项目一-采购工作认知.doc

项目1 采购工作认知
■ 项目1
采购工作认知
工作领域技能需求
1．作为采购部门的一员，应该能够理解采购工作的含义，并且明白采购能够给企业运营带来的贡献。
2．作为采购部门的主管/经理，应该能够熟悉采购工作的流程，选择和设计采购部门的组织机构模式。
3．作为采购部门的主管/经理或采购部门的人力资源经理，应该能够分析和设计采购部门的工作岗位，制定工作岗位的任职标准。
学习领域知识供应
1．采购的相关理论：采购的定义、采购的地位和作用、采购的任务、采购的原则及采购的分类。
2．采购组织的设计：采购组织的含义、采购组织的设计原则、采购组织的类型。
3．采购人员配备：采购部门岗位职责说明书、采购人员的素质要求、采购人员应具备的观念。
学习建议
1．上网浏览企业招聘与采购相关的职位类型及职位要求。
2．实地调研一家企业，详细了解该企业采购部门的组织结构及相关的管理要求。
案例导入
克莱斯勒的采购问题
很难想象1979年的某一天，克莱斯勒（现在的戴姆勒-克莱斯勒）会没有足够的现金支付给员工、供应商和金融债权人，而且几乎要宣告破产。尽管20世纪70年代末的经济萧条是造成这一现象的原因之一，但克莱斯勒最大的问题在于它的运营管理。该公司内部有功能强大的信息导读，但在跨部门或与供应链的其他成员相联系的功能方面却很差。资方与工会为敌，采购部门与供应商为敌，而产品开发以工程师为主，生产客户并不想要的产品。这个信息系统甚至不能有效地帮助公司提高产品质量。
现在克莱斯勒公司与20年前相比已经大为不同。原因何在？为了更好地满足汽车购买者，公司采用了“大企业”策略，该策略将整个公司的采购供应链活动进行了更好的整合——从原材料到零部件再到各零部件供应商，从生产商到分销商，最后，将成品递送至客户。通过这种更为紧密的整合，克莱斯勒对市场需求的反应更迅速。它在产品设计与开发的革新上赢得了良好的声誉。
采购在克莱斯勒公司的变革中发挥了与众不同的重大作用。该公司被视为北美与供应商关系最好的企业之一。较散乱的联系已经让位于更为紧密的供应商管理方式。供应商能够更早、更积极地参与新产品的开发。实际上，主要供应商已经为克莱斯勒实际开发的每辆汽车和卡车提供设计与制造系统。采购部门已建立了一项极为成功的被称为SCORE的供应商建议项目，该项目每年能产生数千条供应商建议，从这些建议中节约的资金每年可达到数亿美元。
如果没有了解采购流程及知道如何利用这些流程创造价值的人们，这些变化是不可能发生的。克莱斯勒意识到采购并不是仅供低素质的采购人员随意进行传统操作的工作，而应接近供应链管理。公司招募高学历人士进入采购团队，当这些人的职业道路从策略采购转变为战略资源时，他们必须对采购的基本原理有彻底的了解。为了帮助他们发展，克莱斯勒使用了一种强调采购的训练项目。训练者通过在不同领域循环工作，取得丰富的经验知识。简而言之，管理层已经明白，采购部门未来的领导者必须在他们承担开发战略的重任前拥有足够的采购运作经验。
资料来源：
想一想：
1．你认为克莱斯勒在前期的采购方面出了哪些问题？
2．结合案例谈谈你对采购工作重要性的认识。
1.1 采购相关理论
1.1.1 采购的定义
采购（Purchasing），是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程，分为战略采购（Sourcing）和日常采购（Procurement）两部分。战略采购是一种系统性的、以数据分析为基础的采购方法。简单地说，战略采购是以最低总成本建立服务供给渠道的过程，一般采购是以最低采购价格获得当前所需资源的简单交易。其工作内容包含采用何种采购技术，与什么样的供应商打交道，建立何种关系，如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体，日常采购执行与合同如何确立等。日常采购是采购人员根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求时间计划，以采购订单的形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。
采购一般是指从多个对象中选择购买物品的行为过程。这里所谓的对象，既可以是市场、厂家、商店，也可以是物品。这里的选择，包含寻找、比较分析和决定的意思，是采购人员根据企业的经营战略需求，制定和执行采购企业物料获得的规划，通过内部客户需求、外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析，在标杆比较的基础上设定物料长短期的采购目标，达成目标所需的采购策略及行动计划，并通过策略及计划的实施找到合适的供应资源，满足企业在质量、时间、技术等方面的综合指标。
