浅谈互联网背景下如何做好党政机关档案管理工作_朱玉婷.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案256实践纵横Best Practice浅谈互联网背景下如何做好党政机关档案管理工作朱玉婷（大庆市龙凤区纪委监委审查调查服务中心，黑龙江 大庆 163711）摘要：面对新形势、新挑战，提高互联网背景下党政机关档案管理工作的质量和水平，是一个需要探索和研究的新问题。探索网络信息技术时代党政机关档案管理工作，查找存在的问题和差距，创新思维，积极实施档案管理工作的新举措，必将促进档案管理工作上新水平。关键词：党政机关档案；档案管理；实践路径面对网络信息技术快速发展带来的挑战，党政机关和档案管理部门要充分认识档案的价值、作用和意义，正视存在的问题，适应大数据信息化发展的趋势,充分利用互联网开展档案管理工作,不断提高档案管理信息化水平,促进档案工作的可持续发展。一、互联网背景下党政机关档案管理的优势随着时代的快速发展，传统的纸质档案管理方法已不能满足一些单位的日常需要。因此，为了适应社会发展，通过推进档案管理现代化和电子化进程逐步提高档案管理水平已成为必然趋势。虽然纸质文件也可以正常查阅，但阅读过程耗时费力，浪费大量工作时间，降低工作效率。同时，传统纸张在反复存取的过程中也很容易损坏，不易携带。因此，为了最大限度地提高工作效率，电子档案应运而生，其巨大的优势主要体现在三个方面。首先，在进行电子文件收集时，只需要一台计算机发送和接收信息更加方便。传统的档案信息收集会占用大量的时间，纸质档案的存储也会占用大量的空间。收集电子档案时只需要电子传输，收集后存储在电子设备上，不占用太多的时间和空间，节省时间和精力。其次，在档案的处理和选择时，检索传统的纸质文件需要时间，而浏览电子文件则非常简单。当因工作需要提取文件信息时，只需输入相关信息，如时间、地点、工作内容等信息，即可随时准确找到所需信息。最后，在数据处理时，传统的纸质文件需要花费大量的时间和精力来修改或添加数据，但在紧急情况下，无法添加这些数据。电子档案可以很好地避免这种现象，任何数据处理都非常方便，可以随时随地处理数据。二、目前党政机关档案管理工作存在的问题（一）对档案管理工作没有引起足够的重视党政机关档案是机关公务活动的历史记录资料，具有参考、凭证及资政功能，对社会和经济发展有着较大的影响。在实际工作中，对机关档案工作没有给以足够的重视，对重要性的认识不够全面，理念还比较落后，认为档案工作对经济发展没有直接作用，不是主要工作，检查考核也是软指标，忽视了档案管理工作的重要性。因此，在档案工作的软硬件投入、人员配置等方面也不够，档案软件的选用与采购方面受到限制，部分人员不能适应网络信息技术条件下的档案管理工作。（二）网络信息技术的运用还不够全面在互联网背景下，机关档案管理工作虽然已经开展了信息档案管理，也配备了有关的网络软件和硬件设施，但在应用方面还相对落后。虽然工作效率与传统的手工操作有了很大的提高，但与快速发展的网络信息技术还不能完全适应。部分档案管理人员专业技术与业务能力不足，对计算机的应用还局限于简单的查询、检索等技术操作上，对网络信息化管理、处理信息技术、保障信息技术安全等必须具备的专业技能欠缺，无法对档案实施科学、高效的管理，影响了工作效率的提高。（三）现代化管理手段应用不够机关档案管理工作目前大部分还停留在手工收集、手工操作、手工检索上，互联网技术手段运用的不够，对档案的收集、整理、开放和利用造成了影响，不利于机关档案发挥更大的作用，档案管理信息化的现状与快速发展的互联网技术不相适应。在档案管理中，如果无法充分利用信息管理，特别是如果无法将大数据引入信息内容管理，则无法快速搜索需要使用的内容。在手工或半信息化档案管理中，往往存在重复劳动，其管理不能集约化，也不能为档案资源的可持续利用提供有效的依据。