少数民族地区档案开放服务效...查研究——以湘西自治州为例_彭玉婵.pdf

调研工作Research work第 122 页2023/6 （下）总第413期少数民族地区档案开放服务效果调查研究以湘西自治州为例文/永顺县水利局档案室彭玉婵在新公共管理改革潮流以及公共服务社会化的趋势下，档案服务社会化已成为档案服务发展的一个重要方向。档案工作的最终目的和根本目标是为党和国家以及人民提供档案信息服务，充分发挥档案的作用，实现档案的社会价值和经济价值。随着信息技术的飞速发展，电子文档、数字档案馆如雨后春笋般蜂拥而起。信息技术的广泛应用为档案服务社会化开辟了广阔的发展空间，电子记录归档保存、馆藏档案数字化及档案信息网络化等，都为档案信息服务社会化奠定了基础，也将档案信息服务社会化推向了必然。但是，在少数民族地区和经济相对落后地区，公共档案馆的社会化服务程度还很低，服务水平和服务效果令人堪忧。一、湘西自治州基本情况介绍湘西土家族苗族自治州位于湖南省的西北部，是一个多民族聚居的山区，总面积为21646平方公里，2013年末全州总人口292.1万人，常住人口260万人。总人口中，少数民族人口229.6万人，占总人口的78.6。其中，土家族126.3万人，苗族101.4万人。全州设置地级公共档案馆1个，县市级公共档案馆8个。湘西州馆藏档案作为历史的凭证，不仅记录湘西历史的变迁，湘西名人的成长，同时也记载了湘西社会的发展足迹和时代脉络，用档案唤醒历史记忆，让民众在寻找回味历史发展的记忆中，一同体会湘西州发展的脉络。自1987年档案法颁布以来，湘西州公共档案馆积极面向社会开放，面向社会公众广泛宣传档案和档案工作的价值，引导更多民众走进档案馆查阅利用与其利益密切相关的档案和政府公开信息。二、2020年馆藏情况与利用情况统计分析笔者从湘西自治州档案局获取了2020年全州共8个县市公共档案馆以及自治州档案馆的统计报表数据。现将相关数据以表格的形式进行展现，详见表1。从表1的数据可以看出，事业经费投入较低，开放档案卷数较少，每年度新进档案数也不理想，特别是年度利用人次更是不容乐观。三、2020年档案馆社会化服务效果调查情况分析根据笔者已发表的论文公共档案馆信息服务社会化绩效评价指标体系构建策略一文所构建的指标体系，每个评价数据都应对照每个三级指标进行收集，凡是指标体系涉及的内容都应有相应的数据做支撑。同【摘要】信息化时代各公共档案馆不同程度实现了档案信息的开放服务，但通过一系列数据的统计与分析发现，湘西自治州少数民族地区公共档案馆在开放程度、服务手段、服务水平、服务效果等方面还很落后。本文分析和研究其根本原因。【关键词】少数民族地区；开放服务；服务效果表1湘西自治州2020年馆藏数据及利用情况统计表馆别事业经费馆藏档案开放档案本年度进馆档案本年度利用档案本年度利用人次万元（案卷）卷（案卷）卷（案卷）卷（案卷）卷人次湘西州档案馆50637028505674398235741072吉首市档案馆30140407132879340350024377凤凰县档案馆4015965314678670041561301泸溪县档案馆31.716874316874327785826618古丈县档案馆4921111307091122119789永顺县档案馆29103057103057550025181468花垣县档案馆23134527119922280001548516保靖县档案馆27179792160661743684951267龙山县档案馆36170983170983170222811215合计270.717863011521775626137103812623第 123 页2023/6 （下）总第413期表22020年定性指标调查情况统计内容馆别开放服务现行文件服务政府信息公开使用管理软件建立门户网站数据备份网站功能齐全网站使用方便吉首市档案馆是是是否有否否否泸溪县档案馆是是是否无否古丈县档案馆是是是否无否花垣县档案馆是是是否无否保靖县档案馆是是是否无否龙山县档案馆是是是否无否永顺县档案馆是是是否无否凤凰县档案馆是是是否有否否否表32020年定量指标调查情况统计馆别内容吉首市档案馆泸溪县档案馆古丈县档案馆花垣县档案馆保靖县档案馆龙山县档案馆永顺县档案馆凤凰县档案馆开放档案占馆藏档案百分比95%100%14%89%89%100%100%92%每年档案宣传的次数126486121212近五年编研成果（本）20010001成果每年利用人数15001100021馆藏案卷数14040716874392111134527179792170983103057159653光盘磁带数（盘）5791963538525照片（张）7685186695916733190221662986807近四年平均每年增加案卷数21462542438503118855215604258该地区人均案卷数0.470.620.730.470.650.340.240.46机读目录条数（案卷级）27700040266200001900006130096765数字化文件数占馆藏比例00000000服务器容量无无无无无无无无网站每年点击量39172565拒借率00000000数字化文件数00000000电子文件份数00000000每年用户投诉率00000000全年新增用户数6057439658622041全年用户保留率85%63%72%23%67%65%89%54%全年接待用户43776187895161267121514681301全年查阅案卷50025826211915488495228125184156近五年展览次数53213224查全率68%71%61%63%73%69%67%75%查准率93%90%89%85%92%90%89%94%平均查找速度（平均完成1次查询需多少分钟）1次/5分钟1次/8分钟1次/6分钟1次/4分钟1次/6分钟1次/7分钟1次/5分钟1次/4分钟调研工作Research work第 124 页2023/6 （下）总第413期样，每一个数据都应找到对应的指标来衡量。通过对湘西自治州8个县市开展将近一年的调查，收集到以下一些相关数据，根据评价指标体系中的定性指标与定量指标，形成以下两个数据表，分别是表2和表3。从表2和表3的数据可以看出，湘西自治州各公共档案馆无论是服务方式还是服务手段都相对落后，服务效果也差强人意。通过在百度和谷歌搜索引擎分别以“档案馆”或“档案局”为关键词，再以具体的湘西州内行政区划加以限制，网页结果展示发现：湘西全州档案馆在开展网络化服务时，目前只有湘西州公共档案馆、吉首市公共档案馆和凤凰县三个档案馆建立了专门的档案网站，建立专门档案网站的档案馆占全州公共档案馆的33%，州内其他6个档案馆均未建立档案网站，由此可见档案信息资源网络化程度偏低。但其中永顺、花垣、泸溪在百度百科设有各自档案馆专门词条，保靖、龙山、古丈县网络暂无档案馆方面的专门简介材料。在建立档案网站的3个档案馆中，湘西州档案馆网站信息相对齐全，设立了八个主要栏目，内容涉及信息公开、业务指导、档案看湘西、便民服务、学习园地，人事教育、政策法规、相关文件等。整个网站突出为民信息公开服务，同时也强调档案馆自身的业务学习和培训，重视档案法规的宣传与执行。网站更新比较及时的有网站首页的工作动态栏目，其他栏目更新较慢，并且有些重要的便民栏目内容缺失，如档案看湘西、便民服务等。吉首市档案馆网站设立了局馆概况、信息公开、依法行政、网上办事、服务指南、学习交流、档案利用、网上展示、下载专区八个栏目，网站框架设置比较重视档案利用的社会化，但在一些重要栏目如信息公开、网上办事等栏目内容缺失，且网站建立后，大多数对民众服务的栏目信息不能及时更新，只能做到本单位的一些工作动态的及时更新。