1.1.2 采购的地位与作用
1．采购的地位
采购已经成为企业经营的一个核心环节，是企业获取利润的重要来源，在企业的产品开发、质量保证、供应链管理及经营管理中起着极其重要的作用。走出传统的采购认识误区、正确确定采购的地位是当今每个企业在全球化、信息化市场经济竞争中赖以生存的一个基本保障，更是现代企业谋求发展壮大的一个必然要求。采购在企业中具有举足轻重的地位，具体表现在以下3个方面。
（1）采购的价值地位。采购成本是企业成本管理中的主体和核心部分，采购是企业管理中“最有价值”的部分，在制造业企业的产品成本构成中，采购的原材料及零部件成本占企业总成本的30%～90%，平均水平在60%以上。从世界范围来说，对于一个典型的企业，一般采购成本（包括原材料、零部件）要占60%，工资和福利占20%，管理费用占15%，利润占5%。而在中国的工业企业中，各种物资的采购成本要占企业销售成本的70%。
（2）采购的供应地位。从供应的角度来说，采购是整体供应链管理中“上游控制”的主导力量。从整体供应链的角度来看，企业为了获得尽可能多的利润，都会想方设法加快物料和信息的流动，这样就必须依靠采购的力量，充分发挥供应商的作用，因为占成本60%的物料及相关的信息都发生或来自供应商。供应商提高其供应的可靠性及灵活性、缩短交货周期、增加送货频率，可以极大地改进工业企业的管理水平，如缩短生产总周期、提高生产效率、减少库存、增强对市场需求的应变力等。
（3）采购的质量地位。由于产品成本的60%是经采购由供应商提供的，所以产品的质量很大程度上受采购品质量控制的影响。也就是说，保证企业产品“质量”不仅要靠企业内部的质量控制，更依赖对供应商的质量控制。这也是“上游质量控制”的体现。经验表明，一个企业如果能将25%～30%的质量管理精力花在供应商的质量管理上，那么企业自身的质量（过程质量及产品质量）水平起码可以提高50%。可见，通过采购将质量管理延伸到供应商质量控制，是提高企业自身质量水平的基本保证。同时采购能对质量成本的削减做出贡献。
2．采购的作用
采购工作的作用可以从直接和间接两个方面体现。
（1）直接作用。
1）采购管理可以通过实际成本的节约显著提高营业利润。
2）通过与供应商一起对质量和物流进行更好的安排，采购管理能为更高的资本周转率做出贡献。
3）通过科学的采购流程管理，能够对企业的业务流程重组及组织结构的改革做出贡献。
4）提供信息源。采购部门与市场的接触可以为企业内部各部门提供有用的信息（主要包括价格、产品的可用性、新供应源、新产品及新技术的信息）。这些信息对企业中其他部门都非常有用。供应商所采用的新营销技术和配送体系很可能对营销部门大有好处，而关于投资、合并、兼并对象及当前和潜在顾客等方面的信息对营销、财务、研发和高层管理都有一定的意义。
（2）间接作用。除了直接降低采购成本外，采购职能也能够以一种间接的方式对公司竞争地位的提高做出贡献。这种间接贡献以产品品种的标准化，质量成本，与检查、报废、修理有关的成本的降低和产品交货时间的缩短等形式出现，具体表现在以下5个方面。
1）产品标准化。可以通过采购标准化的产品来减少采购品种，从而降低企业生产成本。这样还可降低对某些供应商的依赖性，更好地使用竞标的方法。
2）减少库存。通过对采购活动的科学管理，可以实现对企业各个生产环节所需原材料的即时供应，从而降低企业的库存水平，以及因大量库存而带来的资金占用。
3）增加柔性。迫于国际竞争的压力，越来越多的公司正尝试实施柔性制造系统。这些系统能提高公司的市场反应速度，还可以促进企业产品质量的提高，降低库存水平，加快资金周转。这种系统的实施要求供应商具有良好的素质。把提高供应商的表现作为采购管理任务的思想会提高企业在其最终用户市场的竞争力。
4）对产品设计和革新的贡献。随着科技的进步，产品的开发周期迅速缩短，产品开发同步工程应运而生。通过采购让供应商参与到企业产品开发中，不仅可以利用供应商的专业技术优势缩短产品开发时间，节省产品开发费用及产品制造成本，还可以更好地满足产品功能性的需要，提高产品在整个市场上的竞争力。成功的工业革新常常是从供应商和买方的相互深入作用中实现的，积极地寻求这种相互作用是采购的任务。
5）提高企业部门间的协作水平。近年来，许多公司都采用了事业部结构，事业部有着相当大的自主权。在这样一种结构中，每个事业部的经理都需要报告其全权负责部门的损益情况，因此事业部经理要对收入和成本（包括原料成本）负责。在这种情况下，整个公司的集中采购可以促使各部门加强协调和协作。
