基于CiteSpace的我...案数字化发展历程与趋势分析_邵雨.pdf

172023 年第 2 期理论探讨THEORETICAL DISCUSSION基于 CiteSpace 的我国企业档案数字化发展历程与趋势分析邵雨（中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司，西安 710065）摘要：本文以 CNKI 中企业档案数字化的期刊文献为研究对象，采用文献计量方法，通过对企业档案数字化研究的发文量、载文期刊、作者、研究机构、关键词等要素进行计量分析，梳理发展历程，指出企业档案数字化研究存在的问题，并对此提出针对性的有效建议,力求为企业档案数字化提供一些借鉴。关键词：企业档案管理；数字化；CiteSpace档案作为企业的一种原生信息资源，对企业的发展至关重要。在大数据背景下，借助先进科技进行企业档案数字化建设有利于档案的永久性存储和利用，提高办公效率与经济效益，有助于实现企业与社会的信息资源共享，具有一定的必要性和迫切性。一、数据来源与数据处理本文聚焦于我国企业档案数字化研究的发展趋势，研究数据来源于中国学术期刊网络出版总库（CNKI）中的期刊数据库，在中国知网高级检索功能中检索主题为“企业档案”且主题为“数字化”的学术期刊文献，检索时间为 2022 年 1 月 9 日 18：10，共检索到 835 条记录。在数据处理过程中，为了使结果更加清晰，对关键词中的特殊字符进行删除处理；同时为了使核心研究机构更加显著，作者对研究机构进行逐一检查和合并，比如将“中国兵器工业档案馆档案资源管理处”“中国兵器工业档案馆资源处”“中国兵器工业档案馆”统一为“中国兵器工业档案馆”，大学+院系的研究机构仅保留大学名称；对于作者姓名进行人工消歧处理，根据作者的机构区别同名作者。最后将处理后的规范数据导入 Python 和 CiteSpace 中进行可视化分析。二、基本情况分析（一）年度发文量分析某一领域的文献发文时间和发文数量可以直观地反映该领域的发展速度和受重视程度。本文利用Excel 生成年发文量折线图，并绘制线性趋势线，计算出其拟合优度 R2=0.8784。R2的取值范围为 0,1。有研究表明 R2值越大，表明其趋势越明显，发展态势可靠性越高。如图 1 所示，可以看出近二十年来我国企业档案数字化研究总体呈现增长趋势。从图 1 来看，我国企业档案数字化研究发展大致可分为三个阶段。第一阶段 2000 年至 2009 年，此阶段文献数量除个别年份有小幅下降外都呈现缓速增长趋势；第二阶段 2010 年至 2013 年，此阶段发文量快速增长；第三阶段 2014 年至 2021 年，此阶段发文量有所回落，但在 2020 年发文量继续上升，突破 80 篇，2021 年持续增长。由此，我国企业档案数字化研究发展与一般事物的发展规律相符，是前进性和曲折性的统一，发展方向是前进的、上升的，道路是曲折的、迂回的。（二）载文期刊分布分析本文通过对载文期刊的发文量进行统计。从载文量来看前十名的期刊发文量约占总体的 50%，为我国企业档案数字化研究文献的主要期刊来源。在前十名的期刊中核心期刊（包括北大核心与南大核心）仅有两个，中国档案（第 9 名，20 篇）和档案管理（第 10 名，19 篇）；核心期刊发文量约占总体的 8%，这说明我国企业档案数字化研究的论文质量有待提高，核心期刊对此领域的研究关注度较低。布拉德福定律表明某一专业领域 1/3 的文献应该集中在核心区期刊上。据此，我国企业档案数字化核心区期刊载文量应该为 835/3 278 篇，而统计结果中此数值仅为 68，也可以证明以上关注度较低的结论（三）研究作者分析从论文作者来看，高产作者较少。发文数量最 图 1年发文量柱状图182023 年第 2 期理论探讨THEORETICAL DISCUSSION多的是国家档案局的蔡盈芳，发文量为 6 篇，其次是哈尔滨石化公司李春竹，发文量为 4 篇。蔡盈芳撰写的关于企业档案数字化的文章都发表于 2020 年和 2021 年，在中国档案发表 5 篇，档案学通讯发表 1 篇，下载量都超过了 100 次，有两篇文章的下载量甚至超过了 600 次。因此，蔡盈芳不仅是我国企业档案数字化研究领域的高产作者，更是在此领域有着高影响力的核心研究人员。此外，有50 名作者的发文量为 2 篇，约占作者总数的 5.6%。这些作者大多来自于企业，高校研究者和档案行政管理部门的人员非常少。将数据导入到 CiteSpace 中可以得到作者合著网络。