邮件使用培训PPT.ppt
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1、IntelligentTestFixtures&SystemBU邮件系统使用培训v邮件系统的运用v邮件系统礼仪v邮件系统设置电子邮件沟通的重要性v电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式v电子邮件是企业文化的体现v企业用户电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等为何使用电子邮件?v特点条理化表达,强迫思考:口语表达对情境依赖程度高,内容不够明确,表达不够有条理。明晰责任:当面说或者在电话里讲,对方左耳听右耳也许就忘了,许多事情因此无法澄清。v作用使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然能准确及时地记录事项
2、进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功能充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端需要发送邮件的情况v业务谈判,事件处理v正式工作报告,日常请示v部门之间事务往来v备忘与确认v信息发布(政策,通知)v知识推荐和问题讨论v难以简单用口头表达说明清楚的事项发送、抄送与密送,发送、抄送与密送,回复与全部回复回复与全部回复reply,回复的信息只有发件人能看到。reply all全部回复,所有在发信人列表中的人都能看到回复。而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能
3、用在非常规场合。而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以回应,当然如果CC的人有建议,当然可以回mail。To的人是要受理这封邮件,理应对邮件予以回应。forward转发将邮件内容转发给其他人,也可以在转发中增加自己的注释。邮件发送对象的选择(1)v工作计划的发送经理人的工作计划主送工作计划的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人为保持部门内部计划对外的一致性,部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处理v项目通报类的邮件主送给项目小组成员抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导v寻求跨部门支持的邮件一般主送给寻求支持的人,抄送给他的
4、直接上级抄送给他的直接上级同时抄送本部门的直接上级同时抄送本部门的直接上级这样往往可以获得支持部门的更好的支持邮件发送对象的选择(2)v小心使用抄送(CC)/密送(BCC)功能CC是指发送给收件人的同时,也让其他一或多人收到该邮件,并且也让收件人知道这种情况BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人(当心接收方回复这封信!)。建议只建议只BCC给自己,作为邮件发送成功给自己,作为邮件发送成功的检验的检验。将CC人数降至最低人数降至最低,确认收信对象是否确认收信对象是否需要收到这封信需要收到这封信,以免造成不必要的困扰和垃圾v“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件如果我给12个人
5、发送了邮件,请问他们是否能在某时间出席会议应该只有我收到12封回复,而不是大家收到12*12=144封!邮件发送对象的选择(3)v选择邮件发送对象的时候避免以下现象非重要的一般性的沟通,避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员,特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人,用见面直接交流代替对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停交互邮件与发件人讨论v你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件随便向群体邮箱发送不必要消
6、息v邮件对不相干的人员就是垃圾v一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件提示和说明v沟通确认和反馈对重要沟通事项,在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注;或请对方确认收到Email如果重要邮件发出去后石沉大海,不一定是对方不重视,尝试再次提醒v转发敏感或者机密信息要小心谨慎不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人v邮件长度邮件的阅读时间不要超过10分钟(个人建议500字以下)v回信时注意保持线索想回复对方的回复,就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联(“线索”)一旦失去关联,双方就难以跟踪邮件的次序,尤其是经过多次收发的邮件邮件使用场景1v出差在外,需要向公司
7、传递资料问题:使用qq,需要双方同时在线,使用离线传送不安全。解决:将资料作为附件传送,并在邮件正文中进行说明。邮件使用场景2v小组成员间分享与客户沟通记录问题:小组人员分散,不容易聚在同一地点。口头表达,往往缺乏条理性,丢失重要细节解决:将沟通记录进行整理,发送给小组的其他成员。邮件使用场景3v布置任务问题:面对面交流时双方都说的很尽兴,不但谈了当前的任务,还展望了未来美好的前景。分手后却不能确定对方是否已经记住了所有的要点。解决:立刻将谈话内容进行整理并发送相关人员。如果上级没有做,作为下属也要立刻按照自己的理解整理,发送上级并取得确认。邮件使用场景4v公司发布关于下发执行贷款损失准备计提
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