文件编写技巧.pptx
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1、文件编写技巧集团物业管理中心品质组2010年12月13日目 录背景介绍文件分类文件管控要点统一文件风格文件编写技巧文件编写常见误区现 状文件编写质量参差不齐,方向过多,部分文件缺少对具体业务的指导性。版本和接口混乱缺,文件缺少权威性,员工依靠文件指导工作的主动性越来越少,导致文件和实际操作形成两层皮。培训体系和考核体系的缺失,员工缺失主动学习、执行、反馈和修订文件的意识。经验多依赖于口口相传,知识转化效率低。缺少对文件体系的统一管理,各自为政,文件的重复简单复制较多。集团物业业务制度整合目标建立集团物业文件和记录控制机制。建立一套全集团统一适用于住宅业态的业务制度。通过内训体系促成全员知晓、理
2、解和执行。1、文件清单发布2、专家修家修订、编制制3、形成培训教材4、文件、文件发布布1、文件清单2、集团文件发布3、培训教材编制/发布1、修、修订入入职引引导课程程2、培训、认证讲师3、建立知识题库4、开展知识竞赛5、建立、建立员工工转正、晋正、晋级考核关考核关联机制机制1、入职引导课程发布2、集团认证讲师3、物业知识题库培训/考核1、编制制岗位文件位文件汇编2、建立员工主动反馈修订意见的激励机制3、检查纠偏,树立标杆4、明确三、明确三级文件管理的文件管理的权限限1、汇编目录2、知识管理制度3、标杆项目4、文件控制程序执行/修订任务分解成果文件分类按按来来源源内部文件:内部文件:外部文件:外
3、部文件:标准文件、制度文件、参考培训资料法律法规、政府公文、国家地方和行业规范 按按适适用用范范围围集团物业集团物业文件文件物业中心负责组织编制,物业中心总监审核,集团客户及公司品牌部总经理批准,适用于全集团物业的文件。包括:工作标准工作标准、质量手册、程序、管理制度、工作界面、作业指导书、流程、培训课件、指南和指引等文件。地区物业地区物业公司文件公司文件地区物业公司职能部门负责组织编制,职能负责人审核,地区物业总经理批准适用于本地区的文件。包括:程序、管理制度程序、管理制度、工作界面、作业指导书、流程、培训课件、指南和指引等文件。地区物业地区物业公司部门公司部门文件文件地区物业部门负责组织编
4、制,职能负责人审核,部门负责人批准适用于该部门的文件。仅包括:作业指导书、流程文件作业指导书、流程文件、培训课件、指南和指引等文件。文件分类外外部部文文件件内内部部文文件件包括:法律法规、政府公文、国家地方和行业规范标准文件参考培训资料公公司司级级文文件件 部部门门级级文文件件集团物业文件称谓:标准、程序、制度、界面、作业指导书、流程地区物业公司级文件称谓:程序、制度、界面、作业指导书、流程地区物业公司部门级文件称谓:作业指导书、流程参考资料标准称谓:课件、指引、指南、模板、案例标准称谓:工作标准 制度文件集集团团及及文文件件文件管控要点文件控制的主要环节,形成一个闭环式管理方式文件控制的主要
5、环节,形成一个闭环式管理方式 通过文件收集、编制、审批、发布、执行反馈、修订等环节形成一个闭环 如图所示:文件审批文件发布执行反馈文件修订文件收集文件编制统一文件风格统一文件风格 一致性是文件编写的基本要求,它体现了组织的风格。由于编写人员各有不同的习惯和喜好,所以对此需要统一规定。内容大致有:1.统一文件结构2.统一格式,主要是封面、页面尺寸、页眉内容、页脚、内容布局、条款的表示形式;3.统一排版要求,主要是字体的选择、大小和行距;4.统一符号,主要是常用的符号和标识;统一文件风格统一文件风格 每一个文件都应具有相同的结构,以便执行者形成阅读和判断的习惯,提高使用效率。以下为常见到的一般结构
6、:1.目的明确为什么、什么意图、整体的定性要求;2.适用范围明确涉及或不涉及的领域,主要指文件有效的范围3.职责明确负责执行文件和实现目的的部门;4.正文内容明确达到目的的方法、过程和要求;5.引用文件列出正文涉及的其他文件;6.记录列出正文产生的和涉及的记录。统一文件风格统一文件风格 正文格式:正文格式:采用A4页纸 半角中文标点 各级标题采用小四宋体加粗 正文采用小四宋体,1.5倍行间距2.2.文件编号文件编号 编编号号规规则则:文文件件编编号号采采用用拼拼音音声声母母+数数字字编编码码的的方方式式编编制制,文文件件采采用用三三组组标标号号,记记录录采采用用四四级级 标号。标号。分为集团文
7、件、地区物业公司级文件和地区物业公司部门文件编号规则。分为集团文件、地区物业公司级文件和地区物业公司部门文件编号规则。统一文件风格统一文件风格 集团文件编号规则集团文件编号规则 主文件附属的记录顺序号文件顺序号:制度和程序编号使用0150 作业指导书和流程编号使用5199LHWYLHWYPBPB01010101部门简称龙湖物业地区物业公司级文件编号规则地区物业公司级文件编号规则重庆物业CQCQJSJS01010101主文件附属的记录等顺序号文件顺序号:制度和程序编号使用0150 作业指导书和流程编号使用5199部门简称一些流程的图示符号图示图示说明说明图示图示说明说明流程开始符号,说明过程开始
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