ХХХ有限公司档案管理制度汇编.doc

ХХХ有限公司

ХХХ有限公司
档案综合管理制度汇编

ХХХ有限公司综合档案室
二○○九年十二月
目 录

1、ХХХ有限公司档案综合管理实施办法…………2
2、ХХХ有限公司档案分类编号方案………………6
3、ХХХ有限公司各类档案归档制度………………12
4、ХХХ有限公司各类档案保管期限表……………18
5、ХХХ有限公司档案保管和库房管理制度………27
6、ХХХ有限公司档案保密制度……………………28
7、ХХХ有限公司档案利用制度……………………29
8、ХХХ有限公司档案鉴定销毁制度………………30
9、ХХХ有限公司综合档案室职责…………………31
10、ХХХ有限公司档案员岗位职责及考核办法……32

ХХХ有限公司档案综合管理实施办法

第一条 为加强本企业档案的科学管理，充分发挥档案的作用，更好地为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等有关法律法规，结合本企业档案工作的实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指本企业在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、科技、会计、声像、实物等不同载体和内容的文件材料，它是本企业在各项工作活动中形成的历史记录，反映本企业不同时期的历史面貌，是本企业工作查考、制定决策的重要依据。
第三条 企业档案工作是企业工作的组成部分，是提高企业工作效率和工作质量的必要条件，是维护企业历史面貌的一项重要工作，必须加强对档案工作的领导，将其列入本司的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。
第四条 本企业档案工作坚持统一领导、综合管理的原则，由分管企业管理部门的领导负责主管档案工作；企业管理部门下设综合档案室，并负责管理综合档案室的日常工作；综合档案室配备专（兼）职档案管理人员，负责具体档案业务工作。
第五条 本企业档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
第六条 本企业在各项工作中形成的所有档案，包括文书、科技、会计、声像、实物、业务等档案，均由本企业综合档案室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。
第七条 本企业在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料，由各部门初步整理后，及时向综合档案室移交；基建档案及管线档案则由管网运行与工程管理部整理完毕之后，再向综合档案室移交。归档的文件材料必须齐全、完整、准确。
第八条 综合档案室负责档案材料接收后的归档、管理工作，对各门类、载体的档案，都要进行系统化整理，保持归档材料之间的历史联系，区分保存价值，便于利用管理，并编制各类档案的检索工具，积极主动提供档案利用，开发档案信息资源，为本企业各项工作服务。
第九条 综合档案室要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报档案行政管理部门。
第十条 综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。
第十一条 档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。要定期检查档案保管状况、对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
第十二条 综合档案室要建立健全档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的借阅权限。
第十三条 档案人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案管理的有关专业知识，熟悉业务技能，能胜任本职工作。档案工作岗位人员要相对稳定，确因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。
第十四条 根据《中华人民共和国档案法》有关条款及其它法规的规定，对在档案工作中做出贡献的档案工作人员和有关人员给予适当的奖励。对违反国家档案法规和本企业有关规定的，应依法给予处罚和通报批评。
第十五条 本办法自文件下达之日起执行，由ХХХ有限公司企业管理部综合档案室负责解释。
ХХХ有限公司档案分类编号方案

为了加强我司档案工作业务建设，提高档案综合管理水平，实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化，促进档案业务管理水平的提高，以更好地为我司各项工作服务，根据《工业企业档案分类试行规则》等相关制度，结合我司的实际情况，特制定本方案。
一、分类原则
1、档案分类原则是以本企业所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本企业全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。
二、类别设置
本司档案共分五大类：文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案。
大类及属类设置如下：
文书档案:
A 党群管理
B 行政管理
C 经营管理
C1报表类
C2 合同类
C3 供水协议类
C4 采购类
D 生产技术
F 科学研究

科技档案：
G1 长江水厂
G2 管线工程
G3 基建工程
G4 全禄水厂
G5 大丰水厂
G6 临时水表安装竣工图
H2 设备安装
SJ 公司设计类
会计档案：
K１ 报表
K２ 账簿
K３ 凭证
K４ 其他
声像档案
S１ 照 片
　S２ 录像带
　S３ 光盘及其他
实物档案
F 房产证、土地证
Z 其它证书类(如营业执照、组织机构代码证等)

