集团行政办公室工作流程.doc

集团行政办公室工作流程

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2020年4月19日
文档仅供参考
————湖南石磊文化传播集团————
行政办公室工作流程
目 录

第一部分 行政制度
一、总则
二、办公场所管理制度
1、员工行为规范:
2、办公用品管理
3、固定资产管理
4、公用书报管理
三、印章使用和管理制度
四、上传下达制度
1、呈报
2、发文
3、收文
4、会议管理制度
五、档案管理制度
六、后勤保障管理制度
1、会议接待
2、车辆管理

第二部分 流程
1、呈报流程
2、客户接待流程;
3、发文处理流程;
4、收文处理流程
5、办公用品采购流程
6、办公设备维修流程
7、固定资产请购流程
8、印章刻制流程
9、印章使用流程
10、印章报废流程
11、档案归档、借阅流程
12、档案销毁流程
13、档案归档流程
14、合同管理流程;
15、会议管理流程
16、车辆管理流程

第三部分 表格
1、<办公用品请购单>
2、<固定资产请购单>
3、<办公设备报修申请单>
4、<印章使用申请表>
5、<印章刻制申请表>
6、<印章报废申请表>
7、<呈报单>
8、<收文处理单>
9、<会议计划审批表>
10、<会议预算金额表>
11、<会议签到表>
12、<档案归档登记表>
13、<档案归档登记表(总表)>
14、<档案借阅登记表>
15、<档案销毁登记表>
16、<用车申请单>
17、<派车单>
18、<车辆使用记录表>
19、<车辆使行驶记录表>
20、<车辆登记卡>
21、<车辆登记表(总)>
22、<燃油效率及油耗量结算表>
23、<行驶事故处理报告书>

