市商业银行个人信贷业务档案管理暂行办法.doc

ⅩⅩ市商业银行个人信贷业务档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为规范个人信贷业务档案管理，确保业务档案的安全性、完整性及有效性，建立起个人信贷业务档案管理运行机制，有效控制贷款风险，根据《ⅩⅩ市商业银行个人信贷流程管理办法》等相关业务管理办法，制定本办法。
第二条 个人信贷业务档案是指银行在办理个人信贷业务过程中形成的，记录和反映信贷业务的重要文件和凭据、借款人基本资料、借款人信贷业务资料、银行综合管理资料组成（包括贷后管理检查记录）。
本办法所称个人信贷业务是指借款人借助商业银行的信贷支持，以个人信用及未来的偿还力为放款基础，按照银行的经营管理规定，对借款人发放的、用于支付与个人消费相关及个人经营投资的贷款。
本办法所称借款人是指在我行办理个人信贷业务的具有完全民事行为能力的自然人。
第三条 个人信贷业务档案应遵循集中统一管理的原则。各行信贷人员负责对本行个人信贷业务与档案资料的收集、整理和向总部综合管理部档案管理员移交。
总部信贷管理部档案管理员负责对个人信贷业务档案实施统一保管和开发利用并对其进行全过程监督和指导。
第四条 各行信贷人员在负责个人信贷业务档案的收集、整理、移交工作时应具有很强的责任心并严守秘密。
第二章 归档范围
第五条 凡按规定应当由贷款人归档保管的个人信贷业务资料必须是原件，其他需要保管的相关材料可以是具有法律效力的复印件。
第六条 个人信贷业务资料分为四类：
权证类：抵押和质押权证、有价证券、存单等；
要件类：合同、借据，以及催收通知和回执等用于证明信贷业务法律行为的基本要件；
管理类：客户基本资料、贷款申请审批资料、贷后管理资料和企业财务报表等贷款管理资料；
保全类：资产风险管理的相关业务资料。
第七条 权证类档案包括：
1、抵押贷款资料：抵押物评估报告或作价依据、抵押物所有权证书或使用权证明文件、抵押物他项权利证书、抵押物清单、抵押物保险单、抵押公证书、直系亲属或第三人名下的房产所有权人的身份证件复印件和抵押授权书；
2、质押贷款资料：权利质押中各种有效单据的复印件，如借款人或第三人的由本行签发的储蓄存单（折）、凭证式国债、记名式金融债券、银行间签有质押止付协议的本地其他商业银行签发的储蓄存单（折）。
第八条 要件类资料包括：
1、借款合同、保证合同（抵押、保证、最高额抵押、最高额保证）、借据留存联、放款通知书、担保协议书、核保书等各类合同文本。
2、贷款本息催收通知及回执；存单查询书回执；催收到期贷款通知书；催收欠息通知书；催收逾期贷款本息通知书；履行保证责任通知；提示付息通知；提示归还到期贷款通知书。
3、贷款诉讼案件的判决书、裁定书、调解书、债券凭证等法律文书。
第九条 管理类资料包括：
1、个人申请人资料。借款人有效身份证复印件（已婚者结婚证复印件及配偶有效身份证件复印件）、居住地址证明复印件（户口薄）、借款人的经济收入证明及近期水费或电费、煤气费等账单。
2、担保人资料。
若担保人为自然人，则提供保证人有效身份证复印件（已婚者结婚证复印件及配偶有效身份证件复印件）、居住地址证明复印件（户口薄）、借款人的经济收入证明及近期水费或电费、煤气费等账单。
若担保人为法人，则提供《企业法人营业执照》或《企业法人营业执照》副本复印件（或其它有效证件复印件）、《中华人民共和国组织机构代码证》复印件、企业法定代表人法人身份证明复印件、《税务登记证》副本复印件、《企业资质等级证》复印件、《特种经营许可证》复印件、担保申请书、企业董事会、股东会等出具的申请担保决议或文件、企业开户证明、董事会成员名单、主要负责人和财务负责人名单及签字样本、公司简介、公司章程、验资或出资证明报告、法人履历、财务报表。
3、我行内部的调查报告、贷款风险度测算表、审查报告、个人信用等级评定报告、审批报告、审批通知单、表决票、会议记录等资料。
4、贷后管理资料。贷款变更的有关资料；个人信用等级评定报告、贷款五级分类报告、贷后检查报告等。
第十条 保全类资料包括：
1、诉讼类档案。起诉书、起诉资料等。
2、资产风险管理业务的其它资料:账户冻结通知、质押冻结通知书回执；解除冻结通知书回执。
第十一条 综合类资料包括：
各类个人信贷统计旬报、月报、季报、半年报和年报，及各种临时报表；个人信贷分析、信用分析、调查检查、审计稽核报告等档案资料。
第三章 档案的整理和移交
