办公设备管理制度18篇.docx

办公设备管理制度 18 篇

办公设备管理制度 1

(一) 电脑

1.行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统;

2.根据保密原则需要， 由行政部对行政、 业务文件目录设定统一 管理的. 电脑密码 ;
3.员工在所属部门目录下设立个人子目录

4.员工不得私设电脑密码

(二)传真机、复印机:

1. 由公司行政部统一管理与使用

2.建立严格的使用登记制度

3.未经许可，个人不得自行操作使用

(三)可运用状态维护

行政部负责电脑、传真机/复印机的检查、保养和维修，保证设 备的可运用状态。

办公设备管理制度 2
为了保证公司办公设备正常运转， 提高办公设备工作效率和使用 效率，特制定本制度：(本制度办公设备包括电话、电脑、打印机、 收银机、验钞机、空调等)
一、每台电脑指定专门人员上机，负责日常操作，非操作人员不

得随意上机。

二、电脑使用人员设密码管理，密码属于公司机密，未经批准不 得向任何人泄露。
三、严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项。

四、上班时间人员短时间离开电脑，必须设置为密码保护界面， 下班后所有设备(服务器除外)必须关闭。
五、办公室空调不得随意开启，严禁出现办公室无人情况下的` 运转。
六、打印机、复印机严禁长时间打复印。收货部打印机使用频率 较高，纸屑产生较多，致使散热效果变差。为了避免机器温度过高而 影响使用寿命，需要关闭电源后进行定期清扫。(每周一次)
七、设备出现故障，严禁私自拆卸，第一时间上报且由专业人员

来完成维修。

八、 爱护设备， 不得野蛮使用。 原则上采用 “谁使用、 谁负责”。

九、如出现上述情况的任何一项，每次考核 20 元。

十、本制度从下发之日起执行

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管理处的所有办公设备都是公共财产， 任何人员无权损毁及因私 使用，同时必须遵守以下制度：
一、 所有办公设备须由电脑文档管理员负责管理及操作， 要求负 责人具备熟练的操作能力， 懂得基本的维修常识， 具体工作内容包括：
1.检查设备，每天上班开机、操作，下班关机。
2.清理设备卫生，保持设备干净。

3.更换复印复印机炭粉，电话机消毒膜，打印机色带，传真机和 复印机纸张等。
4.定期保养检修设备。 5.登记使用情况(使用人、日期、内容、打字内容提要等)。
二、办公设备的使用应遵守先公后私， 先急后缓， 先客户后自己， 能节省不浪费(通长途电话尽量简短不罗嗦，大批量文件以腊刻油印 而不用复印机复印等)的`原则。
三、 微机(电脑)的使用只限于工作， 任何人不得用电脑干私人事 宜(如打私人文件)，禁止用电脑玩游戏。

四、 当设备发生故障时应请技术人员修理， 除此之外人员不得擅 自鼓弄，以免加重故障。

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为了规范公司办公等设备的使用管理，保证公司的设备正常使 用，特制定本规定。
一、电话 :

1 、公司电话是联系业务及沟通各项工作的工具，应注意爱护， 提高效率，通话要简洁、明了，避免长时间占用线路。
2、公司各部门办公区域，因工作需要设置电话，须由所需部门 提出书面申请， 经公司行政人事部统一办理， 报地产常务副总经理审 批后，交工程部实施。
3、公司各部门办公用电话，除行政人事部电话及传真机外，其 余不具有国际长途功能， 任何人不能以任何理由私自拨打， 确因公需 拨打长途的，应填写长话申请，经公司行政人事部备案后指定拨打。
4 、不准用公司电话聊天及处理私人事务。

5、如查询出有违反上述规定者，所发生费用将以加倍罚款及警 告处罚。

二、传真机 :
1、为确保公司传真机的畅通，未经许可，任何人不得使用传真 机挂拨市内及长途电话。
2、因公事需使用传真机收、发传真的`，应填写申请，办公室备 案，并由办公室文秘负责操作。
三、复印机、电脑、打印机 :

1、复印机是公司机要岗位所配备的工具，并由行政人事部指定 的专管人员负责操作。因公事需要使用的，应按规定登记，填写用纸 规格、张数、内容，使用者应签名，并经部门负责人批准。
2 、复印机由行政部统一监督管理。

