朝阳公司新产品客户咨询会.doc

朝阳公司

新产品客户咨询会

策划书

筹备小组成员 ：杨本陶、罗丹、冯 艳、
宋 琴、叶学芳、陈倩茜、张芝瑄、陈 霞

朝阳公司新产品客户咨询会

一、会议背景：
当前整个宏观经济环境是全球处于金融危机的阴霾下，各国经济陷入困境，企业的生存面临严峻挑战，整个消费形式不容乐观，随着我国改革开放的发展，市场越来越繁荣。人们的消费需求越来越高，对电子产品的要求越来越高。我们公司为了应对目前消费者的消费需求、消费心理，在我公司科研部门的精心研发下，我公司已经成功研发了电脑、电视、手机等新一代电子产品。
二、 会议地点：
北京国际会议中心
三、 会议时间：
2011年1月10日—— 2011年1月13日
四、 会议参加人员：
本公司人员、本公司新老客户、政府领导、新闻媒体
五、前期工作安排
（一）、 前期宣传
　　　为了提高本次活动的涉及面和影响深度，提高我们的客户对本公司及新产品的认识和理解，我们将为此大造声势。首先，我们选择亲民度最高的北京日报，与其联手，开展本次活动，我们将在晚报的头版大力宣传本次活动，历时10天，相信这一举动必然会引起其他媒体杂志的关注，在社会引起重大反响；其次，我们将制作200张大海报分别张贴在北京各种公共场所；再次，我们将在网络上积极宣传本次咨询会，引导网民情绪，激起大家对本活动的支持。
（二）、会议人员邀请
预计人数300人
按照邀请名单，发送邀请函和请柬，确保重要人员不因自身安排不周而缺席参加。回收确认信息，制定参加者详细名单，以便下一步安排。
注意事项：该步骤一定要计划周密，有专人负责，适当放大邀请名单，对重要人物实施公关和追踪，并预备备用方案，确保参与人的数量和质量。
（三）会议筹备工作安排
咨询会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行。因此，组织、沟通和协调非常重要。为了使各项工作顺利进行，公司成立咨询会筹备工作领导小组；并分设3个部门，即公关部、策划部、后勤部。
领导小组成员：
组长：杨本陶
副组长：罗丹
成员：宋琴、冯燕、陈霞、陈倩茜、张芝萱、叶雪芳
1、公关部：
确定宾客名单，确定来宾姓名，人数，发送请柬；安排合影；撰写致辞、贺词；邀请记者，确定新闻稿；联系摄影、摄像人员；咨询会期间的摄影，摄像资料将作为公司的珍贵档案保存。
2、策划部：
拟写会议整体方案，确定全场布置方案，确定各种所需物品，准备需要提前制作的物品，做出预算。
3、后勤部：
提出接待方案；确定主持人和礼仪小姐，向来宾赠送纪念品，进行培训和预演。对会议期间的所需物品进行分类采购或租借，与北京国际会议中心联系协调会议工作事宜，和策划组及时沟通，布置会议场地，联系落实聚餐事宜，结算所有的开支和费用。
4、 保卫部：
负责会场的安全保卫工作、在遇到突发情况下及时将与会人员疏散出场外。
六、会议议程：
1、 宣布会议议程。
2、 说明有关人员缺席情况。
3、 通信联系情况
4、 公司成长的历程
5、 公司销售活动总结。
6、 公司研发的新产品介绍。（电视、电脑、手机）
7、 专家讲座
8、 回答客户记者等的提问
9、 项目洽谈
七、2012年咨询会会议日程：
日期
时间
主要内容
参加人员
地点
1月10日
9:00
开幕式，致词，产品亮相
领导、来宾、与会人员