在2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S257实践纵横Best Practice档案资源管理中，需要将档案资源数据与其他方面结合起来，使管理系统能够集成到管理过程中。目前，档案信息资源的利用主要是在资源整合、内容细化、形式提取方便等方面，档案管理在管理强度、管理效率等方面还没有实现。三、互联网背景下党政档案管理工作的实践路径（一）努力提高档案管理工作的认知水平在网络信息技术快速发展的新形势下，党政机关和档案管理部门都要提高对档案管理工作重要性的认识，切实把档案工作提升到辅助决策、促进经济建设、服务群众的高度去认识。一要充分认识档案工作面临的新情况，积极应对互联网带来的新挑战，紧跟网络信息化的时代步伐，转变传统的档案管理方式，顺应网络发展的新趋势，使档案管理水平有一个新的提升。二要充分认识档案的价值、地位、作用和意义，切实转变观念，加强档案意识，破除对档案工作的模糊认识。三要通过电视、报纸、国际档案宣传日、创建微信公众号、开设专栏、举办展览等各种形式广泛宣传档案工作的重要性，使各个方面对档案工作有更加清晰、全面的认识。档案管理工作人员要转变管理理念，创新思维，明确肩负的责任，强化服务意识，为机关工作提供更加优质的服务。（二）不断优化档案管理的网络设施党政机关要提高档案管理工作的信息化水平，更好地为深化改革、经济发展服务，就要不断优化档案管理工作的网络设施。一要加大投入。适应互联网技术快速发展的新形势，积极引进先进的网络设施和设备，及时对老旧设备进行更新或者维修，保证设施运行良好，避免出现故障，影响档案的使用效率。二要加强硬件建设。互联网技术运用到党政机关档案管理中需要相应的设施去保障，要适应网络技术的新要求，完善设施条件，配置检索、运算速度快的优质计算机，更新配套设施，快速处理大量信息，保证档案资料的方便快捷运用；配置专门的档案管理室、档案库房以及数据库等，购置扫描机、档案密集柜以及打印机等网络设备，保证档案管理工作的正常运行。三要加强软件建设。依据党政机关档案管理工作实际需要和档案信息发展的现状，选择合适的档案管理软件和档案管理系统，逐步达到档案资料电子化和网络化要求，不断提升管理工作的水平。（三）进一步完善档案信息数据库建设第一，提高对优化档案信息数据库重要性的认识。要树立提升档案管理信息化水平必须优化档案信息数据库的理念，认真、细致、严谨地推进档案管理数据库优化工作。第二，要坚持循序渐进的工作思路，档案管理数据库的建设与优化是一项长期的工作，不是短时间内可以完成的，需要持续推进，坚持从易到难、由简单到复杂、由低级到高级的方式，切实把档案管理数据库建设与优化工作做扎实；数据库建立后，要对电子文件通过网站进行利用和管理，从而在根本上实现档案信息网络数字化。第三，推进网络信息技术与档案管理内容的有机结合，开展快速检索，存储音视频档案，实现快速归档，推动档案利用开发工作有效开展。（四）开展在线档案信息服务档案数据管理创新是提高档案管理服务效率的基础。随着网络信息技术的发展和普及，人们的学习、工作都与网络密切相关。党政机关档案管理部门要适应这一新的变化，要改变以前使用档案资料必须要到存放的地方去的传统管理方式，满足人们希望通过网络系统快速获取档案资料的要求。要不断创新档案管理的方式方法，拓展网络信息技术的应用渠道，用现代化的手段开发利用档案资料，可以通过电子信息服务箱、数据库查询等服务方式提供方便快捷的服务。还可以开展在线咨询服务，在网上与用户进行沟通交流，及时回答问题，服务、方便用户，更好地发挥档案信息的作用。在“互联网+”背景下，档案管理需要运用网络思维模式，在资源数据管理中引入大数据管理理念，在权限范围内进行资源共享。需要对资源进行识别和分析，目的是提高档案数据的真实性和全面性。对档案服务客户进行精准匹配管理，通过对用户大数据的分析形成服务方式、服务模式等方面的精准匹配。在档案管理服务过程中，要建立奖惩机制，通过职责分工提高档案服务效率。