1.1.3 采购的任务
现代企业内外部竞争日趋激烈，采购在企业中所起的作用也日渐加大，任务也越加繁重。归纳起来，企业实施物品采购的基本任务有以下7项。
1．保证企业所需物品与服务的正常供应
该任务的主要目的是：保证本企业生产及其他经营活动顺利进行。采购活动是企业组织生产、经营活动的初始阶段。采购物品的品种、规格、数量、质量、价格、交付情况等直接关系到企业的生产、运输、储存、销售等环节的质量和效率。没有采购必要的物品或采购的物品不能满足需求企业的生产，经营就得不到必要的物质保证。
2．不断改进采购过程及供应商管理过程
该任务的主要目的是：不断提高原材料质量。如果所采购的原材料有质量问题，将会直接影响产品的质量。在采购中，要坚决保证采购的质量以防患于未然。企业应与供应商达成明确的质量保证协议以明确规定供应商应负的质量保证责任，同时要定期对供应商的质量体系进行评价。
3．控制、减少所有与采购相关的成本（包括直接采购成本和间接采购成本）
直接采购成本（原材料、零部件的采购价格）的控制与降低可以采取提高采购工作效率、定期谈判、优化供应商、实施本地化采购、与供应商共同开展改进项目等多种途径来实现。间接采购成本控制与降低可以通过缩短供应周期、增加送货频率、减少原材料库存、实施来料免检、循环使用原材料包装、合理利用相关的政府有利政策、避免汇率风险等措施来实现。
4．建立可靠、最优的供应商配套体系
一方面要尽量减少供应商的数量，使采购活动尽量集中；另一方面要避免依赖独家供应商，防止垄断供应的风险。
5．利用供应商的专业优势，积极参与产品或过程开发
这是将供应商纳入企业自身整体经营的最为有效的措施。一个企业要想在激烈的市场竞争中生存下去，必须不断地推出新产品，而如果没有采购及供应商的参与和贡献产品的开发几乎是不可能的。如果供应商的专业优势得以充分利用，将给企业自身的产品开发、生产甚至经营带来巨大的好处。例如，美国IBM公司和其供应商Intel合作开发了256K-RAM处理器。
6．管理控制好与采购相关的文件及信息
这些文件及信息包括程序性文件、作业指导书、供应商调研报告、供应商考核及认定报告、图纸及样本、合同与订单、供应商发票等。
7．建立维护本公司的良好形象
采购是企业的对外工作，同销售工作一样，采购在很大程度上代表着公司。因此，公正、良好的态度有助于发展同供应商的合作关系，树立公司的优秀形象。
除以上几项基本任务外，从采购管理的角度来讲，采购的任务还应包括制定并实施采购的方针、策略、目标及改进计划，并进行采购供应商绩效衡量，建立供应商审核及认定、考核、评估体系，开展采购系统自我评估，同其他单位的采购进行行业水平比较，不断提高整体采购水平，建立培养稳定、有创造性的专业采购队伍，与其他兄弟单位建立采购资源共享体系。
1.1.4 采购的原则
企业采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？采购专家提出应用5R原则指导企业采购活动，也就是在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量物品的活动。
1．适价（Right Price）
价格永远是采购活动中的敏感话题，企业在采购中最关心的要点之一就是采购能节省多少资金，因此采购人员不得不把相当多的时间与精力放在与供应商的“砍价”上。物品的价格与该物品的种类、是否为长期购买、是否为大量购买及市场供求关系有关，同时与采购人员对该物品市场状况的熟悉程度也有关系，如果采购人员未能把握市场脉搏，供应商在报价时就有可能“蒙骗”采购人员。一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得。
（1）多渠道获得报价。这不仅要求现有供应商报价，还应该要求一些新供应商报价。企业与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，企业就会对该物品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。
（2）比价。俗话说，“货比三家”，因为专业采购所买的东西可能是一台价值百万元的设备或年采购金额达千万元的零部件，这就要求采购人员必须谨慎行事。由于供应商的报价单中所包含的条件不同，故采购人员必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。
