办公室主任培训PPT.ppt
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1、2024/2/24 周六周六办公室主任培训办公室主任培训2024/2/24 周六周六目目 录录角色定位及素质要求角色定位及素质要求1 1公文写作公文写作2 2会议组织会议组织3 32 2内部管理内部管理5 54 4公务接待公务接待2024/2/24 周六周六 一、一、办公室主任的公室主任的岗位位职责二、二、办公室主任的素公室主任的素质要求要求三、如何做好三、如何做好办公室主任公室主任第一讲:角色定位及素质要求第一讲:角色定位及素质要求2024/2/24 周六周六(一)(一)办公室的公室的职能:能:中心:管理运中心:管理运转中心、信息中心、信息处理中心、文档管理中心、理中心、文档管理中心、会会议
2、管理中心、事管理中心、事务协调中心、来人接待中心。中心、来人接待中心。枢枢纽:联结决策决策层与与执行行层的的纽带。联结各各职能部能部门的的纽带。窗口:窗口:经常与外界接触,常与外界接触,办事效率和工作事效率和工作质量及其工作量及其工作 人人员的礼的礼仪风范、精神面貌,在很大程度上代表范、精神面貌,在很大程度上代表 企企业的形象。的形象。职能定位:能定位:行政助手、信息行政助手、信息传输、综合合协调、参、参谋辅助。助。岗位职责岗位职责2024/2/24 周六周六(二)办公室工作内容与特点(二)办公室工作内容与特点工作内容:工作内容:按性按性质分:分:程序性工作、智囊性工作、程序性工作、智囊性工作
3、、临时性工作。性工作。按内容分:按内容分:办文、文、办会、会、办事。(事。(简称称“三三办”)工作特点:工作特点:综合性、服合性、服务性、程序性、被性、程序性、被动性、机要性。性、机要性。岗位职责岗位职责2024/2/24 周六周六岗位职责岗位职责工作繁杂:工作繁杂:运转枢纽、协调沟通,上传下达运转枢纽、协调沟通,上传下达计划之外:计划之外:临时处理,紧急解决。临时处理,紧急解决。时间不受控:时间不受控:临时事务临时事务 忙忙碌碌忙忙碌碌人少,工作量大人少,工作量大会务多,团结协作。会务多,团结协作。不以事小而不为;不以事小而不为;不以事杂而乱为;不以事杂而乱为;不以事急而盲为;不以事急而盲为
4、;不以事难而怕为。不以事难而怕为。挑战机会机会很多,只要抓住机会2024/2/24 周六周六 1 1、思想素养、思想素养 热爱本本职。干一行、。干一行、爱一行、一行、专一行。一行。政治敏政治敏锐。从政治角度、大局高度看。从政治角度、大局高度看问题,处理理办公室工作,听招呼、能自律、公室工作,听招呼、能自律、严保密。保密。责任心任心强。将自己的工作。将自己的工作职责与公司的与公司的发展、企展、企业利益利益联系在一起。系在一起。这是思想政治水准的是思想政治水准的一种表一种表现。踏踏实肯干,舍得肯干,舍得为工作投入。工作投入。素质要求素质要求2024/2/24 周六周六 具具备较高的政策水平。高的政
5、策水平。具有具有较强的的综合分析能力。合分析能力。调研能力。善于通研能力。善于通过调研掌握大量情况。研掌握大量情况。思思维能力。善于思考能力。善于思考问题,抓住关,抓住关键。表达能力。能准确表达能力。能准确简明地明地阐述己述己见。良好的良好的协调能力。能力。较强的的应变能力。能力。素质要求素质要求 2 2、业务素养、业务素养2024/2/24 周六周六 3 3、心理素养、心理素养 心理素养,指人心理素养,指人对环境及其相互关系的适境及其相互关系的适应能力。能力。注注意意力力。由由于于办公公室室工工作作的的特特殊殊性性,要要求求对事事物物具具有有职业的注意力。的注意力。调控力控力(控制情控制情绪
