客户询价录入窗口中点击”添加新询价单”, 会出现询价纪录信息输入窗口, 并自动分配该次询价记录的编号, 将此次询价情况按实际录入即可。该窗口可作为销售部门答询询价使用, 即对应的客户问询产品价格时, 打开该窗口, 会自动对应该客户级别( 散客要新录入客户名字并自动分配为D级客户) , 选择输入其所问询的商品( 名称、 规格、 套件数、 材质、 颜色) 信息后, 点击查询报价, 报价框中自动根据商品信息和客户级别跳入该商品的公司报价和产品图片, 客户继续问询其它商品, 则点击继续询价并重新输入商品信息跳出新商品的公司报价。在该过程中此次客户询价情况即可同时录入了电脑备查, 避免不同销售员不同时间给客户报价不一致的情况。

2. 录入客户订单
双击该客户名称——客户资料管理面板上点击”录入客户订单”——客户订单录入窗口中点击”添加新订单”, 会出现订单信息输入窗口, 并自动分配该次订单的编号, 编号由年、 月及该月的第几个订单的序号构成, 也能够手动输入已有的订单编号, 将客户订货情况数据按实际录入即可。录入方法与录入客户询价纪录相似, 可录入客户订购的每套家具信息, 并可在库存有货情况下直接分配商品编号, 自动调出该商品信息和图片显示在订单中。能够作为销售一线使用, 录入订单信息完成后点击确认订单和打印订单, 可即时按预先设置的订单模板打印出该次订单, 并让客户签字认可。

3. 询价纪录查询 双击该客户名称——客户资料管理面板上点击”询价纪录查询”, 即可出现该客户历史询价记录和报价情况, 可按日期、 编号分类查询。

4. 客户订单排货查询 双击该客户名称——客户资料管理面板上点击”客户订单排货”, 即可出现该客户历史订单记录, 可按日期、 编号分类查询, 并可查询订单中哪些货品还未发货, 哪些货品已经下生产任务到刮磨油漆何时可出货。如原订单中只记录了客户需要的产品信息, 还未分配具体商品到该订单, 能够在本窗口安排已做好或即将做好的成品, 在该订单商品列表中第一列的”货号”中, 选择商品编号即可, 系统会自动显示该货号的商品信息和图片到订单中, 点击商品信息中的已销售, 该商品的商品记录中会自动填入该订单编号和分配排货时间以及将库存位置自动更改为本订单的客户名称, 并同时显示同类商品库存信息, 便于系统的货品管理。最后能够将排好货的订单按照模板打印出来。

三. 订单跟踪发货
订单跟踪发货主要用于跟单部根据客户订单综合信息进行货品的生产安排和发货准备, 也能够实时查询各个订单信息及完成情况、 货款信息等, 并可根据客户、 商品名称、 商品材料、 商品颜色、 订购时间等条件查询总体订单情况, 做到公司所有订单的各类统计信息一键完成一目了然。

★订单查询统计
1.根据订购的【商品名称】查询所有相关商品订单情况
如选择输入”一生好运”, 即可显示出一生好运系列所有订单销售情况和统计, 何时何人用多少钱购买过何种材质何种颜色的一生好运系列产品;
2. 根据【商品材质】查询该木材相关的产品所有订单情况
如选择输入”花枝”, 即可显示出公司所有花枝产品的销售情况和统计。
3. 根据【客户名称】查询该客户所有订单情况
如选择输入”张总”, 即可显示该客户的所有订单购货情况和统计。
4. 根据【订购单号】查询对应订单所有情况
选择输入订购单号, 即可显示该订单的详细货品信息。
5. 根据【订购日期】查询该日期内的所有订单情况
输入时间, 即可显示该时间的订单销售情况, 如输入 , 则显示 所有签订的订单情况和统计信息; 输入 06, 则显示 6月的销售情况; 输入 0608, 则显示 6月8日的销售情况。
6. 根据【交货日期】查询该日期内所有需要发货的订单情况
输入时间, 即可显示该时间需要发货给客户的订单情况, 如输入 , 则显示所有要求在 交货的订单情况和统计信息; 输入 06, 则显示要求在 6月交货的订单情况; 输入 0608, 则显示要求在 6月8日交货的订单情况。我们在录入客户订单信息后, 如无明确要求交货时间, 能够在自己系统中根据综合情况拟定一个大概时间, 便于根据需要交货的订单安排生产。
7. 根据【发货时间】查询该时间内已发货的订单情况
输入时间, 即可显示该时间已发货给客户的订单情况和统计信息, 如输入 , 则显示 已发货给各个客户的情况, 输入 06, 则显示 6月发货的情况; 输入 0608, 则显示 6月8日发货的情况。
8. 根据【货号】查询该货号的产品订单情况
如选择输入产品货号, 即可显示该产品的销售发货情况, 知道该产品什么时候去了哪里。
9.查询【已下生产单】的订单商品
在【已下生产单】方框内打勾, 则显示的订单产品信息是已经给刮磨油漆部门下达了生产单而未刮磨油漆完成的商品, 即该产品已下达生产单正在安排或刮磨油漆中。
10. 查询【待发货】的订单商品
在【待发货的】方框内打勾, 则显示的订单产品信息是客户已签订购单, 还未发货的产品, 跟单员要时刻关注待发货产品, 在确定该产品已生产出来和客户货款到位后及时安排发货。
11.【打勾选择】产品进行下一步操作
在需要处理安排的订单产品前打勾, 点击列表左上方的选择, 则在列表中勾选出产品便于进行下一步操作‘操作完成后点击【取消选择】按钮。