（3）议价。经过比价环节后，筛选出价格最适当的2～3个报价。随着进一步的深入沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价”，因为供应商的第一次报价往往含有“水分”。但是，如果采购物品为卖方市场，即使面对面地与供应商议价，最后所取得的实际效果也可能比预期的要低。
（4）定价。经过上述3个环节后，买卖双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价。企业一般需保持2～3个供应商的报价，这两三个供应商的价格可能相同，也可能不同。
2．适质（Right Quality）
一个不重视品质的企业在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足。一个优秀的采购人员不仅要做一个精明的商人，同时要在一定程度上扮演管理人员的角色，在日常的采购工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定物品品质。
采购物品品质达不到使用要求的严重后果是显而易见的。
1）来料品质不良，往往导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，会增加管理费用。
2）来料品质不良，往往在重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加。
3）来料品质不良，导致生产线返工增多，降低产品质量，降低生产效率。
4）因来料品质不良而导致生产计划推迟进行，有可能引起不能按承诺的时间向客户交货，会降低客户对企业的信任度；若因来料品质不良引起客户退货，有可能令企业蒙受多种损失，严重的还会丢失客户。
3．适时（Right Time）
企业已安排好生产计划，若原材料未能如期到达，往往会引起企业内部混乱，即产生停工待料。当产品不能按计划出货时，会引起客户强烈不满。若原材料提前太长时间买回来放在仓库里等着生产，又会造成库存过多，大量积压采购资金，这是企业很忌讳的事情。故采购人员要扮演协调者与监督者的角色，促使供应商按预定时间交货。对某些企业来讲，交货时机很重要。
4．适量（Right Quantity）
批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，采购太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购。采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。
5．适地（Right Place）
天时不如地利，企业往往容易在与距离较近的供应商的合作中取得主动权，因此企业在选择试点供应商时最好选择近距离供应商来实施。近距离供货不仅使得买卖双方沟通更为方便，处理事务更快捷，也可降低采购物流成本。
越来越多的企业甚至在建厂之初就考虑选择供应商的“群聚效应”，即在周边地区能否找到企业所需的大部分供应商，对企业长期的发展有着不可估量的作用。
采购人员都有这样的体会，就是在实际的采购工作中很难将上述“5R”全部考虑到，重点考虑其中一个方面时，就要牺牲其他方面。例如，若过分强调品质，供应商就不能以市场最低价供货，因为供应商在品质控制上投入了很多精力，它必然会把这方面的部分成本转嫁到客户身上。因此，采购人员必须综观全局，准确地把握企业对所购物品各方面的要求，以便在与供应商谈判时提出合理要求，从而争取更多机会获得供应商合理报价。
总之，只有综合考虑才能实现最佳采购，这需要采购实施人员在长期的实际操作中积累经验。
1.1.5 采购的分类
1．以采购方式分类
以采购方式分类，采购可分为直接采购和间接采购。
1）直接采购是指直接向物料供应厂商从事采购的行为。
2）间接采购是指通过中间商实施采购行为的方式，主要包括委托采购和调拨采购。委托采购是指通过中间商实施采购行为的方式，也称中介采购。调拨采购是指企业只提出设备采购计划，实施设备采购计划和评估采购绩效则由国家或企业的上级（如集团公司）来完成。调拨采购是计划经济时期常用的间接采购方式，目前除非物资紧急调拨或执行救灾任务、军事任务，否则一般均不采用。
2．以采购性质分类
以采购性质分类，采购可以分为大量采购与零星采购、正常性采购与投机性采购。
1）大量采购是指一些金额大、批量大的采购行为；零星采购是指一些金额小、零散的采购行为。根据各企事业单位不同的管理层级、管理权限与管理范围，数额从几百元到几万元不等。