第一部分行政制度
(一)总 则
一、为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。

(二)办公场所管理制度
一、员工行为规范:
①公司的员工都应具有开拓进取、爱岗敬业的精神,做到团结协作、诚实守信、遵纪守法。
②待人接物态度和蔼,言行举止文明礼貌,接听电话语调温和亲切。
③增强时间观念,提高工作效率和质量,上班时间不串岗、不遛岗、不闲谈、不办私事,工作时间不在网上玩游戏。
④上班时间做到精神饱满,仪表穿戴端庄大方。
⑤办公场所要保持整洁、卫生;保持肃静,不得高声喊叫、吹口哨、哼小调;不准在非指定地点抽烟。
⑥严守纪律,服从大局,坚持工作请示报告制度,逐级负责,各司其责。
⑦严格遵守保密纪律,杜绝泄密事故发生。
二、办公用品管理:
1、办公用品采购流程
填写申购单→行政办公室确认物品后按照相关规定、权限办理审批→采购→验收入库 领用→办公用品的采购
①请购人如实填写请<办公用品请购单>经部门负责人签字后及时上交行政办公室。
②所有办公用品的采购工作统一由行政办公室办理。
③坚持集体采购制度,急用现买零散物品实行特事特办原则,批量、贵重物品由采购人员及有关领导全程参与采购工作。
2、办公用品的保管
①办公用品由行政办公室专员负责保管;购入批量的办公用品应及时入库储存,在办公用品入库登记本上如实填写品名、规格、价格、数量等,并签字。
②阶段性使用或暂时闲置的物品(电暖器、电扇等),要妥善保管,随时待用。
③每月月底进行办公用品库存盘点,确保账物相符。
三．固定资产管理
固定资产管理总原则:谁用谁负责,维修归行政。
1、固定资产的划分标准和分类
企业的劳动资料,按其使用年限和价值大小分为固定资产和低值易耗品,根据国家有关规定,列作固定资产一般应具备下列条件:1、单位价值在人民币200O元及以上。2、使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具,以及其它与生产经营有关的设备、工具、器具等。不属于生产经营主要设备的物品,使用期限超过两年的列作固定资产。不符合上述条件的劳动资料,列作低值易耗品。
2、固定资产的购建、登记与计价
①请购:由请购人填写<固定资产请购单>。
②审批:依次由部门总监、分管领导、财务总监及总经理审批。
③购置:由归口行政办公室统一购置。
④报帐:购置人凭发票和<固定资产请购单>到财务部门报帐。
⑤登帐:资产归口部门应开设”固定资产及低值易耗品登记簿”,对所购资产予以登记并负责到人。
⑥建卡:行政办公室根据原始凭证及记帐凭证对符合固定资产标准的,建立固定资产卡片,一式三份,财务部留一份,行政办公室一份,另一份由资产使用部门保存 (见请购流程图)。
流程图:
请购→审批→购置→报账→登帐→建卡
3、固定资产的修理、转让、转移、盘点和报废
①为保持固定资产的正常生产能力,保证固定资产的正常使用年限,企业必须对固定资产进行定期或不定期的修理。
②办公用品的维修统一归口有行政办公室负责,报修人必须先填写<办公设备报修申请单>,严格执行行政程序。
③固定资产转让,必须按规定办理转让手续。转让方式原则上应实行有偿转让。固定资产的无偿转让,由总裁审批。
④固定资产在公司内部转移,必须办理固定资产内部转移手续,转移手续由转出部门办理,要及时变动固定资产卡片。
⑤在清查固定资产时,发现固定资产盘盈、盘亏,应查明原因,及时办理有关手续。
⑥固定资产的报废由使用和保管部门提出申请,并按审批权限办理报废手续。未经批准之前,不得随意拆除或变价出售其实物。
三、公用书报管理
1.行政办公室负责统一订阅报刊杂志,集中收发和管理。
2.公司员工岗位所需的业务书籍,个人报请部门负责人和行政办公室,总裁审核同意方能购买。
3.所有购买来的图书,一律到行政办公室验收、登记、编号,并在发票上签字。
需要阅读者,办理借阅手续。
四、公司门禁管理规范
1.外来人员因公需进入公司,应先登记,经接洽部门或相关人员同意后,再给来访者指出接洽部门位置。如接洽部门或相关人员不在或有其它原因不愿接见的,前台应委婉拒绝,请其外出。
2.提交的小件物品、信函、文件等应由前台代收发,前台应及时准备做好收、发工作,并例行登记。
3.下列外来人员严禁进入公司:
①携带易燃易爆及危险品的人员。
②不明身份、衣冠不整的人员。
③推销产品及收购废品的人员。
④非洽谈公务人员,或是洽谈公务但拒绝登记检查者。
⑤来访人员报不清受访部门及受访人者。
4.接待来访人员时,各部门接待人员应加强保密意识,如客人翻阅办公桌的资料时应予以制止。
5.上班时间,集团总部人员原则上严禁接访客人,若有特殊情况,需向直属上司说明,经同意后在公司会议室会客,时间不能超过十五分钟。

(三)印章使用和管理制度
一、公司公章、合同专用章、总裁章、副总裁私章由行政办公室统一管理,专人负责。
二、凡以公司名义上报和下发行文的请示、报告、汇报、通知等需先填写<印章使用申请表>经部门总监及总裁签字后方可用印;
三、因业务工作需要,如投标、报价、做方案资料、更改银行帐户等需用行政印章时,先填写<印章使用申请表>经部门总监签字后方可用印 。
四、用合同专用章,必须经分管领导确认、总裁审核并同意方可用印。
五、严禁启用公司行政印章为非本公司员工开具证明或介绍信。
六、印鉴管理人员必须保证印鉴的绝对安全和正确使用,防止印鉴盗用或滥用,及时作好用印记录。
七、印章的刻制必须填写<印章刻制申请表>报废必须填写<印章报废申请表>。