3、使用公司复印机、电脑、打印机应遵守操作规程，注意爱护

四、附则 :

本规定由公司行政人事部负责解释，自颁布之日起施行。

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公司所有办公设备是因办公所需而配置,属公司财产,任何人员 不得损毁或因私使用,为减少浪费,控制成本,使用办公设备需遵守以 下制度 :
一、电话

1. 电话主要用于工作联络及接待处理为主报修或投诉 ,非必要时, 员工不得在上班时间拨打私人电话或利用公司电话进行私人业务联 络。
2.非必要是,员工不得随意挂拨私人长途电话,确实需要者应按 公用电话标准实行收费。
3.公司员工接拨电话应使用普通话,首先报公司简称(__物业/__ 管理处),语气礼貌温和,用语乘法明了,不得用电话进行无为的聊天。
4.接听电话,如受话人不在管理处,接话人应礼貌地将电话转拉 其部门同事接待或为受话人留下留言。
5.接到业主/客户报修(投诉)电话时,接话人应随时将报修(投诉) 内容、业主住所、姓名、联系方式进行登记,并礼貌地告知业主。公 司/管理处将尽快联系(安排)维修或进行投诉处理,再将报修(投诉) 内容告知公司/管理处相关部门处理。
二、传真机

1.为确保公司传真机畅通,未经许可,任何人不得使用传真机挂 拨市内及长途电话。
2.所有传真文件、报表均由各行政办公室批准后由专人统一传 送。
三、电脑、复印机

文件打印,需有项目主管、管理处/站主任、经理签字认可。 打印、复印时,须认真做好登记工作,并进行成本核算。
公司机密文件,原则上不予复印,如有特殊需要,须经分管经理审 批,方可复印,用后复印件需归还公司。
严格控制复印数量,非必要材料不予复印、 打印,各项目、 部门复 印文件资料,必须经项目负责人,管理处/站主任签字同意,复印数量 较多的材料必须有公司领导审批。
有偿复印登记时注明收费金额, 由客户确认签字,并定期与客户

进行结算。

打印机、 复印机由专人保管,定期维修和保养,无关人员未经许可 不得操作。
严禁在电脑上进行游戏、听音乐或处理私事。

打字室、 复印室内严禁烟火,切实保证用电安全和设备使用安全。
当设备发生故障时,应请技术人员修理,其他人员不得擅自鼓弄,

以免加重故障。

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第一条：为规范公司办公设备、办公用品的采购、领用，在满足 员工办公需要的前提下，达到勤俭节约的目的，特制定本制度。

第二条：办公设备、办公用品由综合办公室统一采购、保管、发
放，并由库管员办理有关事宜， 任何部门不能独自购买各种办公用品。

第三条：办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

1 、消耗品：文件夹、文件袋、拉杆夹、圆珠笔、水性笔、橡皮、 铅笔、胶水、订书钉、水性笔芯、软皮本、档案袋；
2 、管理消耗品：胶棒、白板笔、复写纸、荧光笔、电池、胶条、 软盘、告示贴、曲别针、打印纸、传真纸；
3 、公司管理品(办公设备)：订书机、计算器、移动硬盘、 U 盘、打印机、打孔机、传真机、复印机、台式电脑、笔记本电脑。
第四条： 消耗品按各部门发放。 由各部门到管理员处统一领取各 部门本月内所需的消耗品，并由各部门秘书登记发放。
第五条：管理消耗品由管理员保管、发放。

第六条：在部门不能领到的消耗品，经部门同意，员工可直接到 管理员处领取，并详细填写《公司办公用品领取记录》。
第七条： 管理消耗品应限定项目经理以上人员使用， 由本人直接 向管理员处领取，并详细填写《公司办公用品领取记录》。
第八条：为控制管理消耗品使用，自第三次领取时，必须向管理 员说明领取原因，由管理员按实际情况进行发放，如为物品损坏，必 须以旧换新。