凤凰县档案馆网站包括七个栏目：单位概况、党务公开、政务公开、办事指南、专题专栏、互动交流、友情链接。网站突出党务、政务的信息公开，但究其信息公开内容，却与档案馆馆藏关系不大，与地方政务信息公开的关联度不强，更像是档案馆机构的党务、政务公开，并且所有栏目信息更新少，馆藏目录在网站没有得到展现。其他县的档案馆没有专门的门户网站。四、公共档案馆信息服务存在的问题（一）有些馆开放档案占馆藏档案的百分比严重偏低。从8个县市的“开放性”这一指标来看，每个馆都实行了开放服务，针对全社会对可以开放的档案进行公平开放服务，但“开放档案占馆藏档案的百分比”这一具体指标上各馆情况各异，但总体来说较保守，对可公开的无保密性的档案没有做到完全开放，从这一点说明管理制度不健全，管理措施不到位。这些问题的存在不仅影响开放力度，更影响到资源建设、技术水平和服务效果，在这些指标上明显落后于其他公共馆。（二）资源建设严重不足。从8个县市档案馆的人均馆藏量来看，没有一个馆的人均拥有档案量超过1卷的，人均拥有案卷量最高的是古丈县档案馆，也仅仅只有人均0.73卷，最低的是永顺县档案馆，人均仅0.24卷，8个县市人均仅0.5卷。这足以说明各个馆的馆藏量严重不足。（三）技术水平严重落后，信息化建设没有起色。对照“技术水平”这一指标下的各个二级指标，在“门户网站建设”这一指标上，8个县市仅吉首市档案馆和凤凰县档案馆建立了自己的门户网站；在“自动化管理系统的使用”这一指标上，全州没有一个馆使用；在要“机读目录”这一指标方面，居然有两个馆为“0”，其他各馆机读目录数也很有限。事实证明，机读目录越多的馆其服务效率就会越高，相反就会越低；在“全文数据库”这一指标上，所有馆都为“0”。由此可见，在信息化建设和信息化服务方面，所有馆严重不足，技术水平落后。（四）服务效果较差。虽然各馆服务人员在服务态度上得到了档案利用者的好评，但由于有限的馆藏资源和落后的服务技术水平，严重阻碍了服务的效率，也严重影响了到馆率和查询率，从每个馆每年接待的利用者可以看出，服务数量严重偏低，其中花垣县2017年接待人数仅516人，泸溪县仅618人，古丈县仅789人，接待人数最多的是吉首市档案馆，全年接待人数4377人，其他各馆不超1500人。五、公共档案馆开放服务效果差的原因（一）落后的经济水平决定落后的技术水平。湘西自治州地处湘鄂渝黔四省（市）边区，该区域包括张家界市、怀化市，湖北的鄂西土家族苗族自治州、重庆的黔江、贵州的铜仁等。湘鄂渝黔四省（市）边区的共同特征老少边山穷。老：革命老区；少：以土家族、苗族为主的少数民族聚居地，少数民族占人口总数的60%以上；边：各省（市）边远地区，离各省会均在250公里以上；山：大山区（云贵高原东端的武陵山区）；穷：深度贫困区（全国18个贫困片之一）。地理位置的偏决定了交通的不便，交通的不便决定了信息的落后，信息的落后决定了思维的固化，思维的固化决定了发展的缓慢，发展的缓慢决定了经济的落后。而经济地位决定其他一切，落后的经济决定经费的投入，经费的投入决定了人才的培养和先进设备的使用，因此决定了先进技术的落后。（二）相关部门和领导不重视。（下转第130页）档案工作archives work第 130 页2023/6 （下）总第413期国家服务等等。（三）档案工作要在档案资源建设上有位。档案资源是经济社会发展中各方面活动必不可少的一部分，是各部门发展的基础和保障。因此，档案工作必须在档案资源建设上有位。档案资源建设体现在档案服务、资源开发、利用等方面，体现在档案工作规范化、标准化，体现在档案资源建设现代化、信息化等方面，这些是档案工作必须面对和努力解决的问题。只有在这方面有位，才能更好地服务于党和国家工作大局。