如何打造制度建设的流水线.doc

<p>如何打造制度建设的“流水线”？（原创）
概要：
l 制度设计体系化：通过职能分析，能够提前对制度文件进行系统化设计。
l 编写操作规范化：制度的命名、编号、版本号、格式、审核、修订、发布等全方位提前制定规范。
l 内容组织结构化：弄懂管理对象的本质，抽取制度的共性，文件内容分析批处理。
正文：
一个规范化的公司需要大量的管理制度，大量的管理制度需要大量的人力来编写和维护，而这些大量的文件需要不同部门、不同层级的人员来参与，这样一个庞大的工程让很多公司在规范化道路上望而却步，结果阻碍了企业规模化发展。
有没有办法让制度建设具有批量生产的能力？有什么办法可以快速搭建起一个高质量、高水平的制度体系？
让我们借鉴传统制造业的一些方法来建一条“制度建设流水线”吧。
在建这条流水线之前，希望你已经看过了我前面的文章，特别是关于“分类技术”和“职能分类”两节。因为职能就是我们要“加工”的对象，职能的划分就仿佛是制造业中对不同原材料的分类，钢材、木材还是石材决定了我们加工的方法。
一、制度设计体系化
为了打造“流水线”首先要做结构设计。我们根据职能体系的层级设计制度体系的层级，从宏观到微观逐级细化，形成“金字塔”结构：
•&nbsp;&nbsp;&nbsp; 刚要：描述一级职能的纲领性文件。
•&nbsp;&nbsp;&nbsp; 制度：描述二级职能的框架性文件，是刚要的细化文件。
•&nbsp;&nbsp;&nbsp; 规定：描述三级职能的原则性文件，是制度的细化文件。
•&nbsp;&nbsp;&nbsp; 细则：描述业务活动的操作性文件，是规定的细化文件。

上面以HR制度体系为例，你就可以看出不同层级的职能和不同层级的制度文件之间的呼应关系。
在细则的层面，还包括我们经常提及的规范和标准。
•&nbsp;&nbsp;&nbsp; 标准：重描述数据化指标细则文件，例如《出差住宿标准》、《工作午餐标准》、《办公物资配置标准》、《办公电脑配置标准》等。
•&nbsp;&nbsp;&nbsp; 规范：着重描述行为规则的细则文件，例如《电子邮件规范》、《工作日报规范》、《图纸编号规范》等。
还有一类重要的文件叫流程。流程是描述跨部门、跨岗位的业务活动步骤的专项文件，例如《招聘工作流程》、《访客接待流程》、《文件发布流程》等；
工作流程怎么建立，二维归位法：&nbsp;
部门/岗位
职能一
职能二
职能三
职能四
职能五
岗位职责
部门/岗位 甲

∑
部门/岗位 乙

部门/岗位 丙

部门/岗位 丁

工作流程
∑

我们看纵向是岗位，横向是职能。比如说职能一是培训工作，岗位甲去收集培训需求，岗位乙做培训方案，岗位丙实施培训，岗位丁做培训考核。在培训环节上面，把所有人做的所有事情列出来“∑”一下，就形成了一个流程。看横向这个岗位甲在职能一培训上做什么，职能二招聘上做什么，职能三考核上做什么，横向的“∑”就变为岗位甲的职能描述。如果只是我自己一个人做一件事情，我先拿出笔然后取出纸，随后记录一些东西，我们把它叫流程，一般叫规范或者细则文件。
除了上述核心文件，为提高管理文件易用性，根据核心文件或在核心文件基础上编制的文件。
l&nbsp; 流程图：采用图标、图示等符号直观描述某项管理流程中各要素运转的过程。例如《核心管理文件审批流程》。
l&nbsp; 手册：按使用者的角度对信息进行分类汇总，方便使用者查询的指导性文件。例如《员工手册》、《前台工作指导手册》、《销售手册》等。
l&nbsp; 模板：具有规范格式的用于数据采集的工作界面。例如《季度工作计划模板》、《行政费用月度统计模板》等。
l&nbsp; 工作记录：使用者将模板文件填写了内容形成的文件。
我们可以通过一个案例看一下制度体系是如何构建出来的。