(四)上传下达制度
一.呈报
1.发起人填写<呈报单>。
2.部门负责人签字及相关会签部门负责人签字。
3.总顾问签字。
4.副总裁签字。
5.总裁签字后返回发起人处,有发起人办结汇报具体工作进程并记录和完成归档工作。
总原则为,逐级报、不要越级、经过行政办公室的呈报由行政办公室负责跟踪、回复、归档;没有经过行政办公室的呈报,由呈报人负责跟踪;暂由部门归档;在规定时间内(每月底)统一归交行政办公室存档;
二.发文
发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件发文应先用公司<呈报单>填写。力避随意发文。
1.公司内部发文:
拟稿人→责任部门负责人初审(及相关部门责任负责人会签)→行政办公室核稿→行政总监审核→副总裁审核→总裁签发→ 行政办公室(统一编号→打印→盖章→发文→备案)
2.对外发文:
拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案
3.密级分为”绝密”、”机密”、”秘密”。
4.紧急程度分为”特急”、”急”、”平”。
5.文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
三、收文
1.流程
行政办公室收文→登记行政办公室拟办→相关领导阅示→副总裁批示→总裁批示→行政办公室分送→相关部门承办(催办、办结)
2.行政办公室收文后及时填写<收文处理单>。
3.协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。
4.文件的催办由相关办公室公室负责,防止漏办或延误。
5.严格按照时限要求完成。
6.文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。
7.文件办理完毕后,统一交由行政办公室指定专人保管、立卷归档。
四、会议管理
会议是集团决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。集团会议区分为定期例会与非定期会议,规定的人员必须准时参与,指定人员务必作好会议记录,与会人员遵守会议安排同时提高会议效率,会后请记录人员将会议纪要交予相关人员会签。
1、例会标准如下:
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
记录人
总裁办公会议
由总裁办公室通知
根据会议主题通知相关人员
根据经营及管理需要拟定
总裁办公室
总裁办公室
总裁办公例会
每周一次,无特殊情况,每周一上午10点准时召开
副总监及以上
各板块的日常经营管理工作汇报
副总裁
行政办公室
经营分析会
每月一次,时间待定
企管部及战略规划部相关人员、总裁办主任、财务总监、行政办公室相关人员、下属公司相关负责人
上月经营工作总结、分析及下月的工作计划展望
副总裁
行政办公室
2、会议要求:
①集团内会议由行政办公室具体安排,请行政办公室做好会议纪要并做好会签工作;如遇特殊情况,由行政负责人另行通知
②与会人员不得无故出席,并如实填写<会议签到表>,如不能出席者须向上级领导说明原因并请假。
③请与会人员将手机静音。
④与会人员需于会前准备好会上需讨论和汇报的相关材料;避免无必要的时间拖延,延缓工作效率。