北京国际会议中心

12:00
午餐
14:00
专家做讲解
18：00
欢迎晚宴
1月11日
9：00
专家咨询和项目洽谈
领导、来宾、与会人员

北京国际会议中心

12：00
午餐
14：00
专家咨询和项目洽谈
18:00
晚餐
1月12日
9：00
项目洽谈
领导、客户、来宾

北京国际会议中心

12：00
午餐
14：00
项目洽谈
18：00
晚餐
1月13日
9：00
长城一游
客户、导游

长城

12：00
午餐
14：00
长城一游
19：00
欢送晚宴
领导、来宾、与会人员
北京国际会议中心

八、四天活动计划安排
（一）咨询会开幕式策划
时间： 2012年1月10日上午9：00
地点: 北京国际会议中心广场
参加人员：
[嘉宾]：公司领导，专家，客户；
[工作人员]：开幕式筹备管理指导小组全体人员，服务员；礼仪小姐；节目主持人，演员；
1.现场布置
①　 北京国际会议中心广场上挂上6个彩球，分别新产品宣传语。
②　 设置4~5个新产品展示区。
③　 在广场中间搭建一个舞台，并挂上横幅“朝阳公司新产品客户咨询会开幕式”，长度10米。
④　 设客户休息区3~4个，座位200个。
⑤　 在广场入口处设置来宾签到处，礼仪小姐向来宾分发新产品相关资料、参会证、就餐证等，用公司定做的礼品袋装放。
⑥　 在舞台四周设领导、专家座位20个。
⑦　 在入口处、新产品展示区、舞台区、休息区，分派礼仪小姐给来宾提供帮助。
2.现场布置的配套设施
①　 舞台为露天舞台，加顶棚。采用喜庆红色、新颖的特点搭建。
②　 彩球、横幅。
③　 公司特制礼品袋。
④　 参会证、就餐证。
⑤　 新产品展示柜
⑥　 桌椅
3.活动程序
前天下午所有布置完毕，组长验收。
7:00—8:20 准备工作，舞台装饰，会场布置。
8:30—8:55 人员入场，礼仪小姐为领导、专家佩戴胸花。
9:00 主持人介绍咨询会内容
9:20 领导致辞，宣布开幕。
9:40 剪彩、放飞彩球。
10:00 开幕式舞蹈
11:00 新产品展示，介绍新产品。
11:30 体验新产品。
12:00 开幕式结束（聚餐交流）
4.媒体配合
①　 电视媒体，邀请《北京电视台》报道。
②　 选择平面报道《北京日报》。
③　 平面媒体新闻报道稿的准备。
5.物品装备
①　 舞台租用
②　 横幅、彩球
③　 签到台
④　 贵宾胸花
⑤　 组合音响
⑥　 无线话筒

（二） 专家座谈
日期
时间
内容
地点
参加人员
2012年
1月10日

13：40—13：50
秘书提前分发相关会议资料
会议厅A室
专家、中层以上领导、客户、媒体
14：00
宣布会议议程
14：20
参加人员情况
14：30
专家讲解
16：00
对有疑问的向专家咨询
17：00
互相交流
17：00
会议结束

(三） 十一日和十二日活动安排
日期
时间
地点
活动内容
参加人员
人员安排
备注
1月11日
9：00-
10：00

会议厅A室
专家讲解，关于电脑、手机新功能
专家，中层以上领导、客户、媒体
礼仪小姐接待，会场负责人杨先生
摄像师
记录员2个
10：00-
11：30
会议厅A室
客户发言，专家解答
专家，中层以上领导、客户、媒体
利益小姐接待，会场负责人杨先生
摄像师
记录员2个
12：00-
13：30
国际会议中心
午餐
与会人员

会场负责人
不饮酒
14：30-
16：30
国际中心展示会场
自由参观，体验新产品
客户
会场负责人
每个分会设10个讲解员，设服务台
18：00-
20：00
国际会议中心餐厅
晚餐
与会人员

晚饭凭放卡就餐
1月12日
9：00-
11：00
会议大厅
项目洽谈
客户和公司高层
会场负责人
带齐产品资料，注意保密
12：00—13：30
会议中心
午餐
与会人员
会场负责人

14：30-
--16：00
会议厅B室
登记订单数量
客户、公司高层、秘书
会场负责人
安全秩序保密工作，书面资料

（四）游览长城安排计划
时间
内容
备注
7:00—7:30
早餐
会议中心餐厅
8:00—8:30
在会议中心门口集合
45座客车5辆
8:30—10:00
去八达岭长城

