经管营销中烟工业公司财务及供应链管理系统调研报告.doc
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1、*中烟工业公司集中财务及供应链管理系统调研报告文档作者:建立日期:2008年11月9日修改日期:2008年11月17日 文档更新记录日期完成人职务版本备注文档审核记录日期审核人职务备注文档去向记录拷贝份数接受人职务备注目 录目 录一、前言5二、调研报告52.1调研目的及主要议题62.2调研时间安排及调研业务范围62.3信息化现状及应用情况72.3.1模块应用72.3.2使用情况72.3.3使用中的主要问题:82.3.4与公司现有系统接口情况:82.4物资采购中心调研报告82.4.1机构设置及主要工作职责92.4.2主要材料核心业务描述102.4.3主要材料业务流程描述112.4.4备品备件核心
2、业务描述122.4.5备品备件主要业务流程132.4.6基础数据编码情况142.4.7关键需求142.5原料采购中心调研报告142.5.1机构设置及主要工作职责152.5.2核心业务描述152.5.3业务流程描述182.5.4关键需求182.6财务部调研报告192.6.1机构设置及主要工作职责192.6.2会计核算模式192.6.3固定资产核算202.6.4原辅备采购核算202.6.5产成品核算212.6.6预算管理212.6.7资金管理242.7营销中心调研报告252.7.1机构设置及主要工作职责252.7.2营销中心信息化现状252.7.3目前工作流程252.7.4关键需求26一、 前言随
3、着联合重组步伐的加快和品牌整合力度的加大,卷烟工业企业已进入“大对大,强对强,快对快”的全新竞争阶段。为完成*中烟制定的发展战略:“以科学发展观为统领,按照“严格规范、富有效率、充满活力”的总体要求,紧紧围绕“做精做优,保持特色,缩小差距、增强实力”的发展定位,着力与体制机制创新,管理优化、品牌培育,注重创新,努力用三年时间实现“金圣”品牌从区域性品牌向全国性品牌的跨越,力争用三年时间实现主要经济指标从低水品向达到全国平均水品的跨越,在新的发展阶段实现*中烟的新跨越”。为完成这个战略目标,信息系统建设成为企业发展的一个重要工具,支撑企业发展。为更好的服务与*中烟的发展战略,*中烟信息中心组织了
4、财务及各业务部门的调研,通过本次调研,确定*中烟信息化建设的总体方案,为信息化建设工作打下坚实的基础。二、 调研报告*中烟信息中心与烟草软件公司在2008年10月27日至2008年11月7日之间对*中烟主辅采购部、原料采购部、财务部、信息中心、销售部、经济运行处、南昌烟厂计划科、设备科等部门进行了集中的调研。2.1 调研目的及主要议题调研的主要目的:通过对*中烟各部门完整和全面系统性调研后,编写*中烟的业务报告,并据此提供相应的完整解决方案。调研的主要议题:1) 了解*中烟目前信息化状况及原用友U8系统的主要问题;2) 了解各部门对新系统的需求;3) 重新归纳与整理各部门业务流程;2.2 调研
5、时间安排及调研业务范围调研时间安排:项目名称:*中烟财务及供应链项目明细任务:序号任务开始日期结束时间具体安排调研对象1*中烟工业公司本部物资采购调研2008-10-272008-10-2827日辅料28日零配件物资部负责人、采购管理人员、库存管理人员2*中烟工业公司本部原料部调研2008-10-292008-10-3029日下午-30日全天对原料部调研原料部负责人、采购管理人员、库存管理人员3*中烟法改部2008-10-312008-10-31法改部人员4*中烟工业公司本部财务调研2008-11-32008-11-42008-11-4结束财务部负责人、资产、应收、应付、存货三级账、报表等相关
