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物料编码的制定与维护

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日期：201X年6月 物料编码的制定与维护

摘 要:    物料编码是EPR软件最基础的内容，本文以某公司软件实施过程中，个人学习的心得以及发现的问题，与大家探讨下关于物料编码的问题，尤其是综合性公司的特殊性。
  关键词：信息化，物料管理 编码原则，物料编码
一、物料编码的意义
在信息化高速发展的今天，物业软件已不再神秘，与越来越多的企业结缘，希望通过信息化来走低成本战略，形成高效、规模化管控模式，解决管理中的漏洞及生产操作不规范现象，从而走企业的可持续发展之道。
而物料编码是物业软件系统最基础的内容，　物业软件管理的最终目标对于管理者来说，就是物料，而对于电脑来说，就是物料编码。物料编码就是把复杂的多样的物料按照一定的规律转换成简单的符号来表示，方便物料管理。其特点是凡属进入计算机的数据都应赋其编码，且保证其进入管理数据库后具有唯一性。
物料编码编制是否合理，运行维护是否得当，直接关系到整个物业软件项目能否成功，科学地制定企业的物料编码，不仅有利于推进企业的信息化，而且企业通过对物料的科学管理，可以提升企业的管理水平、降低企业的生产和管理成本，较大幅度地提高企业的经济效益。但同时物料编码又是对每个实施信息化的企业头疼的事，因为既要考虑现实又要考虑将来，既要考虑使用习惯又要考虑科学规范，体系中只要有一点没有考虑周全，就可能导致编码体系混乱，耗时修改，影响体系运行等情况，甚至推倒重来。
没有统一的合适编码，系统不能可靠清晰记录、识别和查询物料信息；没有较好的物料编码定义和管理方法，一料多号、一号多料，物料微小变动是否带动物料编码的变动等等，这些问题如何处理直接影响数据准确性。如果物料数据积累的效果不佳，千疮百孔的错误数据进入系统，将不但不能指导现实工作，反而添乱。
所以，物业软件的实施，首先就是物料编码问题，一定要建立一个适合自身使用的物料编码，并制定长远的物料编码管理规范与方法。
那么，应该如何进行物料编码呢？我们先来了解一下国内外现有的物料编码方法。
二、物料编码的方法
目前，世界上通常可以参考的编码系统有：
1. 奥匹兹分类编码系统：有9位十进制数字代码组成，该代码对回转体形状描叙比较完善但对非回转体及零件外部尺寸的描叙比较粗糙，尤其是对工艺特征描叙不够，使用这种编码系统可能会使一部分零件的代码不确切。
2. 日本的KK分类编码系统：由13～21位十进制数字代码组成，该代码含义比较明确，但位数太多，编码麻烦。
3. 国家的JLBM分类编码系统：由9位形状加工码和5位尺寸、材料码组成，该代码吸收了上两个编码系统的优点，但存在位数太多的缺点。
4. 国际上先进的SMD编码管理理念：将物料编码分成类别代码和流水码两部分。前几位为类别代码，类别代码的层次划分便于根据不同类别定义不同的属性描述方法，有利于物资描述的个性化和更充分地结构化，也便于记忆和查找，更有利于物资类别的扩展。后几位为流水码，它将物资的特征属性记录下来，但没有将属性硬性地写死到编码规则中，提高了物资编码的扩展性。
5. 另外，还有一种随机数法：物料编码仅是物料的代码，是在计算机化时作为使用者与计算机之间的沟通工具而已。它甚至可以不需要具备任何意义。所以，有许多公司甚至干脆就用随机数法则直接赋予物料编号，却丝毫不会影响计算机作业的进行。
以上方案，SMD编码系统管理理念对编码的易用性和扩展性以及对唯一性控制这三个方面保证的比较好，适合产品种类多的现状。对于我公司有很强的参考价值。
下面再让我们了解一下一个好的物料编码方案需要依从的原则。
三、物料编码的原则
1. 统一性：一个组织内只能使用一套物料编码，方便组织内数据交换。
2. 唯一性：同一种物料只能对应一个编码，同一编码只能代表一个物料，绝不能出现一个物料多个编码，或多个物料的情况。
3. 终身性：即使物料不再使用，其编码也不能重新分配给其他物料使用；
4. 可使用性：编码的长度应在6-20之间，不宜过长，否则不易识别记忆
5. 规则性：按编码应当是按照一定的编码原则编制出来的，并配合对描述进行规范。
6. 清晰性：编码中使用的字符清晰辩识，避免混淆，如O和0，Z和2，Q和0等，容易混淆的字符数字干脆全都不采用。不要夹杂“*”、“#”、“%”．．．等特殊符号。这些符号不仅影响输入之效率，甚至导致计算机误读。
7. 可读性：物料编码不一定要求一到就知道是哪种物料，但应做到一看到物料就能够识别出该物料是属于哪一类的物料。
8. 通用性：同一编码原则应能涵盖大多数物料，新增加的品种也能够适应
9. 可扩展性：编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。
10. 兼容性：本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的编码的兼容。
11. 综合性：编码原则也应考虑与产品（BOM单）、生产、采购、货仓运作、物料控制、财务、使用软件系统等相关方面的配合使用问题。例如,在考虑编码时最好全部采用数字，而不要用字母与数字混排，以方便软件系统的使用。
方法与原则已经明确，我公司的物料编码应该怎么确定呢？
四、我公司物料编码方案的确定
在确定物料编码方案时，我们在全面学习常用的编码方案的基础上，结合我公司自身的具体情况，来确定切实符合我公司需要的编码方案。我公司现有如下几个情况需要考虑：
1. 物料涉及范围。我公司是个综合性的公司，经营范围广大繁杂，不同于一般生产性企业，所用物料局限于相对固定的某个范围领域。
2. 物料变动频繁。由于经营范围广，我公司的物料变动情况比较频繁，不同于一般生产性企业一定时期内基本不会出现物料的变动情况，我公司物料甚至有可能每周都在增加。
3. 与分公司的业务联系。我公司与分公司有着密切的业务联系，编码时应考虑与分公司编码有一定的相容性，但又不能完全相同，毕竟性质不同，之前已经发现，我公司许多物料在分公司编码档案根本就没有，而分公司有些物料是我公司根本不会涉及的。
4. 公司现行物料编码。我公司原采用的物料编码是公司内部自编的6位物料编码，分23大类。具有相当的灵活性与实用性，但不够规范。
5. 学习难度。我公司原来没有十分专业规范的物料编码，曾考虑比照分公司方案进行规范，但未能实施。现在，若直接采用太过专业繁琐的编码方案，既不方便学习，又会给项目实施增加困难与难度。
前面已经说过，SMD编码系统对于我公司有很强的参考价值，既有很好的扩展性，又有很好的易用性，便于学习，其在唯一性方面控制也比较好，很适合我公司物料种类繁杂，变动频繁的现状以及人员专业经验相对较弱的现状。考虑到要与分公司有一定的相容性，我公司可考虑以分公司物料编码为蓝本，修改编订适合我公司使用的编码系统。
深入研究SMD编码系统，可以看到，它将物料编码分成类别代码和流水码两部分。先说类别代码如何确定。
很多企业，尤其是大型企业都有老的含义编码，方案是厚厚一本书，规定的十分详细，专业性、规范性让很多初次研究或没有研究编码的人为之震惊。可这么一个看似完美的编码方案，效果往往却不会太好，主要因为考虑的物料属性过多，分类过细，造成学习麻烦，修订麻烦。光熟悉编码方案就可能花了一个多月的时间，而修订一个编码也要一周多，效率太过低下。
这种情况有一定的历史原因，早期没有计算机，在手工管理的情况下，如果物料没有分类，编码没有含义，手工管理是很困难的，那时候的物料编码往往被赋予了很多含义。 如今物料逐步电子化，编码层次太多已没有必要。那么，分几个层次合适呢？
在查阅相关资料后，建议分为三个层次较为合适，可以小于三层， 但不要大于三层，这是一些专家从概率统计的角度研究得出的结论。影响一件事的因素越多，其难度就越大，出错的概率就越高，三层含义是个比较合适的值。
这样，我公司的物料编码层次大体可按如下结构确定。