三、编号方法
1、文书档案的编号
文书档案采用立卷归档方法，其编号结构模式为：分类号＋保管期限代号＋年度＋案卷号。其中保管期限代号永久为1，长期为2，短期为3。
例：A . 1. 1991—001
案卷号（第1个案卷）
年度（1991年）
保管期限代号（永久）
分类号（党群管理）
2、科技档案编号
(1)基建档案、管线档案，及设备档案。前两者按工程项目组卷， 后者按设备组卷。1997年之前，由于转换档案管理系统软件，基建档案导入之后的编号与新系统的不同，其编号的结构模式为：分类号＋JJ＋保管期限代号+年度+案卷号。1997年至今，编号的结构模式为：分类号＋保管期限代号+年度+案卷号。
例：G3.JJ.1.1997 —001
案卷号（第1个案卷）
年度（1997年）
保管期限代号（永久）
基建档案代号
分类号（基建档案）
G3 .1.1998 —001
案卷号（第1个案卷）
目录顺序号（第1条目录）
保管期限代号（永久）
分类号（基建档案）
（2）ХХ水厂档案的编号
ХХ水厂原名是浦鱼洋水厂，档案资料1997年以前的编号结构方式为：分类号＋PYY＋保管期限代号+年度+案卷号。1997年之后的编号结构模式为：分类号＋保管期限代号+年度+案卷号。
例：G1.PYY.1.1997 —001
案卷号（第1个案卷）
年度（1997年）
保管期限代号（永久）
基建档案代号
分类号（ХХ水厂）

G3 .1.2004 —001
案卷号（第1个案卷）
目录顺序号（第1条目录）
保管期限代号（永久）
分类号（ХХ水厂）
（3）ХХ水厂档案的编号
编号结构方式为：分类号＋PYY＋保管期限代号+年度+案卷号。1997年之后的编号结构模式为：分类号＋保管期限代号+年度+案卷号。
例: G4 .1.1997 —001
案卷号（第1个案卷）
年度（1999年）
保管期限代号（永久）
分类号（ХХ水厂）

（2）公司设计类的编号
编号结构模式为：分类号+保管期限代号+年度+案卷号
例: SJ .2.1999 —001
案卷号（第1个案卷）
年度（1999年）
保管期限代号（长期）
分类号（设计类档案）

3、会计档案编号
2007年之前归档的会计档案，其编号结构模式为：分类号＋保管期限代号＋年度＋案卷号；2007年之后归档的会计档案，其编号结构模式为：分类号+全宗号+保管期限代号+年度+案卷号。
例：2007年之前会计报表的编号
K1 .2.2000—001
案卷号（第1个案卷）
年度（2000年）
保管期限代号（长期）
分类号（会计报表）
2007年之后：
K1.C37.2.2007 —001
案卷号（第1个案卷）
年度（2007年）
保管期限代号（长期）
总公司的全宗号
分类号（会计报表）

4、声像档案编号
（1）照片档案的编号
一个照片档案册为一个案卷，其编号结构模式为：分类号＋案卷号。
例： S1 —001

案卷号（第1个案卷）
分类号（照片档案）
（2）录像带、光盘等档案的编号，其结构模式为：分类号＋案卷号。
例：录像带
S2 —001

案卷号（第1个案卷）
分类号（录像档案）

5、实物档案的编号,其结构模式为：大类代字＋属类代号＋件号。
例：F .2006 - 1
件号（第1件）
年度（2006年）
分类号（房产证/土地证）
Z .2006 - 1
件号（第1件）
年度（2006年）
分类号（其它证书类）