2）正常性采购是指企业按照生产计划或销售计划进行的采购行为，该采购行为是为了企业的正常运转；投机性采购是指企业为了赚取价差利润而进行的采购行为，该采购行为不是为了企业的正常运转，只是纯粹的投机行为。
3．以采购时间分类
以采购时间分类，采购可分为长期固定性采购与非固定性采购，计划性采购与紧急采购，预购与现购。
1）长期固定性采购是指采购行为长期且固定的采购；非固定性采购是指采购行为不固定，需要时就采购。
2）计划性采购是指根据材料计划或采购计划进行的采购行为；紧急采购是指物料急用时毫无计划性的紧急采购行为。
3）预购是指先将物料买进而后付款的采购行为；现购是指以现金购买物料的采购行为。
4．以采购订约方式分类
以采购订约方式分类，采购可分为订约采购、口头或电话采购、书信或电报采购及试探性订单采购。
1）订约采购（Contract Purchasing）是指买卖双方根据订约的方式而进行采购的行为。
2）口头或电话采购（Oral or Telephone Purchasing）是指买卖双方不经过订约方式而是以口头或电话洽谈方式进行采购的行为。
3）书信或电报采购（Letter or Telegraph Purchasing）是指买卖双方通过书信或电报往还进行采购的行为。
4）试探性订单采购（Trial Order Purchasing）是指买卖双方在进行采购事项时因某种原因不敢大量下订单，先以试探方式下少量订单，在试探性订单采购进行顺利后，才下大量订单。
5．以采购价格方式分类
以采购价格方式分类，采购可分为招标采购、询价现购、比价采购、议价采购、订价收购和公开市场采购。下面简述其中4种。
1）招标采购（Purchasing by Invitation to Bid）是指将物料采购的所有条件（如物料名称、规格、数量、交货日期、付款条件、罚则、投标押金、投标厂商资格、开标日期等）详细列明，登报公告，投标厂商依照公告的所有条件，在规定时间以内，交纳投标押金，参加投标。招标采购的开标按规定必须至少3家厂商从事报价投标方得开标。开标后原则上以报价最高的厂商得标，但当得标者报价仍低过底价时，采购人员有权宣布废标，或者取得监办人员同意，以议价处理。
2）询价现购（Purchasing at Inquiry Price）是指采购人员选取信用可靠的厂商，将采购条件讲明，询问价格或寄送询价单并促请对方报价，比较后现价采购。
3）比价采购是指采购人员请数家厂商提供价格后，从中加以比价之后，决定采购事项。
4）订价收购是指购买的物料数量巨大，实非一两家厂商所能全部提供的，如铁路枕木；或者当市面上该项物料匮乏时，则可订定价格以现款收购。
6．以采购地区分类
以采购地区分类，采购可分为国内采购（简称内购）与国外采购（简称外购）。
1）所谓内购是指向国内厂商进行采购的行为。
2）所谓外购是指向国外供货商或外国供货商在本国境内的代理商进行采购的行为。
一般来说物料的采购以内购较为方便与经济。
1.2 采购组织的设计
目前，在买方市场主导的外部经营环境下，市场需求的不确定性和多变性导致企业的采购工作变得相当复杂，特别对一些大中型企业来说，由于其采购的商品种类多、数量大，所以采购工作不能够由一个人来完成，而是由一个多人组成的采购团队来完成。随着企业和市场联系越来越密切，采购组织的工作状况直接影响整个企业的工作效率和竞争优势，因此任何一个企业或机构都应该建立一个独立的采购组织。建立一个高效率的采购组织机构，组建一支高素质的工作团队，通过科学的采购，降低采购成本，可以保证企业生产经营活动的顺利进行。随着外部环境的不断变化，采购组织也经历了相应的发展和演变，出现了不同类型的采购组织模式。
1.2.1 采购组织的含义
组织通常有两种含义：一是作为实体本身的组织，即按照一定的目标、任务和形式建立起来的社会集体，如企业、政府、学校和医院等；二是管理的组织职能，即通过组织机构的建立、运营和变革机制，以实现组织资源的优化配置，完成组织任务和实现组织的目标。因此，组织是实现目标的重要保障。
采购组织，是指为了完成企业的采购任务，保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则组建一支采购队伍。采购组织是基于整个企业，负责为整个企业所有采购过程提供支持的一个中心组织，在企业中具有举足轻重的地位，无论生产企业还是流通企业，都需要建立一支高效的采购团队。
1.2.2 采购组织设计的原则
采购组织要想能够发挥功效，那么在组织设计过程中应该坚持以下原则。
1．责、权、利相结合的原则
