浅谈互联网背景下如何做好党政机关档案管理工作_朱玉婷.pdf
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1、2022 年 第 6 期黑龙江档案256实践纵横Best Practice浅谈互联网背景下如何做好党政机关档案管理工作朱玉婷(大庆市龙凤区纪委监委审查调查服务中心,黑龙江 大庆 163711)摘要:面对新形势、新挑战,提高互联网背景下党政机关档案管理工作的质量和水平,是一个需要探索和研究的新问题。探索网络信息技术时代党政机关档案管理工作,查找存在的问题和差距,创新思维,积极实施档案管理工作的新举措,必将促进档案管理工作上新水平。关键词:党政机关档案;档案管理;实践路径面对网络信息技术快速发展带来的挑战,党政机关和档案管理部门要充分认识档案的价值、作用和意义,正视存在的问题,适应大数据信息化发展
2、的趋势,充分利用互联网开展档案管理工作,不断提高档案管理信息化水平,促进档案工作的可持续发展。一、互联网背景下党政机关档案管理的优势随着时代的快速发展,传统的纸质档案管理方法已不能满足一些单位的日常需要。因此,为了适应社会发展,通过推进档案管理现代化和电子化进程逐步提高档案管理水平已成为必然趋势。虽然纸质文件也可以正常查阅,但阅读过程耗时费力,浪费大量工作时间,降低工作效率。同时,传统纸张在反复存取的过程中也很容易损坏,不易携带。因此,为了最大限度地提高工作效率,电子档案应运而生,其巨大的优势主要体现在三个方面。首先,在进行电子文件收集时,只需要一台计算机发送和接收信息更加方便。传统的档案信息
3、收集会占用大量的时间,纸质档案的存储也会占用大量的空间。收集电子档案时只需要电子传输,收集后存储在电子设备上,不占用太多的时间和空间,节省时间和精力。其次,在档案的处理和选择时,检索传统的纸质文件需要时间,而浏览电子文件则非常简单。当因工作需要提取文件信息时,只需输入相关信息,如时间、地点、工作内容等信息,即可随时准确找到所需信息。最后,在数据处理时,传统的纸质文件需要花费大量的时间和精力来修改或添加数据,但在紧急情况下,无法添加这些数据。电子档案可以很好地避免这种现象,任何数据处理都非常方便,可以随时随地处理数据。二、目前党政机关档案管理工作存在的问题(一)对档案管理工作没有引起足够的重视党
4、政机关档案是机关公务活动的历史记录资料,具有参考、凭证及资政功能,对社会和经济发展有着较大的影响。在实际工作中,对机关档案工作没有给以足够的重视,对重要性的认识不够全面,理念还比较落后,认为档案工作对经济发展没有直接作用,不是主要工作,检查考核也是软指标,忽视了档案管理工作的重要性。因此,在档案工作的软硬件投入、人员配置等方面也不够,档案软件的选用与采购方面受到限制,部分人员不能适应网络信息技术条件下的档案管理工作。(二)网络信息技术的运用还不够全面在互联网背景下,机关档案管理工作虽然已经开展了信息档案管理,也配备了有关的网络软件和硬件设施,但在应用方面还相对落后。虽然工作效率与传统的手工操作
5、有了很大的提高,但与快速发展的网络信息技术还不能完全适应。部分档案管理人员专业技术与业务能力不足,对计算机的应用还局限于简单的查询、检索等技术操作上,对网络信息化管理、处理信息技术、保障信息技术安全等必须具备的专业技能欠缺,无法对档案实施科学、高效的管理,影响了工作效率的提高。(三)现代化管理手段应用不够机关档案管理工作目前大部分还停留在手工收集、手工操作、手工检索上,互联网技术手段运用的不够,对档案的收集、整理、开放和利用造成了影响,不利于机关档案发挥更大的作用,档案管理信息化的现状与快速发展的互联网技术不相适应。在档案管理中,如果无法充分利用信息管理,特别是如果无法将大数据引入信息内容管理
6、,则无法快速搜索需要使用的内容。在手工或半信息化档案管理中,往往存在重复劳动,其管理不能集约化,也不能为档案资源的可持续利用提供有效的依据。在2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S257实践纵横Best Practice档案资源管理中,需要将档案资源数据与其他方面结合起来,使管理系统能够集成到管理过程中。目前,档案信息资源的利用主要是在资源整合、内容细化、形式提取方便等方面,档案管理在管理强度、管理效率等方面还没有实现。三、互联网背景下党政档案管理工作的实践路径(一)努力提高档案管理工作的认知水平在网络信息技术快速发展的新形势下,党政机关和档案管理部
7、门都要提高对档案管理工作重要性的认识,切实把档案工作提升到辅助决策、促进经济建设、服务群众的高度去认识。一要充分认识档案工作面临的新情况,积极应对互联网带来的新挑战,紧跟网络信息化的时代步伐,转变传统的档案管理方式,顺应网络发展的新趋势,使档案管理水平有一个新的提升。二要充分认识档案的价值、地位、作用和意义,切实转变观念,加强档案意识,破除对档案工作的模糊认识。三要通过电视、报纸、国际档案宣传日、创建微信公众号、开设专栏、举办展览等各种形式广泛宣传档案工作的重要性,使各个方面对档案工作有更加清晰、全面的认识。档案管理工作人员要转变管理理念,创新思维,明确肩负的责任,强化服务意识,为机关工作提供
8、更加优质的服务。(二)不断优化档案管理的网络设施党政机关要提高档案管理工作的信息化水平,更好地为深化改革、经济发展服务,就要不断优化档案管理工作的网络设施。一要加大投入。适应互联网技术快速发展的新形势,积极引进先进的网络设施和设备,及时对老旧设备进行更新或者维修,保证设施运行良好,避免出现故障,影响档案的使用效率。二要加强硬件建设。互联网技术运用到党政机关档案管理中需要相应的设施去保障,要适应网络技术的新要求,完善设施条件,配置检索、运算速度快的优质计算机,更新配套设施,快速处理大量信息,保证档案资料的方便快捷运用;配置专门的档案管理室、档案库房以及数据库等,购置扫描机、档案密集柜以及打印机等
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