6、人员6领导访谈2008-11-52008-11-5主管领导相关领导7*中烟工业公司本部销售部调研2008-11-62008-11-6营销中心主要领导、业务部门领导销售部负责人、销售管理人员、库存管理人员调研人员:l 信息中心*,*,*;l *公司*、*调研地点:l 信息中心会议室l 财务部会议室调研的业务范围:l 原辅料、备品备件的采购及结算业务;l 卷烟、原辅料的仓储运输业务;l 卷烟产成品及其他物资销售及结算业务l 应收、应付业务;l 账务处理、现金银行;l 资产管理;l 存货核算;l 成本管理l 报表管理l 与其他系统接口等。2.3 信息化现状及应用情况2.3.1 模块应用目前*中烟工业
7、公司本部及下属五家卷烟厂全部统一使用用友870软件,主要应用的模块有:总帐、报表、应收、应付管理、固定资产、薪资管理、票据管理、采购管理、库存管理、存货核算、UAP平台等模块。2.3.2 使用情况使用情况较好,基本满足财务及其相关业务部门的日常工作需要,财务与业务采用一整套系统,实现了业务部门为财务提供基础数据、保障了财务核算工作的及时与准确。通过财务与业务在同一平台的应用,为*中烟工业重组过程中以财务为核心的业务融合提供了核算保障,也为各厂财务与中烟公司财务部之间基础科目统一、核算业务口径统一提供了保障。由于采用了统一的财务核算应用平台,保证了中烟公司及各分厂能及时查询和分析数据、为分析决策
8、提供了强有力的保障。2.3.3 使用中的主要问题:l 财务对产成品库存、促销品库存的管理是采用手工管理方式;l 原料收购管理,由于异地管理困难,目前采用手工报报表的方式;l 委托加工业务、外协加工业务管理方式简单;2.3.4 与公司现有系统接口情况:l 营销中心使用的客户关系系统(CRM);l 生产管理系统;l 办公自动化系统财务及供应链系统与上述公司系统没有接口,相对来说,各自独立。2.4 物资采购中心调研报告物资采购中心调研报告包括以下几方面的内容:l 机构设置及主要工作职责l 与烟厂物资部门关系l 主要业务流程l 核心业务描述l 关键需求2.4.1 机构设置及主要工作职责物资采购中心内设
9、业务一科、业务二科、业务三科、综合管理科。(一)业务一科主要职责(2人)负责专卖品材料的采购计划、预算编制、采购实施、质量跟踪、生产衔接、月度付款计划、库存管理、专卖准运协调工作,以及与国家局相关部门的具体衔接工作。(二)业务二科主要职责(4人)负责非专卖品材料采购的计划、预算编制、采购实施、质量跟踪、生产衔接、月度付款计划、库存管理。(三)业务三科主要职责(3人)负责零配件的采购计划、预算编制、采购实施、质量管理、生产衔接、月度付款计划。(四)综合管理科主要职责(5人)负责部门采购合同、供应商档案等资料的收集和管理;负责采购计划、采购预算、统计报表的汇总上报工作;负责采购资金的结算工作;负责
10、询价比价、价格管理、招投标管理;负责部门公文写作、信息化管理、公文收发、会务、接待、部门固定资产登记等内务工作。各烟厂物资管理部门主要职责:接受物资中心和卷烟厂的双重领导,其主要职责包括:l 依据物资采购中心的采购管理制度制定物资管理细则,负责各类物资的日常生产配给供应。l 负责零配件采购计划的审核、上报及预算的编制、申报工作,并在被授权范围内实施采购。 l 根据物资采购中心下达的月度物资采购预算、计划,结合各类物资库存情况和卷烟生产计划,及时确认详细订单,协助卷烟材料的调运并负责调节库容;负责与企业内部关联部门的沟通衔接工作。l 负责卷烟材料的到货确认、验收入库、材料配送、物质统计、单据管理