(五)档案管理制度
一、目的
为规范公司的文件材料的归档工作,完整、系统保存企业档案,制定本制度。
二、适用范围
凡属本公司归档范围的各种文件材料,必须依照公司规定要求向行政办公室移交,并实行集中统一保管。
三、原则
2、档案及有关资料的接收、移交等,要严格履行交接手续及审批制度。
3、档案人员适时对档案资料进行检查、清理、核对工作;如发现问题,应当立即向领导报告,对破损或褪变档案及时抢救。
4、公司各部门档案人员应负责所形成的文件材料积累、整理,并按要求向行政办公室
归档。
5、档案归档工作接受行政办公室的监督和指导。
6、档案管理工作实施责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损失的直接责任者,依法进行处理。
四、归档范围
1、公司在筹备、设立、运营及产权变动及其它过程中形成的直接记述和反映公司活动的具有现实和长远考查价值的文件材料列入归档范围。
2、归档的文件材料来源:
① 本公司内部形成的文件材料;
② 本公司参与的合作项目,合作单位按要求应向本公司报的文件材料;
③ 针对本公司有保存价值的其它外来文件材料。
归档的文件材料载体形式包括:纸质文件、存储电子文件的光盘、软盘,录音录像带、照片、底片,实物及其它形式。
五、归档分类
1、行政管理工作形成的文件材料
(1)公司筹备期的可行性研究、申请、批准,工商登记等证明材料,企业章程,董事会、股东会、监事会和部长层构成及变更。
(2)股东会、董事会、监事会活动及形成的相关记录、纪要。
(3)综合性行政事务,文秘、机要、保密、信访工作。
(4)法律事务,政纪监察,公证工作。
(5)审计工作。
(6)员工教育与培训工作。
(7)后勤服务。
(8)人事工作。
2、经营管理工作形成的文件材料
(1)公司改革、经营战略决策。
(2)公司发展规划、各项目发展计划,责任制管理,各种统计报表,公司综合性统计分析。
(3)知识产权和商业秘密管理。
(4)公司信用管理,形象宣传。
(5)商务合同正本及与合同有关的补充材料,有关的协议、意向书,有关的资信调查等。
(6)营销管理,市场调查与分析,客户信息管理,广告宣传,产品销售,售后服务。
(7)财务管理,资金管理,资产管理,成本价格管理,银行贷款,会计管理。
(8)招投标项目管理。
3、业务项目工作形成的文件材料
(1)业务项目的筹备与形成。
(2)业务项目的运行。
(3)业务项目的保障与监督。
4、会计工作形成的文件材料
(1)会计凭证。
(2)会计账簿。
(3)财务报告及报表。
(4)其它材料。
(5)其它对国家、社会和公司有保存价值的文件材料。
5、下列文件材料应随时归档:
(1) 公司发文;
(2) 应归档的零散文件材料;
(3) 变更、修改、补充的文件材料;
(4)合同、协议等具有法律效力的文档;
(5)公司机构变动和职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料;
(6)其它临时活动中形成的文件材料。
六、归档要求
1、公司各部门秘书负责文件的收集、整理和归档,并定期交公司行政办公室集中管理。任何人不得拒绝归档,档案保管人员及时登记<档案保管表>。
2、归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范,不符合保管要求的文件材料应经修复后归档。
3、归档的文件材料应为原件或具有凭证作用的文件材料。
4、非纸质文件材料应有文字说明一并归档;外文材料应与中文翻译件一并归档。
5、具有长期保存价值的电子文件,必须同步制成纸质文件与原电子文件一同归档。归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其它说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
7、文件材料一般归档一份。重要的、利用频繁的和专门需要的可适当增加份数。
8、多个单位合作完成的项目,由公司主办的保存一套完整的文件材料,如协办则保存与承担任务相关的一套正本。有合同、协议规定的,按其要求执行。
9、档案人员负责检查归档文件材料的完整与准确,并填写移交清册。重要项目的文件材料归档时应编写归档说明,并经项目负责人审核签字,有密级和查阅范围要求的要特别注明。
10、行政办公室负责检查档案的整理质量,必要时可将不符合要求的文件材料退回,要求重新整理。
11、交接双方应严格执行交接手续,认真核对移交清册,双方经手人和部门负责人在移交清册上签字以备查找。
12.档案借阅室必须如实填写<档案借阅登记表>,档案销毁时,销毁人必须如实填写<档案销毁登记表>。