第九条：特殊情况下如会议、培训、员工出差等，领取人可直接 到管理员处统一领取各种必需的办公用品。
第十条：消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、 经验法则(估计消耗时间) 设定领用管理基准(如圆珠笔每月每人发 放一次)，并可随部门或人员的`工作状况调整发放时间。各部门人 员每人每月不得重复领用同一种办公用品。
第十一条： 管理性用品应由部门经理以上人员领取、 管理、 使用， 如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。如岗位 调整、人员变动或离职时，须向管理员进行移交。
第十二条： 以部门为单位管理使用量， 以过去半年内平均月用量 金额为管理目标，由部门经理和管理员共同把关。
第十三条：管理员每月需统计办公用品使用量，认真填写《公司 公司办公用品一览表》，并上交综合办公室主任审核。并将各部门办 公用品使用情况按季度分摊到各部门。
第十四条： 严禁任何员工将公司办公用品取回家私用，一经发现， 视情节轻重给予相应的处罚。
第十五条： 此制度未包含的其它情况， 由管理员根据实际情况酌 情处理。
第十六条： 本制度由公司总经理办公会讨论通过， 自发文之日起 开始执行。

第十七条：本制度解释权在综合办公室。

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第一条因工作需要， 各单位可申请领用集团标配的办公机器及办 公设备。 为了保证办公设备的正常运转， 提高办公设备的工作效率和 使用寿命，特制定本制度。
第二条办公设备申领流程

一、新员工经入职培训后，凭单位人事部门签发的《人员录用审 批表》 (见“集团人事招聘制度”)，到单位办公室申领相应的办公 设备。
二、 单位办公室信息技术员负责检查办公设备库存， 充足可直接 发放；如不足，设备管理员则做好登记，对外进行采购。
三、设备到库后， 单位办公室的信息技术人员应认真验收设备后， 登记《办公设备初始表》(附表 1)、《办公设备状态变更表》(附 表 2)、《办公设备状态表》(附表 3)。
四、 设备发放时， 信息技术员与或领用人共同检查设备状态是否 完好与配件是否齐全。若无异常，领用人需填写《办公设备领用单》 (附表 4)，以明确保管责任。设备管理员需填写《办公设备状态变 更表》、《办公设备状态表》。

第三条办理设备归还流程

一、离岗员工持单位人事部门签发的《员工离岗/职通知函》到 单位办公室办理办公设备归还手续。 信息技术员核对 《办公设备状态 表》，查找离岗人员的全部领用情况，收回设备。
二、领用人和信息技术员在共同检查所归还设备，在无损坏、无 缺少配件、无欠费情况下，领用人需在《办公设备归还单》上签字确 认。如有损坏、缺少配件、欠费的`，应按价格赔偿、支付所缺的配 件价格(配件价格由供应商提供)、还清欠费后，设备管理员才可签 字确认， 并经由单位办公室负责人盖章审核后， 方可继续办理离岗手 续。
三、 领用人和信息技术员当场将电子设备做返厂设置， 如返厂设 置失败，信息技术员不得在《离岗通知函》上签字。
四、办公设备归还人、信息技术员需填写《办公设备状态变更表》、 《办公设备状态表》。
第四条办公设备采购流程

一、各单位办公室负责设备的采购、登记、发放与运维工作。各 单位根据自身需要向集团指定供应商处进行采购。
二、 设备发放时， 信息技术员与领用人共同检查设备状态是否完 好与配件是否齐全。若无异常，领用人需填写《办公设备领用单》，

以明确保管责任。设备管理员需填写《办公设备状态变更表》、 《办 公设备状态表》。
第五条机器设备管理流程
一、办公设备台账与盘点

1、《办公设备初始表》：当设备购入并出库后，管理责任即移 交至使用单位， 就开始登记此表。 表格反映了固定资产在最初移交到 信息中心时的状态，表格中的数据一旦生成则不允许修改。
2、《办公设备状态变更表》：记录每一次固定资产相关状态属 性变化情况，是记录设备资产变化的流水账，从而触发《办公设备状 态表》的修改。由各单位办公室的信息技术员填写。
3、《办公设备状态表》：表格反映了固定资产的最新状态，表 格中的数据不得随意修改，修改的唯一依据是《办公设备状态变更 表》。由各单位的信息技术员填写。
4、《办公设备领用表》：表格记录了各经营性单位领用办公设 备的实际情况。由各单位信息技术员填写。
5、《办公设备初始表》、《办公设备状态变更表》、《办公设 备状态表》、《办公设备领用表》的原件各单位进行存档。
二、盘点