10:00—11:50
抵达毛主席题词“不到长城非好汉”的八达岭长城、登好汉坡、园好汉梦

12:00—13:00
在御鹿苑就餐
御鹿苑餐厅
13:20—16:00
登八达岭长城

16:10—16:30
景区门口集合准备回到会议中心

16:30—18:00
回到会议中心

注意事项：
1.提醒参加人员集合时间、不单独行动
2.准备雨伞、晕车药
3.提醒参加者身体力行、以能够顺利游览完长城为原则
4.及时与汽车公司联系、准备车辆

（五）欢送晚宴安排
1.背景
为期四天的朝阳公司新产品客户咨询会已经成功地在北京国际会议中心落下帷幕。与会代表将于明日离开北京，我公司为了表达所有客户对我公司历年来的支持与厚爱、庆祝在会议期间我公司与所有客户达成的协议。回顾我公司在过去的时间内所取得的成绩、展望我公司的未来。我公司决定在北京青云阁酒店举行答谢晚宴。邀请公司领导、业务骨干、与会代表、行业专家等欢聚一堂，共谋发展。
2.目的
1、 巩固与客户的合作伙伴关系、促进工作发展
2、 体现朝阳公司的企业文化、企业公民责任
3.目标
1、创意为先：以创意增强受众的感受，记忆和信任度；
2、形象贯穿：整个宴会采取与主题相匹配的色彩、画面、布局和形象设计
3、 赢在细节：以精致细节感动与会领导，客户；
4 、亲 和 力：宴会要从各个方面体现与参会嘉宾的亲和力，力求轻松欢快，气氛融洽。
4.宴会内容
鸡尾酒会、开幕致词、歌舞表演、抽奖活动、发展论坛、闭幕联欢。
5.参会人员
[嘉宾]：公司领导、特邀嘉宾、客户；企业骨干；优秀员工；
[工作人员]：宴会筹备管理指导小组全体人员、服务员；接待员；节目主持人、演员。
6.流程与节目安排设计
[流程表]
时间
内容
时长
18：30——19：00
迎宾/签到/鸡尾酒会
30分钟
19：00——19：10
开幕节目表演
10分钟
19：10——19：30
开幕致词
20分钟
19：30——20：00
宴会晚餐
30分钟
20：00——20：20
个性节目表演
20分钟
20：20——20：40
发展论坛（交流会）
20分钟
20：40——25：55
抽奖活动
20分钟
20：55——21：15
宴会闭幕式
15分钟
7.流程说明
①　 [迎宾/签到/鸡尾酒会]：
礼仪小姐负责在酒店大门持“迎宾牌”迎接到来嘉宾，并引导他们到达宴会大厅，签到，领取嘉宾卡，进导到相应位置，然后进入鸡尾酒会，享受鸡尾酒与甜品，同时与在场宾客交流，问候。
②　 [开幕节目表演]：
建议有两个大型歌舞节目，一个注重演唱，一个注重舞蹈表演，选择的歌曲旋律要有感染力。建议请专业歌舞表演者担任表演。在此环节中，宾客们将沉浸在歌舞飞扬的热情气氛中，渐渐的融入宴会氛围。
③　 [宴会晚餐]：
来宾用餐，宴会服务人员随时服务，公司领导或企业骨干相继给嘉宾们敬酒，合作友谊！在美酒佳肴中，共享合作愉快之氛围。
④　 [个性节目表演]：
此部分主要由公司员工、团队自我设计的表演节目，时间为20分钟，预设4-5个节目，展现公司文化魅力。是表现公司与客户亲和力的一节，力求轻松欢快！让宾客们感到公司朝气蓬勃的精神面貌，对公司更加有信心。
⑤　 [抽奖活动]
经过紧张的论坛，最后进入令人惊喜连连的抽奖活动，让参会嘉宾在惊喜中体会朝阳公司电子产品以及企业文化的魅力，融洽氛围，其乐融融。
⑥　 [宴会闭幕]
在氛围浓厚的宴会尾声，我们有始有终地向顾客们致谢，感谢他们的到来，感谢他们的支持，鼓励他们继续合作共赢，为未来开辟美好前景，最后，宾主都在依依不舍中目送彼此的离去。
8.人员安排说明：设宴会筹备小组，并下设一下分组：
名称
负责人
组员
职责
组长
***
——————
全面指导、监督宴会各项工作进展、状态，并处理临时情况，安排工作。
迎宾组
***
——————
负责宾客迎接，接待，签到，引导，礼品赠送等
设备环境组
***
——————
负责现场设备安装、调试、监督、使用、布置现场，监督现场环境等
节目表演组
***
——————
负责节目表演环节的节目表演。
抽奖活动组
***
——————
负责抽奖活动的组织，奖品管理与发放，记录等
9.宴会流程细节说明：
①　 会议开始前半小时，筹备小组组长必须召集筹备小组全体成员，清点人数，明确职责，分发相应设备、资料等。
②　 宴会开始前20分钟，宴会小组各组成员必须到达自己的工作岗位，检查预备工作是否已经完成？其中包括宴会会场的布置是否完整、设备是否正常运行、安全稳定？宴会所需资料是否完备？
③　 迎宾小组必须再次确认宾客到达情况。
④　 经过筹备管理小组认定的策划案作为现场活动的执行标准，任何临时情况的更改必须得到管理小组组长的同意，任何工作人员不能擅自违反策划案中的流程安排进行操作。
九、人员分工
总负责人：杨本陶