11、、供方服务评价记录;协调卷烟材料质量检验、质量问题处理和应急保障处理工作;及时上报清理积压物资。 l 负责上报授权自行采购材料的采购计划及预算,负责自行采购材料的资金结算。l 负责做好 “供应链管理系统”各类数据的录入、维护工作,及时收集、处理和上报各类物资库存信息。l 负责专卖材料准运证的收集、保管。2.4.2 主要材料核心业务描述1、 采购计划与采购预算根据年度生产计划编制采购计划。编制采购计划的方法是根据生产计划和材料消耗定额计算出所需要的采购总量;生产计划采用明细品牌计划,材料消耗采用具体规格的材料消耗,采购价格采用年末采购价格计算全年的采购计划和采购预算。采购的计量单位采用,箱、万支
12、、件 1箱=5万支=5件。采购计划包括年度计划和月度计划,计划不是严格控制,年度计划和月度计划相对独立,年度计划作为参考, 不对月度计划进行控制。月度采购计划可以修改、追加、减少。采购计划的关闭采用表体关闭的方式。采购计划是按照A 类(丝束、滤棒,卷烟纸、成型纸等)B类(商标纸、接装纸、内衬纸、卡纸、烟用薄模、拉线、胶带等) C 类(其他物资),三类存货分别做计划的。A 类和B类主要材料由*中烟物资部门统一采购,C 类物资由各烟厂分别采购,其中A 类和B类物资占所有采购的90%以上。2、 采购订单采购订单由采购计划生成,采购月度计划反映订单的执行到货情况。维护供应商与存货的对照关系,采购计划可
13、以自动生成采购订单。采购订单分集中采购(A 类和B类)和授权采购(C 类)两种业务类型。需要与国家局电子交易和准运怔平台进行连接,把电子交易网的订单信息通过接口传递到采购订单(丝束等专卖品)。3、 采购质检专卖品采购需要质检,需要质检的采购走单独的质检流程。4、 采购入库根据采购订单或采购到货生成采购入库单。2.4.3 主要材料业务流程描述1、专卖品材料采购(A类)(1)业务一科根据国家局审批下达的年度供应计划,结合公司经济运行部下达的月生产计划及库存情况,编制专卖品卷烟材料“月度采购计划”,经部门领导审核后,方可实施采购。(2)实施采购时,必须选择合格供方进行采购。业务员应根据“月度采购计划
14、”下达“*中烟工业公司卷烟材料采购订单”,通知供方发货,要注明材料名称、数量、到货地点、到货时间。临时追加采购计划需经部门领导审核后,方可下达采购订单。(3)专卖品材料采购应签订网上采购合同,明确品名规格、数量、质量要求、付款方式及违约责任等。在执行合同的过程中,若发生材料规格或价格的变化,可另行签订协议书作为采购的执行依据。(4)各生产企业负责到货确认、验收入库、收发配送、掌握进度。(5)物资采购中心根据各生产企业到货验收单和供方发票,与供方进行结算。2、非专卖品材料采购(1)业务二科根据公司经济运行部下达的月生产计划及库存情况,编制全省非专卖品卷烟材料“月度采购计划”,经部门领导审核后,方
15、可实施采购。(2)业务员应根据“月度采购计划”下达“*中烟工业公司卷烟材料采购订单”,通知供方发货,要注明材料名称、数量、到货地点、到货时间。临时追加采购计划需经部门领导审核后,方可下达采购订单。(3)实施采购时,必须选择合格供方进行采购。(4)各生产企业负责材料到货后的入库、检验、收发,并在 “供应链管理系统”进行帐务处理,以确保收发存数据的及时性和准确性。各生产企业物资供应管理部门应掌握材料库存情况及生产进度情况,及时与物资采购中心联系,合理安排材料配发,有效控制材料库存。(5)物资采购中心根据各生产企业到货验收单和供方发票,与供方进行结算。3、授权采购采购范围主要为C类物资,由物资采购中