以上11个选择查询条件能够完全交叉, 例如能够在3.【客户名称】中输入”张总”, 在2.【商品材质】中输入”花枝”, 在5.【订购日期】中输入” ”, 在10【待发货的】方框内打勾, 即可查询出客户张总 订购但还没有发货的所有花枝类产品情况。

★订单处理
在经过以上订单查询后, 可根据查询的订单结果进行订单安排处理, 如完善订单信息、 录入货款到账信息、 下单给漆磨部等。
1. 下单
查询或勾选订单产品后, 点击右上方的【下单】按钮, 则自动打印出给漆磨部的生产任务单, 由漆磨部签领并进行生产安排。在生产完成前该产品状态会显示【已下单】。 生产单完成后漆磨部交回生产单, 并将已下单状态更改为成品状态。

2. 打印信息
查询或勾选订单产品后, 点击右上方的【打印】按钮, 则将查询或勾选出来的订单产品信息列表打印出来。

3. 打印发货清单
查询选择客户订单后, 给订单安排货品发货, 在【货号】一栏中选择输入库存的货品编号, 如无编号则输入数字”1”, 点击右上方的【发货单】按钮, 则自动打印出发货的备货清单, 能够作为发货查货点数用, 也能够随货作为商品清单发给客户。

4. 做商品发货条码
查询选择客户订单准备发货后, 点击右上方的【做条码】按钮, 则会打印出相应的产品发货不干胶贴条码, 不干胶贴上包括该订单的产品名称材质信息和客户名称收货地址, 贴在产品外包装上便于点货不搞错; 此处注意在订单货品里必须已分配有货号, 才能打印出对应的货号的产品信息。
5. 完善订单信息
查询选择客户订单后, 在右下方订单信息中补充例如货款到账信息、 指定物流信息或其它发生的与订单相关的备注情况。

四. 产品管理
产品管理主要针对产品的库存和信息进行有效管理, 即白胚和成品进出存的过程, 并给每个产品设置唯一编号, 增加产品的可追溯性, 还可从产品的信息变动和统计查询中完成生产的计划管理。产品主要分为白胚和成品, 将木工生产出来的白胚进行库存管理, 不但便于安排订单生产, 预算成品出货时间, 还可进行生产统计, 计算各木工工组生产量和生产情况。 成品套件是由若干白胚组成, 在刮磨工序领货分配任务时即可将领货信息录入系统产生新的成品编号, 此编号将伴随产品犹如身份证, 根据此编号能够追踪到白胚的生产情况和生产人, 解决了产品出厂后无法准确查询该产品各工序生产人和生产时间、 材料信息等问题。 产品管理的要点是能及时将每天产品的变动情况录入系统。