6、的能力的能力)。意志力。意志力。素质要求素质要求2024/2/24 周六周六 4 4、角色意识、角色意识 做好做好办公室工作,必公室工作,必须强化以下角色意化以下角色意识:服从意服从意识 全局意全局意识 责任意任意识 创新意新意识 奉献意奉献意识 信息意信息意识 程序意程序意识 学学习意意识素质要求素质要求2024/2/24 周六周六 如何做好如何做好办公室主任公室主任 思想思想观念、精神状念、精神状态、工作作、工作作风、工作、工作思路、工思路、工 作能力、体制机制等作能力、体制机制等 在在创新的基新的基础上提高上提高认识,强化服化服务理理 念,在找准定位的基念,在找准定位的基础上,明确重点,
7、当好参上,明确重点,当好参谋助手;助手;在不断在不断总结中掌握技巧,增中掌握技巧,增强协调配合;在努力学配合;在努力学习基基础上提高能力,提高管理效能。上提高能力,提高管理效能。2024/2/24 周六周六(一)(一)强化服化服务理念理念 为适适应新形新形势、新任、新任务的新要求,必的新要求,必须树立立办公室就是服公室就是服务部,部,办公室主任就是服公室主任就是服务员,办公室工作就是公室工作就是为领导服服务,为企企业服服务、为员工工服服务的新理念的新理念2024/2/24 周六周六(二)、做三有主任(二)、做三有主任 1 1、有、有责任意任意识 办公室工作无小事,如果哪一个公室工作无小事,如果
8、哪一个环节出差出差错,就会就会牵一一发而而动全身,影响全局工作全身,影响全局工作 作作为办公室主任,必公室主任,必须保持高度保持高度负责的精神、的精神、一一丝不苟的不苟的态度、度、细致致严谨的作的作风、认真真对待和待和切切实抓好每一抓好每一项工作,工作,实现零距离服零距离服务和零差和零差错服服务,保,保证企企业整体工作正常运整体工作正常运转2024/2/24 周六周六2 2、有真、有真诚情感情感对外要外要热忱,忱,对来来单位位办事的人要事的人要热情接待、礼情接待、礼貌待人,杜貌待人,杜绝“门难进、脸难看、看、话难听、事听、事难办”的的现象。象。对内要真内要真诚,大家在一起共事,是事,大家在一起
9、共事,是事业的需要,的需要,也是一种也是一种难得的得的缘分,要互相关心、互相分,要互相关心、互相爱护、互相帮助、互相理解、互相尊重互相帮助、互相理解、互相尊重2024/2/24 周六周六3 3、有效率、有效率观念念要有要有强烈的烈的时效效观念和求真念和求真务实、雷、雷厉风行的工行的工作作作作风,做到遇事不推,做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不、不扯皮、不拖拉、不敷衍、不留工作敷衍、不留工作过夜、日事日夜、日事日毕。要切要切实推行首推行首问责任制和限任制和限时办结制,立制,立说立行、立行、急事急急事急办、特事特、特事特办、要事快、要事快办、按、按时按量、保按量、保质保效完成各保效完成各项任任务。
10、要注重探索和把握要注重探索和把握办公室工作的特点和公室工作的特点和规律,形律,形成成办事高效、运事高效、运转协调、行、行为规范的工作机制。范的工作机制。2024/2/24 周六周六办公室是参公室是参谋部、部、“智囊智囊团”,是信息中心,是,是信息中心,是领导的的左右手。左右手。定位:当好定位:当好领导的参的参谋和助手和助手 ,履行好参,履行好参谋承承办管管 理理协调职能。能。需要做好三方面工作:需要做好三方面工作:1.1.勤于勤于调查研究,注重研究,注重总结分析分析 2.2.善于管好事善于管好事务,发挥协调作用作用 3.3.敢于抓好督敢于抓好督查,推,推动工作落工作落实 要找准一个定位,当好领