1、根据各单位的发放及统计台账，各单位办公室应当于每季度 末对办公设备进行局部盘点， 集团行政管理中心每年年终对各单位办 公设备进行全局盘点。
2、盘点内容：核对机器设备使用情况是否正常，是否有损坏或 缺配件，及所使用的设备跟领用时是否一致，是否有丢失。
3、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢 失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。
4、信息技术员根据盘点情况，对于毁损、丢失、及配少配件情 况，向上级部门汇报，经集团行政管理中心最终确认，再交由单位财 务部门划价。

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为规范日常办公用品的采购、使用和保管，节约不必要的`费用 开支，降低成本消耗。现本着勤俭节约的原则，就办公用品有关事宜
规定如下：

一、采购、印刷品印制：

1、公司日常所用办公用品，应由行政办公室负责统一采购，经 批准购买专属办公用品或工索具应由行政办公室派员陪同。

2、各部门所需办公用品，应按“购物申请清单”中各项内容要 求认真填写，经部门负责人审核签字后，送行政办公室待办。
3、行政办公室应将“购物申请单”汇总分类，依据财务审批权 限规定报批。除生产急需用品外，应集中办理采购，不得一事一办。
4、行政办公室采购物品应在有关人员陪同下办理，但陪同采购 人(证明人)和验收人不得为同一人。
5、采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到价廉物美，经久 耐用。
6 、各部门所用的专用表格及印刷品，由各部门自行制定格式， 按规定报总经理审批后，由行政办公室统一印制。
二、领用：

1、各部门领用办公用品必须填写“领用单”，由部门负责人核 签后，到行政办公室管理经行政经理签字后，方可领取。
2 、除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工索具等重复领用时，

一律交旧换新。

三、保管：

1 、办公用品应由行政办公室专人进行登记造册，分类放置统一
保管。

2 、保管员应认真维护和保管好所存物品，以防发生潮、锈、蛀、 霉等。
3、保管员应在每季度末向行政经理汇报汇报物品消耗情况和台 帐记录。

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一、办公设备购置

1、公司购置的办公设备(打印机、复印机、电脑、饮水机、装订 机、碎纸机、办公桌椅等)均由总经办报计划，经集团综合管理部审 批同意后由总经办统一安排购置。
2、公司的办公设备均需由总经办统一实物资产编号、登记、造 册。
二、办公设备的使用管理

(一) 电话

1、公司电话是联系业务及沟通各项工作的工具，各部门所使用 的电话机由使用人负责维护、管理;在使用中应注意通话简洁，避免 长时间占线。
2、公司各部门办公电话均未开通国内长途功能，只有前台传真 机开通此项功能，若因工作需要，需拔打长途电话可到前台使用。

(二)传真机

为确保公司传真机畅通，一般情况下不得使用传真机拨打电话; 若因工作需要，需拨打长途电话或传真均须在前台登记。
(三)复印机

1、复印的文件资料应与工作有关，各部门需指定专人负责复印 本部门的文件资料， 因人为因素造成复印机的损坏， 由个人承担维修 费用。
2 、复印机管理部门定期对复印机进行维护和保养。

(四)电脑、打印机

1、各部门使用的电脑由使用人对其进行统一管理，并设置开机
密码和屏保密码， 由总经办组织财务电脑部的专业人员对电脑使用人 员进行系统的管理及相关培训。
2、 电脑、 打印机应定期维护， 使用人员要随时注意微机的`保养， 定期清洁微机表面。电脑使用人员应按《文档管理规定》的要求定期 进行备份，以免公司电脑因病毒或系统崩溃造成数据丢失。
3 、各部门电脑若多人使用，请建好各自的电脑文档。

4、各部门电脑使用人员应严格遵守正确的电脑操作规则，不得
对电脑上的软件设置进行任何增删、 改动。 如确需新装软件及更改设 置，应事先通知总经办备案。

5、每台电脑所存文档、资料是公司的重要信息资源，不得用于 私人用途和私自拷贝。备份软盘请妥善保管，不得遗失和公盘私用。 不得使用非公司所发的软盘，一旦使用，致使电脑染上病毒，造成系 统数据破坏和电脑文档丢失，公司将给予 20- 100 元的经济处罚。
6、各部门电脑操作人员均需定期对其使用的电脑及备份软盘进 行杀毒，发现问题及时通告并处理。
7、在办公区域内任何人不得玩电脑游戏、上网聊天或下载网络 游戏及音乐，凡发现者罚款人民币 20 元整，情节严重者，予以辞退。

