客服专员作业指导书.docx

客服专员作业指导书
一、总述
1、本指导书为公司对客服岗位的基本规定。
2、客服工作直接面对的就是客户和消费者，是公司形象和服务传达的前沿窗。
3、客服创新是一个公司进步的灵魂，客服工作里，埋藏着无数的创新机会。
4、客服要了解客户和消费者并满足其需求。营销最佳的老师是消费者，消费者是市场的基础，老消费者是市场销量的基石，维护老消费者开发新消费者，就会使市场不断的扩展，美誉度不断提高，提高销量。
5、引导全员重视客服工作，营造每个员工都是客服的一员，做到人人处处为消费者满意而努力，赢得客户和消费者的赞扬。
二、岗位规定
1、一年以上本岗位或相关岗位经验和管理经验。
2、接受过公司公司文化、产品知识、业务知识、相关规章制度等培训。
3、纯熟运用Word、Excel等办公软件，具有档案管理、编写、记录、报表等数据管理能力。
4、具有较强的沟通协调能力，有创业精神、创新意识。
5、热爱客服工作，有较强的责任感、有团队意识，细心、耐心。
三、仪容仪表
1、一定要有良好的仪容仪表，这不仅是个人形象也是公司形象的体现，时刻牢记“我代表着公司的形象”。
2、要统一着装，穿公司统一的上衣工服，端正佩戴工牌，衣服干净整洁，衣着得体。
3、严禁化浓妆，不留长指甲，保持清洁,除手表、结婚戒指外，不戴其它饰物。
4、严禁烫染怪异的发型，头发整洁，发型大方。
5、牙齿清洁，气清新，上班前不吃异味食品。
6、勤洗澡，无体味，香水清淡。
7、面容要保持微笑、精神饱满，以自信、热情、和谐的态度，积极积极工作。
四、标准话术
1、规定声音清楚、悦耳、吐字清脆，给客户内心愉悦的感受。
2、话术示范：
接听电话时
“您好！欢迎您致电俏贝可客服中心、，我是客服专员xxx，工号xx。请问您有什么需要帮助吗？”遇上节日比如春节，“春节快乐！欢迎您致电俏贝可客服中心，我是客服专员xxx，工号xx。请问有什么需要帮助吗？”
呼出电话时
"您好！我是俏贝可客服中心客服专员xxx，工号xx。请问x先生/女士在吗？”遇上节日比如春节，"春节快乐！我是俏贝可客服中心客服专员xxx，工号xx。请问x先生/女士在吗？”
服务过程中需要查阅资料，需客户等待一段时间时
“x先生/女士，关于您反馈的这个问题，我立即为您查一下，请您稍等好吗？”
“x先生/女士，关于您反馈的这个问题，我立即为您查一下，也许需要xx分钟的时间，请您耐心等待一下好吗？”
“x先生/女士，关于您反馈的这个问题，我立即为您查一下，也许需要xx分钟的时间，
请您不要挂机好吗？”
查询完毕时
“X先生/女士，感谢您的耐心等待，关于您反馈的这个问题。。。。。。？”
通话无法听清/听不懂时
“非常抱歉，我这边听不清楚，您大一点声音，好吗？”
“非常抱歉，您的电话杂音太大，我听不清楚，请您换一部电话再打来，好吗？”
然后稍停5秒经客户批准后方可挂机
“非常抱歉，我听不明白您说的话，能否麻烦您说普通话/请您身边的人帮您说一下，好吗？”
碰到客户投诉时
“非常抱歉，给您带来的便/不满，向您表达深深的歉意！希望能得到您的谅解！希望接下来我能帮助到您！”
回答完问题，准备结束通话时
“x先生/女士，请问您是否尚有其他不清楚的吗？”
“x先生/女士，请问尚有其他需要帮助的吗？”
客户表达没有其他问题后
“好的，感谢您的来电！祝您工作快乐，身体健康！再见！”
假如需要做满意度调查
“好的，感谢您的来电！祝您工作快乐，身体健康！请不要挂机，稍后为我的服务做个满意度调查，您的满意是我们工作的盼望！”
五、工作内容
1、负责收集客户和消费者信息，了解并分析需求，规划服务方案。
2、负责进行有效的客户和消费者管理和沟通。
3、定期或不定期进行客户和消费者回访，以检查关系维护的情况。
4、负责发展维护良好的客户和消费者关系。
5、负责组织公司产品的售后服务工作。
6、建立客户和消费者档案，跟踪记录等售后服务信息管理系统。