11、导的参谋和助手要找准一个定位,当好领导的参谋和助手2024/2/24 周六周六1 1、勤于、勤于调查研究,注重研究,注重总结分析分析要找准一个定位,当好领导的参谋和助手要找准一个定位,当好领导的参谋和助手 要学会在繁忙紧张的工作中调查研究,勤于资要学会在繁忙紧张的工作中调查研究,勤于资料积累,善于总结分析。把握领导的工作思路和思料积累,善于总结分析。把握领导的工作思路和思维走向,从而有效地为领导决策提供针对性的服务,维走向,从而有效地为领导决策提供针对性的服务,做到想领导之所想、急领导之所急、帮领导之所需,做到想领导之所想、急领导之所急、帮领导之所需,把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一
12、高把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。通过经常性地调查研究,及时、准层次的服务上。通过经常性地调查研究,及时、准确、全面地为领导提供有效信息,为领导正确决策确、全面地为领导提供有效信息,为领导正确决策提供科学的参考依据。提供科学的参考依据。2024/2/24 周六周六2、善于管好事、善于管好事务,发挥协调作用作用 办公室主任要始终站在全局的高度,坚定地贯办公室主任要始终站在全局的高度,坚定地贯彻董事会和有关会议精神,协助领导做好协调工作。彻董事会和有关会议精神,协助领导做好协调工作。一是服务不添乱一是服务不添乱,二是解难不添忧二是解难不添忧,三是成事不误事。三是成事不误事
13、。办公室主任必须胸怀大局、心细如发,学会办公室主任必须胸怀大局、心细如发,学会“弹钢弹钢琴琴”,统筹兼顾,科学安排,致力办公室工作管理,统筹兼顾,科学安排,致力办公室工作管理的规范化、制度化,切实做到忙而不乱、繁而有序、的规范化、制度化,切实做到忙而不乱、繁而有序、大事不误、小事不漏,各项工作井井有条,环环相大事不误、小事不漏,各项工作井井有条,环环相扣。扣。2024/2/24 周六周六3、敢于抓好督、敢于抓好督查,推,推动工作落工作落实 督办工作是确保领导决策落到实处的重要一督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环,是办公室工作的一项重要职能,敢于督办、善环,是办公室工作的一项重要职能,敢于
14、督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好督查工作,主要应做到以下几点:一是要突出重点。督查工作,主要应做到以下几点:一是要突出重点。二是要完善机制。三是强化落实。为把工作落实到二是要完善机制。三是强化落实。为把工作落实到实处。基本做到事前有预案、事中有跟踪、事后有实处。基本做到事前有预案、事中有跟踪、事后有反馈。针对工作落实中存在的问题,提出解决办法。反馈。针对工作落实中存在的问题,提出解决办法。2024/2/24 周六周六 当好办公室主任,做好办公室工作,关键在于自当好办公室主任,做好办公室工作,关键在于自身的综合素质,这是充分发挥办公
15、室综合效能的基身的综合素质,这是充分发挥办公室综合效能的基础和前提:础和前提:1.1.要加强理论学习,努力提高自身素质;要加强理论学习,努力提高自身素质;2.2.要强化奉献意识,搞好后勤服务;要强化奉献意识,搞好后勤服务;3.3.要加强廉洁自律,树立良好形象。要加强廉洁自律,树立良好形象。要强化综合素质,充分发挥办公室的整体功效要强化综合素质,充分发挥办公室的整体功效2024/2/24 周六周六 1.1.要加强理论学习,努力提高自身素质要加强理论学习,努力提高自身素质 首先要勤学。把首先要勤学。把“要我学要我学”的被动消极行为的被动消极行为转变为转变为“我要学我要学”的自觉主动行为。要系统地学