16、心授权各生产企业自行采购。各生产企业按照物资采购中心有关制度和要求,自行选择供应商、自行洽谈价格、自行签订合同、自行采购,并报采购中心审定和备案,物资采购中心对授权采购物资实施预算管理和价格监督。2.4.4 备品备件核心业务描述1、 采购预算根据年度生产大纲的产量和单箱备件耗用量编制采购预算。2、 采购申请各烟厂根据实际情况编制采购申请,报送中烟物资采购中心。申报时间,每月25日报下月计划,进口件采购时间:6个月,国产件采购时间:3个月。管理上对应急备件有限制,希望控制在10%范围以内。3、 采购类型采购类型分为专用件采购和通用件采购。专用件:集中采购,由*中烟统一采购通用件:授权采购,由各烟
17、厂自行采购。备注说明:由于南昌卷烟厂与中烟在一起办公,仓库共用,所以南昌烟厂的通用件也在中烟集中采购。4、 外协配件管理希望外协备件的流程简单,系统提供外协入库单自动生成外协出库单。2.4.5 备品备件主要业务流程1、零配件采购(1)烟机零配件采购(a)各生产企业根据烟机零配件使用需求,结合库存情况编制“月度采购计划”,通过“供应链管理系统”报物资采购中心。(b)业务三科根据已审批的“月度采购计划”,在有资质的合格供应商中进行比质比价,确定供应商后统一签订合同。供应商将零配件直接发货到各生产企业。(c)各生产企业负责零配件的验收、入库工作,并及时录入“供应链管理系统”。(d)物资采购中心根据企
18、业验收入库单、供方发票与供方进行结算。 (2)通用零配件采购通用零配件授权各生产企业自行采购(南昌卷烟厂由物资采购中心统一采购),但须将采购计划、价格报物资采购中心审批后执行,合同报物资采购中心备案。2.4.6 基础数据编码情况主要材料部分,目前*中烟及各烟厂都已经统一了编码工作;备品备件部分,*中烟与三个分厂已经统一,目前还有两个分厂没有统一;2.4.7 关键需求l 随机备件作为一个批次来管理;l 同一个备件有国产件和进口件两种,可作为两个批次来管理;l 采购订单输入时,输入备件编码,自动带出最后一次采购的供应商、采购批次(国产、进口)和采购价格作为采购参考;l 入、出库可自动提示货位;l
19、丝束的委外加工管理l 香精香料单料、混合料的管理l 自动计算耗用出库量l 委托加工滤棒加工滤棒的业务较复杂,加工企业不提供丝束,丝束由烟厂提供,加工企业提供辅助材料,结算的费用主要有加工费和辅助材料费。滤棒是一个连续加工的过程,加工滤棒的结算是依据滤棒数量来结算,业务上存在“逐批生产、分批发货、整体结算”等特性,加之材料供应的连续性,各批次所耗用的材料难于区分。(目前*中烟采用的是按综合出棒率进行材料换算)2.5 原料采购中心调研报告原料采购中心调研报告包括以下几方面的内容:l 机构设置及主要工作职责l 与烟厂物资部门关系l 主要业务流程l 核心业务描述l 关键需求2.5.1 机构设置及主要工
20、作职责原料供应部的主要工作职责,负责管理*中烟烟叶资源的合理配置,保障原料生产供应,负责管理原料收购、调拨、加工、基地建设、结算等一系列工作。*中烟原料供应部下设三个科,业务科,储运科、综合科。三个科室分工如下:1、 业务科:l 负责烟叶采购、加工计划的编制、提报及合同签定;l 负责烟叶购销合同、加工合同的实施;l 负责烟叶所需资金的预算和使用控制,烟叶结算及相关资料报表的汇总;2、 储运科:l 负责全省卷烟工业的烟叶调运、配送的组织实施和管理;l 协调、指导各分厂进行烟叶仓储管理l 负责烟叶相关信息和烟叶统计报表的收集、汇总和报送;l 负责烟叶仓库熏蒸杀虫、仓库租赁及仓储费用管理等工作;3、
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- 经管 营销 工业 公司财务 供应 管理 系统 调研 报告
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