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遵照上级指示精神， 为进一步加强本办办公信息系统管理， 保证 电脑、 复印机设备良好运行， 以充分发挥其作用和功能， 现结合实际， 制定本规定：
一、 各处室的电脑及附属设备由所在处室负责管理， 综合处按固 定资产造册登记。 工作人员要加强电脑知识的学习， 按规范要求正确 操作使用，注意电脑设备的`保养和维护，严防病毒侵入，保证正常 运转。 工作时间不得利用电脑设备玩游戏、看光盘， 未经办主任批准， 任何处室不得自行调换、拆卸、处理电脑及附属设备。

二、 本办复印机只为本办正常办公提供复印服务， 凡与办公无关 的文件、 资料一律不准复印。 中央文件和机密级以上的文件一律不得 复印。
为了厉行节约，复印文件的页数和份数的总和在 30 张以上的， 原则上到文印中心办理。
复印机使用完毕，需切断电源，防止事故隐患，将废旧的纸张进 行清理，以保持机器周围的整洁。
三、本办各处室配置的音响、投影、摄像、照相机等设备，要专 人保管，专人使用。
四、新购置办公设备须按经费开支规定报办领导批准后方可办 理。
五、 本办所有办公设备的保养维修， 需报综合处由综合处联系设 备维修的有关事宜。

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办公设备管理维护标准

1 范围

本标准规定了唐山市曹妃甸区行政审批局办公设备的管理维护 的主体、对象、内容及要求、监督考核。

本标准适用于唐山市曹妃甸区行政审批局办公设备的管理维护 工作。
2 主体

行政审批局全体工作人员。

3 对象

计算机、复印机、打印机、传真机、电话机、照相机、摄像机、 移动存储设备、音响设备、投影仪、空调等。
4 内容及要求

4.1 计算机

4.1.1 显示器及主机

显示器的日常维护以除尘为主;在对其除尘时，应关闭电源。定 期用干净的软布从屏幕中心螺旋式地向外擦拭， 去掉屏幕灰尘， 并经 常清除机壳上的灰尘和污垢，保持外观清洁和美观。
拔插电源线和信号电缆时，应先关机，以免损坏接口电路元件; 长途搬运显示器时，应放回原来的包装箱内。
不能将盛有水的容器放在机壳上。

4.1.2 键盘

保持键盘清洁：一旦键盘有脏迹或油污，应及时清洁;不能用酒 精清洗键盘，不可让水流入键盘;清洁工作应在断电的情况下进行。
不同型号的键盘不能随意更换， 更换键盘时应在关闭计算机电源 的情况下进行，键盘接口插到主机指定的位置。
在操作键盘时，按键动作要适当。

4.1.3 电源

确保电源的输入电压与使用的电源电压一致， 尤其是安装机器或 搬动后的机器应特别注意。
不能频繁开关电源。

4.2 打印机

4.2.1 打印机卡纸后如果不能轻松移动纸张，请勿强行移动。如 果纸张附着在纸盘中， 则尝试通过纸盘上部(如果可以)或从顶盖区域 将其取出。 如无法操作请联系维修人员。 切勿用蛮力以免破坏打印机 部件。
4.2.2 在正常运行的状态下，不能强行关闭电源。

4.3 移动存储设备

4.3.1 包括移动硬盘和 U 盘。

4.3.2 移动硬盘使用时注意，在硬盘高速运转时严禁硬盘受到外 力碰撞，严禁移动硬盘。
4.3.3 移动硬盘及 U 盘在断开与电脑的连接时一定要进行相关操 作，当系统提示“您可以安全的拔下设备”时方可拔除设备。
4.4 投影设备

4.4.1 使用由政务服务中心专人负责，其它人员未经允许及培训 严禁使用该办公设备。
4.4.2 关闭投影仪时应等投影仪的 lamp 灯完全熄灭后再关闭电 源。
4.5 计算机软件及应用软件