四、本办法自发布之日起执行，由本企业综合档案室负责解释。
ХХХ有限公司各类档案归档制度

一、文书档案归档制度
（一）归档范围
凡是本企业党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料均属文书归档范围，具体范围按本企业的《文书档案保管期限表》所列条款执行。
（二）归档要求
1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。
2、按照归档原则和本企业制定的档案分类编号方案进科学规范化的归档，确保文件材料之间的有机联系，真实地反映本企业历史面貌，便于查找利用。
3、采用立卷归档方法，所有文件材料按年度归档，并根据本企业《文书档案保管期限表》的规定，准确划分档案材料的分类和保管期限。
4、卷内文件要按十六开即（185×260mm）标准折叠取齐，小于16开或装订线外侧有方案的文件，要加纸裱糊；大于16开的要折叠取齐，破损的要托裱，去除金属物；并且统一在有文字的每页文件右上角和背面左上角编写页号。
5、案卷题名要简明确切，由文件责任者、问题名称组成，能概括地提示卷内文件内容，案卷封面各项目应采用打印填写。
6、归档的档案应编有《归档文件目录》一式两份，并附上年度归档说明，其中一份随相应的文件放在档案盒内，一份用于制作档案检索目录。
（三）归档时间
职能部门在次年三月份底之前向综合档案室移交经过鉴定归档的文件资料，综合档案室在每年的六月底前完成上一年度形成的文书档案立卷归档任务。
二、科技档案归档制度
（一）归档范围
本企业各个基建项目、管线工程项目从酝酿、决策到建成使用，以及设备从开箱安装到调试使用的全过程中形成的有查考利用价值的文件材料均属科技档案归档范围，具体范围按本企业《科技档案保管期限表》所列条款执行。
（二）归档要求
归档的科技档案必须完整、准确、系统，以保障管理、维护、改扩建的需要。基建文件材料、管线工程材料按工程项目组卷，设备安装材料按设备种类组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按A4（297mmX210mm）的规格折叠成统一的幅面。
（三）归档份数
比较重要的一式二份，一般的一份，并编制科技档案目录一式二份。
（四）归档时间
1、基建档案、管线工程档案，一般在工程竣工后三个月内移交归档；
2、设备档案，一般在设备安装调试完毕或验收后运转正常三个月内移交归档。
（五）归档手续
科技材料归档时，必须履行交接手续，填写移交清单一式二份，交接双方在交接清单上签字。
三、会计档案归档制度
（一）归档范围
本企业在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围，具体范围按本企业的《会计档案保管期限表》所列条款执行。
（二）归档要求
1、归档的会计档案必须齐全完整。
2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐，装订牢固。
3、装订时应注意调节案卷的厚薄，利于保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚、加盖经办人印章。
（三）归档份数
凭证、帐簿、年报表一式一份。
（四）归档时间
会计档案实行隔年移交制度：会计档案在会计部门保管保管一年之后，由会计部门于次年六月底前向综合档案室移交。
（五）归档手续
会计档案移交时，由会计人员列出清单一式两份，交接双方在交接清单上签字，双方各持一份备查。
四、声像档案归档制度
（一）归档范围
本企业在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的声像图片材料，包括光盘、录音带、录像带、照片、底片等，均属声像档案归档范围，具体范围按本企业的《声像档案保管期限表》所列条款执行。
（二）归档要求
1、归档的声像档案必须详细说明摄录时间、地点、人物、主要事由和摄录人。
2、声像档案必须清晰、完整。
3、对有保存价值的声像档案，由摄录人在摄录工作完成后及时整理，照片档案要将照片、说明与底片对应夹好，录音、录像档案要将音、像带与说明对应夹好。
4、归档的声像档案必须是原版原件，按类分组。
（三）归档份数
一般为一式一份。
（四）归档时间
声像档案应在拍摄录制完成后两个月内，向综合档案室移交。
（五）归档手续
声像档案归档时，必须履行交接手续，填写移交清单，一式二份，交接双方在交接清单上签字。
五、实物档案归档制度
（一）归档范围
1、本企业获得的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等；
2、本企业已停止使用的印章；
3、上级领导或名人、相关友好单位在检查、交流活动中题写、赠送的字画、纪念品等。
（二）归档要求
1、应归档的实物材料必须齐全、完整、集中存放。
2、实物材料分属类并按时间顺序排列、编号、编目。
（三）归档时间
实物档案在其形成后一个月内，由经办人说明有关情况，交综合档案室登记归档。
（四）归档手续
实物档案归档时，必须履行移交手续，填写移交清单一式二份，双方在清单上签字，各留一份备查。如有特殊情况，经综合档案室登记后，可暂由经办人单位或经办人保管。
ХХХ有限公司各类档案保管期限表
文书档案保管期限表
序号
归档范围
保管
期限
一
党群管理

（一）
党务工作

1
本企业党委代表会议的材料

1．1 公报、决议、决定、记录、纪要、领导讲话、讨论通过的文件材料
永久
1．2 讨论未通过的文件材料等
短期
2
上级（集团公司）召开的党代表大会、代表会议文件材料

2.1通知、名单、议程、报告、领导讲话大会发言提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录、简报等材料。
永久

