有如何提升工作效率-高效的时间管理.ppt
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1、1有如何提升工作效率做好时间管理可以有效和提高工作效率 及如何管理好自己的时间2 一大堆便条,张张都贴着“紧急”;电话铃响个不停,差不多个个都要马上处理;报告、表单和各种资料,堆满了桌子;再过三分钟就要开会了,可还是一点准备都没有;越忙越添乱,好多事情手下帮不上忙,早该给他们培训了,可一直找不到时间 3一、管理者常见的时间陷阱 二、时间管理六步 三、高效能的九条守则高效的时间管理高效的时间管理4管理者常见的时间陷阱51.由于沟通不良或不足,导致走弯路、出错、返工。2.文件/废纸/杂物多;文件存放系统混乱。3.交办工作时,没有明确最后期限。4.不速之客的干扰;常被电话打断工作。5.花较多时间替下
2、属拿主意。6.长时间面谈。7.繁多、冗长、低效的会议。8.缺乏细致的实施计划。9.过多文书记录。10.过于注重细节;追求完美 一、管理者常见的时间陷阱二、时间管理六步 三、高效能的九条守则高效的时间管理高效的时间管理6 一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“NO”五、明确期限 六、改进方法和习惯时间管理六步7l一般情况下,在每年、每月、每周、每天当中,较忙的是什么时间段?l有哪些工作可以提前做?8 一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“NO”五、明确期限 六、改进方法和习惯时间管理六步9高效能人士的七个习惯10 因为我们不知道究竟什么对我们最重要,所
3、以每件事好像都很重要;因为每件事好像都很重要,所以我们不得不每件事都做;有些人看到我们每件事都做,所以,他们期望我们什么都做;每件事都做让我们非常忙碌,所以我们没有时间去考虑:究竟什么对我们最重要?忙人的告白 时间管理四象限 11 1 1、既重要、既重要、既重要、既重要 又又又又紧紧紧紧急急急急 2 2、重要但、重要但、重要但、重要但 不紧急不紧急不紧急不紧急3 3、不重要、不重要、不重要、不重要 但但但但紧紧紧紧急急急急4 4、不重要、不重要、不重要、不重要 不不不不紧紧紧紧急急急急p 定义 重要:对你的职责或目标具有贡献的活动。紧急:你或别人认为需要立刻处理的活动。12时间管理四象限13
4、紧急 不紧急重要u限时完成的重要会面或限时完成的重要会面或 工作工作u影响深远的事情影响深远的事情uu做计划、中长期规划做计划、中长期规划u工作沟通与协调工作沟通与协调u思考工作方法和流程的改思考工作方法和流程的改进进u向上司或公司提建议向上司或公司提建议u不重要u有些电话有些电话u有些信函、报告有些信函、报告u有些无谓之请托、邀约有些无谓之请托、邀约u大部分会议大部分会议u许多迫在眉睫的小事许多迫在眉睫的小事u符合别人期望的事符合别人期望的事u忙碌琐碎的小事忙碌琐碎的小事u有些文件资料之处理有些文件资料之处理u有些交际应酬有些交际应酬uA AB BC CD D轻重缓急符号化14 在写规划时,
5、为了使工作更加直观,除了阿拉伯数字(1、2、3、4),还可以用其他符号表示重要程度:紧急?待重新规划的工作 !重要 完成任务 工作往后推移 放弃的工作 ABCD ABCD分类法:分类法:A A:必须要当天完成的工作必须要当天完成的工作 B B:可稍后处理的工作可稍后处理的工作C C:可以请别人代劳的工作可以请别人代劳的工作 D D:做与不做都无所谓的工作做与不做都无所谓的工作80/20法则15一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。80%的销售额来自20%的销售人员。每个企业优秀的人(骨干)都只有20%左右,中等的和平庸的占了约80%。在每天的工作中,都大概只有20%是重要的工作
6、。分析:正确的日程排序分析:正确的日程排序高效时间管理高效时间管理=在最短的时间内做最多的事在最短的时间内做最多的事16为什么整天忙个不停却得不到领导的认可?17问题:问题:“弹钢琴弹钢琴”跟跟“要事第一要事第一”有冲突吗?有冲突吗?故事:桶、石块、碎石、沙子、水故事:桶、石块、碎石、沙子、水故事:两个捡破烂的人故事:两个捡破烂的人个案分析:失败的经历个案分析:失败的经历/成功的经历成功的经历18 要追求要追求“利益最大化利益最大化”,但是对于不重要,但是对于不重要的事情我们又不能放弃,那我们该怎么办?的事情我们又不能放弃,那我们该怎么办?191、学会对付不速之客20 问题1:黄经理正在处理三
7、件A类事情,林总又过来安排一件C类工作,王经理该怎么说?问题2:黄经理整天被领导追问每件工作的进度,忙得不亦乐乎,他如何摆脱这种困境?问题3:在每天的工作中,黄经理总会被各种电话、各个突然而至的人打扰着,无法集中精力做好手上最重要的工作。黄经理头上都冒烟了!黄经理该如何应付这些打扰?212、甩掉背上的猴子 你在走道上碰到一位部属,他说:“我能不能和您谈一谈?我碰到了一个问题。”于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉,一站便是半个小时,既耽搁了原先你要做的事,也发现所获得的信息并不足以做出任何决策。于是你说:“我现在没时间和你讨论,让我考虑一下,回头再找你谈。”猴子原本在部属的背上,谈话时
8、彼此考虑,猴子的两脚就分别搭在两人背上,当你表示要考虑一下再谈时,猴子便移转到你背上。你接下了部属的角色,而部属则变成了监督者,他会三不五时跑来问你:“那件事办得怎样了?”如果你的解决方式他不满意,他会强迫你去做这件原本他该做的事。这样的猴子,你收得愈多,他们给的就愈多。于是你饱受堆积如山、永远处理不完的问题所困扰,甚至没有时间照顾自己的猴子。22 摘自摘自别让猴子跳回背上别让猴子跳回背上 规则猴子要麽被喂养,要麽被处决。否则,他们会饿死,而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使他们复活上。规则要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内。对来自下属的猴子,管理者要把处理时间控制在每次5
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