16、的自觉主动行为。要系统地学习法律法规,学习方针政策,学习市场经济知识,习法律法规,学习方针政策,学习市场经济知识,学习现代科技知识。通过学习,拓展视野,更新学习现代科技知识。通过学习,拓展视野,更新知识,不断提升参谋服务水平。其次要活学。坚知识,不断提升参谋服务水平。其次要活学。坚持理论联系实际,学用结合,勤学多思,不断提持理论联系实际,学用结合,勤学多思,不断提高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题的能力,锻造高尚的人格,具有丰富的知识,掌的能力,锻造高尚的人格,具有丰富的知识,掌握高超的协调艺术,这是当好办公室主任的基本握高超的协调艺术,这是当
17、好办公室主任的基本要求。要求。2024/2/24 周六周六 2.2.要强化奉献意识,搞好后勤服务要强化奉献意识,搞好后勤服务 办公室工作不仅琐碎忙乱,而且处于上下左办公室工作不仅琐碎忙乱,而且处于上下左右的夹缝之中,既有来自上面领导的善意批评,右的夹缝之中,既有来自上面领导的善意批评,又有来自下面同志的埋怨,众口难调。为此,办又有来自下面同志的埋怨,众口难调。为此,办公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务意识,不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚意识,不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前踏实地、勤勤恳恳的务
18、实作风。要把握工作的前瞻性,明确该干什么,不该干什么;先干什么,瞻性,明确该干什么,不该干什么;先干什么,后干什么;要有所为,有所不为;要把握分寸,后干什么;要有所为,有所不为;要把握分寸,适时适度。从而达到协调关系、促进团结,增进适时适度。从而达到协调关系、促进团结,增进合作、化解矛盾、改进工作的目的。合作、化解矛盾、改进工作的目的。2024/2/24 周六周六 3.3.要加强廉洁自律,树立良好形象。要加强廉洁自律,树立良好形象。要把要把“公正办事、干净干事公正办事、干净干事”作为自己的基本作为自己的基本准则。时刻保持清醒的头脑,注重加强党性和品行准则。时刻保持清醒的头脑,注重加强党性和品行
19、修养。淡化修养。淡化“岗位岗位”带来的光环,强化带来的光环,强化“岗位岗位”赋赋予的责任。在面临繁重工作压力、面对困难和挫折予的责任。在面临繁重工作压力、面对困难和挫折的时候,不后退、不畏缩,始终保持乐观的心态。的时候,不后退、不畏缩,始终保持乐观的心态。要淡泊名利。办公室工作任务重、要求高、责任大,要淡泊名利。办公室工作任务重、要求高、责任大,辛辛苦苦、忙忙碌碌,办公室主任要有甘于清贫、辛辛苦苦、忙忙碌碌,办公室主任要有甘于清贫、甘于奉献、甘于吃苦的精神境界,要看淡权位、看甘于奉献、甘于吃苦的精神境界,要看淡权位、看淡名利、看淡荣誉、看淡得失,吃得起苦、吃得起淡名利、看淡荣誉、看淡得失,吃得
20、起苦、吃得起亏,心态平和、宽容大度。亏,心态平和、宽容大度。2024/2/24 周六周六简单结语:简单结语:总之,要当好之,要当好办公室主任,必公室主任,必须适适应形形势和任和任务的要求,内的要求,内强素素质,外,外树形象,出色地履行基本形象,出色地履行基本职能,能,以以坚定的信念激励人、以高尚的人格感染人、以良好定的信念激励人、以高尚的人格感染人、以良好的作的作风凝聚人、以模范的行凝聚人、以模范的行为带动人,把班人,把班带好、把好、把人用活、把事人用活、把事办实、把家管好。、把家管好。2024/2/24 周六周六第二讲:公文写作基本规则第二讲:公文写作基本规则 一、一、认识公文写作的特点公文