“责”指责任，起约束的作用；“权”指权力，是履行职责的保证；“利”指利益，起激励作用。只有责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。如果有权无责，必然会出现瞎指挥、盲目决策甚至损公肥私的现象；如果有责无权，什么事情都要请示汇报才能决策，也难以真正履行责任，还会贻误时机，影响效率；同样，如果没有相应的利益刺激，也难以保证采购工作的高效、准确。只有责、权、利有机地结合起来，发挥各自的职能，才能保证采购组织工作的有效性。
2．精简的原则
精兵简政最早是在新中国成立前中共中央进行的政府建设中提出的，在企业采购机构设计中同样有效，这个“精”指人员精干，“简”指机构简化，只有人员精干，机构才能简化。如果人员素质差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，是不可取的。
3．高效的原则
采购工作要想高效开展，必须有一套高效运转的组织机构，这种高效的组织机构应确定合理的管理幅度与层次。横向方面，各部门、各层次、各岗位应加强沟通、各负其责、相互扶持、相互配合；纵向方面，上情下达迅速，同时领导要善于听取下级的合理建议，解决下级之间出现的矛盾与不协调。只有这样形成一个团结严谨、战斗力强的采购队伍，才能使采购工作高效地开展。
4．统一的原则
任何一个企业的采购组织要顺利地完成采购任务，都必须上下一心、齐心协力，遵循统一的原则。统一的原则基本上包括3个方面内容。一是目标统一，都是为了完成采购任务，实现企业经营目标。总目标定下来，再将总目标分解到各部门、各分支机构的岗位和个人，形成子目标，当子目标与总体目标出现矛盾或不协调时，强调局部应服从总体。二是命令要统一，采购部门的多种决策、指令、命令要及时下达，一方面要防止出现令出多头，下级无法执行、无所适从的现象；另一方面也要杜绝上有政策、下有对策的散乱现象。三是规章制度要统一，各种规章制度是大家行为的准则，采购部门有总体规章制度，多分支机构也应有自己相应的规章制度，但二者之间不能互相矛盾，应形成一个相配套的体系，在制度面前人人平等。
1.2.3 采购组织的类型
按照采购组织机构设计的原则，在充分考虑影响采购组织机构设计因素的前提下，不同的企业有不同的采购组织机构，按一定标准划分，有以下几种采购组织机构的形式。
1．按业务过程分工划分的组织形式
按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式适合采购量大、采购物品品种较少、交货期长的企业。这种组织形式要求部门内各成员密切配合，具体形式如图1-1所示。

图1-1 按业务过程划分的采购部门组织机构形式
2．按物品类别划分的组织形式
不同的物品有不同的特点，按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每小组承担物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业务，这种形式适合采购物品繁杂的企业。图1-2为某制造企业按物品的类别划分的采购组织机构形式。

图1-2 按物品类别划分的采购部门组织机构形式
3．按采购地区划分的组织形式
企业采购的货源来自不同的地区，可以是本地，也可以是外地，可以是国内，也可以是国外。按采购地区的不同，将采购组织机构分为不同的小组，每个采购小组承担一系列的采购业务，具体形式如图1-3所示。

图1-3 按采购地区划分的采购部门组织机构形式
4．按采购物品的价值划分
为了加强对物品的管理，一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C 3类物品，如表1-1和图1-4所示。
表1-1 采购物品ABC分类表
物品类别
采购额/总采购额
品种数/总品种
A
70%
10%
B
20%
20%
C
10%
70%

图1-4 按采购物品的价值划分的采购部门组织机构形式
A类物品，是重要的物品，具体表现在：价值高，采购合理与否直接影响采购成本。其货源的质量关系到企业经营风险的大小，一般交由采购主管负责。B、C类物品价值不高，可交给一般采购人员负责。
5．混合式组织形式
不同的企业有不同的特点，一般企业将以系列的物品、地区、价值、业务等为基础，混合式构建组织形式，可以形成不同的混合式组织形式，如图1-5和图1-6所示。

图1-5 混合式组织机构形式1

图1-6 混合式组织机构形式2