职能级别
职能名称
制度/规定/细则
流程
模板
二级职能
薪酬管理
薪酬管理制度

三级职能
薪酬体系管理
薪酬体系管理规定

业务活动
薪酬体系设计
薪酬体系设计细则

业务活动
薪酬体系审批

薪酬体系审批流程

业务活动
薪酬体系更新

薪酬体系更新流程

三级职能
薪酬核算管理
薪酬核算管理规定

业务活动
薪酬核算
薪酬核算细则
&nbsp;
薪酬核算表
业务活动
薪酬发放

薪酬发放流程
银行工资报表
业务活动
工资条发放
工资条编制细则
工资条发放流程
工资条模板
三级职能
薪酬调整管理
薪酬调整管理规定

业务活动
新员工工资初评
新员工工资初评细则
新员工工资初评流程
录用审批表
业务活动
员工工资调整
员工工资调整细则
员工工资调整流程
薪酬调整表
二、编写操作规范化
为了打造“流水线”，除了结构设计，“生产”制度所需要的所有操作过程，都要学习制造业，尽量规范化、流程化、标准化，这样才能提高效率，保证质量。
l&nbsp; 制度名称规范：唯一的名称，体现出职能和制度的层级；
l&nbsp; 编号规范：唯一的编号，并且从编号中能够分辨出职能的归属；
l&nbsp; 版本规范：用于分辨不同阶段、各个版本的文件，也能记录文件升级的过程；
l&nbsp; 文件格式规范：字体、字号、段落、页眉页脚、表格等全方位的规定，体现一个公司的形象，也方便查看。
l&nbsp; 审批规范：提前设计审批权限标准，规定好审批流程，保证制度审批的合法高效。
l&nbsp; 制度发布规范：文件统一发布渠道，向发布范围准确发布，并保证接收人有效接受。
l&nbsp; 制度存档规范：所有文件分类存档，方便查询。
l&nbsp; 制度修订的规范：规范的修订流程帮助不断改进制度。
……
以上的规范和标准制定起来并不难，一旦制定出来，就要在公司内容进行培训，并监督严格执行，保证大家的行为都符合规范，这样就会节省很多的时间。
三、内容组织结构化
制度最核心的部分是内容。这种“软件”产品是传统制造业从没有涉及到的，因为需要通过人脑的加工，每个产品都是独一无二、无法复制的，那么如何能实现“流水线”呢？我们需要从制度所要描述的管理对象着手，来剥开现象看本质。
我们举个编写“财务章盖章流程”的例子看一下如何找到这些独一无二的“产品”的共性。
常见的编写过程如下：
u&nbsp; 首先“客户”提需求：盖财务章的流程比较乱
u&nbsp; 编写人了解现有的做法，并和相关部门和领导沟通，确定流程。
u&nbsp; 编写人把确定的流程转化成如下的文字：
1.&nbsp; 盖财务章由需要对文件进行盖章的人提出申请。
2.&nbsp; 申请人填写《财务章盖章申请表》。
3.&nbsp; 申请人主管上级和总经理签字。
4.&nbsp; 将经审批的《财务章盖章申请表》原件提交财务管理部。
5.&nbsp; 财务管理部对文件进行盖章。
6.&nbsp; 盖章后的文件复印在财务部留底。
这样写出的流程很容易出现下面的问题：
l&nbsp; 如果新增一个“合同章”没有流程怎么办？
l&nbsp; 如果财务章需要外带怎么办？
l&nbsp; 如果新增的“合同章”授权给项目经理审批怎么办？印章不是由财务部来保管怎么办？
l&nbsp; 如果盖章文件已经经过了其他方式的审批，可否不用再填写《盖章申请表》？
l&nbsp; 如果盖章文件有底联不用复印留底怎么办？
l&nbsp; ……
解决办法只有一个：重写
为了减少将“产品”报废造成人力、财力的浪费，我们对“财务章”这一管理对象进行分析，发现我们可以把“印章”作为我们编写制度的“管理对象”，全面分析其可能遇到的业务和流程，所以我们按如下思路来思考问题：
u&nbsp; 管理对象是什么？——印章管理的对象（可以分成A、B、C三类）
u&nbsp; 业务活动是什么？——印章的刻制、保管、盖章、外带、销毁……
u&nbsp; 业务流程怎样？——分别详细规定上述每种业务活动的流程。
u&nbsp; 管理角色都有哪些？——申请人、审批人、保管人、监督人 ……
u&nbsp; 控制方法的方法是什么？——例如A类章锁在保险柜中，两人监督使用，保留复印件；B类章部门保管，登记使用等等。
u&nbsp; 哪些信息需要管理？——刻章申请表、盖章申请表、盖章登记表……
想清楚上面的问题，使用文字、图标等表达出来就完成了一个文件内容的编写。
尽管我们处理的管理对象每次都是不同的，我们都可以通过上述的六个步骤来思考，同时解决所有类似的问题，达到事半而功倍的效果。

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