【文件编写】集团文件编写技巧培训WORD页PPT课件.ppt
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1、集团文件编写技巧培训*2010-10-161集团 -There shall be a document procedure(or more than one document)defining how operations are carried out for all elements of the Management System.管理体系的所有要素都必须有一份管理体系的所有要素都必须有一份(或多份或多份)相应的文件以说明如何相应的文件以说明如何执行该要素的要求执行该要素的要求 -Documents providing the basis for operations can be in
2、 the form of:作为公司运作依据的文件可分为:1.Written documents eg:Purchasing Procedure 书面文件 例如:采购程序 2.Pictures/diagrams eg:Packing instruction 相片/图片 例如:包装指引 3.Physical samples eg:Colour samples 实物样板 例如:色板 1.Documentation is the basis for implementing the Management System.文件是实施管理体系的依据文件是实施管理体系的依据2集团 -The range and
3、 detail of documentation depend on the complexity of the work,the method used,and the skills and training needed by personnel involved in carrying out the activity.体系文件的范体系文件的范围和和详略程度略程度应取决于工作的复取决于工作的复杂程度、所用的方法程度、所用的方法以及开展以及开展这项活活动涉及的人涉及的人员所需的技能和培所需的技能和培训。e.g.-Packing method is best expressed in ter
4、ms of pictures/diagrams.例如:-包装方法最好是以相片包装方法最好是以相片/图片的形式表达片的形式表达-The skills required for operating a forklift is acquired by training rather than by documentation.-铲车的操控技巧是以培训为主铲车的操控技巧是以培训为主,而非以文件为依据。而非以文件为依据。1.Documentation is the basis for implementing the Management System.文件是实施管理体系的依据文件是实施管理体系的依据3
5、集团 *Means for defining and standardizing proven methods.将经过实践的方法明文订立,并使其标准化。将经过实践的方法明文订立,并使其标准化。*Prevention system,as process,procedure,instructions have been thought out.一切制程、工序、操作等都经过深思熟虑。一切制程、工序、操作等都经过深思熟虑。*Provide a clear role,responsibility,authority and inter-relationship for carrying out the
6、activity.明确划定各员工之工作,责任,权限及协调关系。明确划定各员工之工作,责任,权限及协调关系。*Text for training.作为培训材料。作为培训材料。*Aid to continuity of operation.使行政运作顺利过渡。使行政运作顺利过渡。*Basis for assessment.作为评核之标准。作为评核之标准。2、Reasons for Documentation 书写文件的原因书写文件的原因4集团3.The Principle of Documentation 编写文件的原则编写文件的原则 -System Procedures shall define
7、 step by step in a logical sequence how a task can be effectively competed.体系文件应按体系文件应按逻辑性逻辑性的次序按部就班地制订出如何有效地完成一项工的次序按部就班地制订出如何有效地完成一项工序的具体步骤。序的具体步骤。-The procedures shall NOT only define concepts and policies without giving detail instructions on how to fulfill the concepts and policies.作业程序不应只讲述概念及
8、原则,而是制订如何符合这些概念及原则作业程序不应只讲述概念及原则,而是制订如何符合这些概念及原则的具体步骤。的具体步骤。-The procedures shall be written in such a way that even a new staff is able to complete a given task by following the detail instructions of the procedure.作业程序的编写方法应易于理解及操作,即使一个新员工也可以依照作业程序的编写方法应易于理解及操作,即使一个新员工也可以依照程序的具体步骤将一项特定工作完成。程序的具体步骤
9、将一项特定工作完成。5集团 5.1 Purpose 目的To tell the workforce HOW the policies and objectives expressed in the Manual are to be addressed and achieved.用以说明为了达到方针与目标而制订的工作方式。用以说明为了达到方针与目标而制订的工作方式。It is the core of system documentation.是整个文件系统的重点,编制方法为是整个文件系统的重点,编制方法为PDCA。5.2 Contents of Operating Procedures作业程序的
10、内容1.Objective(or Purpose)目的2.Scope(or Application)应用范围3.Definitions(if Applicable)定义(如需要)4.References(if Applicable)参考文件(如需要)5.Responsibilities职责6.Procedure 作业步骤7.Records记录8.Appendices(if Applicable)附录(如需要)Operating Procedures 作业程序作业程序6 广州丰彩集团1.Objective 目的Provides a clear,simple and precise stateme
11、nt of the procedures intent.清楚,简要及准确地陈述作业程序的用意清楚,简要及准确地陈述作业程序的用意。2.Scope 应用范围 A description of the organization,operations or activities affected by the procedure.陈述作业程序所涉及的部门,工序及活动。陈述作业程序所涉及的部门,工序及活动。Include geographical location if the organization has other plants at different locations.如公司有多个厂址,
12、则应用范围应说明地理位置如公司有多个厂址,则应用范围应说明地理位置。Contents of Operating Procedures 作业程序的内容作业程序的内容7 广州丰彩集团3.Definitions定义定义 Unique or special terms must always be defined.对特别的名词应加以解释。对特别的名词应加以解释。4.References参考文件参考文件 Identify and list the documents and/or materials associated with the procedure.应列明与作业程序有关的其它文件,如应列明与作
13、业程序有关的其它文件,如e.g.User Manual用户手册用户手册Work Instructions作业指导书作业指导书8 广州丰彩集团5.Responsibilities职责职责 Clearly state person(s)responsible to carry out the work.应明确界定执行作业程序的人员应明确界定执行作业程序的人员。Standardized terminology.所用的职称须前后一致。所用的职称须前后一致。Ambiguity should be avoided.e.g.Either.or.is responsible for.”应避免责任划分不明确,如
14、:应避免责任划分不明确,如:“甲或乙应负责甲或乙应负责”。9集团6.Procedures 作业步骤作业步骤 Clear description of steps,methods,activities and equipment to be used in accomplishing what is required.清楚地描述工作步骤。清楚地描述工作步骤。Write from user point of view.站在用户角度去编写。站在用户角度去编写。Follow the logical sequence of events.应按具逻辑性的前后次序进行描述。应按具逻辑性的前后次序进行描述。1
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