室内人员分工
项目
负责人
人数
接待
罗丹
20
安全
冯艳
10
后勤
叶学芳
10
宴会准备
张芝瑄
10
会场控制
陈倩茜
5

室外人员分工
安全
陈霞
5
接待
冯艳
5
停车
宋琴
5

十、经费预算：

朝阳公司新品咨询会经费预算表
序号
项目
数量
单价 (单位：元）
总额 (单位：元）
备注
1
食宿
饮食
300
200
240000

住宿
150
400
240000

2
场地租借
会议室
1

20000

停车场
1

展厅
3

场地布置
4

音响设备

3
礼仪
20

8000

4
茶水

20000

5
车费
7

10000

6
文件类

1000

7
旅游
250
400
10000

8
其他
送礼

10000

歌舞表演
20
100
2000

宣传

10000

专家
10

30000

杂费

5000

10
总计

630000

附件：
1、会议通知及回执表
2、会议领导人发言稿
附件2
朝阳公司文件

朝司发〔2011〕24号

朝阳公司
关于新产品客户咨询会的通知

各位客户：
为了进一步促进我公司新一代电子产品的知名度、信誉度，经研究决定我公司准备召开新产品客户咨询会，现将有关事项通知如下：
一：会议内容
1、 新产品与大家见面。
2、 专家向大家讲解新产品的性能。
3、 咨询与项目洽谈
二：参加人员
各公司选派两名负责的同志
三：会议时间
二O一二年一月十日——十三日，会期四天（十月九日下午报道）
四：会议地点
北京国际会议中心（北辰东路8号）
乘车路线：从火车站乘694路在安慧桥下车
机场乘坐359路在北皋战下车、696路在亚运村战下车
请各公司负责人于一月三日前将参加人员报会议秘书处
联系人：杨×× 电话 传真
附件：回执
朝阳公司
二O一一年十二月十七日

主题词：
抄送：
朝阳公司行政部 2011年12月17日印发

会议回执表
单位名称

地址

邮编

法人代表

电话

传真

E.mail

参会代表
参会代表
姓名

性别

姓名

性别

职务

职务

联系电话

联系电话

附件2

领导人发言稿
尊敬的领导、各位来宾、女士们、先生们：
　大家上午好！
今天，我们欢聚北京，共同见证“朝阳公司电子新产品客户咨询会”的隆重开幕。首先，作为主办方之一，我谨代表朝阳公司，向出席本次会议的各位领导、各位来宾表示诚挚的欢迎，向长期以来关心和支持我公司电子产品发展的社会各界表示忠心的感谢！
　　近年来，在市场旺盛需求和自身技术不断进步的拉动下，全球电子产品技术日新月异，产业发展突飞猛进。目前，电子产品产业已经成为一个市场规模大、产业辐射面广、拉动效应显著的重点产业，在电子信息产业中占据了举足轻重的地位，对我国电子信息产业升级转型、经济增长方式转变都具有重要意义。在各级政府以及社会各界的大力支持下，通过电子产品行业的不懈努力，我国的电子产品产业已初具规模：TFT、PDP、OLED、LED、LCOS、E-PAPER、激光显示等多种显示技术争相发展，上下游产业链本土化进程日益加快，产业积聚发展态势初步显现，规划布局也日趋合理，我国电子产品产业呈现出良好的发展态势。
　　国家在电子信息产业调整与振兴规划中已确定将“新型显示和彩电工业转型”作为未来三年加大投入、集中力量实施的重点工程之一，并明确将新型显示器件作为需要突破关键技术的三大核心产业之一，这为我国电子产品产业的快速发展创造了更为良好的政策环境。希望我国电子产品企业抓住产业发展机遇，立足自主创新，加快光电显示产业链的配套进程。今后，我公司将一如既往地在政府的支持下积极发展产业聚集的优势，促进电子产品产业实现跨越式发展，为优化产业结构、转变发展方式、提升区域经济竞争力发挥更大的作用。
　　最后，“朝阳公司电子新产品客户咨询会”取得圆满成功。
　　谢谢大家！