(六)后勤保障管理制度
一、会议接待
1.接待流程
收到访问申请→了解客户信息→了解客户来访需求→制作客户接待安排表→接待客户的前期准备工作→进行客户接机/车→客户进公司接待参观安排→正式洽谈→就餐安排→其它安排→客户离开
2. 用餐程序
1、各部门、中心在集团安排用餐须报总裁批准,并提前将用餐通知书送交办公室,由办公室统一安排。用餐通知书要列明来客单位、时间、标准、人数。
2、如遇特殊情况,可口头请示,同意后先用餐,再补办手续。
3.用餐标准
餐费标准分为A、B、C三个档次(酒水除外)。即一般客人用C档,较重要客人用B档,重要客人为A档。
4.用餐后的核算
1、所有招待用餐费用,接待部门须及时报批,办理结算。
2、对不符合手续、不按规定办理的,一切费用由接待人承担。
5.注意事项
1、必须注意接待费用支出项目与接待用途及目的一致。
2、接待费用开支,必须本着最小支出、最大成果的原则,合理接待,有效使用经费开支。
二、车辆管理
1.车辆调配
①根据工作需要,行政必须对所有车辆进行统一管理,填写<车辆登记表>。
需要用策的部门和个人必须先填写<用车申请单>由行政办公室请示集团总裁批准,对车辆进行统一配备和调整,用车完成后如实填写<派车单>上交行政办公室归档。
②各单位负责人对本单位车辆的日常使用、驾驶人员的安全教育及执行规章制度情况有管理责任。
③集团外事用车、集团会议及较大活动用车,办公室有权临时调度各单位车辆,各单位应服从协调调度。
④原则上各单位不得相互借用车辆,特殊情况须经集团分管领导批准。
⑤24小时内长途用车(单程150公里以上的),须经集团分管领导批准,24小时以上的,需报集团副总裁批准。
⑥任何车辆外借必须经集团副总裁批准。
2.安全管理
①驾驶人员必须严格遵守交通法规,根据车队的安排参加交通安全学习,提高驾驶技术,保证车辆完好,杜绝事故发生。
②对交通事故肇事者除经济处罚外,还将视情节轻重开具<行驶事故处理报告书>,并分别给予书面检查、通报批评、停止驾驶、降薪等处理。
③驾驶人员在车辆使用期间发生违章行为均由个人承担。
3.维修保养
①车辆维修按规定填制申请单,部门负责人签字,走完审批流程后,到指定修理厂或4S店维修;
②行政办公室人员负责对车辆进行不定期检查,内容包括:本规定执行情况、车辆内外卫生、一般保养状况等,检查不合格者,对当事者酌情给予惩罚;
4.驾驶人员管理
集团领导及各分公司总经理配备工作专车,持有效驾照可由本人驾车;无驾照需配司机的,由集团行政办公室统一调配。
5. 附 则
车辆的保险、养路、验车、牌照、停车场等手续,属于集团行政办公室统一办理,所需费用按财务预算分别人帐;属于各分公司的,自行办理,费用自负。

第二部分行政办公流程
一、客户接待流程

二、呈报流程

三、客户接待流程

四、发文处理流程

备注:发文处理表格用公司<呈报单>

五、收文处理流程

六、办公用品采购流程

七、办公设备维修流程

八、固定资产请购流程

九、印章刻制流程

十、印章使用流程

十一、印章报废流程

十二、档案归档、借阅流程

十三、档案销毁流程

十四、档案归档流程

十五、合同管理流程

十六、会议管理流程

十七、车辆管理流程

第三部分行政办公表格
1.<办公用品请购单>
2.<固定资产请购单>
3.<办公设备报修申请单>
4.<印章使用申请表>
5.<印章刻制申请表>
6.<印章报废申请表>
7.<呈报单>
8.<收文处理单>
9.<会议计划审批表>
10.<会议预算金额表>
11.<会议签到表>
12.<档案归档登记表>
13.<档案归档登记表(总表)>
14.<档案借阅登记表>
15.<档案销毁登记表>
16.<用车申请单>
17.<派车单>
18.<车辆使用记录表>
19.<车辆使行驶记录表>
20.<车辆登记卡>
21.<车辆登记表(总)>
22.<燃油效率及油耗量结算表>
23.<行驶事故处理报告书>

附件1:
办公用品请购单
申请部门: 申请人: 日期:
序号
物品名称
单位
数量
需用日期
估价单位
总金额
用途

总金额

部门负责人意见

行政办公室意见

副总裁审批

总裁审批

附二:
固定资产请购单
请购部门

请购人

资产名称

数量

预计单价

规格

预购日期

请购事由

行政办公室询价后推荐厂牌

部门总监

财务总监

副总裁

总裁

附件3:
办公设备报修申请单
申报部门

日期

经办人

报修设备

使用年限

故障原因

副总裁审批

总裁意见

办理结果
维修过程记录:
维修单位:
维修人签字:
维修结果:
申报部门经办人签字:

