内部控制手册招聘与配置.docx

内控管理手册(招聘与配置)
一、概述
规定了天霆云计算科技（上海）公司（以下简称“公司”）及其下属公司或合作伙伴的员工招聘与配置过程。旨在根据计划目标，优化使用企业生产所需的人力资源，按发展需求配置公司所需人才，使公司及其子公司能够有序、高效地完成全面目标。
二、适用范围
适用于公司及其下属公司或合作伙伴。
三、相关制度
人力资源管理程序
人力资源短缺专项应急预案。
四、职责分工
1．用人部门：根据部门工作目标，拟定本部门的人力资源规划，提出各岗位的用人需求申请。
2．人力资源部：对用人部门的人力资源规划进行审核，对用人部门提出的用人申请进行审核分析，进而发布招聘信息对收到的简历进行筛选并对符合条件的应聘者进行初试，对通过复试者背景调查，帮录用者办理入职手续和资料归档及入职后续工作。
3．主管领导：对用人部门的用人申请进行审批，对通过了复试和背景调查合格者进行审批。
五、流程图

销售顾问注意树立公司形象，保持与顾客的良好关系。换言之，销售顾问是帮助公司在消费者心中建立良好形象的基础，所以销售顾问除要遵守本公司员工的操作外，应在任何时间，维持专业态度9
六、 控制目标
序号
内控目标号
控制目标
目标类别
1
CT1
确保公司人力资源计划满足发展战略的要求
战略目标
2
CT2
确保招聘信息有效传播
经营效率目标
3
CT3
确保面试过程公正合理
经营效率目标
4
CT4
确保新入职员工符合公司要求
经营效率目标
5
CT5
确保公司的商业秘密的安全
经营效率目标

七、控制矩阵
风险号
风险描述
关键控制措施
不相容
控制类型
对应制度
控制痕迹
R1
1.风险点：未能制定与公司发展战略相一致的人力资源需求计划
2.结果：导致人力资源配置无法满足公司发展战略的要求
3.后果：影响公司战略目标的实现
1.HRBP应根据本部门任务指标及业务发展情况，对本部门人力资源需进行分析，制定《部门年度需求计划》，提出岗位任职资格，报人力资源部；
2.招聘经理对《部门年度需求计划》进行复核，在统计后报总经理审批
编制/审批
预防型
人力资源管理规范
1.年度人力资源需求计划；
2.招聘计划
R2
1.风险点：编制《人力资源需求计划》人员对岗位和人员配置不熟悉
2.后果：导致人力资源需求计划不合理
3.后果：影响公司日常经营的效率
1.各中心总监：审核下属部门的招聘计划；
2.审核标准：从公司整体情况出发；人工成本预算
编制/审批
预防型
人力资源管理规范
1.年度人力资源需求计划；
2.招聘计划
R3
1.风险点：《人力资源需求计划》的编制过程中未充分与其他部门充分沟通
2.后果：导致编制的计划的准确性和可用性不强
3.后果：影响计划的实施
1.各部门编制的《人力资源需求计划》应当经过部门经理和隶属中心总监审批
2.招聘经理需根据各部门任务指标及业务发展情况，对各部门提出的招聘需求进行分析，制定《年度需求计划》；
3.提出岗位任职资格，由系统HR确认，并提醒相关部门确认

预防型
人力资源管理规范
年度人力资源需求计划；招聘计划
R4
1.风险点：人力资源需求计划的编制过程中未考虑公司人员的人员分布、总体年龄和知识结构
2.结果：导致公司在招聘后的人员结构失衡
3.后果：影响公司长久发展
公司的人力资源部应该根据公司人员的人员分布、总体年龄和知识结构,编制人力资源需求计划

预防型
人力资源管理规范
年度人力资源需求计划；招聘计划
R5
1.风险点：由于宏观经济形势变化、经济产业转型、招聘群体发生变化等原因
2.结果：造成企业招工困难
3.后果：导致企业“用工荒”
人力资源部应当负责编制人力资源战略规划，综合考虑未来几年的宏观经济形式，公司战略转型，人力资源整体结构等因素，制定出人力资源战略，防止可能产生的“用工荒”

预防型
人力资源短缺专项应急预案
人力资源战略规划
R6
1.风险点：公司其他部门未通过人力资源部门统一向外发出招聘信息
2.结果：导致信息未得到有效管理，求职者难以识别信息
3.后果：影响公司人力资源规划的实施
发布招聘信息：由公司人力资源部统一在人才网站，相关媒体，公司网站发布招聘信息；公司参加的人才交流大会必须有公司人力资源管理部门负责人及工作人员参加

预防型
人力资源管理规范
招聘程序；招聘信息
R7
1.风险点：发布招聘信息前未对预招聘岗位要求的学历、专业知识、经验、年龄等条件有充分的认识和了解
2.结果：导致招聘到的人不符合岗位要求
3.后果：影响公司的招聘效率和正常的业务开展
公司的人力资源部在发布员工招聘信息时对招聘岗位进行职位分析，对岗位要求的学历、专业知识、经验、年龄等条件在招聘信息中予以明确

预防型
人力资源管理规范
招聘信息
R8
1.风险点：未能根据预招聘岗位选择合理途径发布招聘信息
2.结果：导致信息发布的范围受限，求职者无法成功接受信息
3.后果：影响人力资源规划的实施
1.人力资源部确定招聘方式，组织招聘录用
2.发布招聘信息：由公司人力资源部统一在各渠道发布招聘信息