此网络密度 0.0005，所有节点的中心性都为 0，网络结构非常稀疏，此领域尚未形成稳定的核心作者群。在 835 篇文章中，有 703 篇文章都只有一名作者。在合著的文章中，两人、三人合著的形式最常见，分别占比 69%和 25%。合著度又称篇均作者数，可以反映研究者对该领域的研究兴趣，也能反映出该领域的研究问题难度以及共同参与解决研究问题的程度。我国企业档案数字化研究领域的文献合著度只有 1.15，合著程度较低。说明该研究方向在社会中的影响力不高，未能引起广泛关注，且研究问题难度不大。但在各学科日趋复杂的情况下，需要不同研究团体、学科、研究单位、国家共同协作使知识资源实现最优配置。（四）研究机构分析我国企业档案数字化研究领域中发文量最高的四个机构为国家档案局（6 篇）、中国石油哈尔滨石化公司（4 篇）、中国船舶工业系统工程研究院（3篇）、渤海造船厂集团有限公司（3 篇），另外有36 个机构的发文量为 2 篇。发文机构大部分为国有能源企业，如国家能源集团陕西电力有限公司、中石化胜利油田勘察设计研究院、湖北清江水电开发有限责任公司等。这充分体现了企业档案管理工作中国企的担当与引领作用。这些公司作为掌握国民经济基础资源的企业，其档案工作本身系统性较强，且企业档案资源由国家档案行政部门实行统一管理，可以为企业档案管理的稳定发展提供肥沃的土壤。三、研究热点分析（一）关键词聚类与研究热点分析通过 CiteSpace 进行关键词聚类分析能够追踪企业档案数字化的研究热点。从关键词聚类结果来看，可将中心关键词进一步分成两类，如表 1 所示。表 1关键词聚类结果类别时间段包含关键词档案数字化相关2000-2010电子文件、目录数据库2011-2021数字化、电子文件、档案信息、安全保密类别时间段包含关键词档案研究部门2000-2010档案学会、档案部门2011-2021档案局、电力企业2000 年至 2010 年对于企业档案数字化的研究主要与电子文件和目录数据库相关。21 世纪初，国家档案局在全国档案事业发展“十五”计划中明确指出，要加快档案信息化建设，围绕电子文件归档和电子档案管理，积极吸收、采纳、转化有关电子文件归档和电子档案管理的各类标准制定相应的办法和标准，有条件的档案馆要实现馆藏开放档案目录的网上查询和浏览服务。国家档案局中央档案馆 2002 年出台了全国档案信息化建设实施纲要，鼓励部分有条件的企业开始逐步探索开展企业档案信息化建设，以适应企业信息化与企业管理现代化的需要。因此，在这一时间段内，众多学者开展了对企业档案信息化理论和实践研究。其中，对电子文件和目录数据库的研究是很重要的两个方面。电子文件是电子档案的来源，对电子文件的可靠处理是档案信息化、数字化管理的基础；而目录数据库是实现计算机检索电子档案第一步，是进一步实现全文数据库的基础。2011 年至 2021 年企业档案数字化研究内容更加多样。根据聚类信息和文献内容，可以发现这一阶段的研究内容主要聚焦于：1.企业档案数字化的相关实践。企业档案数字化可以分为两部分，一是传统载体档案数字化，二是电子档案收集。企业档案数字化管理可以解决管理资源浪费、档案管控不力、信息服务滞后等问题，从而为企业节约成本、提高经济效益。国家档案局在“十三五”期间大力推进企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，试点单位共 48 家，为企业解决了一大批业务系统归档难题，同时培养了一批具备较高水平的企业档案信息化管理复合型人才，有效促进了试点单位的档案信息化、数字化水平。2.企业档案数字化管理中存在的安全保密问题及对策。企业档案数字化管理方式在促进档案信息资源有效利用和资源共享的同时，对档案信息的保密管理也提出了新的挑战。一方面，在馆藏档案数字化过程中，存在纸质档案损坏、档案信息泄露的风险；另一方面，电子档案在收集和保管过程中，涉及到网络和计算机方面的安全问题。对此，应该建立健全档案工作保密制度体系，开展专项保密培训，优化电子档案管理系统，做好电子档案备份工作，加强全过程管控。3.企业档案信息整合与知识管理。档案资源作为企业的基础性资源，为企业的生产经营提供了有效的可参考性资源。档案信息资源包括档案原件与192023 年第 2 期理论探讨THEORETICAL DISCUSSION信息开发成果，企业可以通过信息共享、信息服务、协同办公、利用支持等方式充分发挥档案的服务功能。