2.2贺信、贺电、讨论未通过的文件。
长期

2.3小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料
短期
3
本企业党组织会议、工作报告、总结，换届选举结果
永久
4
本企业党组织建设工作、入党发展对象的选拔、培训、考察、吸纳等工作形成的文件材料
长期
5
党员名册，批准加入党组织的文件材料
永久
6
党员年报表
永久
7
党费收缴和管理工作形成的文件材料
长期
8
参加上级党委统一部署开展的重要专项活动中形成的本企业工作方案、报告、总结等
永久
9
党务工作简报、情况反映
长期
10
本企业组织和承办对党员的管理、培训、考察，对党员进行党性、党风、党纪教育所形成的文件材料
长期
11
本企业开展党风建设意见、方案
长期
12
上级党委制发的关于党务工作的文件资料
长期
13
本企业先进党支部、优秀党员的文件材料

13．1 受市级（含）以上表彰、奖励的
永久

13．2 受市级以下表彰、奖励的或本企业内部表彰的
长期
14
对本企业党员、干部进行廉政教育工作，预防渎职、失职事件发生所形成的规章制度等文件材料
长期
（二）
工会工作

15
本企业工会组织工作报告、总结、换届选举结果
永久
16
本企业工会会员名册
永久
17
本企业职工代表大会的全套材料
长期
18
本企业工会年度工作计划、总结
长期
19
本企业工会会费收缴、管理工作形成的文件材料
长期
20
本企业工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件材料
永久
21
本企业组织职工联谊活动、劳动竞赛形成的材料
短期
20
本企业计划生育工作计划、总结、基本信息登记表等
长期
（三）
共青团工作

22
本企业共青团代表大会、组织换届、改选、发展等工作形成的文件材料
永久
23
本企业团员名册
永久
24
本企业共青团培训、开展活动等文件材料
长期
（四）
其它

25
本企业编印的并反映主要职能活动的出版物的定稿和样本
永久
26
本企业处理人民来信来访的文件材料

26．1有省级以上领导重要批示和处理结果的
永久
26．2有上级机关或本企业领导人重要批示和处理结果的
长期
26．3其他有处理结果的
短期
26．4没有处理结果的
短期

二
行政管理

1
上级机关召开的重要会议文件材料

1．1主要文件材料
长期
1．2其他文件材料
短期
2
上级机关制发的文件材料

2．1直属上级机关制发的属本企业主管业务

2．1．1 重要的
永久
2．1．2 一般的
长期
2．2直属上级机关制发的非本企业主管业务但要执行的文件材料
长期
2．3上级机关制发的关于本企业机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料
永久
3
省部级以上领导以及当地党委政府主要领导检查、视察、调研本企业重要工作、解决重大问题时形成的通知、方案、讲话、记录等
永久
4
当地党委政府领导、上级机关一般性检查视察时形成的文件材料
长期
5
本企业召开工作会议、专题会议的文件材料

5．1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
永久

5．2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
长期
6
联合召开会议的文件材料

6．1本企业主办的

6．1．1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等
永久
6．1．2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
长期
6．2本企业协办的

6．1．1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的正本或复制件
长期
6．1．2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的正本或复制件
短期
7
本企业工作人员参加上级领导机关或业务指导机关召开的与本企业职能有关的会议材料
长期
8
本企业举办的重要庆典、仪式、纪念活动，具有影响的重大事件、重大活动等过程中形成的活动方案、邀请函、参加人员名单、嘉宾签名册、领导、嘉宾讲话、贺信（电）、新闻通稿等材料
永久
9
代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿

9．1重要的、法规性的
长期
9．2其他的
短期
10
本企业制发的（包括与其他机构联合制发的）文件材料

10．1方针、政策性、法规性的，重要问题的
永久

10．2基础性、技术性、操作性、一般专业问题的
长期

10．3事务性有参考价值的
短期
11
本企业转发上级机关法规和重要文件

11．1本企业有具体贯彻意见、要求的
永久
11．2本企业无贯彻意见
长期
12
本企业形成的行政管理工作制度、程序、规定等文件材料
永久
13
本企业的请示与上级机关的批复、批示，下级机关的请示报告与本企业的批复、批示

