专项招标投标方案档案整理工作作业流程及要求.doc

专业档案整理工作步骤及要求
一、归档时间：
1、标准上每一个项目招标结束，就需将全部相关资料整理装订后送至档案室进行归档，并做好移交统计，政府采购中心专业档案每十二个月还需进行集中转移销毁等工作。
2、对于正在进行各项工作所包含文件，各部门应作好‘预先归档’工作。
3、代理机构（分散采购及建设工程项目）进场交易项目档案在招标完成后就应立即进行移交归档。
二、归档范围：
本中心进场交易政府采购项目和建设工程项目招标投标活动中直接形成含有保留价值多种文字、数字、图纸、图表、声像等多种载体文件材料。
招标投标【政府采购】档案存档内容包含：
1、政府采购中心集中采购项目全过程资料
2、分散采购项目进场交易工作全过程资料
3、建设工程项目进场交易工作全过程资料
4、自愿进场交易项目标全过程资料
三、归档步骤：
1、搜集：由项目责任人（代理机构）将招标工作活动中形成文字材料完整地搜集整理成册。
2、判定：对搜集材料逐份判定，确定是否属于《档案目录》归档范围，不属归档范围，可作参考资料保留，属于归档范围，根据《档案目录》逐一整理次序，并装订成册，确保资料完整性。
3、移交：项目责任人（代理机构）将整理后项目档案移交档案室并做好移交登记（记录表纸质版需录入电子版，方便查询）。
四、整理程序：
1、盖全宗归档章
档案盒上必需加盖全宗归档章
2、盖档号章及档号编写
档号章盖在每件材料中间空白处，档号由五部分组成：全宗号+专业档案代号+年份+项目号+案卷号，如：108-Zz--001-01，“108”为xxxxx行政审批局全宗号；第一个“Z”代表专业档案来自xxxxx公共资源交易中心；第二个“z”代表专业档案代号，用数字表示；“”代表档案所属年份；第一个“1”代表项目档案对应档号；第二个“1”代表档案案卷号。
3、专业档案代号说明：
108-Z1--001-01：Z1原为政府采购中心市级采购项目，已取消。
108-Z2--001-01：Z2为政府采购中心区级集中采购项目。
108-Z3--001-01：Z3为代理机构代理建设工程类项目。
108-Z4--001-01：Z4为代理机构代理分散采购项目。
4、档案装盒：
档案装盒一律采取无酸牛皮纸无字档案盒装盒，其规格为：310㎜×220㎜,厚度分别为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，依据需要统一规格相同档案盒，并在盒面固定位置加盖全宗归档章。
5、脊背制作：
按专业档案脊背格式统一制作档案案卷脊背，并用专用牛皮纸打印、裁剪成标准大小，将脊背粘贴在对应档案脊背处，并用透明胶带密封两侧，确保脊背清楚完整。
6、档案上架：
档案整理完成后，根据档案及盒号次序依次放入档案密集架，便于查找和利用，并做好对应台账数据。
7、标书清理
投标文件为一正多副，一正整理好移交监管单位保留，一副存档备查（跟随对应档案存档），其它投标文件副本整理移交招标人或采购人，未移交投标文件副本作为短期（十二个月）保留资料，由档案资料员清理以后封箱处理，移交相关投标文件做好交接签收表。
以上未移交投标文件副本进行定时销毁，销毁前由项目责任人分别向部门责任人提出申请并取得同意后以函件形式通知招标人或采购人，待招标人或采购人确定（如函告送达15天无回复）后，方可统一销毁。【并保留销毁统计】
五、保留期限
招标投标【政府采购】档案保留期限，从项目完成之日起最少保留十五年。
六、档案销毁
档案保留期满后，由档案管理员编制清单，组织相关人员进行判定后，经分管领导审核后，根据《中国档案法》要求程序进行销毁。
建设项目在建期间档案不得销毁。
七、档案利用要求
1、利用者要维护档案资料完整和安全，不准涂改、
污损、拆散，丢失和转借。
2、借阅档案、资料必需先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。
3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。
4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本要求由此带来不利影响由档案资料管理人员自行负担。
八、档案保密、防范
加强防范，做好档案室或柜保密工作，注意预防失密、失盗、和火灾事故。加强对档案室或柜管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。

专业档案脊背格式

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标
档
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