21、写作的特点 公文写作的根本特点:公文写作的根本特点:规范性范性强 受受领导之命,代企之命,代企业立言。立言。“以文以文辅政政”目的:目的:为处理公理公务服服务,排斥个性化写作;,排斥个性化写作;内容:真内容:真实地反映事地反映事实,排斥文学手法;,排斥文学手法;格式:具有格式:具有规范体式,符合公文格式范体式,符合公文格式标准;准;表达:采用表达:采用应用文体,恰当运用公文用文体,恰当运用公文术语;时限:在限:在领导规定的定的时间内完成任内完成任务。公文写作公文写作2024/2/24 周六周六二、公文写作基本步骤与方法(一)做好准(一)做好准备工作工作 思想准备:思想准备:接受拟稿任务后,拟稿
22、人要明确行接受拟稿任务后,拟稿人要明确行 文目的?主题?文种?文目的?主题?文种?材料准备:材料准备:围绕主题收集材料。围绕主题收集材料。方案准备:方案准备:总体构思,确定篇章形式与表达方总体构思,确定篇章形式与表达方 式,拟制提纲,确定各部分的基本式,拟制提纲,确定各部分的基本 框架。框架。公文写作公文写作2024/2/24 周六周六三、公文写作基本步骤与方法三、公文写作基本步骤与方法 (二)正式起草(二)正式起草阶段(操作要段(操作要领)拟写写规范范标题;设计好开好开头和和结尾;尾;安排主体安排主体结构;构;确定表达方式。确定表达方式。注意事注意事项:(1 1)接受任)接受任务后抓后抓紧办
23、理。理。(2 2)根据提)根据提纲有条理地写作。有条理地写作。(3 3)联合合发文做好会文做好会签工作。工作。(4 4)处理好材料和理好材料和观点的关系。点的关系。(5 5)遵循公文格式)遵循公文格式规范。范。(6 6)符合文字表达)符合文字表达规范。范。公文写作公文写作2024/2/24 周六周六四、公文写作的基本要求 (一)目的明确,行文有据,主旨(一)目的明确,行文有据,主旨单一。一。1 1、明确、明确“为了了”;2 2、明确、明确“根据根据”;3 3、明确、明确“干什么干什么”。如:。如:请示何事?通知何事?示何事?通知何事?(二)内容合法、(二)内容合法、务实、符合、符合领导意意图。
24、1 1、符合法律法、符合法律法规、上、上级规定、本企定、本企业规章制度,章制度,这是制定决策和是制定决策和发文的根据。文的根据。2 2、从、从实际出出发,注意,注意针对性、真性、真实性、可行性。性、可行性。3 3、符合、符合领导意意图。(。(动笔前、起草中、完稿后)笔前、起草中、完稿后)公文写作公文写作2024/2/24 周六周六(三)文字表达准确、(三)文字表达准确、鲜明、明、简练、得体。、得体。准确准确(概念清楚、(概念清楚、讲究分寸、符合究分寸、符合语法、要素法、要素规范)范)鲜明明(观点明确、用好点明确、用好标题、褒、褒贬得当、段旨撮要)得当、段旨撮要)简练(锤炼语言、去除空言、去除空
25、话、控制篇幅、控制篇幅、层次分明)次分明)得体得体(文体要求、(文体要求、书面面语言、言、术语规范)范)(四)合理(四)合理组织语言。言。表意清晰;合乎事理;搭配合理;表意清晰;合乎事理;搭配合理;成分完整;成分完整;语序得当。序得当。公文写作公文写作2024/2/24 周六周六五、把握公文写作的基本规律五、把握公文写作的基本规律 (二)找好角色定位与行文角度(二)找好角色定位与行文角度 总原原则:受:受领导之命,代企之命,代企业立言。立言。代代拟文稿:要文稿:要认准准领导身份和身份和职位特征;位特征;对外外发文:要考文:要考虑收收发文机关的地位特征;文机关的地位特征;区区别文稿文稿应用范用范
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