应付账款管理制度.doc

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应付账款管理制度
一、制定目的 为加强对应付账款管理，合理调度、使用资金，保证资金正常流动，有效提高资金使用效率，防止呆账、坏账、死账等不良现象的发生，保障公司合法权益不受损失，特制定本制度。
二、适用范围 本制度适用于云南灵瑀集团所属全部子公司。
三、商品采购业务内容及要求
（一）、原则
1、有效规避风险的原则。
2、时效性原则。
（二）、商品采购合同的必备条件
1、采购合同的内容
①商品的品种、规格和数量。
②商品的质量和包装。
③商品的价格和结算、支付方式。
④交货期限、地点和发送方式。
⑤商品验收办法。
⑥商品销售过程中供应商费用支持范围。
⑦违约责任，合同的变更和解除条件。
2、商品采购合同的签订条件
①合同的供应商资格、资质、企业性质审核。
②合同必须合法。
③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。
④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。
⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。自然人必须按手印，法人必须盖公章。
⑥采购合同应当采用书面形式。
⑦发生经济纠纷的仲裁机构必须是本公司要求仲裁机构。
（三）、欠款基数的确定
1、欠款基数原则上每年调整一次，财务部根据公司资金计划和供应商供货量及淡旺季资金情况，确定应付账款总量，并由采购部逐项分解报财务部审核，经主管领导批准后，于每年终了前10日内下发下年度计划。
2、欠款基数的确定要本着先回款后付款的原则，先分析公司回款情况，然后研究采购量和供应商的资金实力，在合理占用供应商应付款的基础上确定欠款基数。
（四）、付款条件
1、预付账款：对于市场上特别紧俏必须预交货款采购的货物，以及为取得较低的供货价格（价差大于预付款的利息或投资收益）而预付的款项。凡需预付的货款，采购除向财务部提供购货合同外需报分管领导审批、总经理签批。
2、延期付款：在交易发生后，当财务账面已达到欠款基数以上时，采购部方可确定对供应商付款。
3、即期付款：货到验收合格入库后即支付货款、或根据供应商要求在欠款基数内支付货款。该条件下付款，卖方必须提供一定比例的现金折扣，具体条件如下。
①现汇付款：在欠款基数内现汇方式付款，每次付款必须享受付款额2-5%的现金折扣。
②承兑汇票付款；在欠款基数内以承兑汇票方式付款，每次付款必须享受付款额1-2%的现金折扣。
③凡欠款基数内支付的款项，均于支付货款的同时取得相应折扣，直至供应商恢复相应的欠款基数。
④因产品开发、生产准备，提高质量等需要，供应商寻求资金支持，经采购部分析项目风险、并报总经理批准，可在欠款基数内给予支持，办理相应手续，不作折扣处理。
4、应付账款的建立程序
①供应商根据本公司采购部的采购计划，及时提供商品。
②供应商凭本公司仓储部出具的入库单开具增值税专用发票，进行结算；按合同约定的价格执行，发票交采购部。
③采购部接收发票并经审核无误后，登记往来流水账，审核发票主要内容：发票是否合法、价格是否与定价相符、数量是否一致。然后将发票交到财务部。
④财务部审核发票填写格式是否正确，税率是否有误，能否进行有效抵扣。然后将将发票及时入账，为便于管理和核对账务，财务部应将增值税专用发票抵扣联注明凭证号码，月底全部发票账务处理结束后，财务和采购部门应核对账务。
⑤采购部根据自己建立的流水往来账，计算其欠款数额，当欠款数超过欠款基数后方可填写付款申请单。经分管领导和财务负责人、总经理签批后，由财务部根据资金情况安排付款或转承兑并登记往来账，原则上要求供应商开具收款收据。
⑥财务部及采购员，每月末和各供应商核对往来账，并出具对账余额调节表。
a、对于错账情况，写出书面调账通知，经财务负责人核实，报总经理批准后调账备案。
b、对于清查出的属于串户情况，写出书面申请，财务负责人核实后，批准调账。
c、如发生因债权人特殊原因确实无法支付的应付账款，按规定核准后予以冲销。
d、对于终止供应关系的厂家，要彻底清理往来账。一律由双方财务人员会同采购部门核对往来账，并对物管部门遗留的该厂家废品以及其应交的费用等进行全面清理后，方可办理付款及转账结算。