13．1方针、政策性的、重要问题的
永久
13．2一般事务性问题的
短期
14
上级领导机关印发的关于本企业主要业务的意见、规定、标准等
长期
15
本企业工作活动的工作总结、报告

15．1主要职能活动、年度和度年以上的、重要专题的
永久
15．2半年的、季度的、一般专题的
长期
16
*本企业内部机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、印信启用和作废等文件材料
永久
17
人事任免文件

17．1本企业对直属单位领导人任免的文件材料
永久
17．2本企业内部机构负责人的任免材料
永久
18
本企业人事工作制度、规定、办法等文件
长期
19
*本企业关于职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料
永久
20
本企业职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根
长期
21
本企业关于人事考核、职称评审工作文件材料
永久
22
本企业干部、职工名册，及年度报表
永久
23
本企业先进单位、劳动模范、先进工作者等文件材料

23．1省以上的
永久
23．2地、县级以下的或本企业内部表彰的
长期
24
本企业对有关人员的处分材料

24．1受到警告（不含）以上处分的
永久
24．2受到警告处分的
长期
25
本企业组织沿革、大事记
永久
26
本企业财产、物资、档案等的文件和交接凭证
长期
27
本企业关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料

27．1重大活动的主要文件
永久
27．2一般活动的审批手续、考察报告
长期
27．3其他文件材料
短期
28
企业之间协商工作的往来文件材料
短期
29
本企业制定的安全生产工作规划、计划、总结
永久
30
本企业保卫部门的安全检查、调查记录
长期
31
本企业内部制定的应急预案
长期
32
本企业在进行固定资产投资、科技计划等各类项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等登记、批文及依据性材料
永久
33
本企业在对不动产、自然资源的所有权、使用权确认工作过程中形成的申请、审核、确认批文（含存根）及审核汇总表等
永久
34
本企业批准颁发的20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的申报、审批、登记、管理文件材料
永久
35
房产、土地所有权和使用权的文件材料
永久

三
经营管理

（一）
经营报表类

1
本企业计划、规划、控制数字

1．1年度和年度以上的
永久

1．2季度的、月份的
短期
2

本企业的统计报表

2．1汇总的、年度和年度以上的、专题的
永久
2．2季度的、月份的
短期
3
下级单位报送的总结、报告、统计报表

3．1年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告
长期
3．2年度以下的总结、统计报表、一般专题的报告、备案的
短期
4
本企业各种普查工作形成的文件材料

4．1综合成果、专题成果、方案、总结报告
永久
4．2原始记录
长期
5
本企业专题、典型的调查报告

5．1重要的
永久
5．2一般的
短期
（二）
经营合同类

6
本企业与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料

6．1具有历史意义和长远利用价值的
永久
6．2重要的
长期
6．3一般的
短期
7
审计机关和本企业在专项审计（包括违纪事项）、离任审计工作中形成的审计报告、情况汇报等材料
永久
8
评估报告
永久
9
本企业以及下属公司的章程
长久
（三）
供水协议类

10
本企业与用水客户签订的水表报装、过户等资料
长期
（四）
采购类

11
物资采购、工程项目等招投标文件全套资料（招标文件、招标延期公告、投标文件、招标方案、开标建议、开标记录、评分记录、会议纪要、中标通知书等）
长期
12
对厂家进行调研后形成的调研报告
长期

四
生产技术

1
质量管理、技改项目的年度计划、总结

2
质量管理升级材料

3
质量、生产技术专题会议纪要

4
本企业关于质量管理体系的相关文件资料

5
生产经营分析会议纪要

6
关于工程投资建设项目的申请、批复等文件资料

7
关于本企业各专业技术人员资格认定的文件资料

8
计量管理计划、总结及统计表

9
计量工作升级材料

10
水质分析报告及水质定期检查报表

11
水质事故报告及处理材料

12
水源调查、检测报告材料

五
科学研究类：

1
上级下达的科研任务书、批复、指示等
长期
2
科研课题、可行性报告、协议书等
长期
3
科研专题会议纪要、会议记录
短期
4
研制过程中的原始记录、理化分析、计算书
长期
5
研究成果报告及总结材料
长期
6
成果申报、鉴定结果及有关会议纪要
长期
7
成果获奖证书、成果推广应用情况记录
长期
科技档案保管期限表
序号
条款名称
保管期限
一
基建档案

