职位说明书撰写指引.doc

一、职位说明书撰写指导
1. 职位基本信息
- 所属机构:填写该职位编制所属机构的名称,如营销中心，北京销售分公司
- 所属部门：填写该职位所属的部门名称,如人力资源部
- 所属模块：填写该职位所属的模块名称，如绩效薪酬模块
- 职位名称：填写明确的、完整的职位名称。如果由于部门内部多个职责由几人分担或共担,而不易描述职位名称的，则“人”为单位，以担责的具体员工的工作来描述.
- 直属上级：直线汇报关系中该职位的上一级职位名称。注意，不是任职者姓名。
- 直属下级：直线汇报关系中该职位的下一级职位名称。如果该职位在组织结构中是基层的，则该职位无直属下级。注意,不是任职者姓名。
- 职位编号：如果已有人力资源部核发的职位编号，则填写此栏.
- 填写日期：填写本职位说明书的日期
- 撰写人：填写本职位说明书的员工姓名
2. 职位存在的主要目的
该部分简单描述本职位的主要作用，是对本职位的职责最概括的描述，请用一句话总结。
3. 主要的工作职责
该部分是本次职位说明书填写的重要部分，主要填写本职位应执行的重要职责和任务。填写请按照各项职责的相对重要性从上往下填写（即职责一应是你认为最重要的职责，依次往下)。
对于“职责领域”主要填写本岗位任职者所需承担的某一类主要工作职责,以简短语句概述，（例：人力资源部总经理的某职责领域可以填写为：制定人力资源策略并组织实施）.
职责的细化和落实在具体的工作项目上即表现为主要任务。因而对于“该职责对应的主要任务”，填写在主要职责的范围内关于具体应承担的工作任务及工作目标。
“时间占比"是指每项工作职责完成所占用的大致时间占本职位全部日常工作时间的百分比，各项职责的时间百分比之和应为100％。出现不足100％或超额的，也需要根据岗位工作量现状据实填写。
在描述职责时，要注意采用以下的书写方式：
- 职责描述即包括了该项职位的主要工作产出.如,经过调查研究,撰写了研究报告。
- 描述了工作的成果而非过程。如提交报告，而不是调查研究。
- 每一项说明应该描述了单独的、不同的最终工作结果。
在描述过程中，根据职位在本项职责中的参与的角色,参考以下动词词汇表中最贴切的一个或几个,作为职责描述的动词：
- 决策或目标设定类工作:批准、指导、授权、制定、建立、规划、决定、准备、预备、发展
- 执行管理:达成、增进、评估、建立、赢得、评定、吸引、限制、确保、维护、评估、衡量、监控、取得认同、审核、找出、设定、执行、指标、改善、标准化
- 专业与支援：分析、辩明、界定、建议、提议、促使、预测、协调、解释、支援
- 特定性或基础工作：检查、检验、执行、履行、对照、提出、分配、处理、收集、汇集、生产、制造、分发、进行、提供、获得、提交、操作、执行、供应
- 一般性工作：管理、联系、协助、控制、监督
如何将各个不同层面职位职责的特点表现出来？下面给出一些职责描述的参考示例。
部门总经理层面示例（主要是对外、对上的职能）
1、 根据×要求 “×”代表该职位需要具体描述的内容。
（方针）
制定部门业务重点（执行方案），确保×工作（政策）有效执行（贯彻）。
2、 沟通（协商）×内容（议题），确保与×客户有效合作（业务推广）。
3、 激励×人员的绩效，确保团队高效运作（提升×人员的能力，以符合部门业务发展需要）。
4、 制定（拟定）×业务的重点，建立×的架构，引进×系统,以保障×业务的推广。
5、 解决×议题，确保×方面的工作无障碍的实施。
总监/高级经理/省级公司部门经理层面示例（主要是具体业务层面)
1、 根据规划(分析）×事项,提出×建议，以提供部门经理的决策依据.
2、 根据×业务的需求,草拟（提出）×方面的计划，以提升×的综合素质，处理×问题的能力。
3、 负责处理×问题,解决×矛盾，以简化×业务流程，保障×工作顺畅进行.
