期末总结暨表彰大会策划书.doc

2011—2012学年土木工程系第二学期期末总结大会

主办：土木工程系
时间：2012年6月
策划人：郭建涛
一、活动背景
随着本学期的渐渐结束，我们在欢乐愉快的学习氛围中又即将度过完美的一个学期，同时也代表着我们即将登上另一个台阶，本次大会是总结本学期各项活动成果和存在的不足。同时表彰在系里组织的活动中有突出表现同学。让我们以优秀的个人为榜样，积极为我们的系增添新的光彩。
二、活动时间及地点
Ø 时间：2012年6月 28日 （时间暂时不确定）
Ø 地点：东区礼堂
三、主办单位
Ø 土木工程系团总支
四、与会人员
土木工程系大二在校学生及大一各个班级
五、邀请嘉宾
土木工程系团总支书记齐建军
土木工程系主任胡建琴、及各位老师。 六、前期准备：
Ø 学生会各部成员准备：
l 所有工作人员全部穿着整齐，佩戴工作证，举止得体大方。
Ø 物力资源：
l 签到表（秘书部）
l 邀请各位老师（主席团）
l 写奖状、证书（组织部）
l 准备本次大会背景及音乐（文艺部）
l 主持人的确定及主持词审核（主席团）
Ø 人力资源：
l 主持人（杨旭）
l 到场人员（系里的的各位领导及老师，大二在校同学、大一各班同学）
l 现场秩序（管理部）
l 照相（文艺部）
Ø 活动准备：
l 摆放座位牌、摆放矿泉水（女工部）
l 引领并维持会场秩序（管理部）
l 安排领奖人员出场顺序（体育部）
l 检查并确保奖状、证书的摆放顺序（女工部）
l 礼仪（文艺部）
七、 活动流程
1. 体育部及管理部负责签到进场。
2. 主持人宣布大会开始并介绍到场老师及嘉宾。
3. 由土木系系主任胡建琴老师进行大会开始致辞并对本学期的各项工作进行总结。
4. 唐致龙老师宣读本学期在各种活动中获得嘉奖的班级及同学上台领奖并邀请土木系老师为其颁奖。
5. 邀请土木系团总支书记齐建军老师上台对本次活动进行总结。
6. 活动结束，组织与会人员离场，学生会全体干部留下打扫会场。
八、活动预算
1、会场布置
项目
单价
数量
总价
气球
15元
2包
30元
彩带
4元
5卷
20元
饮用水
25元
1箱
25元
剪刀
2.5元
2把
5元
总计
80元
2、奖品
由于评选名单暂未确定，此项暂时待定。
统计费用总额：300元。
九、后期工作
l 整理会场
l 将奖状分发到相应的个人和集体手中确保奖项无误
l 工作人员进行会后工作交流及总结
l 组织部统计考勤情况
l 整理本次会议所涉及的文件，作为一种经验保存
十、注意事项
l 注意工作人员服务时的态度和语气
l 保持会场安静，有序，不可随意走动，会议进行时禁止任何人随意早退
l 会前的一些细节工作的准备必须逐一落实
l 进退场时与会议中的秩序的维护
l 各种突发事件的解决
l 照相注意捕捉重要画面
十一、突发状况及解决方案
如果发生证书颠倒
l 方案一：证书顺序颠倒可以，但绝不可以多或少，必须保证每个获奖的个人手中都有一张证书，至于证书的顺序，会后再对其进行调整。
l 方案二：如果发现上台领奖的人数与奖状数量不符，我们必须灵活应变，永远要保证一对一，不能出错。
如果发生紧急情况
l 方案三：如果遇到突发事件，例如停电、地震等。要有序的组织人员撤离，避免发生拥挤踩踏等事件。
十二、时间控制
Ø 进场20分钟内尽量保证大会正式开始
Ø 大会控制在1个半小时左右

土木工程系团总支学生会
2012年6月
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