1
项目可行性研究材料，包括：
永久
1．1项目的申请、批复；
1．2选址意见书及其报批文件；
1．3可行性研究报告及其报批文件；
1．4项目评估、论证文件；
1．5设计任务书，及报批文件等。
2
设计基础文件材料，包括：
永久
2．1工程选址报告；
2．2工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、试验报告及说明；
2．3地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观察记录。
3
设计文件，包括：
长期
3．1施工图设计、设计计算书；
3．2工程项目预算书等。
4
工程管理文件，包括：征用土地报批文件及红线图、拆迁、补偿协议、合同、承包工程合同、协议、招标、投标、租赁文件（注：合同一般归入文书档案）
永久
5
施工文件，包括：开工报告、施工合同、执照、施工日记、原材料试验报告、合格证等。
长期
6
监理文件，包括：变更设计通知及修改记录、重大质量事故及处理报告；分项、分部、单位工程质量检查、评定等。
永久
7
竣工文件资料，包括：
永久
7．1工程竣工验收记录、验收报告等资料；
7．2工程决算书；
7．3工程竣工图。
二
管线工程

8
项目申请及批复文件

9
输水管线安装施工图纸、管件图、报建图
永久
10
输水管线安装记录、事故处理报告
永久
11
管线试压记录、冲洗、消毒记录
长期
14
竣工验收报告、竣工图纸
永久
15
管线安装工程预、决算
永久
16
市政管网总图及补充图纸
永久
三
设备档案

1
购买设备仪器的申请报告、批复、技术调查报告、自制设备的技术任务书、设计计算书、图样及有关文件
长期
2
外购设备的协议书、合同及有关的专题会议纪要等
长期
3
外购设备的随机文件、随机图纸、随机光盘等。
长期
4
设备开箱验收记录、重大事故分析
短期或长期
5
设备安装、调试记录、总结、竣工图样、检测报告、设备自制组装技术记录
长期
6
设备大修计划、报费申请报告、批文
长期

会计档案保管期限表
序 号
一级类目
二级类目
保管期限
一
会计
凭证
1、原始凭证和记帐凭证
15年
2、涉外会计凭证
永久
二
会计
账簿
1、总帐、日记帐、明细帐
15年
2、现金出纳帐、银行存款帐
25年
3、辅助帐簿
15年
4、固定资产明细帐
5年
三
会计
报表
1、会计预算、决算年报
永久
2、会计预算、决算月、季报
5年
四
其它
1、会计移交清册
15年
2、会计档案保管清册
永久
3、会计档案销毁清册
永久
4、银行余额调节表、银行对帐单
5年

实物档案保管期限表
序号
类 目
保管期限
1
本企业获得省级（含）以上的荣誉证书、奖状、奖旗、奖牌、奖杯、牌匾等
永久
2
本企业获得市级（含）以下的荣誉证书、奖状、奖旗、奖牌、奖杯、牌匾等
长期
3
本企业以前使用过，现已停止使用的印章
永久
4
上级领导、名人重要的题写字画
永久
5
上级领导人一般的题写字画
长期
6
本企业与其他单位在友好往来活动中接受的赠品、纪念品
长期

声像档案保管期限表
序号
类 目
保管期限
1
市级（含）以上的领导来厂视察的照片、录音、录像资料
永久
2
本企业内部重大事件或事故的照片、录音、录像资料
永久
3
本企业宣传广告片的录像资料
永久
4
本企业重要人物、先进工作者的照片、录音、录像资料
永久
5
本企业重要会议形成的照片、录音资料
永久
6
一般会议接待形成的照片
长期
7
本企业一般资料性的照片
长期
8
本企业举办文娱活动形成的照片、录像资料
长期
ХХХ有限公司档案保管和库房管理制度

一、档案是企业的宝贵财富，必须坚持集中统一管理的原则。为了科学的管理本企业全部档案，切实保证档案的完整与安全，特制定本制度
二、管理人员应对移交进档案室的档案材料进行认真审查、鉴定、清点，力求齐全、完整、准确，并做好加工整理、科学分类、编目、著录、装盒、上架等工作。
三、档案室实行专人负责，库存档案坚持谁保管谁负责的原则，管理人员要严格执行各项制度，忠于职守，确保档案实体安全和秘密安全。
四、切实做好档案库房的防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施，定期检查档案的保管状况，维护档案资料的完整、安全、整齐、美观，室内布局要整齐、美观，保持清洁，及时调节通风和温湿度，并做好记录（适当温度14℃～24℃、湿度45%～65%为宜），库房内严禁吸烟、存放易燃、易爆品及其他杂物等。
五、管理人员发现破损、虫蛀、鼠咬等情况要及时采取措施，并做好处理工作。
六、管理人员每天下班前，要锁好库房门窗，切断电源。
七、管理人员因工作调动离开档案工作岗位的，离岗前要对所保管的档案进行清点，履行交接手续。
ХХХ有限公司档案保密制度