第十二条 一笔贷款发放后，各行信贷人员登记信贷台账，并在5个工作日之内对信贷业务材料进行复查和清理，重点检查业务材料的完整性和有效性，对业务材料进行分类整理，填写档案案卷封面、卷内文件目录和档案移交清单。信贷档案资料由总部信贷管理部贷款档案管理刚审核后，在资料清单上加盖贷款档案收讫章，档案移交清单一式二份，一份由受理支行信贷人员留存，一份随档案移交信贷管理部档案管理员，档案管理员确认无误后在移交清单上签字。
第十三条 经办信贷员因工作需要，可将部分业务资料复印留用，不得以任何借口留存应归档保存的业务资料原件。
经办信贷人员和档案管理员如出现工作变动，应在完成档案的交接工作后，方可办理调离手续。
第四章 档案的保管、检查
第十四条 个人信贷业务档案种类包括个人汽车消费贷款、个人住房贷款、个人信用贷款、个人质押贷款、个人经营投资贷款等档案。
第十五条 个人信贷业务档案应按照一笔一卷的原则，按年度排列、存放。档号编制应按照年度----种类代码----顺序号编制。如：2000---x---1。“2000”代表年度；“x”代表贷款种类代码，用大写英文字母表示，A: 个人汽车消费贷款，B：个人住房贷款，C：个人信用贷款，D：个人质押贷款，E：个人经营投资贷款；“1”代表档案的顺序号。
一笔个人信贷业务结清后，综合档案部门应及时加盖结清印戳。
档案管理员对该档案进行登记并录入计算机。
第十六条 信贷业务档案库分为立卷区、归档区、综合区：
立卷区：存放业务执行中的客户档案。档案管理员按支行移交信贷业务时间先后顺序对档案进行顺序编号，此编号为档案号，同一客户只有一个档案号。
同一借款人的多笔信贷业务按时间先后顺序对应相应流水号，时间相同按借据号大小对应流水号
归档区：存放业务已经执行终了客户档案。归档档案档案号、流水号不变。
综合区：存放本年度综合类档案。报表类档案要按时间先后顺序确定档案号，文书类档案一事一卷填写档案皮封面，分类装入档案盒中，填写档案盒封面。
第十七条 个人信贷业务档案中特别重要的凭证和业务资料原件应放置在特别装具或存放在出纳库中，以确保其安全。
第十八条 信贷管理部应根据附件制定规格统一的档案卷内文件目录、档案移交清单、档案调阅单、档案检查记录和档案销毁清单，并制定符合要求的档案袋、档案盒、档案皮等。
第十九条 个人信贷业务档案应妥善保管，严格遵守保密制度，任何人不得透露档案内容。总部稽核部应定期对档案的保管情况进行检查，并做好检查记录。在检查中发现的问题，如档案遗失或损毁，应立即向主管领导汇报，并采取有效处理措施，及时修补破损的档案，追查、补救遗失的档案。
第五章 档案的使用
第二十条 要建立个人贷款档案调阅登记制度，不得违章借出档案。信贷人员调阅业务档案应填写调阅单，档案部门进行登记。个人信贷业务档案原则上只能现场调阅，不许外借，对于信贷人员所需的档案可以复印，原件不得借出。非信贷专业人员需要调阅业务档案的，需经信贷管理部负责人签字同意。公安局、检察院、法院需要调阅业务档案时，必须持有调阅公函，由行长指定专人负责陪同调阅，调阅人对所需的档案可以复印，但不得将原件借出。
第二十一条 个人信贷业务档案资料不得涂改、拆换、损毁、遗失。档案调阅完毕后，档案管理员要对档案进行核查，发现调阅人员损坏档案的，要及时向主管领导汇报，按规定追究有关人员责任。
第六章 档案的鉴定及销毁
第二十二条 个人信贷业务终结或贷款核销后，档案管理员要对有关档案进行整理。
第二十三条 个人信贷业务终结或贷款核销后的档案仍需保管3年，保管期由贷款结清或核销后的次年1月1日起计算；银行内部管理资料档案（包括贷后管理相关资料及其他相关资料）保管期限为15年；对于利用计算机、微缩等技术实现档案管理的保管期限同上。业务档案的目录及销毁清册为永久保管。重要的业务档案资料可以延长保管期限，但不能缩短档案的保管期限。
第二十四条 保管期限已满的个人信贷业务档案的鉴定核销后，应按照以下程序进行：
（一）信贷管理部门提出销毁意见，报行长批准并编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、档号、册数、起止年度、保管期限、销毁时间等内容；
（二）行长在业务档案销毁清册上签署意见；
（三）稽核部门、信贷管理部门共同派人监销。监销人员在销毁业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管领导。
第七章 附 则
第二十五条 本办法自印发之日起施行。
第二十六条 本办法由总部负责解释和修改。