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企业物资管理系统的应用

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2020年5月29日
文档仅供参考

以信息网络系统加强物资管理

生产准备大队
3月30日

以信息网络系统加强物资管理

一、以信息网络系统加强物资管理开发的背景
物资管理工作是企业经济管理的重要组成部分,随着企业经济管理的逐步深化,对物资管理的要求也越来越高。可是当前在管理中仍存在部分管理方法不能完全适应现代管理的要求,给管理工作带来了诸多不便,集中反映在:
(一)管理系统不够完善
,油田公司物资管理中心推广使用了”物资计划管理”软件,在物资计划、采购、委托、合同、价格、结算等环节上,实现了公司对二级单位物资管理的规范化管理,不但提高了工作效率,而且达到了源头治理,程序化操作的目的。
可是这套软件只完成了管理过程中的部分内容,从管理流程上来讲,还缺少二级单位物资管理部门对基层的管理。因此研究、开发二级单位物资管理系统与公司当前使用的管理软件相衔接,使整个管理系统实现全过程控制与管理是十分必要的。
(二)物资验收、入库缺少依据
当前,油田公司物资管理中心以明确规定了自主采购、委托采购、下放采购等采购方式,进一步有效的规范了采购行为。可是做为二级单位的物资管理部门,仍不能及时掌握委托采购的物资是谁供货,什么时间供货等问题。当供货单位送达后,使用单位没有任何依据来确认送货的真实性,造成管理上的漏洞。
(三)物资结算工作不能得到有效控制
物资结算工作一般情况下集中在年中或下半年进行,时间紧,工作量大,往往不能对将要结算的物资与计划采购物资对比审核,而且物资结算清单中根本没有计划号,一份单据中项目多,品种杂,审核工作无从入手,结果造成收款单位打单,使用单位付款的被动局面,这种现象不但不能有效的控制物资总量,而且会使计划管理流于形式,无计划结算有机可乘。
(四)关联信息多,手工操作繁琐
物资管理工作自上而下是多层次的系统管理过程,涉及的部门多,加上物资部门的复杂性、多样性,使管理存在一定难度,据统计,一项物资一年内采购一次,需要人工抄写六次,建立帐、单、册,工作量大,易出错,与现代办公条件及不协调。
(五)统计工作量大
随着管理工作的不断深入,管理所需的信息量大大增加,加上物资管理工作刚刚步入正轨,一些信息要求不确定,内容多,时间短,格式变化频繁,相关部门所要数据增加等等,使二级单位的统计工作应接不暇,压力较大,手工统计以不能适应现代企业管理的需要。
针对上述存在的问题,为加强和改进物资管理工作,与油田公司”物资计划管理系统”尽快衔接,实现纵向机制上的系统管理,横向流程过程中节点控制,运用现代办公手段,真正达到系统化,规范化,网络化管理。
二、以信息网络系统加强物资管理的基本内容
(一)系统开发总体目标
1、取消手工管理方式,利用微机生成各种单据,实现物资管理工作自动化,从而提高工作效率。
2、统一数据源,加强物资计划管理,规范管理流程,杜绝无计划采购和结算。
3、建立完整的统计查询分析功能,决策者可掌握物资消耗的真实情况,为企业降低成本提供更加科学、合理的依据。
4、系统力求简单、实用、方便,尽量满足物资管理工作需要。
5、程序代码标准化,确保软件的可维护性和实用性。
(二)数据描述和依赖关系
油田公司推行的物资计划系统,为厂级物资管理部门提供了将批复的计划生成电子表格并能够保存的功能,我们将其计划数据导入数据库中,做为本系统的数据资源,并将这些计划按采购方式分为:自主采购、委托采购和调拨采购。
物资管理部门分别对这些物资做委托单、直达委托单和调拨单,下达给仓库。仓库根据单据验证供货厂家的所供货物资数量、质量等,然后进行入库、出库、验收、结算审批等操作。
数据依赖关系。本系统的数据表是相互依赖的。
来源依赖关系:
后一级表单是从前的表单基础上形成的,由于委托或调拨的数据都是来自于物资管理中心批复回的计划数据,因此最后结算的数据都是从计划而来的,由此杜绝了无计划采购现象,加强了数据的唯一性。
维护依赖关系:
后一级表单维护要依赖于前一级表单,所有的表单都依赖记帐操作,如果本月已经记帐,则所有这个月的表单都不能改动。这样就加强了数据的安全性和可靠性。
三、以信息网络系统加强物资管理的主要做法
根据业务数据流程和用户需求,将物资管理系统按具体功能划分为四个模块:系统模块,表单生成模块,统计查询维护模块,以及打印输出模块。
(一)计划导入
物资管理部门在物资计划系统内将物资管理中心批复的计划数据,按计划编码导入到本系统数据库中,作为本系统的唯一数据源。
(二)委托单
委托单是物资管理部门根据计划物资的采购方式不同,而生成不同样式的表单,打印输出后传达到仓库和供货厂家,供货厂家根据此单的收货单位、物资名称、数量、质量标准和时间要求等详细情况,进行送货,仓库依据此单进行验货和入库。采购方式共分三类:委托采购、直达采购和调拨。按这三类方式采购表单分为以下三种:
委托单:物资管理中心对某一计划没有指定供货厂家,由物资管理部门根据计划的数据,按照大类进行挑选,将选择的物资生成委托单,并填写供货厂家,保存后系统自动生成带有年月的委托单编码,该编码唯一标识这个委托单。
直达委托单:物资管理部门根据物资管理中心直达委托单的数据,将直达委托单号按照本系统的编码方式进行编码,来生成新的直达委托单。
调拨单:物资管理部门根据此单,依据表单中的数据将计划的数据筛选出来,填写调拨单编码,生成调拨单并保存到数据库。
(三)临时入库
入库单是根据委托单,将厂家所送物资经验收后入库,在入库时填写入库数量,形成入库单,库存相应物资的数量自动增加。系统自动生成入库单编号。如果供货厂家所送物资数量不够,能够以后再送,系统将同一物资不同批次到的物资数量进行累加,形成一条物资记录,以便下面的验收和结算。
(四)入库验收
在结算之前,需要对入库物资出入库验收单,作为结算的凭证,因为结算是针对同一供货厂家进行,为此要选择同一供货厂家的物资填写到一个验收单内。系统自动产生一个物资验收单编码,保存在验收单库中。
(五)出库
出库单由库房保管员填写要出库物资的物资编码,系统将显示出该物资的物资名称、计量单位、计划编码、库存数量等信息,填写出库数量和用料单位后保存。系统自动生成出库单编码。物资出库后,系统的库存数量自动将出库的物资减出,库存数量不足则不能出库。
(六)结算
在结算审批前要做好物资入库验收单,从中选择同一供货厂家的入库验收单,系统将所有的入库验收单的金额计算好列入表单,填写收款单位保存即可。系统也自动生成结算审批单编码。
(七)财务管理
主要是指矿(大队)库房的记帐处理。统计处理的内容有对物资明细帐库、资金收入明细帐库和资金发出月总帐库的进行统计计算过程,计算出物资明细帐中每项物资的月发出、收入和累计;资金收入、发出库的结算数量和金额等,为统计报表的生成做准备。
月报即库存物资金额月报,是两级用户根据月份、按物资大类进行统计收入、发出和结存的金额数量。
物资明细帐
该报表是在某一时间段内,按照时间的先后,将矿(大队)库房的某一物资的入库、出库和结算的数量和金额等信息列出祥表。
(八)查询功能
表单的查询和维护是指对委托单模块内的委托单、直达委托单、调拨单、入库单、入库验收单和结算审批单的查询、修改、删除等功能。查询的条件主要是产生表单的时间、所属单位和表单的编码;维护功能则根据各个不同表单的功能而不尽相同。每个表单维护功能也要按照数据的依赖关系进行操作。
表单查询还包括一些其它查询,入计划查询、委托单月度入库查询、库存查询以及物资出库查询等。
四、以信息网络系统加强物资管理在我厂的管理
(一)单位代码维护
为方便开发和管理,本系统采用将单位编码的方法,将矿级单位按规则编码。单位代码维护的权限设在生产准备大队物资供应中心。
(二)用户权限维护
根据物资管理部门所使用功能不同,本系统分为物资供应中心和矿(大队)两级用户,分别赋与不同的权限,针对自己单位的库房物资进行操作。
五、以信息网络系统加强物资管理的应用效果
系统符合油田公司物资管理有关规定要求,系统与油田公司物资计划管理系统相衔接,数据库来源与物资批复计划,具有可靠性。系统实现了物资管理全过程中各节点控制,减少了认为因素,是物流过程真实、安全性强,提高了工作效率,降低了人工操作工作量,实现了规范化、正规化、网络化。