一、档案工作人员要认真学习、遵守国家《保密法》、《保密法实施办法》及上级和本企业制定的各种保密条例和制度，严守企业秘密，确保档案的安全。
二、认真执行保密守则，不断增强保密观念。
三、借阅档案资料必须履行借阅手续，未经有关领导批准，不得将档案材料借给任何无关人员查阅，不得擅自拍照、复印或将档案带出档案室。
四、不在公共场所和家属、亲人、朋友面前谈论档案材料中的一切内容。
五、不得在档案库房接待来访人员，不得与无关人员谈论档案工作中的秘密事项。
六、发现失密、泄密现象，应及时报告分管领导、及公司安全办公室。
ХХХ有限公司档案利用制度

一、设置档案利用登记簿，根据档案的秘密等级，严格履行不同的借出登记、归还注销、反馈利用效果登记等手续。
二、凡调阅有密级的档案资料需经有关领导批准，并且一般情况下只限于在档案室内阅读，未经批准不得带离档案室。
三、利用者借阅档案时，要爱护档案，注意维护档案的完整与安全，严禁在档案资料上涂改、勾（圈）划、污损、增删、剪裁甚至拆卷撕换，否则追究其责任。
四、本企业档案均属未开放档案，外单位查阅本企业档案，应有单位介绍信，并经本企业有关领导人批准，方可查阅。
五、经批准抄录、复制、复印的档案材料，由档案部门核对无误后，加盖公司印章，可与档案原件同效。
六、利用者归还调阅案卷时，应亲自交回档案室，经档案室管理人员检查无误后，办理注销借阅手续及反馈利用效果。
ХХХ有限公司档案鉴定销毁制度

一、为了充分、合理、有效的保护档案，提高本单位档案的质量，特制定本制度。
二、本企业档案鉴定小组，由主管领导、档案管理人员、以及与档案相关的部门的工作人员组成。
三、档案鉴定工作应坚持全面、历史的观点，根据本企业制定的各类档案保管期限表，结合实际情况，对过期档案进行及时清理鉴定，对案卷的存毁提出意见。
四、鉴定工作中应遵循“保存从宽、销毁从严、本企业文件从宽，上级文件和其他单位文件从严”的原则。
五、对保管期限已满和确定再无保存价值的档案，经鉴定小组鉴定之后，提出处理意见，经公司领导审批后可进行销毁。销毁时，由两人负责在指定地点监销，并在销毁清册上签字，销毁清册应长期保存。
六、会计档案的销毁按照《会计档案管理办法》（国家财政部、国家档案局1998年发布）中所规定的程序执行。
ХХХ有限公司综合档案室职责

一、贯彻执行上级有关档案工作的法规政策，建立健全本企业档案工作各项规章制度。
二、集中统一管理本企业各种门类和载体的档案。
三、负责指导和督促本企业各部门做好各种文件材料的收集、整理、归档工作。
四、不断改进档案工作，逐步做到案卷质量标准化，档案整理系统化、库房管理科学化、查找利用现代化、调查统计制度化。
五、对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作。
六、积极开展档案借阅利用及档案信息开发利用工作，为本企业各项业务工作活动的开展服务。
七、在统一领导、分级管理的原则下，负责对本企业下属水司的档案工作进行业务指导、检查和监督。
八、办理领导交办的其他有关档案业务工作的任务。
ХХХ有限公司档案员岗位职责及考核办法

一、岗位职责
1、认真贯彻执行党和国家及上级部门有关档案工作的方针、政策及规章制度。
2、积极宣传《档案法》和有关档案工作规章、制度，忠于职守，遵纪守法，加强档案专业知识学习，不断提高政治素质和专业水平。
3、负责制定本企业的档案工作计划，建立健全档案管理工作的