在我国经济社会转型升级过程中，要以高度负责的态度，督促档案管理部门积极开展服务意识强化活动（包括档案资源开放、档案整理开发利用)；要以大局为重，全面实施档案事业建设规划；要以发展全局的精神，高度关注档案馆建设发展现状；要以服务基层、推动发展、为人们服务为出发点和落脚点；要以加强档案资源开发利用为重点（包括档案资源开发利用）；积极发挥档案管理部门的作用，推动档案资源建设发展；要注重提高档案管理部门开展服务改革与发展工作水平；要为档案事业的发展创造良好的条件，提供高效的服务与技术支撑，促进档案事业向着科学、高效的方向发展。这些都体现了档案事业以服务大局为中心，更好地服务于党和国家工作大局这个根本目标。（四）档案工作要在机关内部管理上有位。档案工作在机关内部管理中占有举足轻重的作用，机关内部的档案管理是由特定的档案机构来管理的，所以说，机关内部的管理不仅是一个单位的制度建设，更是一个单位工作的重点和关键。只有机关内部管理有条不紊，档案工作才能发挥其应有的作用，发挥出应有的价值。在机关内部管理上有位，主要是指机关内部对档案工作要做到“六不准”“四个到位”及“六要”。“六不准”是不准私自处置档案、不准私自调阅档案、不准擅自占用文件、不准随意取走资料、不准擅自损毁文件、不准擅自销毁文件材料。这些“不准”提高了档案工作的效率。四、结语综上所述，档案工作是一项基本工作，也是一种服务性的工作，必须要认识到档案工作的重要意义和价值，并在工作中不断创新和完善档案管理工作方法，强化档案管理流程，以更好地促进社会持续健康发展。【参考资料】1阎霓.刍议档案人员素质在档案工作中的影响J.兰台世界,2022(10):88-90.2夏红,王艺然.论现代企业档案工作数字化转型的路径设计J.机电兵船档案,2022(05):43-45.3王颖.互联网背景下探寻企业经济管理模式的创新方向J.中国商界,2022(09):76-77.4郭玲玲.“互联网+”背景下企业经济管理革新研究J.商场现代化,2022(17):76-78.5丁海斌.档案工作中的“后端反馈调节原理”J.档案管理,2022(05):5-13.6梁绍红,夏振华.浙江档案工作数字化转型的探索与实践J.浙江档案,2022(08):45-48.7姬忠起.大数据视阈下档案工作研究J.办公自动化,2022,27(17):59-61.（上接第124页）档案法规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”因此，湘西自治州下面的8个县市公共档案馆直接由湘西自治州档案局主管。从经费的划拨到档案事业制度建设和执行，都受主管单位的直接影响。各县市档案馆档案信息服务社会化绩效低下最主要的原因是主管部门没有高度重视，没有加强档案信息现代化、自动化建设和开放服务、主动服务、共享服务的意识。（三）管理制度不完善。由于主管部门不重视，因此湘西自治州整个档案体系在制度建设上不完善，对国家档案局和省档案局的相关法令法规、条例、政策等执行不到位。从国家档案局到省档案局都制定和发布了大量有关档案事业建设方面的文件，对各县级综合档案馆从库房面积到设施设备再到工作人员素质要求和服务民生等方面都做了相关规定。但由于受经济条件的制约，以及相关部门的不重视，这些精神都没有得到充分执行。（四）受传统服务观念的影响。长期以来，档案馆作为收藏档案的政府附属机构，其主要作用是服务于政府，以安全保管为前提和要领。作为偏、穷的湘西地区的公共档案馆更是受地理位置、经济条件等因素的影响，档案管理人员思想陈旧，墨守成规，“养在深闺人不识”已经成为一种习惯，严重缺乏创新意识和主动服务意识。在资源建设方面仅仅是遵守“移交什么，保管什么”，在档案查询利用过程中“有什么提供什么”，长时间的被动管理和被动服务已经成为一种习惯，因此，在资源建设和服务利用方面无法创新。【参考文献】1湘西自治州2013年国民经济和社会发展统计公报EB/OL.湖南统计信息网,http:/