会议系统搬迁方案.doc

会议系统搬迁方案

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2020年4月19日
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会议室系统

搬

迁

方

案

有限公司
年 月

一、基本情况介绍
会议室是全市最为重要的会议室之一，该会议室会议系统主要包括三个部分：一为支撑会议系统的硬件设备，二为大型椭圆型会议桌椅，三为会议软件系统。
经过对现在使用的会议室及即将要搬迁的新会议室进行了实地现场调研，我们了解清楚了现有的会议室所有设备及软件系统情况，同时也了解到新会议室机房中已经采购了部分新的设备（详见附件设备清单）。因此我们认为此会议系统的搬迁对于新会议室已购买的机新设备，我们进行会议系统的设备更换，对于必须使用到原设备的则充分利用原会议系统的设备。
二、搬迁技术方案
1、需要搬迁的设备
根据对现有会议室及新会议室设备的对比及分析，我们确定需要搬运的设备清单如下：
序号
设备名称
数量
单位
1

2

3

4

5

6

7

8

9

2、搬迁前期准备
为保证搬迁工作顺利、有序、安全的进行，我们将制定详细的搬迁流程，并做好充分的前期准备工作。
（1）搬迁流程

（2）设备标记
对于各个设备进行标记，为设备编制名称，并在每台设备上用标签打印纸标记名称。特别对于同类型可是用处不同的设备更是要进行详细标记清楚，避免在搬迁现场混乱时搞错了，从而影响设备搬迁后的快速连接，延误搬迁事件等情况的发生。
（3）数据备份
在搬迁过程中比较容易导致服务器数据丢失等问题发生，特别是一些较为陈旧的服务器设备比较容易产生数据丢失的情况，为了避免这类情况的发生，我们在搬迁之前先要对服务器中的数据进行数据备份，以便出现问题时能够很好进行数据恢复。
3、设备拆卸及运输
（1）设备拆卸
机柜中的硬件设备拆卸按照在机柜从上到下的顺序进行拆卸，拆卸下来的设备需要用纸箱或者相关包装垫等进行包裹，并做在外表做好标记。
会议桌中的会议升降架及电脑的拆卸需要与会议桌同步拆卸，在拆卸过程中需要拆办公家具的技术人员与公司硬件设备工程师一起配合同步拆卸。
（2）运输
雇佣一辆带顶的中型货车用于家具及设备的运输，拆卸下来的设备及会议桌椅按照一定规则的装载到运输车中，搬运过程如果要用小推车等运输工具要在车上和设备间加垫缓冲物，以免在运输过程中震动过大，防止因为行车过程中的震动导致设备硬盘损坏及造成设备配件松动。
4、会议桌及设备安装
（1）设备上架
设备上架按照下架相反程序操作。上架要按照双方提前设计好的位机柜布置图上架，布置图需要设计合理，节省空间，便于维护，美观。

（2）线路布置
在会议桌中需要安装的显示屏升降架、话筒、会议表决器以及操作电脑等相关设备，需要有会议桌安装之前先把网络交换机、网线以及音频线都先按照设计图安装布置好后方可进行会议桌及升降架等设备的安装。

（3）会议桌及升降架安装
会议桌、升降架及电脑的安装需要办公家具技术人员及公司会议系统工程师一起同步配合进行安装。
5、系统调试
（1）会议软件系统拓扑图

（2）会议软件系统说明
会议软件系统服务器主要安装了软件系统数据库，用于存放软件系统中所有数据文件。
管理主机安装了会议管理软件，主要用于上传、编辑及管理每次会议的议题文件。
会议室控制主机安装了会议控制软件，主要是用于控制和管理客户端1至客户端15的操作。
客户端1至客户端15安装了会议软件系统客户端软件，主要是用于各参会人员经过会议软件系统操作并讨论各自的议题。
（2）音视频系统连接图

三、搬迁预算
会议系统搬迁费用主要有三个部分组成，一为会议桌椅及设备的拆卸及搬运，二为会议桌及设备的安装和综合布线，三为会议软件系统、音视频系统等所有系统的调试。
序号
项目名称
详细内容
费用（元）
备注
1
会议桌椅及设备的拆卸及搬运
会议桌、机柜中的音视频设备、显示器升降架及主机的拆卸和搬运。

2
会议桌及设备的安装和综合布线
新会议室的音频线的安装、网络线的安装、会议桌及会议设备的安装、机柜设备的安装。

3
系统调试
会议软件系统、音视频系统、有线电视系统等所有系统的调试。

4
税费

四、需要确定的事项
1、新会议室现场没有话筒接口，因此若需要用有线话筒能够经过重新布置一根话筒线或者用现有的网络线进行改造，安装话筒接口模块的方式来进行。若全部用手拉手式的无线话筒则不需要进行布线或者改造。
2、电视机声音是否需要接入功放音箱进行扩声。电视机要接功放音箱扩声时需要从电视机顶盒中把音频线连接到调音台设备中，调音台设备安装在机房中，当前在电视机安装处没有安装音频线。
因此若需要用功放音箱进行扩声有两个方案，一是需要把机顶盒安装在机房中连接调音台，然后在电机旁安装一个电视信号红外接收器，用于用遥控器控制电视；二是把机顶盒安装在电视旁，然后把电视处的一根网络线改造为音频接口，以便连接机顶盒上的音频接口。
附件一：现会议室设备
序号
设备名称
品牌
规格型号
数量
单位

附件二：新会议室已有设备
序号
设备名称
品牌
规格型号
数量
单位