万科61G01物业管理前期准备工作程序修改.doc

深圳市万科物业管理有限公司程序文件
编号
VKWY6.1—G01
名称
物业管理前期准备程序
版本
A/0
第6页共6页
编制
吴耀平
更改
何春浓
审核

批准
吴全宏
生效期
2002年11月15日

1．目的
规范物业管理前期准备工作,为入伙做好充分准备。

2．范围
适用于公司待接管物业项目。

3．职责
部门/岗位
工作内容
分管总经理助理
物业管理前期准备的组织工作
房产后勤管理部
相关后勤工作
总经理办公室
物业管理合同的评审，标识制作
人力资源部
组织机构、人员编制确定、人员招聘及入职培训工作
财务管理部
各类收费项目及标准的核定
品质管理部
相关规章制度及入伙资料的审核
工程技术部
期介入移交手续的办理
管理处经理
各项工作的筹备和实施

4．方法和过程控制
4.1管理处成立前准备工作由公司各职能部门负责，管理处成立后准备工作由管理处经理负责，公司各职能部门配合。
4.2前期准备工作内容：管理机构设置、拟定人员编制及人员培训、内部管理流程和制度的建立、公共关系的建立、入伙工作策划、房屋的接管验收。
4.31房产后勤管理部前期准备工作
4.3.1负责与新建管理处对已经接管的环境、安全、设备维护等工作的移交。
4.3.2负责新建管理处办公用品及办公设备的审核。
4.3.3负责新建管理处交通运输工具的调配工作。
4.3.4负责管理处员工工作服的订制。
4.4工程技术部负责向管理处移交前期介入相关资料，保证前期介入资料的完整性。
4.5总经理办公室前期准备工作
4.5.1负责新项目委托管理合同的评审，报总经理签定订。
4.5.2负责提供有关物业管理行业的相关法律法规、行政规章等资料。
4.5.3
4.2.2负责新建管理处员工工作服的订制。
负责新项目建管理处所有标识的设计、制作并指导安装。
4.5.4负责新项目入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和摆放。
4.6人力资源部前期准备工作
4.6.1负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的文件。
4.6.2根据《物业管理方案》审核新建管理处组织架构、人员编制，并确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位，安全员、保洁员提前一个月到位。
4.6.3负责新建管理处人员的招聘，入职培训及考核。、确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位，安全员、保洁员提前一个月到位。入职培训及考核。

4.7财务管理部前期准备工作
4.7.1 制定物业管理处开办费计划,包括：办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具等预算开支。
4.7.负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算，经总经理审批后纳入委托管理合同。
2负责新项目各项服务收费标准的审定。
4.7.3负责管理处接管物业入伙前清洁费用的审定。
4.7.4负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。
4.7.5负责监督新建管理处的物资采购工作。
4.8品质管理部前期准备工作
4.8.1负责质量体系文件的发放及文件与入伙工作办理程序的培训。
4.8.2及协助编写相关作业指导文件。
4.5.2负责提供有关物业管理行业的相关法律法规、行政规章等资料。协助指导管理处分类建立物业管理档案资料。
4.8.3负责审核各项相关规章制度、作业指导文件及及入伙资料。
4.8.4负责审核保安器材、检测仪器仪表、清洁绿化用品及各类工具等物资的采购申请。4.5.6协助新项目管理处质量体系文件及入伙工作办理程序的培训。

4.9新建管理处经理前期准备工作
4.9.1确定各类管理用房和商业用房及装修标准。
4.9.2负责拟定入伙工作计划时间表，包括：工作内容、负责人及完成时间等，并报品质管理部审核，报分管总经理助理审批。
4.9.3负责内部管理运作相关工作：
A．编制管理处组织结构、各岗位职责说明书，报人力资源部审核、分管总经理助理审批。
B．物资的采购：根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括：
a.办公用品：家私、各类文具等。
b.办公设备：打印机、电话、复印机、传真机、空调、电视机、音响等。
c.后勤服务设施：食堂、宿舍用品、用具等。
d.网络设备：电脑等。
e.清洁及绿化设备和工具：洗地机、吸尘器、剪草机、喷雾器等。
f.安全设备：对讲机、电警棍、手电筒等。
g.加工维修设备工具：万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。
C．根据物业实际情况，监督、完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、泛光照明、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。
D．指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用，以便与地产公司结算。
4.9.3负责对外公共关系的建立及有关证照办理：
A. 与政府有关部门建立良好的公共关系，包括：自来水公司、供电
局、煤气公司、有线电视、电信局、工商、税务、派出所、街道办事处、居委会等。
B. 办理管理处营业执照、组织机构代码证、税务登记证、收费许可
证等。
C. 办理本物业停车场的验收及营业执照、组织机构代码证、税务登
记证、收费许可证等。
D. 配合项目部办理用水、用电指标的申请、水电抄表到户、电话、
有线电视、煤气、通邮、网络等的开通手续。
4.9.4物业房屋接管验收
管理处经理指定专人与工程部、地产项目部协调房屋接管验收，
并将验收存在的问题提交责任部门限期整改。
由技术主管（主办）与地产项目部理顺返修流程，与各施工单位
建立沟通渠道，包括施工单位负责人联系电话、保修期限、现场施工人员联系电话等。
C．管理处经理指定专人与地产项目部移交各管理用房、业主房屋钥匙，建立钥匙清单，保证钥匙移交清楚、齐全。
4.9.5入伙工作策划
管理处经理与地产销售部、项目部等相关部门做好入伙策划工作，
对有关销售承诺、入伙现场布置等问题进行沟通，落实。
入伙工作人员安排、培训，明确职责，就业主关心的问题形成统
一回答口径。
C．入伙现场宣传品及相关入伙指引标识制作、安装。
D．入伙模拟演练，检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。
4.9.6入伙资料的准备
4.9.6.1
将《入住指引》、《业主（住户）资料卡》于入伙前十天交地产公司，与《入伙通知书》一并发放业主。
4.9.6.2负责入伙前一周准备好入伙应备资料,包括:
A. 《入伙流程》
B. 《委托银行代收款协议书》；
C. 《业主公约》；
D. 《业户手册》；
E. 《前期物业管理协议书》
F. 《房屋交付验收表客户保修意见征询表》；
G. 《常规服务项目表》
H. 水、电、气、有线电视开户申请资料；
I. 防盗门、窗花、阳台推拉门图样（包括材料、规格、尺寸、安装要求等）；
J. 房内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡；
K. 房间设计平面图（含水电走向）；
L. 其他与业主相关资料。
M. 现场入伙宣传展板及相关入伙指引标识。
N. 所有“入伙资料” 的填写样本。
4.6.6进行入伙模拟演练，检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。

5.支持性文件
VKWY7.3-G01 《物业管理策划阶段工作程序》
VKWY7.2.2-Z01 《合同评审程序》
VKWY7.4-Z01 《采购管理程序》