4.5.1 由综合办公室统一购买。

4.5.2 软件在使用时，要按照要求步骤进入或退出，以免造成软
件的损坏。

4.5.3 禁止私自在行政审批局计算机上安装其他软件，以免病毒 传播。
4.6 各类办公设备严禁外借、外用。

4.7 其他办公设备的维护按其说明书要求执行。

4.8 报修及修理

4.8.1 在保修期内出现故障的办公设备，使用科室或窗口应立即 报告政务服务中心， 由政务服务中心直接与供应商(厂家)联系， 以便 能及时办理退、赔、换、补或保修手续。
4.8.2 在保修期外出现故障的办公设备，发生故障不能使用时， 需向政务服务中心提出请修，通过定点公司或专业维修人员进行维 修。
4.8.3 各科室需外送修理的办公设备，未经政务服务中心同意而 私自送修，所需费用由科室自行承担。
4.8.4 故障办公设备经修复后应经使用科室或使用人进行质量验 收、签名。
5 监督

行政审批局政务服务中心负责监督并做好维护记录。

公司办公用品管理制度

1. 目的与适用范围

1.1 为规范办公用品管理程序，维护办公设备的完整、安全和有 效使用，避免人为损坏和丢失，保证正常办公的顺利进行，特制定本 制度。
1.2 本制度适用于集团公司及其子公司所有部门办公用品的管 理。

2.办公用品分类

2.1 一次性消耗的办公用品类：笔、墨、材料纸、等。

2.2 管理用品类：

2.2.1 基础办公用品:办公桌椅、文件柜、计算器等.

2.2.2 办公设施(含公司配备的办公用小车):空调、电扇、电暖
器、电话机等价值较高或使用寿命较长的物品。

2.3 办公自动化用品类 : 电脑、打印机、传真机、 U 盘等物品。

2.4 文印耗材类：墨盒、油墨、碳粉、硒鼓、复印纸、打印纸等。

2.5 保洁用品类：拖把、扫把、水桶、塑料盆等。

3.办公用品的发放标准

3.1 办公用品的配置标准：集团公司董事长、总经理;集团公司 副总经理;集团各部部长;集团各部副部长;集团各部一般员工;集团 所属子公司总经理、副总经理、部长、副部长、车间主任、车间副主 任、部室一般员工、车间一般管理人员的配置标准见附件 5- 11。
3.2 集团公司所属子公司:总经理与集团公司副总经理标准相同; 副总经理与集团部长标准一致;部长在集团副部长的基础上加一部电 话;副部长、 车间主任和集团一般员工标准一致;车间副主任、 部室一 般员工和车间一般管理人员标准见附件

3.3 一次性消耗的办公用品个人发放标准

3.3.1 一般管理人员： 10 元/月

3.3.2 中层管理人员： 20 元/月

3.3.3 高层管理人员： 30 元/月

3.4 根据实际情况，每半年对办公用品的费用定额调整一次。

4.办公用品实行专人专管 :

集团企管部为主管部门，在该部设置一名办公用品专职管理员， 负责集团总部和公司办公用品的直接管理， 负责集团所属其他公司办 公用品的垂直管理;集团企管部设一名兼职人员负责办公用品的库存 保管和发放管理。之外的子公司办公用品由所在公司经营规划室(或 办公室)负责自我控制，但须接受集团企管部的垂直管理.
5.办公用品需求计划

5.1 一次性消耗品类需求计划

5.1.1 各部门应于每月 26 日前编制下月的《办公用品采购申请 单》(临时急需计划可按以下程序随时编制上报)一式五份， 由申请人、 申请部门负责人、 申请单位主管领导签字后报办公用品主管部门专职 办公用品管理员， 核实公司办公用品库存和闲置情况提出新购或调配 建议， 经办公用品主管部门负责人审核， 集团行政副总签批后报集团 采购部采购。

5.2 基础办公用品类、办公设施类、办公自动化用品类、保洁用 品类需求计划
5.2.1 新进公司员工办公用品需求

集团人力资源部根据月份人力资源需求计划， 每月向集团企管部 预报送《新进人员到职情况表》。
每位新员工到职， 集团人力资源部均向集团企管部出据一份《员 工到职单》，集团企管部依据《员工到职单》编写办公用品领用单。
5.2.2 当员工岗位发生变化时，按新岗位调整办公用品计划。