进一步建立档案知识平台，实现档案知识搜索、推荐与智能服务，提升档案知识资源共享效率，实现档案资源价值转化，促进档案事业进一步融入数字中国建设。（二）突发关键词研究趋势分析研究趋势是一种动态的发展过程，通过突发词的改变可以较好地发现研究主题的变化趋势。本文利用 CiteSpace 中的突发词探测功能绘制 2011 年至2021 年期间的突发词图谱，剔除无意义的关键词后，突发强度排名前十的关键词如表 2 所示。表 2突发关键词关键词突发强度开始年份结束年份大数据2.0320192021电力企业1.6220162017档案部门2.4920132014供电企业2.2420132015实体档案1.8420132014电子档案1.5920132016纸质档案1.3620132016电子文件5.0420112013数字档案2.0120112014档案原件1.7120112013在 2000 至 2010 年中，突发词集中于 2011 年至2016 年之间。2014 年，国务院办公厅印发关于加强和改进新形势下档案工作的意见，提出各级党政机关、企事业单位要把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，加快推进传统载体档案数字化。同时，国家档案局提出“存量数字化，增量电子化”发展战略。在这一时间段，随着科技与经济的进步，各种计算机、通信技术被应用到企业档案管理中，企业档案管理信息化在各种行业广泛地开展。在企业档案管理数字化研究领域中与“大数据”相关的研究爆发于 2019 年，且还在持续增加。自动化办公系统、企业 ERP 系统的快速发展，使企业在管理过程中产生了大量电子档案，如何对这些档案进行科学管理和利用是一大难题，应用大数据技术成为电子档案管理的必然趋势。大数据不仅给企业档案管理工作带来机遇，同时也带来挑战，需要给予足够的重视和充分的应用，创新传统的档案管理理念和模式，尽可能地发挥大数据的价值。此外，企业档案数字化建设在电力部门、供电企业开展的的比较多。但是由于档案部分重要作用的滞后性，长久以来档案管理在企业管理中始终处于边缘地位。国有企业对档案工作的重视程度明显高于私有企业，其档案工作有着重要的政治作用。国有企业要进一步重视档案工作，加大对档案信息化、数字化的投入，不仅要管好档案，更要用好档案，切实发挥档案对企业生产经营、国民经济社会发展的服务支撑作用。四、企业档案数字化发展建议（一）加强校企合作，加快研究成果转化从作者情况分析来看，此领域研究作者之间的合作不足，尤其是校企合作的不足，会减缓知识在校企之间的流动，长远来看会阻碍高新技术在企业档案数字化的应用进程。要走出这个困境，一方面，需要加强校企合作，包括人力、经费、技术和思路合作等，通过资源共享的方式提高研究效率；另一方面，企业要充分重视人才培养，与高校建立联系，在校企合作中引入更多具有先进知识和技术的人才，采用委托高校进行研发或者建立联合实验室等方式，促进高校和企业的共同发展，提高科研成果转化效率。（二）发挥引领作用，彰显国企担当随着改革开放的不断深入，各种所有制企业蓬勃发展，如何建立健全企业档案，全面提高档案信息经济效益，使之更有效地为企业发展服务，是当前亟待研究和探讨的问题。从研究机构分析情况来看，国企已经在企业档案数字化方面切实发挥了作用。然而民营企业及混合所有制企业由于档案意识薄弱、法律法规不健全等问题，出现了档案管理混乱的状态。因此，下一步不仅要深化国企档案工作变革，也要抓典型、指方向，带动其他企业的档案数字化建设进一步发展。（三）更新档案管理意识，积极开发档案信息资源档案信息资源是企业生存发展的宝贵财富，合理有效地利用可以推动科技创新和成果转化。尤其对知识密集型企业来讲，将档案资源与业务工作深度融合，使档案管理从静态文档保管转变为知识精准服务，有助于提升科研管理和技术研发能力。因此，档案工作人员要更新档案管理意识，重视档案信息资源开发，转变档案管理工作思维，变被动、静态的收集与管理为主动、动态的知识服务，以支持智慧化企业的转型升级。参考文献 1 白巧丽.档案数字化建设与企业档案管理研究 J.办公室业务,2020(07).2 孙雁.档案数字化建设与企业档案管理研究 J.黑龙江档案,2021(05).3 陈超美,陈悦,侯剑华,等.CiteSpace:科学文献中新趋势与新动态的识别与可视化J.情报学报,2009(03).4 梁誉,周亚星,曹信邦.我国养老服务研究的知识图谱基于 CiteSpace 的可视化计量分析 J.社会保障研究,2020(02).责编：蒋立民