公司费用预支(借款)、报销流程及规定.doc

费用预支（借款）、报销流程及规定

n 各项费用预支（借款）及报销基本流程

n 费用单据要求

 为强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证，合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准；
 款项500元以下的可开具收款收据，收款收据视为费用报销的原始单据，必须由收款单位填写，并加盖公章方为有效；
 严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，必须书面申请（注明原因）由上级主管批准后方可作为报销单据；
 车辆过路费、加油费必须取得正规发票，并在背面注明车号、相关内容和验收人；
 所有报销单据一律不准涂改，涂改的单据无效。

n 费用单据整理要求

 报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数；
 单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面；
 单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。

n 费用报销单填写规范

 “费用报支凭证”一律采用碳黑或蓝色墨水填写；
 报销内容、数量、单价、金额均应填写清楚；
 报销金额大、小写必须填写清楚（零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖）。

n 报销或单据传递时效要求

费用单据原则上当月发生当月取得并当月报销，业务人员有及时催收票据的义务，否则财务部有权拒绝报销。

n 差旅费报销

 差旅费报销参照“出差报销管理制度”执行；
 报销差旅费时必须附上经批准的“出差计划申请表”，并且填写好“差旅报销单”，方能报销；

n 员工借款管理规定

 员工借款执行“前款不清，后款不借”的原则；
 员工借款时，必须填写“预支单”，报部门主管审核后送总经理（或委托授权人）审批，财务方可给予办理借款手续；
 员工当月借款应于借款日起30天内全额返还，有特殊情况的，必需书面申请延缓还款并进行审批，否则，财务部将先行从员工的工资中扣除借款。
 员工借款不得超过月工资的30%，若有需要可由主管申请借支（不包括私人借款）。

n 资产/低值易耗品报销

 资产/低值易耗品报销必须附上经批准的“资产申购单”，方能报销；
 报销人报销时必须注明“使用部门”，若是1个以上部门使用的必须分开报销；
 报销金额在50元（含）以下的，由行政部终审；报销金额高于50元的，必须由总经办终审；报销金额高于1000元的，必须由董事长终审。

n 费用报支凭证填写示范

费 用 报 支 凭 证

总经办或董事长签字③
2009年 7月 28 日 主管： 会计： 出纳： 经办人：
报销人签字
部门经理签字②
行政主管签字④
财务会计签字⑤

n 费用预支（借款）单填写规范

 “费用预支（借款）单”一律采用碳黑或蓝色墨水填写；
 预支（借款）事由、日期、金额均应填写清楚；
 预支（借款）金额大、小写必须填写清楚（零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖）。
 预支（借款）金额在50元（含）以下的，由行政部终审；预支金额高于50元的，必须由总经办终审；预支金额高于1000元的，必须由董事长终审。

n 费用预支（借款）单填写示范

预 支（借 款）单 □借款 □预支

预支（借款）部门
供管部　
预支（借款）人
张三　
预支（借款）事由/用途
7/26广州→石狮 寄样衣快递费用　
预支（借款）日期
2009年7月25日　
还款日期
2009年7月30日　
预支（借款）金额(大写)
V仟V佰V拾V万V仟V佰玖拾零元零角零分
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分

¥　
9　
0　
0　
0　
0　
董事长审批
总经办
财务部
行政部
部门主管
预支（借款）人
行政主管签字l
财务会计签字o
总经办签字m
董事长签字n
预支（借款）人签字j
部门经理签字k