附件4:
印章使用申请表
文件名陈

印章类别

事 由

使用部门
经办人
部门总监
副总裁
总裁

主管部门
经办人
部门总监

附件5
印章刻制申请表
类型

全 称

使用范围

事 由

使用部门
经办人
部门总监
副总裁
总裁

主管部门
经办人
部门总监

附件6:
印章报废申请表
印章名称

报废原因

使用部门
经办人
部门总监
副总裁
总裁

主管部门
经办人
部门总监

附件7: 湖南石磊文化传播集团
呈 报 单
单位(部门): 呈报人: 呈报时间:
发
起
人
或
执
行
人
主 题

事
由

部门意见

会签部门意见

审
批
人
财务总监

集团副总裁:
总顾问:
总裁意见:
备
注

附件8:
收文处理单　
年 月 日
收文 字 号
来文份数

附件情况

来文机关

来文 字［ ］第 号

标 题

拟 办

领导批示

受文单位
接收日期
办理情况
承办人
退文时间

附件9:
会议计划审批表
申请人: 所属部门: 日期:
部门
会议名称
主持人
时间
地点
参加人员
会议准备记录

填表说明:
1、会议表格中各项内容准确、完整,注明会议的名称、议题、时间、地点、参
加人员等;
2、与上级领导会议安排无冲突,如有冲突,必须服从上级安排;

附件10:
会议预算金额审批表
部门: 填表: 时间:
类别
预算内容
参加部门
预算金额
备注
会议场所租赁

会议设备租赁

会议所需物资明细

会议用餐及用车

会议用水果/烟/茶等

其它费用

会议地点、时间

会场联系电话

联系人

附件11:
会议签到表
会议名称(主题)

会议时间

会议地点

会议主持人

应到人数

部门/分公司
要求与会人员
时间出席人员(签到)
备注

会议要求:
1、集团内会议由行政办公室具体安排,请行政办公室做好会议纪要并做好会签工作;如遇特殊情况,由行政负责人另行通知;
2、请与会人员将手机静音。
3、与会人员需于会前准备好会上需讨论和汇报的相关材料;避免务必要的时间拖延,延缓工作效率。

附件12: 档案归档登记表
文件名称

文件编号

文件总页数

归档编号

归档存放处

保管期限

保密登记

说明:

归档时间

送交人

接收人

变更修改记录
修改日期
更改单号
送交人
接收人
存档变更记录

附件13:
档案归档表(总)
序号
档案名称
负责人
审核人
归档人
备注

附件14:
档案借阅登记表
档案编号
文件名
方式
事由
借阅日期
借阅人
审批人
归还日期
经手人
备注
查阅
借阅
复印

附件15:
档案销毁登记表
序号
文件编号
责任人
文件材料
题名
内容阐述
签订日期
页数
备注

销毁原因

签字确认

提出销毁部门意见

签字确认

行政办公室意见

签字确认

副总裁意见

签字确认

总裁意见

签字确认

销毁人: 部门负责人:
销毁时间:
销毁地点:

附件16:
湖南石磊文化传播集团
用车申请
单位(部门): 申请人: 申请时间:

发起或执行人
用车时间
用车人
事由
审批人
财务总监
副总裁
总顾问
总裁

附:17:
派车单
用车人员

用车事由

计划用车情况
办事地点: 出车时间: 返回时间:
部门总监

行政部总监

派车情况
出车人: 主管签字:
实际出车情况
出车时间: 返回时间:
行使里程: 司机签字:

填表日期:
编号:
备注:本表在行使完结束后,交给行政办公室备案

附件18:
车辆使用记录
车号:
日期:
日期
洗车
加油记录
车况记录
维修记录
汽油
机油
金额
配件
外观
操控
维护内容
金额
加油
换油
轮胎
音响
冷气
里程数
里程数

附件19:
车辆行驶记录
日期
事由
地点
时间
使用部门
驾驶员
起时
止时

附件20:
车辆登记卡
车牌号

类别

车身号

车号

发动机号

购入日期

初检日期

使用人

复检记录

保险记录

保养记录

附件21:
车辆登记表
类别
车型
车号
购置日期
购价
发动机号
使用者(部门)

附件22:

燃油效率及油耗量结算表
车号: 司机: 结算日期:
本车油耗标准 公里/公升
本 月 行 驶 公里
耗 油 量 公升
已 报 油 量 公升
应 补 油 量 公升
上 月 结 存 公升
本 月 领 油