7、负责协调客户和消费者投诉事宜，并抽取一定比例的进行回访。
8、负责对客户和消费者投诉进行记录分析，完毕查询分析。
9、负责客户和消费者投诉受理流程的改善与服务质量的提高工作。
10、定期制作客户和消费者服务工作情况总结报告。
11、负责突发事件的解决工作。
六、客诉解决流程及制度
（一）目的
为了改善客户和消费者售后服务流程，提高售后服务质量，提高满意度，特制定本制度。
（二）解决原则
1、有章可循，依章行事
有专门的制度和人员来管理客户和消费者投诉问题，此外要做好各种防止工作以防患于未然。
2、及时解决
对于客户和消费者投诉，各部门应积极合作，迅速作出反映，力争在最短的时间里全面解决，给一个圆满的结果。
3、责任明晰
分清导致客户和消费者投诉的责任部门和负责人，并且明确解决投诉的各部门、各类人员的具体责任与权限以及投诉得不到及时圆满解决的责任。
（三）解决流程
1、接到投诉：客服接到客户的投诉，投诉方式涉及电话投诉、现场投诉、邮件投诉等。
2、记录投诉内容：客服人员具体记录客户投诉的时间、投诉内容以及客户规定的解决结果等。
3、分析投诉因素：客服人员根据投诉内容判断投诉事项的责任
4、拟定投诉解决部门：客服根据公司部门职责和业务流程拟定投诉事项解决的重要部门。
5、提出解决方案：客服会同相关重要责任部门提出解决投诉的方案，经部门领导审批通过后实行。
6、实行解决方案：客服根据解决方案同投诉客户进行沟通，提出解决客户投诉方法和建议，经投诉客户批准后实行。
7、收集客户反馈信息：客户服务部听取投诉客户对投诉处和消费者理结果的反馈信息，并进行记录。
8、总结改善：客服针对投诉的解决过程进行经验总结，并提出投诉解决的改善意见和方法。
9、投诉相关资料保存：客服人员将投诉相关资料进行汇总分析，以备查考。
（四）接到投诉
1、客服受理各类投诉，并且建立轮班制度，保证24小时受理投诉。
2、投诉方式
(1) 电话投诉。
(2) 电邮投诉。
(3) 现场投诉。
(4) 其他投诉。
3、投诉记录
不管以何种方式投诉，客服人员均须填写《客户投诉记录单》。
(五) 分析投诉因素
客服人员针对投诉事项，判断客户投诉事项的责任。
1、若投诉事项的责任不在公司方面，要耐心、认真地向客户作出解释，征得客户的认同。
2、若客户投诉事项的责任的确在于公司，则应根据投诉事项的性质鉴定投诉解决时间，并及时将投诉解决期限告知客户。
(六) 拟定投诉解决部门
1、内部责任判断
客户投诉受理人员根据投诉事项描述和客户提供的相关证明判断导致客户投诉的重要因素和负责部门，重要责任部门涉及生产部、质量管理部、物流配送部以及市场营销部等部门。
2、客服向相关责任部门送达《客户投诉解决单》副本，相关责任部门根据部门业务流程具体调查导致投诉的因素。
(七) 提出解决方案
1、客服及时同投诉解决部门进行沟通，了解投诉解决的进度。
2、投诉解决部门及时向客服提出客户投诉解决的结果和建议。
3、客服会同相关重要责任部门形成客户投诉解决具体方案。
4、主管领导对客户投诉解决方案进行审核后，提出实行意见，并将其交客服。
（八）方案实行
1、客服在承诺的投诉解决期限内完毕投诉解决，并向投诉客户及时通告投诉解决的结果和方法。
2、客服认真听取客户对投诉解决方式的意见，双方达成一致意见后，客户在《客户投诉解决单》上签字，客服代表公司履行投诉解决责任。
（九）收集客户反馈信息
1、客服在客户投诉解决后一周内就客户服务的态度和结果向客户进行回访，了解客户对投诉解决的满意度。
2、客服及时将客户回访的意见填写进表格，并将表格进行汇总和整理，作为对客服工作的评价依据之一。
（十）总结改善
1、客服定期对客户投诉的受理和解决情况进行汇总和记录，填写《客户投诉登记表》。
2、客服根据客户投诉过程中形成的各种表格和记录，改善客户服务流程和管理制度。
3、客服根据相关制度和规范对客户服务人员进行培训，提高其客户服务意识和工作能力。