董事会秘书办公室职责.docx

董事会秘书办公室职责

一是负责公司股东大会和董事会会议的筹备、 文件保管， 即按照法定程序筹 备股东大会和董事会会议，准备和提交有关会议文件和资料;负责保管公司股东 名册、董事名册，大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料， 股东大会、董事会会议文件和会议记录等。
二是负责公司股东资料的管理，如股东名册等资料的管理。

三是负责办理信息披露事务。如督促公司制定并执行信息披露管理制度和重 大信息的内部报告制度，促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务，按照有 关规定向有关机构定期报告和临时报告;负责与公司信息披露有关的保密工作， 制订保密措施，促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披 露前保守秘密，并在内幕信息泄露时及时采取补救措施。
董事会秘书相关信息

1 、具备专业知识，提供专业意见。

董事会秘书应该具备一定的专业知识， 这是董事会秘书的职业所必须的。 不 仅要掌握公司法、证券法、上市规则等有关法律法规，还要熟悉公司章程、信息 披露规则，掌握财务及行政管理方面的有关知识。只有这样，才能有效的行使董 事会秘书的职责，对董事会提供全面的专业意见，保障公司规范化运作，从而确 立董事会秘书在公司的地位及作用。
2 、遵守职业操守，履行专业职能。

董事会秘书应当遵守公司章程， 承担高级管理人员的有关法律责任， 对公司 负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。董事会秘书作为专 业人士，遵守职业操守，保持个人的品格和地位是履行专业职能的首要条件。
董事会秘书作为公司的高级管理人员， 知道很多公司在决策与投资方面的安 排，保守公司的秘密，避免公司对股价有影响的消息通过非正常的渠道传播。当 得知公司作出或者可能作出违反有关法律、法规的决议时，应及时提醒公司有关 人员，并拿出解决问题的办法。这样做一方面可以提升公司董事会对董事会秘书 的信任程度，另一方面也能有效的防范风险。
董事会秘书也有权行使如下职责：

协助董事会依法行使职权， 在董事会违反法律法规、 公司章程及证券交易所 有关规定作出决议时，及时提出异议，如董事会坚持作出上述决议，应当把情况 记载在___上，并将___马上提交上市公司全体董事和监事。
协助董事及经理在行使职权时切实履行境内外法律、 法规、 公司章程及其他 有关规定。在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时， 有义务及时提醒， 并有权如实向中国证监会及其他监管机构反映情况。
3 、积累工作经验，提高工作质量。

董事会秘书在工作实践中， 积累出了不少好的经验， 这些经验都有利于董事 会秘书有效的防范风险。
注重工作方法，对董事一视同仁，提供同等专业意见，与董事保持良好的关

系，提高董事对董事会秘书的信任程度。争取董事会成员对董事会秘书工作的理 解和支持，建立良好的工作环境。
提高工作技巧， 对董事会的议案要事先提出专业意见， 在有可能违反有关法 律、法规时，在会前要表明自己的观点，协助董事会在不违反有关法律、法规的 前提下，提出解决问题的方案。不要等到董事会议上提出反对意见，避免在董事 会议上引起争议。如需要请专业会计师或专业律师提供意见时，应在会前安排专 业人士到场。