4、 教导×人员，熟悉×业务内容，提供×方面的必要指导，以帮助×人员进入工作角色（熟练进行×工作）。
5、 实际操作×高难度的业务，复核检查×工作内容，提出×修改意见（整改措施），以保证×工作规范性（合规性）,完成×工作的高效推广。
其他员工层面示例（操作层面）
1、维护×信息，更新×数据,以保证×信息(数据）的准确。
2、收集×数据，提供×分析,完成×报表,以提供决策依据。
3、针对×事务，沟通（联系)×事项,安排×时间,以顺利完成×工作。
4、其他:进行×分析、草拟×方案、负责×行政事务、处理×资料、操作×业务、收付×、发放×、准备×……
此部分需要描述本职位员工为完成该职位的职责,需要与农信联社内部其他部门的职位或外部机构/客户之间发生的工作沟通协调或联系。
4. 工作最困难或最具挑战性的部份以及解决困难和问题的主要方法
该部分主要描写该职位的所有职责中最有难度或挑战性的内容，不一定是最重要的职责内容，一般描述某个结果较难达成而非过程的难度.（例如：工作最为困难或最具挑战性的部分为如何成为公司的策略伙伴，如何满足业务发展对人力资源的需要，如何使人力资本的投入产出效率最优化；解决困难和问题的主要方法是持续与的高级管理层和各业务部门进行沟通，充分了解业务发展对人力资源的需求，并加强差异化的人力资本投入，提升产出效率）
5. 工作上会与三至五个重要的内部或外部客户接触，接触的目的、主要内容及成果，接触频率
该部分主要描述该职位需要沟通的对象、沟通单位、沟通的目的、主要内容及成果和沟通频率。
沟通对象：对内沟通指沟通对象属于xxxx股份有限公司内部（包括制造中心、营销中心、省级销售机构等）对外沟通指沟通对象不属于xxxx股份有限公司。
沟通机构（对内沟通）：沟通对象编制所属机构或部门；沟通机构（对外沟通):沟通对象所属单位。
沟通目的、主要内容及成果：描述沟通的动机，沟通信息是流入还是流出，沟通信息的主要内容以及沟通达到的结果
平均频率：信息沟通的频率（如根据工作需要定期或随时沟通，一个月一次等）
6. 管理权限
该部分主要描述本职位对于人员管理和预算管理的权限.填答“是”或“否"
- 是否提供团队成员在职训练及技术支持：主要指为团队成员提供一些非正式的指导
- 是否负责领导团队：
- 是否激励及发展团队成员
- 是否负责人员管理责任
- 是否指派及协调团队成员的工作
- 是否负责检视工作的完成进度与品质
- 是否负责规划部门的人事及预算
7. 目前针对该岗位的关键绩效衡量指标（请根据现行的绩效考核指标填写）
在此部分，主要描述现阶段对该职位各项工作职责的考核方法或考核指标。
8. 任职资格
在此部分需要描述为完成该职位以上各项工作，所必需具备的受教育程度、专业知识与技能、专业资质认证、相关工作经验及各方面能力等条件要素。
- 学历及专业要求:填写胜任本岗位所需要的学历程度和专业名称。如：本科学历，财务专业。注意，不是填写任职者本人的学历和专业.
- 工作经验及相关岗位经验:填写胜任本岗位所需要的工作经验要求和相关岗位的任职经验要求。如：具备5年工作经验，从事人力资源管理工作3年或以上.
- 所需专业知识:填写符合岗位工作要求的必需的专业知识。如:法律知识、财务知识等
- 所需专业证书：如该岗位需要专业的资质认证，则应在此处填写说明.如注册会计师、认证计算机工程师等。
- 能力要求:根据对该岗位的能力要求在对应的能力等级要求下选择一项打勾√；或根据该岗位的能力进行能力项补充.若无某项能力要求，则不填写。
- 其他补充说明：如果对于该岗位还有什么特殊的要求或有什么特殊的情况，而没有归纳到以上各项调查项中,可填写在这里.
二、 在填写过程中的其他注意事项
1. 整体描述以简洁为主要原则.
2. 在描述同部门内相似或相关联岗位时要尽量明确出岗位职责的差异,避免混淆或模糊.
3. 出现不易归纳或不明归纳的重要信息，要罗列在表格最后的“其他补充说明”里，并给予说明，以方便信息收集尽可能完备、详尽。