信息沟通与交流控制程序新.doc

文件编号
WS-QP-0004
版本/状态
A/O
文件名称
信息沟通与交流控制程序
页 次
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1目的
通过建立顺畅的内、外信息沟通与交流渠道，保证与质量/环境管理体系相关信息在公司内、外得到及时准确的沟通，阐明管理者对质量/环境管理体系的承诺，保证质量/环境管理体系的正常运行。
2 适用范围
本程序适用于公司内部质量/环境管理体系有效性的沟通和与外部相关方的环境信息的沟通与处理。
3 职责
3.1最高管理者应确保在公司内、外建立适当的信息沟通与交流程序和渠道。
3.2各部门负责人负责将质量/环境管理体系运行的状况及有效性向最高管理层沟通。
3.3行政部负责与政府环境保护部门、工业区等相关方环境信息的交流。
3.4采购部采购人员负责与供方、分包方就环境信息进行环的沟通。
3.5行政部为公司质量/环境管理体系信息的归口管理部门。
3.6各部门所有员工有责任就质量/环境管理体系运行中出现的问题按照程序及时进行沟通。
4工作程序
4.1程序流程图（略）
4.2公司建立一个开放的信息沟通渠道，信息沟通流向可以是：
4.2.1横向沟通指信息的横向流动，公司中间层次之间的沟通，可以是部门内之间或部门之间的沟通。
4.2.2纵向沟通包括自上而下及自下而上二种形式，自上而下指信息从公司的高层次流向低层次；自下而上指信息从低层次流向高层次。
4.2.3 交叉，交叉沟通指跨职能部门的不同层次之间的沟通。
4.3对下列活动的状况需要进行沟通：
4.3.1质量/环境方针、质量/环境目标、指标的制定与发布。
4.3.2质量/环境管理体系策划，重大环境因素的控制。
4.3.3管理评审。
4.3.4测量分析和改进的有关结果包括不合格情况
a.顾客满意
b.内部审核
c.过程测量和监视，环境绩效
d.产品的监视和测量，环境事故与监测
4.3.5任何质量/环境管理体系方面的改进
4.3.6顾客/相关方反馈
a.外部检查和审核
b.顾客/相关方抱怨
4.3.7不符合及纠正预防措施状况
4.4主要的沟通渠道和方式
4.4.1会议方式，包括：
a.中层干部以上成员例会每周一次,中层干部以上全体成员参加,主要对公司经营管理过程中的重大问题进行讨论和决策.
b.部门月工作总结会:每月一次,各部门全体成员参加,对本部门本月的工作进行总结,并布置下个月工作
c.月度经营分析会:每月一次,领导班子成员和各相关部门经理参加,分析当月生产/经营业绩、通报市场动态、寻找经营管理和客户服务中存在的问题。(可与中层干部以上成员例会合并)
d.年度工作会议:每年一次,领导班子和各部门经理参加,总结年度工作.
4.4.2内部刊物和杂志的方式
4.4.3内部电子信箱的方式
4.5外部环境信息沟通
4.5.1沟通方式
a.文件
b.法规要求的呈文
c.公开出版物或其他传媒
d.检查及访谈
e.开展企业管理文化活动、宣传栏、公司简报
4.5.2沟通内容
a.接收、处理和答复相关方关注的环境问题。
b.公司通过制订生产制造管理、消防管理、车辆管理等控制程序向相关方的环境行为及表现施加影响、进行管理。
c. 必要时，通报公司的环境表现。
d. 阐明管理者对环境的承诺。
e. 向相关方发布对环境持续改进的成效。
4.5.3外部信息沟通基本要求
a.鼓励双向信息流动。
b.使信息易于理解，并予以充分的解释。
c.使信息具有可验证性。
d.对环境表现予以准确的描述。
e.采用相同的计量单位。
4.5.4外部环境信息管理
a.与外部相关方的有关环境的联络，由行政部负责发布、接收、登记答复，并记录在《环境信息登记表》中。
b.外部相关方的环境信息经过管理者代表加签意见后进行联络处理和存档决定，并文件的形式记录在《环境信息交流处理单》中，由行政部存档。
c.根据外部环境信息，若需采取纠正和预防措施，参照《纠正/预防措施控制程序》执行。
d.环境管理者代表作出涉及重大环境因素的处理和决定，须经总经理办公会议讨论，经总经理批准后，由责任部门组织实施。
e.制造部工作人员不定期进行环境信息与相关方交流、座谈，并将交流情况记录在《环境信息交流处理单》。
f.制造部每半年对公司内部的环境状况予以评估，记录在《环境综合评估》中，并将《环境综合评估》下发各部门及上报环境管理者代表。
5 相关文件
6 记录表格
5.1《环境信息登记表》
5.2《环境信息交流处理单》
5.3《信息/工作联络单》
5.4《环境综合评估》