公司费用报销管理制度及流程.doc

公司费用报销管理制度及流程第一章：总则在日常工作中，部分员工对财务知识比较欠缺，对公司财务报销流程及报销规定不太了解，出现报销单据填写不规范、报销内容不明确等情况，由于单据填写错误导致的重复填写工作也多次发生，给本部门、财务部及相关部门工作带来不必要困扰。为了加强公司内部管理, 合理控制费用支出，特制定本制度。第二章：费用报销基本制度及基本流程一、费用报销单填写要求：1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；3、报销人须取得合法有效的报销单据(发票)，如：收据、发票、送货单（仓库已签名的送货单）、快递单，网购无发票或单据的需把付款截图打印出来，相关单据粘贴到“报销单据粘贴单”上；4、报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数； 5、单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据特别不清晰，粘贴不规范的财务部门有权要求对方改正，拒不改正者财务部有权予以拒绝受理；6、报销人须在备注地方填写正确的银行卡号、开户行、开户名；7、报销单的“报销部门”处必须填写所属部门，例如人事行政部；8、报销单的“日期”需填写报销当天的日期；9、报销单的“金额”此处必须填写实际发生金额；粘贴的发票金额可以多于报销金额，但一定不能少； 10、报销单的“合计”填写各项费用合计，“合计”此行上方有空行的，划S线或划/线注销，数字前加； 11、报销单的“金额大写”此处填写合计的大写金额。若报销金额为千位数时应在万字前写人民币符号，以此类推，若千位数有数值，而百位数为零，需在百位数前写零。如：合计金额650.40元在此行填写为：万仟陆佰伍拾零元肆角零分； 12、出纳履行付款后，通知报销人款已经支付。二、报销凭证票据粘贴要求：1、粘贴前必须将票据上面所有的钉书针，回形针，夹子等外在的东西全部去掉；2、票据要分好类别，如按加油票，交通票，住宿票，餐饮票等分类，如果票据较多可采用多张粘贴单粘贴；3、对于比粘贴单大的票据或其他附件，例如：合同、采购申请单。粘贴时须紧靠粘贴单顶界和左界横向粘贴；超出部分必须按粘贴单大小折叠在粘贴单内； 4、票据粘贴方法多样，粘贴票据时应根据票据的多少、纸张的大小，选择合适的方法。但应以整个单据平整、美观为准，以便财务部装订成册；三、差旅费报销：1、差旅费报销单需外出申请单，除“出差补助”不需要付发票及票据外，其他均需有票据； 2、出差起讫日期必须填写清楚，以便于财务方便核算出差补助费用；3、已发放出差补助，不再报销餐饮费用；如确实需要招待客人的，经主管领导审批后可凭餐饮发票报销；4、报销的住宿票必须在背面注明宾馆名称、宾馆电话、宾馆单日价格、住宿时间段、同住人员姓名；每张车票必须在背面注明对应时间、起止点、拜访客户姓名、电话号码；市内公交车票需要撕票，除二人及以上同行外不得有连号； 5、具体出差事项详见-公司差旅费报销管理制度及流程。四、借款管理规定：1、借款审批单为各部门相关人员备用金申请、出差或业务接等借支申请时使用，填写要求如同前几种单据，写清楚借款原因、预计的金额和还款日期；2、借款单要由部门负责人、财务主管、总经理签字后出纳人员方能付款； 3、出差或者业务接待完成后，填写报销单抵销借款。入借款金额多余实际使用金额，则由借款人将应退余款转账至公司账户； 4、在预定还款日期到期后不能还款或报销的从有关人员的工资中扣除。备注：报销人需备注清楚银行卡号、开户行、开户名。五、请购单要求：1、公司各部门需要采购物品，都需要填写请购单；2、请购单上的“预计单价”和“预计金额”必须填写完整才可申购；3、请购物品总金额若等于小于500元，需部门主管签字方可给予采购部或人事部采购；请购物品总金额若大于500元，则需由部门主管和总经理签字方可给予采购部或人事部采购。第三章：报销时间的具体规定一、为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：1、公司报销时间定在每周四，每周三早上将费用报销单据提交给财务部，财务部下午进行审核，单据审核无误财务通知报销人员周四早上到财务部签名确认，周四下午统一发放，特殊情况可放宽处理；2、借款不受以上的时间限制，但借款需提前告知出纳。第四章：费用审批管理一、费用审批管理：1、费用报销单所需单据不齐全、不真实、不合格的，不论任何原因一律不予受理；对记载不准确、不完整的票据予以退回，要求更正、补充，特殊情况经领导审批签名后方可进行报销；2、费用报销单填写不规范的，财务有权要求退回重新填写；3、费用报销单粘贴不符合规范要求的，财务有权要求退回重新粘贴；4、部门领导报销时不符合规定的，单据直接上报给总经理；部门员工报销时不规范操作累计3次，部门负责人对其进行重新培训；5、费用报销人员应对所报销的单据和金额负完全的责任，严禁虚报、多报、假报；经查核属虚假凭证，此笔费用不予报销；第一次发现有虚报、假报的行为，按多报金额给予双倍罚款；第二次再发现相同的行为，扣除该人员当月工资，虚报金额大且情节严重的可做直接开除处理，并追索法律责任； 6、财务部票据审核人员在进行票据审核的过程中，如对相关票据有疑问，可询问报销人员，报销人员要对有疑问的地方做出相应的合理解释，如解释的原因不被接受，则相应的费用将不予报销； 7、财会人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性、真实性进行审核，若违反本制度一律不予报销；任何人不得打击报复。第五章：附则一、本制度自发布之日起执行二、本制度最终解释权归财务部所有 深圳XXXXX公司 财务部 年 月 日【本文档内容可以自由复制内容或自由编辑修改内容期待你的好评和关注，我们将会做得更好】精选范本,供参考！