在档案管理系统的建设中，要理顺常规管理和其他方面的控制。（五）强化档案安全防范工作运用网络信息技术管理档案，虽然带来了工作上的快捷和便利，但也带来了信息泄露的不安全因素，给信息资料保密带来了挑战，这就要求档案管理者加强防范，消除不安全隐患，保证档案资料始终处于安全状态之中。一要提高安全意识。对档案管理工作中潜在的风险要有充分的评估，树立“保档案信息安全就是保经济发展”“保密就是保效益”的理念，增强做好档案资料安全的自觉性；要提高档案管理人员的安全防范意识，经常进行防火安全教育，杜绝火灾隐患，要坚持安全值班制度，防止档案资料丢失。二要建立有效的安全管理制度，结2022 年 第 6 期黑龙江档案258实践纵横Best Practice合党政机关档案管理的特点和实际，建立相关的规章制度制度、工作标准以及岗位职责；档案工作人员要严格遵守制度，按照保密流程规范操作，严禁出现违规操作的情况，将档案管理的责任落实到每个部门和员工身上，消除不安全隐患，对违反保密规定、发生信息泄露问题要追究责任，汲取教训，堵塞漏洞。三要利用高科技保障信息安全优化网络安全管理工作，利用各种网络数据和设备保证网络信息系统安全运行，加强对计算机系统的安全检查，发现问题，消除隐患，堵塞漏洞，使档案资料安全得到保障；要建立各种防护系统和木马查杀功能，发现病毒入侵要及时进行处理，防止档案信息泄露，确保档案网络信息系统安全运行。四要遵守保密制度，强化保密观念，签订保密协议，确保不发生泄密问题：合理应用云计算技术，通过云计算软件设置权限级别做好各环节保密工作，使秘密档案资料始终处于保守之中。（六）建设高素质的档案管理队伍在网络信息技术快速发展的背景下，建设一支高素质的档案管理队伍，才能使党政机关档案管理工作跟上时代发展的步伐，一是加强学习。要坚持不断地学习业务知识，钻研业务技能，更新各项数字化技术、网络技术、现代管理技术知识，不断掌握信息技术手段；熟练掌握档案文书整理及计算机应用的操作技能，熟练掌握用网络信息技术手段管理档案各环节工作的技能和开发档案信息资源的技能。二是加强培训。要经常不断地进行专业化、科学化、信息化培训，开展计算机操作、网络信息理论等讲座，或者请专业老师开展短期教学培训。三是提升服务水平。档案管理人员要充分认识档案工作的服务属性，进一步树立服务观念，爱岗敬业，忠于职守，发扬奉献精神，主动热情地服务机关工作，提高服务水平。参考文献 1 罗小玲.互联网背景下党政机关档案管理策略 J.陕西档案,2021(01).2 岳翠霞.浅析如何做好电子档案管理工作 J.信息周刊,2019(29).责编：蒋立民 新时代精准扶贫档案规范化管理研究张国业（钦州市钦南区乡村振兴局，广西 钦州 535000）摘要：本文通过选取 2019 年 1 月 2019 年 12 月期间常规管理精椎扶贫档案 100 份作为对照组，另选取2020 年 1 月 2020 年 12 月期间规范化档案管理精准扶贫档案 100 份作为观察组，对比两组档案管理情况。最终看出规范化档案管理应用于精准扶贫档案管理中，可以有效提高档案管理正确率，提高管理效率，整体应用效果显著，值得推广。关键词：精准扶贫档案；规范化管理精准扶贫过程中最为重要内容为扶贫档案立档工作，同样作为精准扶贫战斗中重要依据及见证，成为所有工作流程记录，对实现扶贫工作具有十分重要作用。要想全面落实精准扶贫方案管理，需健全档案规范化管理，只有规范化管理模式实施才能有效落实精准扶贫工作，更加有效打好脱贫工作坚实基础。本文就对 2019 年 1 月 2019 年 12 月期间常规管理、2020 年 1 月 2020 年 12 月期间规范化管理模式应用于精准扶贫档案实施情况如下分析，具体如下。一、资料与方法（一）一般资料选取 2019 年 1 月 2019 年 12 月期间常规管理精椎扶贫档案 100 份作为对照组，另选取 2020 年 1