预防型
人力资源管理规范
招聘信息
R9
1.风险点：招聘信息发布过程中对于要求的应聘人员提交的应聘材料不全或说明准确
2.结果：导致招聘人员无法有效地进行第一次简历筛选
3.后果：影响招聘质量
公司人力资源部在招聘信息的发布时对应聘所需材料给予明确、具体的说明

预防型
人力资源管理规范
招聘信息
R10
1.风险点：招聘过程中对于招聘信息发布后收回的简历和应聘材料处理不及时
2.结果：导致招聘周期加长
3.后果：影响招聘质量
严格规定招聘过程中收到的简历和应聘材料的处理与提交时间，及时由职能招聘部门提交报告到招聘归口部门

预防型
人力资源管理规范
招聘分析报告
R11
1.风险点：简历筛选过程不规范、不合理
2.结果：可能导致企业不能准确为求职者定位
3.后果：影响个人才能发挥，造成人才浪费
确定规范合理的简历筛选规定，从而更好的定位到企业所需人才

预防型
人力资源管理规范
简历筛选标准
R12
1.风险点：招聘过程中没有建立面试官和招聘决策人回避制度
2.结果：导致过程不公平
3.后果：影响人力资源规划的实施
公司的人力资源部建立起员工招聘回避制度，保证公司能招聘到人力资源规划所需的人员

预防型
人力资源管理规范
招聘回避的规定
R13
1.风险点：面试过程不够合理
2.结果：无法选择合格的应聘者入职
3.后果：影响公司日常经营的效率
人力资源管理干事根据应聘材料收集情况，通知“基本符合要求的”或“勉强合格的”应聘者携带相关材料（毕业证书原件、身份证原件等相关证件），参加面试由人力资源管理部门负责人及相关人员对应聘者进行面试，并对面试安排及面试过程进行控制并详细纪录，填写面试人员评估表最后，根据面试结果，确定面试合格者

预防型
人力资源管理规范
面试人员评估表；笔试考核资料
R13
1.风险点：面试过程不够合理
2.结果：无法选择合格的应聘者入职
3.后果：影响公司日常经营的效率
录用社会人员时，增加笔试考试内容招聘笔试考试由公司人力资源部组织相关人员命题或自行命题，对一般岗位的应聘者进行相关知识的笔试，对专业性较强的岗位应聘者进行专业知识的笔试对面试，笔试均合格的应聘者，才能进入体检、录取，办理正式录用手续

预防型
人力资源管理规范
面试人员评估表；笔试考核资料
R14
1.风险点：没有将员工的职业道德素养列入面试考核指标
2.结果：导致录用职业素养不合格员工
3.后果：影响公司资产和信息安全
将员工的职业道德素养作为招聘的一个指标列入面试考核之中，并且明确职业道德素养在面试考核成绩中所占到的比例

预防型
人力资源管理规范
面试考核指标中列入职业道德素养这一指标
R15
1.风险点：对通过面试测试的应聘人员，人力资源部未将其个人资料归档保存一定期限
2.后果：导致后备人力资源流失
通过EHR系统进行人才资料的储备；对于面试中表现出入职意向的人员，但因其他原因未到公司的，将人员档案资料保存1年，作为后备人力资源进行管理

预防型
人力资源管理规范
归档的应聘人员资料
R16
1.风险点：人力资源部未能对初步面试合格的应聘人资料进行背景调查
2.结果：导致对应聘人资料的真实性了解不够充分
3.后果：影响招聘质量
人力资源部对初步面试合格的人员，通过各类渠道验证身份信息和背景信息，保证身份证实可信、合法合规，调查内容包括：面试人员与应聘人之间存在的利益，企业的利益冲突

预防型
人力资源管理规范
应聘材料；应聘者背景调查材料
R17
1.风险点：未能对录用人员进行体检和职业健康检查
2.结果：导致在职员工的职业健康安全受威胁
3.后果：影响公司的员工健康安全

对新录用的人员进行岗前体检和职业健康检查，保证体检合格者才能上岗，避免给公司带来隐藏的职业病等风险

预防型
人力资源管理规范
体检报告
R18
1.风险点：录用外部人员时，未获得对方单位开具的离职证明材料
2.结果：录用后导致法律风险
3.后果：影响公司的文化体系建设
人力资源部在进行人员录取时，需通知录取人员出具离职单位开具的离职材料，证实此人员已经离职

预防型
人力资源管理规范
离职证明材料（解除劳动合同证明书）
R19
1.风险点：最终录用结果未经过预招聘岗位直接上级领导审批确认
2.结果：导致录用人员不符合其直接上级的需求和期望
3.后果：影响公司日常经营效率
人力资源管理部在确认最终录用结果后，应联同聘用人员资料上报相关公司领导进行最终审批，审批通过后，才可发送录用通知
经办/审批
预防型
人力资源管理规范
人员面试汇报审批材料
R20
1.风险点：岗位设置和员工配置中没有充分考虑公司的实际需求，因人设岗
2.结果：导致岗位工作效率低
3.后果：影响公司日常经营效率
公司人力资源部根据人力资源规划和公司的实际需求进行员工配置和岗位配置

预防型
人力资源管理规范
岗位配置书