★商品统计查询
1. 根据【库存的位置】查看商品库存情况
选择输入库存的位置( 仓库、 门店、 已购买的客户、 正在油漆的工组) , 即可显示该位置所有的商品及详细信息。
2. 根据【货号】查看商品情况
输入产品编号, 即可显示该商品的详细信息。
3. 根据【品名】查看商品情况
输入产品名称( 规格、 品名、 套件数) , 即可显示各类材质、 颜色、 不同存放位置的该名称的所有商品详细信息、 数量。
4. 根据成品录入系统时间查看商品情况
输入【入库时间】, 即可显示改时间内录入的产品信息。如输入 , 则显示 所有录入的产品信息; 输入 06, 则显示 6月入库的产品信息….。
5. 根据门店查询商品情况
【下货位置】中输入门店名称, 能够查询所有发货到该门面的产品信息和情况, 包括从该门店已销售出去的商品。如商品的下货时间为 0501, 下货位置为168号, 库存位置为张总, 销售时间为 0628则表明该商品 5月1日发货到168号门面, 6月28日销售给了客户张总。
6. 根据材质查询产品
在【木材】中输入家具材质, 即显示该材质的所有家具情况。
7. 查询正在油漆部门生产的产品
在【成品生产中】的框内打勾, 即可显示已下单在漆磨部门的产品情况。
9. 还能够根据生产供货厂家、 公司下属品牌选择、 公司定义的款式模板号等查找条件, 查询对应产品情况。

以上9个查询条件能够完全交叉, 例如能够在1.【库存位置】中输入”168号”, 在6.【材质】中输入”花枝”, 即可查询出168号门面库存的花枝类产品情况。
根据输入的条件查询出商品后, 可进行信息修改, 一键制做对应商品的零售标签、 产品不干胶条码贴、 打印盘点清单等。

★将产品信息录入系统
1. 要增加录入木工组新生产出来的和外购的成套白胚信息
点击货品管理页面上方的【编辑添加】按钮, 在弹出来的表格中按照字段栏目内容录入新的白胚产品信息, 录入时注意将白胚一栏中的方框打上勾, 一般生产出来的白胚是非成套的, 录入时填好该白胚的单件名称。

2. 要增加录入木工组生产出来的和外购的不成套白胚信息
先在货品管理窗口查询条件中选择该白胚的类别名称和木材材质, 并在查询条件中【白胚】方框内打上勾, 如”一生好运沙发”, 查询后点击货品管理页面上方的【编辑添加】按钮, 在弹出来的表格中按照字段栏目内容选择对应的白胚单件信息, 在数量一栏内加上新的数量即可, 如无对应的白胚栏, 则在底部增加新的白胚信息。
3. 要增加录入外购的成品信息
同上, 点击货品管理页面上方的【编辑添加】按钮, 在弹出来的表格中按照字段内容录入新的成品信息, 注意填入生产供货厂家名称。
4. 要录入刮磨部门领取白胚后组合成的成品套件信息
先在货品管理窗口查询条件中选择该白胚的类别名称和木材材质, 并在查询条件中【白胚】方框内打上勾, 如”一生好运沙发”, 查询后点击货品管理窗口上方的【成品下单】按钮, 弹出白胚领料发货窗口:

在白胚领料发货窗口中点击【成品命名】, 则自动生成该成品信息和货品编号; 鼠标选择下方的白胚, 点击上方的【加入白胚】, 则自动将该白胚的编号添加到成品的白胚号栏中, 成为成品的白胚信息。同时成品根据加入的白胚数量自动计算套件数, 白胚信息中的白胚数量也会相应自动减少, 生成的新的成品信息状态栏自动为”生产中”。

★商品调动后更改产品信息
1. 产品移动后更改库存位置和时间,
在商品管理窗口中, 先根据查询条件和勾选, 选出需要变更库存位置的商品, 在窗口右上方的更改内容面板内, 输入商品调动位置的时间、 调动后的位置, 点击确定更改, 则产品信息中的下货位置和时间自动对应更改。例如: 将208号商品从仓库拉货到168号门面内, 则在【调货时间】内填入调货的时间如” 0627”, 在【下货位置】中输入”168号”, 点击【确定更改】, 货号208号商品信息内的领货位置与库存位置均自动更改为”168号”, 领货时间为” 0627”。 意思是208号商品于 6月27日发货到了168号门面。
2. 成本不变, 更改产品零售标签上的价格
在商品管理窗口中, 先根据查询条件和勾选, 选出需要变更库存位置的商品, 在窗口右上方的更改内容面板内, 【标价计算参数】输入新的参数, 点击【确定更改】即可。输入参数0.5表示标签标价的5折为商品的当前成本价, 输入参数0.3表示标价的3折为商品的当前成本价。 标价确定后即可打印零售标签。