文件档案的保管及借阅制度.docx

文件与档案管理制度
为了加强公司文件与档案归档管理，文件和档案的安全保管和有效开发利用，保证公司文件和档案的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本公司实际，特制定本制度。
一、适用范围
本制度适用于公司各个部门各种文件、档案资料的管理。
1、业务部门符合归档的资料有内外贸合同、信用证电文、交单单据、保单、机电证、报关单、商检证、税单、招投标文件、中标通知书等；
2、行政部门符合归档要求的资料有公司章程制度、各部门制度规定、会议通知、会议纪要、人事档案等。
3、财务部门符合归档要求的资料有：
⑴会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
⑵会计账簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其他会计账薄。
⑶财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
⑷其他类：社保缴费底单，银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
二、档案的管理与存储
一）、电子文件
1、各部门对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由部门领导统一协调，档案管理，保证管理工作的连续性。
2、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，部门领导要对其进行指导监督。
3、归档方法。从电子文件从形成开始就应确保其信息的真实性、安全性和完整性。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他体裁形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
4、电子文件的整理归档。文件的整理应按照时间范围、内容范围等因素相对集中。每月最后一个周五定期把符合归档要求的已完结业务的单据的电子文件，按PDF或GPJ等不可编辑的格式报送至部门领导，由其存储到可长期保存的脱机载体，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。正在进行中的业务，相关电子文件收到后立即按照相关因素进行整理，并报送给部门领导一份，以便监督记录。
5、保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的最新有关规定执行。
6、已归档的电子档案，每年六月和十二月的最后一个周五抽查一次，发现问题及时补救。
7、电子档案的借阅。电子档案的封存载体不得外借，使用时使用拷贝件，并遵守公司相关保密制度。
8、电子档案的销毁。电子档案的销毁按照国家最新有关规定执行，需经过部门领导和总经理的同意，并进行登记。如存储在不可擦除载体上时，需连同储存载体一并销毁。
二）、纸质文件
1、公司行政部门进行综合档案管理，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。每月最后一个周五定期把符合归档要求的已完结业务的文件进行整理，报送至部门领导。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案要分类、分卷保管，保管要有条理，主次分明，存放科学。
4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
5、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年六月和十二月的最后一个周五抽查一次，发现问题及时补救。
6、纸质档案的借阅。档案的借阅需在《档案借阅登记表》（见附件一）进行记录，并经由部门领导和总经理的批准。
7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

附件一：档案借阅登记表
档案借阅登记表
序号
日期
档案借阅人信息
档案信息
用途
归还时间
档案保管人
单位/部门
借阅人
所属单位/部门
被借档案名称