《归档文件整理规则》.ppt
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1、 中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-2015 DA/T22-2015 代替代替代替代替DA/T22-2000DA/T22-2000归档文件整理规则归档文件整理规则解读解读 DA/T22-2015 2017.3归档文件整理规则归档文件整理规则DA/T22-2015DA/T22-2015与与 DA/T22-2000DA/T22-2000的区别:的区别:1 1、标准的总体编排和结构按、标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 GB/T 1.1-2009 进行了修改;进行了修改;2 2、将标准适用范围由纸质文
2、件材料扩展为、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料;纸质和电子文件材料;3 3、调整归档文件分类方法;、调整归档文件分类方法;4 4、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求;装订、编页、排架要求;5 5、增加归档文件档号结构和编制要求;、增加归档文件档号结构和编制要求;6 6、将室编件号、馆编件号统一为件号;、将室编件号、馆编件号统一为件号;7 7、在附录中增加归档章示例、直角装订方、在附录中增加归档章示例、直角装订方法。法。执行时间:执行时间:执行时间:执行时间:2016-06-01 2016-06-01 2016-06-
3、01 2016-06-01范围:范围:范围:范围:1 1 1 1、规定了作为文书档案保存的归、规定了作为文书档案保存的归、规定了作为文书档案保存的归、规定了作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。档文件的整理原则和方法。档文件的整理原则和方法。档文件的整理原则和方法。2 2 2 2、适用于各级机关、团体、企事、适用于各级机关、团体、企事、适用于各级机关、团体、企事、适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档业单位和其他社会组织对应作为文书档业单位和其他社会组织对应作为文书档业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。案保存的归档文件的整理。案保存的归档文件的
4、整理。案保存的归档文件的整理。其他门类档其他门类档其他门类档其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊案可以参照执行。企业单位有其他特殊案可以参照执行。企业单位有其他特殊案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的,从其规定。规定的,从其规定。规定的,从其规定。规定的,从其规定。注意:对注意:对注意:对注意:对2016201620162016年的文件材料整理按新规年的文件材料整理按新规年的文件材料整理按新规年的文件材料整理按新规则执行。则执行。则执行。则执行。归档文件整理规则归档文件整理规则的内容的内容一、基本概念一、基本概念二、整理原则二、整理原则三、一般要求:组件、分类、排列、三、一般要求:
5、组件、分类、排列、编号、编目编号、编目四、纸质归档文件的修整、装订、四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架编页、装盒和排架五、归档电子文件的整理要求五、归档电子文件的整理要求六、附录:归档章、档案盒、目录、六、附录:归档章、档案盒、目录、备考表的式样备考表的式样一、基本概念一、基本概念一、基本概念一、基本概念归档文件:归档文件:归档文件:归档文件:立档单位在其职能活动中立档单位在其职能活动中立档单位在其职能活动中立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案形成的、办理完毕、应作为文书档案形成的、办理完毕、应作为文书档案形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和
6、保存的文件材料,包括纸质和保存的文件材料,包括纸质和保存的文件材料,包括纸质和电子文电子文电子文电子文件件件件材料。材料。材料。材料。整理整理整理整理:将归档文件以件为单位进行将归档文件以件为单位进行将归档文件以件为单位进行将归档文件以件为单位进行组组组组件件件件、分类、排列、编号、编目等(纸、分类、排列、编号、编目等(纸、分类、排列、编号、编目等(纸、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、质归档文件还包括修整、装订、质归档文件还包括修整、装订、质归档文件还包括修整、装订、编页编页编页编页、装盒、装盒、装盒、装盒、排架排架排架排架;电子文件还包括格式转电子文件还包括格式转电子
7、文件还包括格式转电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、换、元数据收集、归档数据包组织、换、元数据收集、归档数据包组织、换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),存储等),存储等),存储等),使之有序化的过程。使之有序化的过程。使之有序化的过程。使之有序化的过程。件:件:件:件:归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。档号:档号:档号:档号:在归档文件整理过程中赋予其在归档文件整理过程中赋予其在归档文件整理过程中赋予其在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文件的的一组字符代码,以体现归档文件的的一组字符代码,以体现归档文件的的一