5.3 办公耗材类需求计划：各办公设施使用部门向集团企管部申 报计划，由办公用品管理员核实后按程序报批。
5.4 办公用品采购计划在 500 元以下且在配置标准范围内的由集 团行政副总批;500 元及以上的由集团总经理审批。
5.5 标准之外的特殊办公用品需专题报告，经集团公司总经理批 准后，方可购买，不受定额限制。
5.6 经核准后的《办公用品采购申请单》申请部门一份，集团企 管部留存一份，采购部三份。
6.办公用品的'采购

6.1 采购部门须根据已审批的《办公用品采购申请单》及时采购， 保质保量供应。
6.2 所有办公用品的采购任务均由采购部统一负责，在规定的时

间内采购回厂。

7.物品入库

7.1 固定资产类办公用品的入库手续由装备部以《设备验收单》 的形式负责办理，并组织入库到指定的仓库。
7.2 非固定资产类的办公用品由集团企管部负责入库的验收工 作，并放入指定的地点纳入仓库管理范畴.
7.3 对于符合规定要求的入库办公用品，由集团企管部办公用品 管理员登记建帐;对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货 手续。
7.4 采购回厂的办公用品由采购部负责采购建帐。

7.5 办公用品在保管期内确保完好，出现破损由保管部门责任人

负责赔偿。

7.6 采购部办理办公用品入库手续时，一并出据采购价格表供建 帐使用.
8.办公用品的领用

8.1 所有办公用品的领用(新增和调剂)，均填写《办公用品领用 申请单》 (见附件 2)。
8.2 价值元以上的办公用品的领用，必须由相应的财务部门在《办 公用品领用申请单》 上签字盖章， 仓库见盖有财务印章的领用申请单
后方可发货。

8.3 各部门须指定专人领用和管理低值易耗品类办公用品。

8.4 新到职员工持《员工到职单》，按经营规划部的通知领用办 公用品。
8.5 员工岗位变动时，由经营规划部门按新岗位调配办公用品， 通知本人办理调配手续.
8.6 办公耗材的领用，经交旧换新后，方可发放.

8.7 对办公用品的领用从公司、部门和个人分别单独建帐、实行 一帐一表( 《部门/员工个人办公用品领用签字表》 )，定额管理，原 则上超支不发。部门办公用品领用发放时，要求建立二级台帐，以规 范部门办公用品的使用。
8.8 部门或个人领用的办公用品因质量问题无法使用，经部门负 责人确认后可退回采购部实行“三包”。
办公用品管理制度
第一章总则

为使办公用品管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，降低 办公用品消耗，减少损失和浪费，结合我中心工作特点，在管理上贯 彻“管用结合，合理调配，物尽其用”的原则，特制订本规定，此规 定的执行部门为办公室。
第二章办公用品范围

1、公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物 资产。
2、低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等管制品：订书 机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。
3、实物资产：物资价格达 300 元以上，如：空调、计算机、摄 像机、照相机等电脑、打印机的耗材。
4 、其他办公用品、设备。

第三章办公用品申请

1、各部门如需办公用品，于每月25 日前经部门主管确认，上报 办公室，经中心主任审批后，办公室统一安排购置。
2、因工作需要，急需的办公用品，各部门可直接向中心主任报 告后购买，事后再补办有关手续。
第四章办公用品采购

1、公司办公用品的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物 资经中心同意，可由申请部门自行购买。
2 、申购物品应填写物品申购单。 3 、物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式： 1)定点：公司定大型超市进行物品采购。 2)定时：每月月初进行物品采购。 3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。 4)选择多方厂家的产品进行比较，择优选用
第五章办公用品入库

1、购入的办公用品由财务负责按类别、品种清点、验收，及时 登记入册，统一入库管理。
2、对于存在质量问题的产品，财务有权拒收，有采购人员负责 退换。
3、对购入、发出和库存的数量，并建立一套领用登记台账

第六章领(借)用制度

办公用品使用要坚持“厉行节约、反对浪费”的原则，必须通过 财务办理一定登记手续后方可领取或借用，一般不得私自任意拿用。
具体办法：

1 、领用电脑、打印机的各类耗材必须以旧换新。

2 、领用其它办公用品由领用人在办公用品台账上登记。

3、凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签
字认可。

4 、借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还。

5 、借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。

第七章附则

1、 新进人员到职时向财务部领用办公物品;人员离职时， 必须向 财务办理办公物品归还手续， 未经财务认可的， 其他部门不得为其办 理离职手续。
2 、办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