总之，不同的企业要根据采购组织机构设计的原则，充分考虑企业内外部影响因素，建立适合本企业的采购组织机构。同时，值得注意的是，采购组织机构建立后不是一成不变的，随着企业所面临的内、外部环境的变化，企业要不断调整自身的采购组织机构，以便更好地适应环境，完成采购任务，最终实现企业的目标。但就短期而言，采购机构是相对稳定的。
1.3 部门人员配备
1.3.1 采购部门岗位职责说明书
1．采购主管
（1）工作内容。
1）设计采购制度、手册、流程、表单等。
2）编制采购计划与预算。
3）管理供应商，与技术、品质管理等部门人员共同选择供应商。
4）审查请购单。
5）进行采购，包括询价、比价、议价和订购。
6）监督与协调控制交货。
7）处理物料退货与索赔。
8）发物料来源，调查价格。
9）处理国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务。
（2）岗位职责。
1）负责拟订采购部门的工作方针与目标，递交上级领导审批。
2）负责编制年度采购计划和采购预算，建立并不断调整改善采购制度和流程。
3）负责及时提供有效的市场信息。
4）负责管理和监督控制采购部门的工作负担。
5）负责主持与参与采购部门的会议，协调沟通本部门的各种关系。
6）负责规划和配置组织采购部门的人员需求。
7）负责招聘、培训、开发和考核采购人员，推动采购人员的晋升、调迁和职业发展。
8）负责监控采购人员的作业进度。
9）负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料制造与供应能力。
10）负责约束和规范检查采购人员的道德行为。
11）负责审核订购单与采购合约，核查采购作业发包、验收和付款流程。
12）负责分析评估所采购物料成本和产品成本，分析竞争情况。
13）负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件。
14）负责监督采购物料到位情况，监督进料品质，协调物料供应管理流程。
15）负责建立并维持紧急需求物料的采购渠道。
（3）岗位职权。
1）有权即时处理采购过程中出现的各种问题。
2）有权管理采购部所属员工和各项工作。
3）有权调配直接下级的岗位和任用、提名岗位人员。
4）有权监督、检查所属下级的工作情况。
5）有权裁决所属下级的工作争议。
6）有权考核直接下级的管理水平、业务水平和业绩。
7）有权建议奖惩直接下级。
2．采购员
（1）工作内容。
1）下达订购单。
2）物料交期的控制。
3）材料市场行情的调查。
4）查证进料的品质和数量。
5）进料品质和数量异常的处理。
6）与供应商有关的交期、交量等方面的沟通协调。
7）询价、比价、议价及订购作业。
8）交期的进度控制。
9）进料品质、数量异常的处理。
10）内外销差价、退税资料的提供。
11）主要原材料的估价。
12）供应商材料样板的品质初步确认。
13）材料样板的初期制作与更改。
14）替代材料的搜寻。
15）采购部门有关技术、品质文件的拟制。
16）与技术、品质部门针对技术、品质问题的沟通与协调。
17）与供应商针对技术、品质问题的沟通与协调。
（2）岗位职责。
1）负责一般性物料采购。
2）负责查访厂商的供应情况。
3）负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。
4）负责核查供应商提供的物料质量。
5）负责确认交货日期。
6）负责处理一般索赔案件。
7）负责退货。
8）负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息。
（3）岗位职权。
1）有权即时处理采购过程中出现的各种问题。
2）有权处理与供应商的关系。
3）有权开发并联系新的供应商。
4）有权处理退货。
5）有权与供应商谈判价格，确定交货日期。
6）有权考察供应商的物料质量。
3．采购助理
（1）工作内容。
1）编写采购合同等文件。
2）编制采购部门的周报表或月报表。
3）收集、整理与统计各种采购单据与报表。
4）采购品质记录的保管与维护。
5）采购事务的传达。
6）整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等。
7）协助采购员完成价格谈判等工作。
8）管理日常采购文件，记录采购进度。
9）付款整理、审查。
（2）岗位职责。
1）负责登记请购单、验收单。
2）负责登记订购单与合约。
3）负责记录和监督交货。
4）负责安排与接待来访客人。
5）负责申请与报支采购费用。
6）负责申请进出口文件。
7）负责电脑作业与档案管理。