8、组字符代码,以体现归档文件的类别和排列顺序。类别和排列顺序。类别和排列顺序。类别和排列顺序。二、整理原则二、整理原则二、整理原则二、整理原则 1 1 1 1、归档文件整理应遵循文件的形成归档文件整理应遵循文件的形成归档文件整理应遵循文件的形成归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。规律,保持文件之间的有机联系。规律,保持文件之间的有机联系。规律,保持文件之间的有机联系。2 2 2 2、归档文件整理应区分不同价值,、归档文件整理应区分不同价值,、归档文件整理应区分不同价值,、归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用。便于保管和利用。便于保管和利用。便于保管和利用。3 3 3
9、3、归档文件整理应符合文档一体化归档文件整理应符合文档一体化归档文件整理应符合文档一体化归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机管理要求,便于计算机管理或计算机管理要求,便于计算机管理或计算机管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。辅助管理。辅助管理。辅助管理。4 4 4 4、归档文件整理应保证纸质文件和归档文件整理应保证纸质文件和归档文件整理应保证纸质文件和归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。电子文件整理协调统一。电子文件整理协调统一。电子文件整理协调统一。三、一般要求:组件、分类、排列、编号、编目三、一般要求:组件、分类、排列、编号、编目三、一般要求:组
10、件、分类、排列、编号、编目三、一般要求:组件、分类、排列、编号、编目(一)组件(件的组织)(一)组件(件的组织)(一)组件(件的组织)(一)组件(件的组织)1 1 1 1、件的构成、件的构成、件的构成、件的构成归档文件一般以每份文件为一件。归档文件一般以每份文件为一件。归档文件一般以每份文件为一件。归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一正文、附件为一正文、附件为一正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为
11、一件;历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);为一件(作为文件附件时除外);为一件(作为文件附件时除外);为一件(作为
12、文件附件时除外);简报、周报等材简报、周报等材简报、周报等材简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等
13、)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。2 2 2 2、件内文件排序件内文件排序件内文件排序件内文件排序 归档文件排序时,正文在前,附件在后;正归档文件排序时,正文在前,附件在后;正归档文件排序时,正文在前,附件在后;正归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转
14、发文在前,被转发文本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的在后;原件在前,复制件在后;不同文字的在后;原件在前,复制件在后;不同文字的在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在民族文字文本在后;中文本在前,外文本在民族文字文本在后;中文本在前,外文本在民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;后;后;
15、后;来文与复文作为一件时,复文在前,来来文与复文作为一件时,复文在前,来来文与复文作为一件时,复文在前,来来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。文在后。文在后。文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件有文件处理单或发文稿纸的,文件有文件处理单或发文稿纸的,文件有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。纸和定稿在后。纸和定稿在后。纸和定稿在后。注意:来文与复文是不同年度的,归档时应注意:来文与复文是不同年度的,归档时应注意:来文与复文是不同年
16、度的,归档时应注意:来文与复文是不同年度的,归档时应归入各自年度。归入各自年度。归入各自年度。归入各自年度。(二)分类(二)分类1 1、立档单位应对归档文件进行、立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。类方案的一致性和稳定性。2 2、归档文件一般采用年度、归档文件一般采用年度机机构(问题)构(问题)保管期限、保管期限、年度年度保管期限保管期限机构(问题)等机构(问题)等方法进行三级分类。方法进行三级分类。(1 1 1 1)按年度分类)按年度分类)按年度分类)按年度分类 将文件按其形成年度分类。将文件按其形成年度分类。将文件按其形成年度
17、分类。将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度一般应以文件签发日期为准。a a a a、对于计划、总结、预算、统计报、对于计划、总结、预算、统计报、对于计划、总结、预算、统计报、对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容表、表彰先进以及法规性文件等内容表、表彰先进以及法规性文件等内容表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签涉及不同年度的文件,统一按文件签涉及不同年度的文件,统一按文件签涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。发日期判定所属年度。发日期判定所