3 、定期开展办公用品核查工作，盘点、核对，做到帐实相符。

4 、全体工作人员要加强对公用物资、办公用品的使用和保管。
严格控制不必要的消耗和损坏， 对不负责任而造成损失者要追究其责 任或经济赔偿。

办公设备管理制度 12

1. 目的
为了规范公司办公设备日常保养维护及故障处理方式， 划分各部 门职责，提高办公设备工作效率和使用寿命，规范设备维修申请、审 核程序，特制订本制度。
2.适用范围和种类

2.1 本办法适用于所有公司下属部门。

2.2 办公设备的种类为：打印机、复印机、电脑、电话、 饮水机。

3.具体内容

3.1 打印机、复印机、电脑、电话日常保养及故障申报

3.1.1 各部门负责本部门办公设备的日常维护和故障申报；

3.1.2 各部门应正确使用办公设备，使用人需了解办公设备的使

用方法；

3.1.3 办公设备应保持外观完整清洁的状态，做到每日擦试清洁；

3.1.4 每日下班后关闭办公设备电源；

3.1.5 行政管理员每周定期对打印机、复印机检查，按需加粉、
加墨；

3.1.6 打印机、复印机、电脑、电话出现故障时，请及时通知行 政管理员，由行政管理员排除故障，如无法维修的'，由行政管理员 联系外单位维修；

3.1.7 行政管理员需对维修的办公设备做好维修台帐。

3.2 饮水机、直饮机日常保养及故障申报

3.2.1 办公室饮水机由使用部门负责日常清洁卫生；

3.2.4 饮水机出现故障，由使用部门报行政部，由行政部联系送
水单位维修。

4.实施

本规定自发布之日起开始执行， 如实施过程遇到有悖规定的， 按

本规定实施。

办公设备管理制度 13

1. 目的

为保证办公设备及用品的合理配置和使用， 更好地服务于公司各 项工作。
2.适用范围

本制度适用于集团各子公司的办公设备、 办公用品、 办公耗材采

购和管理。

3.职责

3.1 人力资源及行政部负责公司所有办公设备及用品的建档、维 修保养、外借管理，采购与报废的审核，办用品的收发管理。
3.2 使用部门负责部门所属办公设备及用品的使用及日常维护保 养、并有责任爱护公司的办公设备。
3.3 高级副总裁(总经理)负责单价元以上办公设备的申购、报废、 外借的审批。
3.4 信息部负责电脑及其周边设备采购、 维修、 保养、 报废确认， 网络安全的管理。
3.5 财务部负责办公设备及用品费用的监控。

4.办公设备及用品分为耐用品和低值易耗品。

4.1 耐用品 :

4.1.1 办公家具，如:各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、 沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。
4.1.2 办公设备类，如 : 电脑、打印机、电话机、传真机、复印 机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、数码照相机、音响器材及相
应耗材等。

4.2 低值易耗品

4.2.1 办公文具类，如:铅笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形 针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、剪刀、 钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品、打印纸、复印纸等。
4.2.2 生活用品，如:面巾纸、纸球、茶叶、饮料、茶具等招待 用品。
5.办公设备及用品的添置申请流程

5.1 每月底，各部门填写下月《办公用品申领计划表》送交行政 部，逾期不交的部门，视放弃申请处理。
5.2 各部门经理应严把审核关，以控制办公用品开支成本。

5.3 行政助理每月底统计各部门办公设备及用品数量，编制《物
品请购单》 交人力资源及行政经理审批， 批准后统一由行政助理负责 采购。
5.4 办公设备的添置由所在部门填写《设备添置备申请单》报人 力资源及行政部审核， 费用超过元的办公设备须送高级副总裁审批后 再由人力资源及行政部实施采购。
5.5 办公设备及用品采购回公司，管理部门应先建档登记，并及 时通知相关部门领用。
6.办公设备及用品的`使用管理

6.1 办公设备属公司资产，使用者有责任和义务妥善保管、合理