5、应付账款日常管理及考核
①日常业务，往来账登记人员必须做到当日业务当日完成。要经常核对往来单位，不得出现串户现象，发现串户要在第一时间进行调整。
②非往来账登记人员进行应付账款的挂账，必须与主管人员协商，征得同意后方可登记。
③财务部严格按照公司规定的应付账款结算期，根据应付账款账面余额，扣除欠款基数后提报超过基数应付供应商货款数。在批款截止日期，各往来账登记人员必须完成全部记账工作，特殊情况一定要通知主管领导。出现多批、漏批现象，将视情节追究相关人员责任。
④公司因业务需要预付款项的，须出具合同的复印件、采购部主管、采购员签字的付款申请单，必要时要提供支付预付款项的简要说明书（由采购部领导及采购员签字），财务部审核，经公司总经理批准后，按预付期限不超过三个月予以支付控制。对于不能按合同期限或合同中没有约定日期、但在一月内一直未办理相关冲减预付手续的预付款单位，财务部将拒绝为该单位再次付款，并将实际情况反馈采购部主管领导，对经办人员及相关领导进行考核，每出现一次对采购主办人员绩效工资扣减20%，采购部主管扣绩效工资20%。
⑤财务部制定对账计划，通知采购部，组织其所经办业务往来单位进行对账工作。其主要任务是：组织、协调供应商单位来人对账；供应商因特殊情况不能来人对账，财务部要求往来单位将其往来明细账寄来，由采购员和财务人员进行核对后直接根据各单位明细账单独进行核对，并将结果通知供应商。公司也可以组织财务人员到业务量比较大，且业务较频繁的重点供应商单位进行对账。
⑥对账过程发现的未达账项，双方人员有义务为对方查找原始凭证，查找原因进行调账。特别是公司在经营过程因质量问题发生许多索赔，虽然财务部已经扣款，但因量大，金额比较小，采购员一定要及时要求对方出具收据办理手续予以确认。对账过程中发生的问题，相关对账人员要及时向有关领导报告，由领导决定问题的最终处理结果。
⑦双方对账人员在对账工作结束后，出具对账余额调节表，双方经办人员要在余额调节表上签字，然后报各自主管领导签字、盖章，对账结果正式确认，对账双方必须根据对账余额表调整事项调整账目。确认后的对账结果具有法律效力，原则上规定应付账款对账期不得超过一年。
⑧对于业务量比较小，账务核算工作简单的单位，可以由采购员直接持明细账与其对账。
⑨对于信誉较好，并且业务量小的单位，双方可以相互致函对账。
⑩对于一些风险比较大的预付款，或因业务需要的往来单位可以派员对账。对于业务量比较大，且长期未派员来公司核账目的单位，可以邀请对方来人对账。
四、应付账款支付流程：
当事人填列付款申请单---主管负责人签字---财务部签字---总经理签批---出纳付款（同时要求获取收款收据）
五、劳务业务内容及要求
（一）、原则
1、有效规避风险的原则。
2、时效性原则。
（二）、劳务合同的必备条件
1、劳务合同的内容
①劳务服务名称、地点、范围。
②劳务服务数量，期限。
③劳务服务质量标准，验收机制。
④劳务价格，结算方式，款项支付方式；发票提供要求。
⑤劳务过程意外责任担当。
⑥违约责任，合同的变更和解除条件。
2、劳务合同的签订条件
①提供劳务是自然人的要求身体健康，技术熟练。
②提供劳务是法人主体的，要求提供资质文件证明材料。
③劳务合同必须合法。
④签订合同必须坚持平等自愿、协商一致的原则。
⑤当事人应当以自己的名义签订劳务合同。委托别人代签，必须要有委托证明。自然人必须按手印，法人必须盖公章。
⑥劳务合同应当采用书面形式。
⑦发生劳务纠纷的仲裁机构必须是本公司要求仲裁机构。
（三）、付款条件
1、提供劳务属于自然人的，需在劳务提供完成后，经验收合格，支付所涉劳务款项，但是必须截留5%的劳务保证金一年。
2、提供劳务属于法人的，根据劳务提供进度，进行分批次支付，每批次支付必须截留5%预备款；待劳务完全提供完毕，及时结算（必须提供结算书），在截留总体劳务价款5%一年保证金的前提下，根据公司付款计划，及时支付剩余劳务款。
3、法人劳务服务价款支付，必须由劳务主体负责人提供劳务进度表，经相关人员签字，再按照应付账款支付流程支付。
4、除合同中有约定外，原则上劳务服务不存在预付账款。
六、本制度由云南灵瑀集团财务中心负责制定，修改，解释。
七、本制度自签发之日起开始执行。

云南灵瑀集团财务中心
2014.5.10

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