18、属年度。发日期判定所属年度。b b b b、跨年度形成的会议文件归入闭幕、跨年度形成的会议文件归入闭幕、跨年度形成的会议文件归入闭幕、跨年度形成的会议文件归入闭幕年。年。年。年。c c c c、跨年度办理的文件归入办结年。、跨年度办理的文件归入办结年。、跨年度办理的文件归入办结年。、跨年度办理的文件归入办结年。d d d d、当形成年度无法考证时,年度为、当形成年度无法考证时,年度为、当形成年度无法考证时,年度为、当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。其归档年度,并在附注项加以说明。其归档年度,并在附注项加以说明。其归档年度,并在附注项加以说明。(2 2 2 2)按机构)
19、按机构)按机构)按机构(问题问题问题问题)分类分类分类分类 将文件按其形成或承办机构将文件按其形成或承办机构将文件按其形成或承办机构将文件按其形成或承办机构(问题问题问题问题)分类。分类。分类。分类。机构分类法与问题分类法应机构分类法与问题分类法应机构分类法与问题分类法应机构分类法与问题分类法应选择其一适用,不能同时采用。选择其一适用,不能同时采用。选择其一适用,不能同时采用。选择其一适用,不能同时采用。a a a a、采用机构分类的,应根据文件形、采用机构分类的,应根据文件形、采用机构分类的,应根据文件形、采用机构分类的,应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类,成或承办机构对归档文件进行
20、分类,成或承办机构对归档文件进行分类,成或承办机构对归档文件进行分类,涉及多部门形成的归档文件,归入涉及多部门形成的归档文件,归入涉及多部门形成的归档文件,归入涉及多部门形成的归档文件,归入文件主办部门。文件主办部门。文件主办部门。文件主办部门。b b b b、采用问题分类的,应按照文件内、采用问题分类的,应按照文件内、采用问题分类的,应按照文件内、采用问题分类的,应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分容所反映的问题对归档文件进行分容所反映的问题对归档文件进行分容所反映的问题对归档文件进行分类。类。类。类。(3 3)按保管期限分类)按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。将文件按划定的
21、保管期限分类。3 3、规模较小或公文办理程序不适于规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,按机构(问题)分类的立档单位,可以采取年度可以采取年度保管期限等方法进保管期限等方法进行两级分类。行两级分类。xxxx单位文书档案分类图单位文书档案分类图年度年度永久永久定期定期3030年年定期定期1010年年年度年度年度年度保管期限分类:保管期限分类:保管期限分类:保管期限分类:2016201620162016年:永久、定期年:永久、定期年:永久、定期年:永久、定期30303030年、定期年、定期年、定期年、定期10101010年年年年 2017201720172017年:永久、定期年
22、:永久、定期年:永久、定期年:永久、定期30303030年、定期年、定期年、定期年、定期10101010年年年年 2018201820182018年:年:年:年:xxxx单位文书档案分类图单位文书档案分类图年年度度保管期限保管期限办办公公室室综综合合处处机机关关处处专专业业处处企企业业处处项项目目处处农农业业处处年度年度年度年度保管期限保管期限保管期限保管期限组织机构分类组织机构分类组织机构分类组织机构分类 2016 2016 2016 2016年:永久年:永久年:永久年:永久办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业
23、处 定期定期定期定期30303030年年年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 定期定期定期定期10101010年年年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 2017 2017 2017 2017年:永久年:永久年:永久年:永久办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 定期定期定期定期30303030年年年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综
24、合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 定期定期定期定期10101010年年年年办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处办公室、综合处、机关处、专业处 2018 2018 2018 2018年:年:年:年:(三)(三)排列排列 1 1、归档文件应在分类方案的最低归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排一级类目内,按时间结合事由排列。列。2 2、同一事由中的文件,按文件形同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。成先后顺序排列。3 3、会议文件、统计报表等成套性会议文件、统计报表等成套性文件
25、可集中排列。文件可集中排列。(四)编号(四)编号(四)编号(四)编号 1 1 1 1、归档文件应依分类方案和排列顺序编、归档文件应依分类方案和排列顺序编、归档文件应依分类方案和排列顺序编、归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。稳定性、扩充性、简单性原则。稳定性、扩充性、简单性原则。稳定性、扩充性、简单性原则。2 2 2 2、档号的结构宜为:全宗号档号的结构宜为:全宗号档号的结构宜为:全宗号档号的结构宜为:全宗号-档案门类代
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