8）负责承办保险、公证等事项。
（3）岗位职权。
1）有权提醒采购员遵守日常规范。
2）有权监督采购员的工作进度。
3）有权安排上级领导的活动日程。
4）有权联系并接待供应商。
1.3.2 采购人员的素质要求
对于采购人员的选用，过去一直比较重视的是“防止作弊，杜绝收授回扣”的观念，因此“忠厚老实”是非常重要的条件。但是，随着采购的重要性逐渐提高，采购的复杂性也日益上升。它不再是拿钱买东西那么简单的事情，而变成了一项专业工作，采购工作不再是那些只具备忠厚老实品质的人能够胜任的。
采购人员必须具备与工作复杂性相适应的素质和能力，要通过专业化的工作和能力培训达到甚至超过与企业和市场要求相适应的水平。因此，采购人员培训内容包括个人素质与技巧、相关专业知识及采购专业知识等方面，其中谈判技巧是采购人员需要通过培训和实践而掌握的一项基本技能。采购人员的管理与发展作为企业或人力资源管理与发展的一个重要组成部分，是保障采购能力形成与培养、采购队伍建设与发展的基本内容，因此采购人员的选用对企业的发展是非常重要的。作为现代企业，选择好的采购人员主要考虑以下几个方面。
1．品德
采购工作没有固定规则可循，加上采购行为稽查困难，使得采购工作是“良心工作”。因此，觉悟高、品行端正是一个采购员应有的基本素质，只有思想品德高尚，才能大公无私、克己奉公，处处为企业大局着想，不贪图个人小利。在实际工作中，有许多采购员拿回扣，要好处费，或者借采购之机游山玩水，造成企业采购费用开支过大，或者采购商品质量低劣，给企业造成巨大损失。结合我国企业的实际，采购人员应该做到以下几点。
（1）爱岗敬业。“爱岗敬业”是采购从业人员做好任何一项采购岗位工作的基本点和出发点，也是采购从业人员首先应当具备的最基本的职业道德。采购从业人员只有热爱本职岗位工作，并在本职岗位上尽心尽力、尽职尽责，才能全身投入到采购工作中，同时，采购从业人员也只有刻苦耐劳，兢兢业业，认真钻研采购业务，才能干好所从事的采购工作。
（2）诚实守信。“诚实守信”是采购工作人员做好采购工作的根本前提，是他们做人、处事、干工作的基本准则。具体来说，采购从业人员只有言行一致、做老实人、说老实话、办老实事，不弄虚作假、不欺上瞒下，严格遵守和兑现自己做出的承诺，才能在具体的采购工作中严格地履行好自己的权利和义务，才能自觉地排除各种虚假信息，也才能自觉地避免各种欺诈、串通、隐瞒等不法行为的滋生，从而才能最终达到保障各有关方面正当权益的目的。
（3）廉洁自律。在采购活动中，采购从业人员清正廉洁，自觉构筑思想防线，是遏止和抵制各种违法乱纪行为的重要前提。采购从业人员一旦跨越了廉洁自律的思想防线，势必经受不住来自各方面的腐蚀和侵扰，从而收受贿赂、贪污、挪用公款、假公济私等，其结果，不但使自己一步一步地走向犯罪道路，毁坏了自己的人生，同时严重地干扰了采购工作，侵犯或践踏了他人的正当权益，使社会和国家的财产受到重大的损失。因此，必须要求采购从业人员自我约束、自我规范、自我控制，自觉树立高尚的觉悟、良知和道德水准，自觉增强抵制不正之风的能力，在不义之财面前不动心，在政策面前不投机，在亲情面前不动摇，并敢于同一切违法乱纪行为做斗争，只有这样，才有助于采购宗旨的充分体现。
（4）客观公正。“客观公正”是采购从业人员的职业灵魂，它要求采购人员必须公平正直，没有偏袒，工作中既不得掺杂个人的主观意愿，也不能被他人的意见左右。表现在实际工作中，要求采购从业人员严格按照规定的条件和程序实施采购操作，对所有的供应商都一视同仁，不得有任何歧视性的条件和行为，在具体的评标活动中，更要严格按照统一的评标规则和标准确定中标或成交的供应商，不得有任何主观倾向，以切实维护各供应商的切身利益等，这是每位采购工作人员应当具备的从业工作态度和敬业精神，也是他们做好采购工作应当具备的一种崇高的思想境界。
（5）坚持原则。“坚持原则”就是要求采购从业人员在采购活动中，要严格依照规定的操作程序和法定的依据进行采购操作，依法办事，不被自己主观或他人强加的意志所转移。采购从业人员一旦丧失了应有的原则立场，必定会产生各种暗箱操作、徇私舞弊、收受贿赂等不法行为，其结果也必定会严重地侵犯他人的正当权益，牺牲国家和社会的公共利益。因此，坚持原则是每位采购工作人员必须具备的基本素质要求，不能坚持原则，就不能保障采购当事人的正当权益，就不能干好采购工作，最终不能实现采购的目的和宗旨。
2．知识与能力
知识和能力既相辅相成，又相互独立。知识是能力的强大后盾，能力是知识的反映。作为采购人员，只有专业知识是远远不够的，参加实践的能力才是为企业带来财富的根源。