一层
黑色金属（01）
有色金属（02）
非金属（03）
……
二层
钢板（001）
钢锭（002）
铜（001）
铝（002）
耐油橡胶（001）
陶瓷（002）
……
三层
热轧厚钢板（001）
冷轧厚钢板（002）
碳钢锭（001）
锰钢锭（002）
铜板（001）
铜条（002）
铜棒（003）
铝板（001）
铝条（002）
铝棒（003）
耐油橡胶管（001）
耐酸碱橡胶管（002）
……
……

至于流水码不过是一个编号，只要在同一类中不出现重得即可，位数可以任意，考虑到规范性与方便性，建议在4-8位间。若按6位计，一个型号为
φ12×1mm\T2Y　的　紫铜棒　编号即可为：

02　　001　　003　　000020
有色金属
铜
铜棒
流水码
[φ12×1mm\T2Y]
实际操作中，我们可以根据具体情况对编码方案、层次数，以及各层的含义进行调整，但总体情况不会有太大变化。
五、物料编码的管理与维护
物料编码是软件系统的基础数据，而软件物料编码的标准统一涉及到不同公司和不同业务部门，沟通协调一定会遇到不少阻力和困难，公司应重视物料编码体系的建设，统一思想，在公司上下灌输物料编码标准统一建设的意识。
有人说ERP类软件实施是“三分技术、七分管理、十二分数据”，且不说论点是否全面，至少告诉我们数据不准确，只能“垃圾进，垃圾出”。物料编码体系是软件系统的基础数据，为保证工作数据的准确性，在编制初期，可组建物料编码领导小组，负责物料编码体系建设中协调和监督工作；组建专家组，负责物料编码建设的指导和培训工作； 组建实施组负责物料编码具体创建工作。
建立一个软件物料编码体系维护制度是软件系统上线后稳定运行的保障。一个完备体系的建设是一个不断完善的过程。一般当软件物料编码建立完成并导入系统，随着软件系统的成功上线，软件物料管理组就往往被忽略或解散了，对于日后新增的物料编码缺乏管理，数据的质量就会得不到保障。为做好物料编码的维护工作，我们应注意做好事项：
1、 建立物料编码审批流程。要求各部门材料员在上报采购计划时，把需要新编码的物料通过OA系统按规定格式上报公司，然后由相关人员进行编码审核、审批、添加。
2 、指定专人负责物料编码的审核、审批、添加工作。明确审核、审批、添加的责任人，各责任人要切实负起自己的责任， 杜绝编码维护的随意性，保证编码的长期质量。
3 、 物料编码体系要定期检查，作好日常维护工作。此工作需交由专业的数据管理人员负责。
结束语：物料编码体系软件实施和推广的前提。在软件实施初期一定要认真细致的物料编码体系建设工作，制定严格的管理规范，为以后的工作打下坚实稳定的基础。同进，一套完备ERP物料编码体系是一个不断完善的过程。总之，做到二点：一、建设好。二、维护好。