药厂发货管理制度及进出口管理制度.doc

泓天威药业/公司级文件/销售管理
XXXX药业有限公司
企业管理制度
题 目
发货管理制度
编号
HY/MF-00-082
起 草
XXX
审 核
XXX
批 准
XXX
版本
第三版
发布日期
XXXX.08.21
实施日期
XXXX.07.01
修订状态
0
一　目的
规范发货程序，保证手续齐全，职责明确。
二　适用范围
适用于公司出口和内销产品的管理。
三　职 责
1 市场营销部和国际业务部负责发货手续的办理，负责产品的运输并保证运输途中产品的防护。
2 计划财务部负责对客户的信用控制。
3 仓储中心负责提供合格的产品。
4 品质管理部负责产品有关质量问题的处理。
四　正文
1 国内销售　
1.1 内销发货流程：见附图1
1.2　特殊情况及其它：
1.2.1　硫酸安普霉素类销售时，如有客户要求或实际销售需要，无法遵从公司产品先进先
出原则者，以实际销售需要为准，但需在出库单上注明原因。
1.2.2 每月销售计划以当月下旬报生产部，下月初要求计划所报销售产品量备齐。
2 国外销售　
2.1 国际业务部在收到国外客户订单后，根据订单要求的发货时间以及考虑车辆运输能力，合理安排每批货物的预计发货时间。
2.2 国际业务部业务人员在每批货物离厂装车前负责开具发货/调拨通知单，报经部门领导及主管副总签字后，交至计划财务部，换取计划财务部开具的销售出库单（一式三联），第一联须经计划财务部盖章后，交至仓储中心，凭此单据仓储中心备货发货，第二联国际业务部作发货存档，第三联成品出厂时交门岗作出门证（第二、三联毋须盖章）。
2.3 仓储中心在货物装车过程中要与品质管理部一起对产品认真进行检查，严格遵循轻拿轻放原则，不让不合格的产品出库，不造成产品破损。
2.4 运输公司负责产品在装车后和卸车前这段时间内的货物保护工作：做到文明驾驶，减少运输过程中的破损。
2.5 产品到达天津港口仓库后，国际业务部外派的港口监督人员要负责监督产品的卸车、打包、装箱全过程，严把最后一道关，不让一袋受损产品出境。
2.6 港口仓库在收到我公司的产品后，要提供收据给我部的港口监督人员。港口监督人员完成货物出口后要将收据交回国际业务部存档。
2.7 国际业务部要将每批出口的产品作详细的销售记录，保证产品的可追溯性。
附图1：内销发货流程图
接合同或发货申请后（如需内勤代签登记后领取合同代签）请部门领导审批，特殊情况视情况请主管副总、总经理分级审批。

1、

持签字后申请或合同直接到综合计划部审阅，登记，盖章。

2、

与客户传真签定合同

3、

根据时间要求开出库、发票申请单、发货任务单（领料单），盖部门经理留存个人章。

4、

到计划财务部进行应收款帐期审核，换出库单（换后单据一式四联）。（一联留给计划财务部）

5、

安排车辆，到仓储提货（一联留给仓储中心）。

6、

产品发送（一联给门岗）
7、

邮局发货以邮局附客户地址名称票据为准归档
客车捎货打印提货通知及签收单传给客户 ，以传真签收单为准归档
铁路发货以铁路票为发货依据归档
客户收货后司机将签收单带回，以签收单为准归档
邮局包裹
客车运输
铁路运输
汽车运输

销售记录登记，合同手续归档。发票寄发登记。

8、

运费入帐，登记。

9、

XXXX药业有限公司
企业管理制度
题 目
进出口业务管理制度
编号
HY/MF-00-083
起 草
XXX
审 核
XXX
批 准
XXX
版本
第三版
发布日期
XXXX.08.21
实施日期
XXXX.07.01
修订状态
0
一 目的
为适应经济发展需要，加强进出口业务管理，根据国家政策、法律、法规和海关对进出口业务的有关规定，结合本部门的实际情况，特制定本规定。
二 适用范围
适用于本部门进出口业务的管理。
三 职责
1 在公司统一领导下，国际业务部负责办理公司进出口业务中的进料加工手册办理业务、收付汇业务、产品报检业务、原料进口业务、产品出口业务、原料和产品的运输保管业务、相关单证的制作及通关业务；以及负责协调沟通与各主管审批机关和各个业务单位及与客户的关系。
2 所有参与进出口业务人员必须严格遵守各自的岗位职责。
四 正文
1 由于从市贸发局批准，持批文到主管海关备案，到指定口岸办理报关手续，报关过程还需要通过商品检疫局、卫生检疫局或动植物检疫局等检疫，整个过程比较复杂（参见附件一：出口业务流程图），所以进出口单位必须作到：
1.1 按照国家规定，并根据公司进出口货物计划，持相关文件到政府主管部门办理货物进出口登记、审批手续。
1.2 获得政府部门批文后，向公司相关部门通知预计进出口货物的时间、数量，提前做好收发货准备工作。
1.3 及时、准确制作完备的报检、报关业务单证（如：合同、发票、装相单、提单、质检报告、原产地证书、运输工具号码等）传递给相关的政府部门办理进出口通关业务。
1.4 公司应该协助进出口业务人员向海关、商检部门解释、提供有关资料及进行相关的公关活动。
1.5 联系安排进出口货物的内陆运输事宜，做到运输及时，保证货物外观完好无破损、污染现象(具体操作见附件二：出口发货操作控制流程)。
1.6 公司应该负责协助进出口业务人员联系落实其他事宜。
2 进出口物质的使用与管理
2.1 物质进仓库后，必须按照公司和海关有关规定，妥善使用进口物质(如：用途和数量等）。特殊情况需变更使用，必须报总经理和海关批准（报告交办公室留档），方可执行。
2.2 在海关后续管理期限内，即核销、监管期限内发现进口物质经处理后不能在使用或丢失、被盗和其他原因报废的，必须马上向有关领导和部门报告，等海关核对、检查同意后，才能做报废物质处理。
2.3 一般每半年对进口物质进行一次自查。并按时将自查情况报告总经办，总经办对进口物质自查的执行有监督权。
3 法律责任
3.1 对因进料单位工作疏忽、协调不当、提供资料不全或错误的，影响报批进度，造成经济损失的，办公室可以提请公司领导根据其情节的轻重给予相应的处分；未经公司总经理同意，擅自将进口物质不论以任何理由挪用的，将予以严肃处理，情节严重的，可由公司提请有关管理机关依法追究其责任。
3.2 业务人员如利用职权谋取私利、弄虚作假或玩忽职守给公司造成较大损失的，公司可根据其情节的轻重给予相应的处分。
4 附则
本制度归口国际业务部，由国际业务部负责解释。

293