采集建档依据及范围说明.doc

数据采集与数据录入方面的注意事项

教育厅统一设计了《甘肃省少年儿童基本信息卡》（以下简称《信息卡》），各县（区）必须按规定对全县（区）所有少年儿童进行详细的摸底调查，并按规定填写相关的基本信息。
少年儿童的基本信息必须详尽、规范、准确，不重复、不遗漏。
下列四类人员必须建立档案：
（1）、凡有本县(区)户口的0—18周岁的所有儿童、少年（2011年春季建档时，本县籍所有1991年9月1日以后出生的少年儿童）。（同时更正通政办发（2011）30号文件义教监测实施方案中P5第五行1993年改为1991年。）
（2）、虽然年龄超过18周岁，但仍然在本县(区)内各级各类学校就读的学生必须建立档案。
（3）、在一个家庭,超计划生育的孩子应当如实建立义务教育信息档案,以便保障该儿童接受义务教育的权利,建档与计划生育工作无任何关联.提请家长打消顾虑,不要遗漏任何一个儿童的建档工作。
（4）、在本县(区)居住的外县、外省户籍的少年儿童，如已经在本县(区)的学校就读或者将来需要在本县(区)就读，必须建立档案。
总之： 凡18周岁以下的所有本县(区)户口的少年儿童，不论是否上学，不论在哪里上学都必须建档；在本县(区)内各级各类学校就读的学生不分年龄大小、不论有没有本县(区)户口都必须全部建档。这样一来，档案中还会有年龄超过20岁的学生，也有部分外省、外县籍人。
注意事基：1.所有采集建档范围内的少年儿童每人填写一张《甘肃省少年儿童基本信息卡》，并特别注意左上角表头的县、乡、村位置应当填写户口所在地，决不能填为现居住地。
2.“家庭人口基本情况简表”是必备的辅助用表，有建档范围内少年儿童的家庭填写，没有建档范围内少年儿童的家庭不填写。
三、录入工作一定要在全部信息采集完毕，正式填写了“家庭人口基本情况简表”，《甘肃省少年儿童基本信息卡》，教育局检查和抽查一部分居民，确认填写无误并按行政村分别编排了“户号”后方可进行，不能盲目录入。决不能谁采集谁录入，否则会出现无尽的麻烦。
在家村，待一个乡镇少年儿童基本信息采集工作全部完成，并进行了各项复核、纠错工作并确定信息准确无误后，才可以开始将信息录入计算机，建立电子档案。
一个乡镇建档工作结束后，必须把不是本乡镇户口的学生的《信息卡》单独抽出，上交教育局，由教育局转交户口所在地乡镇学区与他们建立的要案核对，由户口所在地学区负责录入数据，以避免重复数据。
在城区，要等一个预先确定的联合采集信息的区域（指临近的几个乡镇）的信息登记工作各个阶段的工作全部完毕并复核无误后，才可开始将信息录入计算机，建立电子档案。
必须注意：录入计算机前，应当将一个乡镇（街道）范围内的所有信息卡集中在一起后首先按户口所在地分为四类（本乡镇户口、外县籍、外省籍、外乡籍），在此基础上，将本乡镇户口的信息卡按户口所在地行政村（社区、居委会）分开整理，再根据少年儿童数量的多少结合本乡镇范围内各学校微机配备的实际状况安排几台或多台计算机进行信息录入。原则上，一个行政村的所有信息卡必须由同一台微机录入，当然，一台微机也可以录入多个行政村的信息，在一个乡镇范围内，外县籍、外省籍分别按一个行政村对待。
如果微机配备条件好，熟悉计算机的教师多，可以将一个大的行政村的信息分别交给几台微机录入，但是，绝对不要将各行政村的信息卡交叉混合录入微机，以避免不必要的麻烦，减少错误。
注意：一定要将不是本乡镇（街道）的信息卡交给教育局，由教育局统一分到户口所在地乡镇（街道）录入微机。
四、各学校必须用《少年儿童信息录入系统》录入信息，不能用电子表格方式录入数据，以减少错误，提高录入数据的质量，减少后续工作的麻烦。
由于《少年儿童信息录入系统》软件是使用VFP编程的，突然断电或非正常关机都会造成数据的破坏，使数据表不能正常使用，导致软件使用出现错误。
必须养成勤备份的良好习惯，在进行大规模数据录入时，建议每半小时备份一次数据，以防万一。

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